Arkiv og sammenslåing av enheter i Dnk

Transkript

1 Arkiv og sammenslåing av enheter i Dnk Page 1 of 10

2 Innhold Generelt om arkivansvaret... 3 Avslutning av gamle arkiver... 3 Hvor starter vi? Sjekkliste for arkivet. Arkivplan Overføring til ny enhet - papirarkiver... 4 Overføring til depot - papirarkiver... 5 Overføring av fullelektroniske arkiver... 7 Uttrekk av digitale arkivsystemer for overføring til depot... 8 Varsling til Arkivverket... 8 Oppstart av nytt arkiv... 8 Fortsatt papirarkiv etter sammenslåingen... 9 Overgang til fullelektronisk arkiv etter sammenslåingen... 9 OSS ofte stilte spørsmål... 9 Referanser Page 2 of 10

3 Sammenslåing av fellesråd hva gjør vi med arkivene? Når fellesråd slås sammen får det konsekvenser også for arkivdanningen. For å sikre arkivene som kilder for ettertiden, er det viktig å følge retningslinjene som er gitt av Arkivverket, Jf. Arkivforskriften 17 Overføring av arkiv mellom organ. Dette dokumentet er ment som et hjelpemiddel for fellesråd som planlegger og/eller er i gang med sammenslåing. Det beskriver konkrete tiltak for å sikre arkivene i prosessen. Det første kapittelet inneholder en sjekkliste og de neste beskriver det arbeidet som skal gjøres. Dokumentet kan også benyttes for menigheter/sokn som slås sammen. Generelt om arkivansvaret Det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i offentlige organer ligger hos den øverste ledelsen i organet. Ansvaret for eldre arkivserier fra «gamle» enheter overføres til den nye enheten, Jf. Arkivforskriften ledd. 21.Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status Dersom eit offentleg organ blir lagt ned og saksområdet blir overteke av eit anna offentleg organ, skal arkivet overførast til dette organet Ansvaret omfatter også arkivserier som er overført til depot. Avslutning av gamle arkiver Hvor starter vi? Sjekkliste for arkivet. Arkivplan. En oppdatert arkivplan er et viktig verktøy i en sammenslåingsprosess fordi arkivene vil bli berørt. Jf. Arkivforskriften 4. Har din enhet en arkivplan? o Hvis ikke, ta kontakt med KA/Kirkerådet for å få tilsendt Dnk sin mal for arkivplan. Har du oversikt over bevarings- og kassasjonsregler, dvs. hvor lenge din enhets dokumentasjon skal bevares? o Arkiv i 360: Se beskrivelse under hver kode i arkivnøkkelen. o Annet system/papirarkiv: Se KAs arkivnøkkel 2. utgave s. 79. Har din enhet satt bort arkivserier og vet du hvor de befinner seg? o Sjekk om det finnes en arkivplan for ditt arkiv o Innhent opplysninger fra ansatte/tidligere ansatte/andre kontaktpersoner o Oppdater eksisterende arkivplan eller etabler en ny Page 3 of 10

4 Er bortsatte arkivserier ordnet? Hvor stor er ordningsjobben som evt. gjenstår? o Ordne avsluttede papirarkiver o Vurder hva som kan overføres til arkivdepot o Planlegg uttrekk av avsluttede systemer o Oppdater eksisterende arkivplan eller etabler en ny Har din enhet avlevert avsluttede papirarkiver? o Sjekk om det finnes avleveringslister o Innhent opplysninger fra ansatte/tidligere ansatte/andre kontaktpersoner o Oppdater eksisterende arkivplan eller etabler en ny Overføring til ny enhet - papirarkiver Fysisk overføring av bortsatte arkivserier er ofte ikke praktisk mulig/ønskelig. Vær da påpasselig med å dokumentere fysisk lokasjon for bortsettingsarkiver i arkivplanen til den nye enheten. Sørg også for å hindre uautorisert tilgang til arkivserier som ikke flyttes, Jf. Arkivforskriften 7 punkt 1. Ved flytting: Vær spesiel oppmerksom på at arkivserier som flyttes skal holdes adskilt fra andre arkivserier. En «gammel» enhets arkivserier hører til denne enhetens arkiv og skal inngå i dette når arkivet overføres til depot, Jf. Arkivforskriften 17 punkt 3. Pass på at all relevant informasjon om eldre arkivserier dokumenteres og evt. legges ved arkivplanen til den nye enheten, f. eks. avleveringslister, arkivplaner, arkivnøkler ol. Skjemaet nedenfor viser hvordan arkivserier skal dokumenteres før overføring hvis det ikke allerede er gjort, f. eks. i forbindelse med periodisering og bortsetting. Skjema for registrering av arkivserie Opplysninger nedtegnes per arkivserie i henhold til skjemaet nedenfor. Se også kap. 5 i mal for arkivplan. Arkivskaper Seriesignatur Arkivserie Innhold <Enhetens navn> Eks. Saksarkiv <Enhetens navn> periode xxxx-xxxx Personalarkiv <Enhetens navn> Annet som kan identifisere arkivserien Del av et arkiv, ordnet etter ett og samme prinsipp (eks. emneorientert arkivnøkkel, funksjonsbasert arkivnøkkel). Eks. Saksarkiv - Papirarkiv (KA-nøkkel/emneorientert) Personalarkiv Elektronisk (Arkivnøkkel for «Arkiv med møteløsning P360»/funksjonsbasert) Osv. Ordning Eks. : Periode Eks. : Saks- og personalarkiv for <Enhetens navn> KA arkivnøkkel 2004 Fellesrådsperioden/Menighetsrådsperioden Page 4 of 10

5 Tilvekst Oppbevaring Plassering Overføring Avlevering Eks.: fått arkivmateriale fra andre enheter el. Hvordan materialet oppbevares: esker? Permer? «Pater noster» el.) Brannog fuktsikret? Oppgi sted hvis papirarkiv Eks.: overført arkivmateriale til annen enhets arkiv Eks. 360 : Det er opprettet nye journalførende enheter i Stavangers saksarkiv med earkiv for historiske saker Eks.: avlevert arkivmateriale Kassasjon Oppgi kassasjonsregler som er benyttet : Eks. kassasjon er utført manuelt i henhold til kassasjonsregler utarbeidet som vedlegg til KA arkivnøkkel 2004 Eks. kassasjon er utført i henhold tilbevarings- og kassasjonsregler godkjent for Dnk av Arkivverket i 2015 Merknader Annet av interesse for ettertiden Overføring til depot - papirarkiver Når man har fått oversikt over enhetens bevaringsverdige arkivmateriale, må man vurdere hva som kan overføres til arkivdepot. Arkivmateriale som er gått ut av administrativ bruk kan i hovedsak overføres, og det anbefales at dette gjøres i forbindelse med en sammenslåing. Papirarkiver må ordnes og listeføres (se nedenfor), og fra digitale arkiver skal det tas uttrekk for langtidslagring. Jf. Riksarkivarens forskrift 4-3. Samle sammen alt arkivmaterialet Start med å samle sammen alt materiale som hører til samme arkivskaper. Hank inn evt. materiale som er utlånt, og sjekk om det finnes arkivmateriale i lagerrom, kjellere, loft eller i andre lokasjoner der det oppbevares arkiv. Husk også at arkivet ikke bare består av sakarkiv, journaler og møtereferater osv., men at for eksempel kart, tegninger, lyd, fotografier og film også kan være en del av arkivet. Sortèr ulike arkivskapere Når man ordner arkiv, må man følge proveniensprinsippet. Start derfor med å sortere materialet etter arkivskapere, slik at den ytre proveniensen opprettholdes. Fellesråd, menighetsråd, sokneprest 1 og prost er selvstendige arkivskapere. Ordning av de enkelte arkiver Når de ulike arkivskaperne er definert og sortert, kan du starte selve ordningsarbeidet. Innen hver arkivskaper må de enkelte arkivserier skilles fra hverandre, slik at den indre proveniens ivaretas. En arkivserie vil si en gruppering av dokumenter og registre ut fra funksjon, innhold, ordningsmåte, format eller medium. Eksempler på arkivserier er saksarkiv, personalarkiv, møtebøker, kopibøker, brevjournaler og regnskap, men også foto, kart og tegninger, så vel som egenproduserte trykksaker er å anse som egne arkivserier. Du skal sette opp de ulike arkivseriene innenfor hvert arkiv serie for serie. Rekkefølgen på seriene skal følge «Allment arkivskjema». Skjemaet beskrives nærmere nedenfor. 1 Noen menigheter har dannet arkiv sammen med soknepresten. Da er dette å anse som èn arkivskaper. Page 5 of 10

6 Rensing, arkivbegrensning og kassasjon før avlevering Det er ikke alt som ligger i arkivet som skal bevares. Arkivmaterialet må renses for binders, plastomslag o.l. Likeledes må det foretas arkivbegrensning etter gjeldende regelverk, se se arkivforskriften 14. Det vil si at arkivuverdig materiale som dubletter, kladdenotater, rundskriv og trykt materiale produsert av andre skal fjernes. Kassasjon innebærer at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet/destruert på forsvarlig måte. Kassasjonsregelverket i den arkivnøkkelen din enhet benytter viser hvilke dokumenter som skal bevares/kasseres. Dersom arkivmaterialet er skittent, muggent, fuktig eller skadet, kan det ikke overføres til depot i den tilstanden det er. Støv og skitt børstes eller støvsuges bort. Ved fuktskader eller mugg må du kontakte ditt depot, eller statsarkivet i ditt distrikt, for nærmere informasjon. Materialet må imidlertid ikke kasseres med mindre slik tillatelse er innhentet fra Arkivverket! Pakking Arkivdokumenter i løsbladsform må legges i arkivmapper og deretter i arkivbokser. Arkivdokumenter som hører til samme sak, eller som er registrert med samme arkivkode samles i en mappe. Mappene merkes med innholdsbeskrivelse og tidsperiode (fra år til år). Mappene legges deretter i arkivbokser som må merkes med arkivskapernavn, arkivserie og tidsperiode. Både mapper og bokser må være syrefrie. Innbundne protokoller kan beholdes slik de er, evt. legges i arkivbokser dersom det er hensiktsmessig. Det er krav i arkivforskriften om innbinding av møtebøker etc. som er produsert i løsbladsform. Kulturdepartementet arbeider for tiden med et forslag om å gå vekk fra kravet om innbinding. Statlige organer får normalt dispensasjon fra kravet ved avlevering til Arkivverket, fordi innbinding er uhensiktsmessig ved senere digitalisering av materialet. Kart og tegninger, som ofte har ukurante formater, må pakkes i spesialemballasje. Fotografier må legges i syrefrie konvolutter eller omslag. For nærmere informasjon om mapper, bokser og annen emballasje, ta kontakt med ditt depot eller Arkivverket. Listeføring Det må utarbeides lister med oversikt over materialet, dvs. avleveringslister, som skal følge med arkivmaterialet når det overføres til arkivdepot. I avleveringslisten føres hvert arkivstykke (hvert bind, hver arkiveske eller lignende) opp særskilt og gis fortløpende nummerering. Dersom en arkivboks inneholder flere mapper, angis innhold (teksten på mappen) og tidsperiode for hver mappe. Dersom arkivet inneholder personalmapper skal ikke hele navnet føres på avleveringslisten, kun de første bokstavene. Det kan imidlertid være praktisk med en fullstendig navneliste som kan legges sammen med arkivserien (f.eks. i første boks). Dersom et arkivstykke eller en arkivserie skal sperres for innsyn (klausuleres) er det viktig at du gjør en anmerkning om det i arkivlisten, samt hvilken lovhjemmel som ligger til grunn for klausuleringen og hvor lenge materialet er klausulert. De fleste arkivinstitusjoner praktiserer avleveringslister i Excel etter en bestemt mal. Ta kontakt med ditt depot for nærmere informasjon. De fleste depotinstitusjoner krever også at avleveringslisten godkjennes før overføring kan skje. Allment arkivskjema Med et allment arkivskjema menes et system av faste signaturer for de forskjellige arkivseriene, oppstilt i en fast rekkefølge. Målet er at alt materiale i ethvert arkiv skal kunne struktureres etter et slikt skjema, uten at det dermed øves vold på opprinnelig struktur eller proveniens. Seriene kan deles inn i underserier etter behov. Page 6 of 10

7 Bak utarbeidelsen av skjemaet ligger et ønske og behov for standardisering. I Norge er det utarbeidet et skjema som anbefales brukt av alle og til alle typer arkiver både statlige, kommunale og private. Dersom alle oppbevaringsinstitusjoner følger standarden, vil brukerne raskere og enklere kunne orientere seg i de forskjellige arkivene. Den største fordelen ligger i at det i gjenfinningsmidlene de tradisjonelle papir- og nettkatalogene framgår hvilken rekkefølge seriene kommer i og at opplysningene kan komprimeres. Skjemaet består av tre hovedgrupper med serier og signaturer: Serie A E er forbeholdt administrative arkivserier som gjerne produseres av alle arkivskapere med en kontorfunksjon. I de fleste tilfeller er dette hoveddelen av arkivet, både i betydning og volum. Seriene F O benyttes på spesialserier, og disse kan disponeres fritt og kan derfor tilpasses strukturen i hvert enkelt arkiv. Seriene P Z er tenkt brukt for materiale inndelt etter særskilt funksjon (P S), medium eller format (T W) og diverse og referansemateriale (X Z). I detalj ser skjemaet slik ut: A Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l. B Kopibøker C Journaler og andre overgripende registre D Saks- og korrespondansearkiv etter organets hovedsystem E Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelle andre, sideordnede system F O Spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde P Personalforvaltning Q Eiendomsforvaltning R Regnskap S Statistikk T Kart og tegninger U Foto, film og lydopptak V EDB og mikrofilm W Gjenstander X Egenproduserte trykksaker Y Andre utskilte arkivdeler, diverse Z Referansemateriell Overføring av fullelektroniske arkiver Det finnes flere løsninger for overføring av eldre fullelektroniske arkivserier, bla. konvertering til eksisterende datalager eller overføring til et separat historisk datalager. Ved konvertering til eksisterende datalager er det vanlig å opprette en historisk arkivdel som er låst for nye saker men hvor en eller flere brukere kan gjøre oppslag. En separat historisk database kan ligge i skyen eller på driftsleverandørens server. Også her vil historiske saker være låst for nye dokumenter. Valgt løsning bør gi mulighet til oppslag mot flere databaser samtidig uten å bytte fagsystem. Overføringen avtales med fagsystem- og driftsleverandør. Noen velger å videreføre gammel arkivløsning fram til arkivet skal overføres til depot. Da er det vanlig å beholde en eller to lisenser for å kunne gjøre oppslag. Page 7 of 10

8 Hvilken løsning som er den mest hensiktsmessige må vurderes i hvert enkelt tilfelle og vil bla. avhenge av datamengde, format og ikke minst hensynet til nytte/kost. Hvis de «gamle» enhetenes arkiv befinner seg i den samme arkivløsningen, er det overføringen av arkivansvaret som er den største jobben. Det settes et periodeskille med overlappingsperiode. Nye saker vil automatisk sorteres i gammel og ny periode. Dette utføres av systemadministrator. Husk å oppdatere arkivplanen med en beskrivelse av valgt løsning! Uttrekk av digitale arkivsystemer for overføring til depot Det skal tas uttrekk av bevaringsverdig dokumentasjon i digitale systemer for langtidslagring. Jf. Riksarkivarens forskrift 4-4. Dersom det ikke gjøres en aktiv handling for å ta vare på digitalt skapt materiale, vil dette materialet gå tapt. Den teknologiske utviklingen gjør at systemene går ut på dato, og vil i verste fall etter hvert «slette seg selv». Det er også svært kostbart å opprettholde lisenser for systemer som ikke lenger er i bruk. Ta snarest kontakt med de aktuelle systemleverandørene for å avtale uttrekk. Det kan fort bli «kø» når mange enheter skal gjøre dette på en gang. Noark 5-systemene skal i utgangspunktet inneholde funksjonalitet for å generere uttrekk selv, men erfaringen viser at dette ikke alltid stemmer. Enhetene bør av den grunn gå i dialog med leverandør av aktuelt system på et tidlig tidspunkt for å sørge for at uttrekkene blir generert korrekt. Et av kravene for å få et system godkjent i henhold til Noark-standard er at det skal være mulig å lage uttrekk som følger standarden, altså et Noark-uttrekk. Dersom systemet er godkjent etter Noark-standard betyr det altså at leverandør har stadfestet at dette skal være mulig. Det er også verdt å merke seg at man bør skille mellom hvem som genererer uttrekket og hvem som tester det i etterkant. Dette er et særlig viktig prinsipp i tilfeller hvor arkivet er elektronisk. Det bør gjøres et såkalt prøveuttrekk på et tidlig stadium for å vurdere kvaliteten på uttrekket og gjøre seg kjent med prosessen og det anbefales å la en 3. part teste uttrekket. Det er også viktig å få kartlagt samtlige fagsystemer uten Noark 5-godkjenning. Følgende to spørsmål bør tas hensyn til i en slik kartlegging: o o Hvilke fagsystemer uten Noark-godkjenning produserer bevaringsverdig dokumentasjon? Har enheten en strategi for hvordan dokumentasjon fra disse systemene skal bevares? Varsling til Arkivverket En enhet som skal overføre til depot, skal varsle Arkivverket. Det skal utformes en avtaletekst i fellesskap mellom arkivskaper og Arkivverket. Avtalen skal spesifisere hva som skal overføres, hvem som har ansvaret og når overføringen skal skje. Avtalebrevet skal underskrives av begge parter. Avlevering av papirarkiver skjer normalt hvert 25. år. Elektroniske arkiver kan avleveres oftere. Oppstart av nytt arkiv Page 8 of 10

9 Fortsatt papirarkiv etter sammenslåingen For enheter som slås sammen og fortsetter med papirarkiv etter sammenslåingen skal det settes «skarpt periodeskille», dvs. et datoskille, Jf. Riksarkivarens forskrift 4-2 punkt 2. Alle nye saker etter skillet skal opprettes i ny periode. Det anbefales å sette bort de gamle arkivseriene for å ungå sammenblanding. Saker som går over tid, dvs. som er aktive ved periodeskillet, kan enten settes bort sammen med gammel periode eller overføres til ny periode. I begge tilfeller må det sørges for henvisninger (kryssreferanser) i journalen og saksmappene som sikrer at man kan finne igjen saker eller dokumenter som krysser periodeskillet. Jf. Riksarkivarens forskrift 4-2 punkt 1. Kryssreferer på følgende måte: 1. Påfør nytt arkivsaksnummer på gammel saksmappe. 2. Påfør gammelt arkivsaksnummer på ny saksmappe Overgang til fullelektronisk arkiv etter sammenslåingen Alle enheter som går vekk fra papirarkiv og tar i bruk fullelektronisk arkiv, skal sette skarp periodeskille. Jf. Riksarkivarens forskrift 4-2 punkt 2. Det vil som regel være en del løpende saker som ikke kan lukkes, dvs. saker som ble påbegynt før periodeskillet og som løper videre i ny periode. Ved overgang til elektronisk arkiv kan aktive saker ferdigbehandles i papirarkivet hvis det dreier seg om saker med kort behandlingstid. Det er ikke satt noen standard for hva som er kort og lang behandlingstid. 2 Gjør en vurdering internt og beskriv hvordan dere definerer dette i arkivplanen. Ved aktive saker som trekker ut i tid, skal det settes skarpt datoskille. Påse da at det blir opprettet kryssreferanser mellom de nye elektroniske saksmappene og de gamle saksmappene på papir for å sikre gjenfinning av saker eller dokumenter som krysser periodeskillet. Jf. Riksarkivarens forskrift 4-2 punkt 1. Kryssreferer på følgende måte: 1. Påfør nytt arkivsaksnummer på gammel saksmappe på papir 2. Påfør gammelt arkivsaksnummer på ny elektronisk saksmappe OSS ofte stilte spørsmål Jf. Riksarkivarens forskrift 4. Periodisering 4-1.Journal- og arkivperioder (1) Sakarkiv og den tilhørende journalen skal deles inn i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndelingen i journalen og arkivet, men en periode i den elektroniske journalen kan omfatte flere perioder i arkivet. (2) Deler av arkivet, sånn som personalmapper, kan holdes utenfor periodiseringen eller følge særskilte prinsipper for periodisering. Slike unntak skal spesifiseres i arkivplanen. 2 Se Arkivverkets artikkel om periodisering, : «Periodisering» Page 9 of 10

10 (3) Når en arkivperiode blir avsluttet, skal arkivmaterialet fra den avsluttede perioden skilles ut fra det aktive arkivet. For papirbaserte arkiv, journaler og eventuelle journalregister gjelder bestemmelsene i 4-3. For elektroniske journaler og sakarkiv gjelder bestemmelsene i 4-4 til 4-6. Oppbevaring skal følge reglene i kapittel 2. (vern mot fukt og brann, skadedyr, innbrudd mm.) Bortsetting 4-3.Rutiner ved bortsetting av arkivmaterialet (1) Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykkene, sånn som esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium osv, merkes tydelig med: a) navnet på arkivskaperen (organet og eventuelt avdeling eller journalbokstav), b) innholdet i arkivstykket (til vanlig kode og tekst i klassifikasjonen), og c) hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter. Arkivavgrensning og kassasjon (2) Det skal foretas arkivavgrensing i tråd med arkivforskriften 14 og kassasjon i tråd med bestemmelsene i kapittel 7 i forskriften her. Arkivmaterialet som skal kasseres på et senere tidspunkt, skal plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares. (3) Det skal lages en summarisk liste over materiale som blir kassert i forbindelse med bortsettingen og over materiale som eventuelt skal kasseres på et senere tidspunkt. Det skal lages en fullstendig arkivliste over det som skal bevares. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslisten produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt. Referanser Arkivforskriften/Forskrift om offentlege arkiv ( ) Riksarkivarens forskrift/ Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) ( ) Arkivverkets nettside Page 10 of 10