AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET

Transkript

1 AVLEVERING AV ARKIV TIL VESTFOLDARKIVET En veiledning for organisasjoner og bedrifter Foto: Nykirke guttekorps. Fotograf ukjent. Praktiske råd for avlevering av arkiver etter organisasjoner til Vestfoldarkivet. Veiledningen inneholder også enkle tips til det daglige arkivholdet i organisasjonen. For arkiv etter offentlig sektor gjelder egne regler.

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. HVA ER ET ARKIV? 2. AVLEVERING AV ARKIV 2.1. Tidspunkt for avlevering 2.2. Styrevedtak 2.3. Elektronisk arkiv 2.4. Forberedelser til avlevering 2.5. Hva hører ikke hjemme i arkivet? 2.6. Avleveringslister og pakking av arkivet 3. AKTIVT ARKIV (DAGLIGARKIV) 3.1. Hva er dagligarkiv? 3.2. Arkivansvar 3.3. Oppbevaring 3.4. Hva skal arkiveres? 3.5. Arkivets ulike bestanddeler 3.6. E-post og andre elektroniske dokumenter 3.7. Bortsettingsarkiv 4. YTTERLIGERE INFORMASJON 5. VEDLEGG (standard avleveringsskjema og eksempel på utfylling) 1

3 1. HVA ER ET ARKIV? Arkiv er en samling av dokumenter som er blitt til som ledd i en virksomhet. Dette kan være både offentlige virksomheter og private virksomheter, som organisasjoner, bedrifter eller privatpersoner. Arkiv består av ulike typer dokumenter. Det er oftest skriftlig materiale (håndskrevet, maskinskrevet, stensilert, trykt), men kan også være fotografier, film, video og lydopptak, plakater, tegninger, kart etc. Arkivdokumenter kan være både på papir eller elektronisk. Hva som kalles et arkiv bestemmes heller ikke av størrelsen. Et arkiv kan bestå av alt fra et enkelt dokument eller protokoll, til flere hyllemetere med arkivmateriale. Et arkivs verdi øker desto mer komplett dokumentasjonen er. Arkiver er viktige kilder til kunnskap om fortida. For at disse kildene skal kunne sikres for framtida, bør de avleveres en offentlig arkivinstitusjon for sikker oppbevaring. Denne arkivinstitusjonen, i dette tilfellet Vestfoldarkivet, gjør arkivene tilgjengelige for publikum, som kan se på materiale på lesesalen - eller få tilgang på andre måter. Foto: Klassisk møteprotokoll til høyre. Til venstre, fra arkivet etter Nøtterøy Bondekvinnelag. 2

4 2. AVLEVERING AV ARKIV 2.1. Tidspunkt for avlevering For organisasjoner som ikke er avviklet, er et arkiv modent for avlevering når arkivmaterialet ikke lenger er i aktiv bruk. Med det menes at man ikke har behov for å hente ut dokumenter i arkivet i forbindelse med den daglige virksomheten. Etter en avlevering, bør det gå omtrent 10 år innen neste avlevering finner sted. Unntak kan gjøres om det for eksempel skjer organisatoriske endringer og/eller at man flytter fra eksisterende lokaler til lokaler et annet sted. Videre vil det være aktuelt å avlevere om organisasjonen legges ned. En arkivavlevering innebærer at eiendomsretten overføres til Vestfoldarkivet Styrevedtak For foreninger, lag og organisasjoner som ikke er avviklet, bør det foreligge et styrevedtak på avgjørelsen om avlevering Elektronisk arkiv EDB-lagret informasjon på harddisker, cd er og disketter avleveres ikke. Vestfoldarkivet er per i dag ikke operativ på langtidslagring av elektronisk materiale. Det er viktig at dokumentasjon som kun finnes lagret på PC, CD eller diskett, tas ut i papirform og avleveres sammen med øvrig materiale. For organisasjoner gjelder dette ofte møtereferater, regnskap og medlemsfortegnelser Forberedelser til avlevering Få oversikt over arkivmaterialet. Involver relevante personer i organisasjonen gjennom å informere om den forestående avleveringen. Ta kontakt med tidligere ansatte/vervsinnehavere for å få samlet sammen arkivmateriale som måtte befinne seg privat. For å gjøre grovordningen av arkivet enklest mulig, er det en fordel at alt materiale til sist samles på ett sted. Grovordning. Før avlevering skal den/de som avleverer, gjøre en grovordning av materialet. Finordning og katalogisering vil senere bli utført av Vestfoldarkivet. Det hender at man har flere arkiver, dvs. at de dokumentene man har skriver seg fra ulike organisasjoner. Det kan forekomme at man for eksempel har tatt i mot arkivet fra en søsterorganisasjon som er nedlagt. Aller først bør man sørge for å skille arkivene fra hverandre ikke blande sammen materiale som er skapt av ulike arkivskapere/organisasjoner. Disse må ordnes hver for seg. En grovordning innebærer å skille arkivets ulike serier fra hverandre. Et arkiv består som regel av flere arkivserier, for eksempel møtereferater, korrespondanse, medlemsregistre og regnskap. Lengden på en arkivserie kan variere fra én protokoll til et titalls arkivbokser. De mest vanlige arkivseriene er: Møtebøker (forhandlingsprotokoller, styreprotokoller, medlemsprotokoller, generalforsamlinger). Møtereferater finnes i protokoller og/eller som referater på løse ark. Finnes referatene i permer, avleveres disse, men sørg for at referatene ligger i kronologisk rekkefølge. Løse referater kan også legges i arkivomslag. 3

5 Årsmeldinger. Noen organisasjoner skiller ut årsmeldinger som en egen serie, men ikke sjelden inngår årsmeldingene i styremøteprotokollene. Postjournaler. Et register over innkommet post der avsender /mottaker, brevets innhold og ekspedisjon føres opp. Saks- og korrespondansearkiv. Mest vanlig er inngående og utgående brev gjerne inndelt etter dato/år. Større organisasjoner har gjerne et saksarkiv som er emneinndelt, ofte etter en arkivnøkkel. Ved avlevering bør man sørge for å ordne korrespondansen kronologisk; enten inn- og utgående kronologisk, eller inngående og utgående kronologisk, hver for seg. Dette avhenger av hvilket system organisasjonen har fulgt i utgangspunktet. Personal/medlemmer. Medlemslister, kontingentoversikter, dokumentasjon vedrørende alt som har med organisasjonens menneskelige ressurser å gjøre (ansettelser, attester etc.). Eiendomsforvaltning. Dokumentasjon omkring eiendom og inventar. Regnskap. Serien omfatter regnskapsprotokoller som kassabøker, memorialer, kontobøker, hovedbøker osv., evt. med bilag om disse finnes bevaringsverdige (se pkt. 3.5). Fotografier, film og lydopptak. Materialet bør i størst mulig grad beskrives; hva, hvem og når. Et fotografi mister mye av kildeverdien om motiv/personer på bildet ikke er identifisert. Gjenstander. Hører normalt ikke hjemme i et arkiv, men noen type gjenstander betraktes som arkivmateriale i kraft av sin tilknytning til selve arkivet. Dette gjelder; gjenstander brukt til profilering (jakkemerker, kulepenner, klistremerker mm), stempler, modeller, faner og flagg, medaljer og hedersbevisninger etc.. Egenproduserte trykksaker. Dette er trykksaker organisasjonen selv har produsert; for eksempel årsberetninger, bøker, tidsskrifter, reklame og plakater, valgmateriell. Avisutklipp. Selv om avisutklipp strengt tatt ikke er arkivmateriale, er det hensiktsmessig å ta vare på avisutklipp som organisasjonen har samlet gjennom årene. Her finnes mye nyttig informasjon for arkivbruker knyttet til organisasjonen, bransjen etc. Spesialserier. Seriene beskrevet over er generelle serier, dvs. de finnes gjerne i alle typer organisasjoner. Hver enkelt organisasjon produserer imidlertid også særegent arkivmateriale. Dette er dokumentasjon som kan knyttes til eget arbeidsfelt; kampanjer, seminarer, prosjekter, kommune- og stortingsvalg, utflukter, jubileer etc. Man oppretter derfor egne serier med dekkende navn, for eksempel Vervekampanjer, Valg 2011 eller 100-årsjubileet. 4

6 2.5. Hva hører ikke hjemme i arkivet? Trykksaker og rundskriv produsert av andre instanser. Et eksempel er rundskriv fra hovedorganisasjonen. Et eksemplar kan beholdes om det har betydning for en bestemt sak, eller om det finnes en viktig påskrift på rundskrivet. Invitasjoner og reklame fra andre holdes også utenfor. Dubletter kastes, det er tilstrekkelig med ett, maksimum to eksemplarer av et dokument. Regnskapsbilag regnes som arkivuverdig, så fremt det ikke er store mangler i øvrig regnskapsmateriale. Unntak gjøres også om regnskapsbilagene er eldre enn ca NB; i henhold til regnskapsloven er organisasjonen pliktig til å beholde regnskapsbilag yngre enn 10 år før de kasseres. Disse avleveres imidlertid ikke til Vestfoldarkivet. Trenger man hjelp til å vurdere hva som skal bevares, ta kontakt. Det er bedre å beholde noen dokumenter for mye, enn at noe av betydning kastes Avleveringslister og pakking av arkivet Før arkivet overføres til Vestfoldarkivet, utarbeides en avleveringsliste med en oversikt arkivets serier. Det bør også fremgå av listen om det er dokumentasjon i seriene som bør klausuleres av hensyn til personvernet. Arkivet pakkes i transportesker. For mer informasjon; se pkt. 4 Foto: Sandefjord Skofabrikk. Fotograf ukjent. 5

7 Foto: Utdrag fra Tjøme Sanitetsforenings protokoll. 3. AKTIVT ARKIV (DAGLIGARKIV) 3.1. Hva er dagligarkiv? En organisasjon skaper arkiv gjennom sitt daglige virke. Arkivet er et nødvendig hjelpemiddel i den daglige driften i organisasjonen. Det setter organisasjonen i stand til å utøve sin virksomhet og følge saker over tid. Arkivet fungerer slik sett som medarbeidernes felles hukommelse Arkivansvar Enhver organisasjon bør ha en arkivansvarlig som kan ha hovedansvaret for det praktiske arkivarbeidet. Det bør utarbeides klare rutiner for hvordan arkivet brukes, slik at kunnskapen lett kan overføres nye arkivansvarlige Oppbevaring Arkivet bør oppbevares så sikkert som mulig. Dette gjelder både av hensyn til brann og fuktighet, men også av hensyn til uvedkommende. Et organisasjonsarkiv inneholder ofte personsensitive opplysninger som må skjermes. Et låsbart, brannhemmende skap anbefales Hva skal arkiveres? En forening mottar mye informasjon, og ikke alt skal i arkivet. Det er viktig å skille ut arkivuverdig materiale fra det som er arkivverdig og som dermed skal arkiveres. Dette kalles arkivbegrensning, se pkt Dersom man har behov for å beholde dette materiale for en periode, kan det oppbevares for seg, utenom arkivet. Dette gjelder for eksempel rundskriv, kopier av møtereferater fra andre organisasjoner, reklame og annet informasjonsmateriell osv. 6

8 3.5. Arkivets ulike bestanddeler Dagligarkivet består av forskjellige arkivserier. De vanligste er: Møtebøker: Disse kan settes fortløpende i en perm. Det bør skilles mellom styremøter, medlemsmøter, årsmøter osv. Møtereferatene bør bindes inn etter hvert, helst hos bokbinder (unngå plast). Det frarådes å lime referater inn i protokoll (limet løsner ofte etter hvert, og kan også skade papiret). Årsmeldinger bør samles for seg. Saksarkiv/korrespondansearkiv: Dette består av både innkomne brev og kopier av utgående brev. Det kan være systematisert kronologisk eller etter emne, da gjerne en arkivnøkkel. I dag foregår mye korrespondanse pr. e-post, og det er viktig at denne tas ut på papir og legges i arkivet. Postjournal: Det anbefales å føre postjournal. Her føres inngående og utgående brev fortløpende etter journalnummer. Det er viktig at alle arkivverdige dokumenter journalføres, inkl. e-post. Man bør begynne på ny journalperiode ved hvert årsskifte. Postjournalen fungerer som et register til saksarkivet. Kopibok: Noen virksomheter har kopibok. Dette er kopier av utgående brev i kronologisk rekkefølge, og blir et tilleggsregister til saksarkivet. De settes fortløpende i en perm. Personalarkiv/medlemsregister: Dette er arkivserier som inneholder opplysninger om enkeltpersoner, og som må sikres mot uvedkommende. Regnskapsbilag: Bilagene kan iht. regnskapslovgivningen kasseres etter 10 år. Øvrig regnskapsmateriale bevares for ettertida. Spesialserier: Organisasjoner kan ha arkivmateriale som ikke hører hjemme under de vanlige arkivseriene, men som er mer spesifikke for virksomheten, se pkt Dette kan da arkiveres for seg E-post og andre elektroniske dokumenter Mye av korrespondansen foregår i dag elektronisk pr. e-post. Det er krevende å ta vare på disse dokumentene i elektronisk form, og det anbefales at foreningene skriver dokumentene ut på papir og arkiverer det på vanlig måte. Dette må seinest gjøres før avlevering til Vestfoldarkivet Bortsettingsarkiv Ved jevne mellomrom, for eksempel hvert femte år, bør det settes et tidsskille i saksarkivet. Dette kalles periodisering. Saksarkiv med tilhørende registre kan da settes bort, og man starter på ny periode. Ved å periodisere arkivet unngår man at det vokser til det uhåndterlige. 7

9 Foto: 1. mai tale i Horten, 1930-årene. Ukjent person og fotograf. 4. YTTERLIGERE INFORMASJON For ytterligere informasjon om arkiv anbefales følgende håndbøker og veiledninger: Lange, Mangset og Ødegård: Privatarkiver. Bevaring og tilgjengeliggjøring Fonnes, Ivar: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning Ordning av historiske arkiver, Vestfoldarkivet. Se: Arbeiderbevegelsens arkiver. En veiledning for arkivskaper. Se: 5. VEDLEGG: Eksempel på utfylt avleveringsskjema Standard avleveringsskjema. Last ned elektronisk versjon på Vestfoldarkivet, februar

10 AVLEVERINGSSKJEMA (eksempel) Arkivskaper: Strandlia idrettsforening Arkivserie: Møtebøker 1 Møtebok Møtebok Møtebok mangler 4 Møtebok Arkivserie: Korrespondanse 1 Innkomne brev Innkomne brev Opphold under krigen 3 Innkomne brev Utgående brev (kopi) Arkivserie: Idrettsstevner og andre arrangementer 1 Tjøme-stevnet BTV-stevnet Sommer-cup Arkivserie: Medlemmer 1 Medlemsfortegnelse Medlemsfortegnelse Medlemsfortegnelse Medlemsfortegnelse Ingen nyere medlemslister Arkivserie: Regnskap 1 Kassadagbok Kassadagbok Arkivserie: Avisutklipp 1 Avisutklipp Avisutklipp

11 Arkivskaper: STANDARD AVLEVERINGSSKJEMA Føy til rader eller ny arkivserie etter behov. Last ned elektronisk versjon på vår nettside: Arkivserie: Nr. Innhold: Periode Merknad: Arkivserie: Nr. Innhold: Periode Merknad: Arkivserie: Nr. Innhold: Periode Merknad: Arkivserie: Nr. Innhold: Periode Merknad: 10