Registrering och sökbarhet en förutsättning för användande av privatarkiv. Maria Press Nordiska arkivdagar i Tavastehus 2012

Transkript

1 Registrering och sökbarhet en förutsättning för användande av privatarkiv. Maria Press Nordiska arkivdagar i Tavastehus 2012

2 Registrering av privatarkiv hvorfor og hvordan? Arkivloven pålegger Riksarkivaren å føre register over alle privatarkiv som oppbevares i offentlige og private bevaringsinstitusjoner Planlegging Bruk av arkiv

3 Arkivportalen.no er en nasjonal arkivdatabase for offentlige og private arkiv Etablert av Riksarkivaren, stiftelsen ASTA, LLP, Norsk kulturråd m.fl. Ble åpnet i 2011 Den erstatter Samkatalogen for privatarkiv og Felleskatalogen.

4 hm privatarkiv i Norge oppbevares i ca. 230 bevaringsinstitusjoner 48 bevaringsinstitusjoner har lagt inn arkiv i Arkivportalen.no

5 Hvorfor er så mange privatarkiv utenfor Arkivportalen.no? Registrering i datasystemet ASTA en forutsetning for å kunne eksportere til Arkivportalen Men det er mange bevaringsinstitusjoner som ikke bruker ASTA komplisert dyrt har egne systemer fra før

6 Funksjonalitet i Arkivportalen.no Registrering og søk på kategori fungerer dårlig Kategoriene er ikke tilpasset bruken er hentet fra Statistisk sentralbyrå og boken Norske organisasjoner fra 1990-tallet Feil fokus, alt for detaljert, ustrukturert, inkonsekvent, viktige kategorier mangler Spesielt uheldig for privatarkiv

7 Eksempel på næringskategorier

8 Eksempel på organisasjonskategorier

9 Arkivene i Arkivportalen må være registrert etter Norsk allment arkivskjema også små privatarkiv. Hele arkivet legges ofte under F. Ofte doble signaturer. A B C D E F - O P Q R S T U V W X Y Z Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l. Kopibøker Journaler og andre overgripende registre Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter organets hovedsystem Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelle andre (sideordnede) system Seriekodene er reservert til bruk for spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde Personalforvaltning Eiendomsforvaltning Regnskap Statistikk Kart og tegninger Foto, film og lydopptak EDB og mikrofilm Gjenstander (stempler, modeller, faner) Egenproduserte trykksaker (ett eks. inkl. klisjéer) Andre utskilte arkivdeler, diverse Referansemateriell (arkivlister, instrukser, avisklipp etc.)

10 Behov for standardisering Kategorisering gjøres ulikt For eks. fyller ikke alle ut geografifeltet. Noen arkiv mener fritekstsøk erstatter kategorisering Ødelegger mulighetene for å bruke Arkivportalen som planleggingsverktøy

11 Språk- et problem ved søk: bokmål, nynorsk, dansk, gammelt språkbruk, samisk, engelsk

12 Hva kan man forbedre? Inkludere arkivinstitusjoner som ikke har ASTA gjennom lenking eller gjennom å utvikle samsøk med andre eksisterende databaser (som Sveriges Sondera)

13 Hva kan man forbedre? Fjern kategorier fra Statistisk sentralbyrå og lag mer brukervennlige og relevante kategorier

14 Hva kan man forbedre? Utvikle standardiserte søkeord Thesaurus (som i Danmarks Daisy)

15 Hva kan man forbedre? Tilpasse brukernes behov. For eksempel ønsker genealoger geografisk søkeinngang. Slike resultat etter søk på fylke bør man ikke få:

16 Hva kan man forbedre? Åpne opp Arkivportalen.no slik at det blir mulig å få treff på mappe- og dokumentvinå i Google. Øker bruken! Copi av Christian 6. bevilling for de nordenfjeldske verkers participantere til et krudttaarns opbyggelse i forstaden Ihlen med flere dertil hørende dokumenter sammenheftet. 24. mai

17 Hva kan man forbedre? Utvikle felles standard for registrering! Og kommuniser den over hele landet både til store og små institusjoner!

18 Oppsummering Arkivportalen.no oppfyller i dag ikke Arkivlovens krav på en oversikt over privatarkiv. er dårlig både som planleggingsverktøy og som søkeredskap. men Arkivportalen har mange moderne finesser og kan bli bra dersom den videreutvikles sammen med oss brukere!

19