Ordning av eldre arkiver. Bård Raustøl, rådgiver IKAVA

Transkript

1 Ordning av eldre arkiver Bård Raustøl, rådgiver IKAVA

2 Ordning av eldre arkiver Kommunal/fylkeskommunal historie Kommunale arkivskapere Ordning av eldre arkiver Avlevering til depot

3 Kommunal/fylkeskommunal administrasjonshistorie Kommunenes Historie Utvikling Oppgaver Inndelinger i Vest-Agder

4 Kommunale enheter før 1837 Amt Kjøpstad Ladested Prestegjeld: delt inn i sogn

5 Kommunale enheter etter 1837 Kjøpstad Ladested Prestegjeld formannskapsdistrikt formannskapsdistrikt formannskapsdistrikt Flere valgte representanter får bestemme (NB! Ikke allmenn stemmerett)

6 Kommunene fram t.o.m Før 1837: særlig fattige og skolen : Tekniske oppgaver, budsjett, skatt, veier. Beg tallet: Aktive kommuner. Kraftutbygging : Proviantering/kontroll Mellomkrigsårene: Kriseår. Sysselsetting, trygd og helse 2. verdenskrig: Det kommunale selvstyre satt til side. Forsyningsoppgaver

7 Kommunene : Stor vekst. Gjenreising. Mer synlige. Stor aktivitet Flere ansatte Oppgaver: Regulering, boligbygging, skoler, helse/sosial, kultur

8 Kommunesammenslåinger 1960-årene: Færre og større kommuner. Antall kommuner i Vest-Agder minker fra 42 til 15 (!)

9 Kommunene Staten prøver å bremse den kommunale ekspansjon Store statlige overføringer 1980-årene: Kommunene mer serviceorienterte Bedriftsøkonomisk tenkning Omorganisering

10 Kommunene Effektivisering Privatisering av oppgaver Organisering i interkommunalt samarbeid, foretak og stiftelser

11 Vest-Agder fylke 1837 Lister og Mandal amt(skommune) opprettes. Omfattet landkommunene 1880: Åseral går fra Råbyggelaget amt til Lister og Mandals amt. (fra Aust-Agder til Vest-Agder) 1918: skifter navn til Vest-Agder fylke 1976: Vest-Agder fylkeskommune opprettes

12 Hva slags arkiver? Hvilke arkivskapere? Hva slags arkivserier? Hvilke ordningsmåter? Hva er gråsonearkiver?

13 Hvilke arkivskapere har hvilke serier? Valg: - Valgstyre - Stemmestyre Politiske organer: Kommunestyre, formannskap, helse- og sosialstyre, oppvekststyre, teknisk styre osv

14 Sentraladministrasjon, rådmenn Møtebøker Kopibøker, journaler Store saksarkiv Budsjett, regnskap Personalarkiv

15 Arkivskapere og serier: - Økonomiforvaltning Kommunekassen: - Kassabok, kontobok, hovedbok, oppgjørs-/statusbok Saksarkiver Regnskap Likningskontor: - Møtebok, likningsprotokoll, skattelister Saksarkiv Protokoller, skjemaer og korrespondansearkiv

16 Arkivskapere og serier: - Oppvekst Skolestyret, skolekontor, oppvekstenheter: - Møtebok, saksarkiv, elevmapper, eksamensprot., personal m.m. Den enkelte skole Møtebok, saksarkiv, elevmapper, eksamensprot., vitnemål, personal m.m. Spesialundervisning, PPT

17 Oppvekst forts. Barnehager - Oppvekstkontor, barnehagedirektør eller lignende: - saksarkiver, personal, klientmapper - Den enkelte barnehage: - saksarkiver, barnemapper, personal

18 Arkivskapere: Sosial Fattigkommisjonen ca Vergerådet 1900 Fattigstyret 1900 Barnevernsnemnda 1954 Forsorgsstyret 1948 Barnevernskontor Fylkesbarnevernet 1980 Sosialstyre/ sosialkontor Pleie- og omsorg + div. nemnder

19 Arkivskapere, sosial Sosialstyre, helse og sosialetat osv. Pleie- og omsorg og div. nemnder. Arkiv: Møtebøker, journaler, kopibøker, saksarkiv, klientarkiv, personalarkiv

20 Arkivskapere, sosial forts. Barnevern Barneverntjenesten egen enhet, eller del av sosialtjenesten. Senere også interkommunale barnevern Møtebøker, kopibøker, journaler, saksarkiv, klientarkiv. Personal?

21 Arkivserier: Sosial Protokoller for møter, utbetalinger, register Klientdokumentasjon: - Først: sammen med saksarkivet - Klientmapper fra ca tallet I tillegg. Saksarkiver, personal, regnskap m.m.

22 Arkivskapere og serier: - Helse Sykehus før 1955 i Vest-Agder - pasientjournaler m.m. Helseråd/distriktslege/ helsestasjon (statlig til -83) Helsestasjoner, hjemmetjenester m.m. (kommunalt) Arkiv: Saksarkiv, klienter, personal m.m.

23 Arkivskapere og serier: - Tekniske oppgaver Bygningsråd Brannvesen Små kommuner uten separat arkiv for teknisk sektor fram til 1960/70-t Energiverk Havnevesen m.m.

24 Teknisk sektor i etterkrigstida Egne tekniske etater. Delt opp i avdelinger? Senere år: Flere tekniske oppgaver organisert i foretak og lignende. Administrative arkiv. Møtebøker, journaler, saksarkiv, personal. - Aktive Gnr/Bnr-arkiv med materiale fra 1800-tallet (eller i ramme på veggen) Også mye kart og tegninger

25 Arkivskapere, kultur Kulturstyre, kulturetat Bibliotek Kino Ungdomsarbeid Idrett - Ulike komiteer Arkiv: Møtebøker, journaler, saksarkiv m.m.

26 Arkivskapere natur og landbruk Landbrukskontor Jordstyre Viltnemnd Skogråd Fiskerinemnd m.m. Arkiver: Møtebøker, registre, saksarkiv kart, foto osv.

27 og så alle nemndene Møtebøker fra f.eks.: Husmorvikarnemnda Edruskapsnemnda Legatstyrer Turisttrafikknemnda Småbruk- og bustadbanknemnda 17. mai-komiteen Bygdeboknemnda Fiskermanntallnemda Husdyrtrygda Arkivnemnda Innlandsfiskenemnd Fiskeredskapsnemnda Traktornemnda Brakkenemnda Beiteråd Nemnd for gammel bebyggelse Hestenenmda Lekeplassnemnda og enda noen til

28 Arkivskapere og serier: Fylkeskommunen Sentraladministrasjonen fra 1976: - store saksarkiver, spesialserier Videreg. skoler (oftest) etter 1964: - div. møteprotokoller, saksarkiver?, karakterprot., dagbøker, regnskap, inventar, foto m.m. Sykehus, : - adm.- og pasientarkiv - hvem sitt ansvar?

29 Privatarkiver Fra foreninger, lag, bedrifter, partier, personer osv. Viktig å bevare!! - Har kommunen en ordning?

30 Ordning av arkiver Forutsetninger Hva kan du møte Hvordan gå fram Deponeringskrav

31

32 Situasjonen i dag for de eldre arkivene: Tatt vare på og gjort tilgjengelige? - Arkivloven 1 Sikret personsensitiv informasjon? - Personoppl.loven 13 - Forv.loven 13c Plassert i godkjente lokaler? Eller i kjellere, loft og bøttekott? - Arkivforskr. kap IV

33 Hva kan man så gjøre med det? Alt. 1: Betal IKAVA Alt. 2: Gjøre det selv Forutsetninger: a) Tid b) Kompetanse IKAVAs ordningskurs 2010

34 Noen prinsipper først Proveniensprinsippet - bevar opprinnelig ordning - hold samlet og ikke bland med andre serier og andre arkivskapere Kassasjon - Bevaringspåbud ( 3-20) - ikke kast noe før ikke kast møtebok, kopibok, journal, foto, kart, saksarkiv, årsmeldinger, arkivnøkkel, arkivplan - Må ha kassasjonshjemmel - Prioritér arkivbegrensning!

35 Ordningsmåter Møtebøker, kopibøker og journaler - Stort sett ordnet kronologisk og nummerisk

36 Ordningsmåter Saksarkiv: Først: kronologisk (dato/jnr.) Så: saker legges sammen eller skilles ut 1930-tallet: Arkivnøklene kommer

37 Arkivnøkler f.o.m Roalds system (1935) 0 49 NHF-nøkkel (1951) 0 9 NKS-nøkkel (1975) 0 9 K-kodene (1989) 0 9, A Z, & Egne nøkler for fylkeskommuner Også mange egne sektornøkler for sykehus, jordstyre, e-verk, skoler osv.

38 Klientarkiver, elevarkiver og personalarkiver Ordnet etter navn. Alfabetisk eller etter personnummer. eller klassevis (elevarkiver) Før ca 1965 ble klientsaker arkivert sammen med saksarkivet. Også personalsaker.

39 Ordningsprosessen

40 Først: grovordning Av kasser, bokser, protokoller eller permer ikke dokumenter Identifisér og skill evt. arkivskapere Forsøk å del inn etter arkivserier Bruk Norsk allment arkivskjema

41 Norsk allment arkivskjema A Møtebøker, forhandlingsprotokoller o.l. B Kopibøker C Postjournaler og andre overgripende registre D Saks/korrespondansearkiv ordnet etter hovedsystem E Saks/korrespondansearkiv ordnet etter sideordnede system F-O Spesialserier (eks. pasientarkiv) P Personalforvaltning Q Eiendomsforvaltning, inventar R Regnskap S Statistikk T Kart og tegninger U Fotografier, film, lydopptak V Edb og mikrofilm W Gjenstander X Egenproduserte trykksaker Y Andre utskilte arkivdeler, diverse Z Referansemateriell (arkivlister, instrukser, avisutklipp etc.)

42

43

44

45

46

47

48

49 Listeføring historiske arkiver Registrér hvert arkivstykke (boks/protokoll) Noen ganger også ned på mappenivå Lag omtale av: - arkivet - arkivskaperen

50 Ordning av personarkiv Personal, klient, pasient, elev, bruker osv. Rensing Arkivbegrensing Kassasjon? Lag nye omslag om nødvendig Listeføring av navn/fødselsdato

51 Ordning av elevarkiver (gjelder også for klientarkiver) Få et overblikk over arkivet - hvilken skole - hvilke tidsperioder - ordningsmåter, rekkefølge på mappene osv.

52 Ordning av elevarkiver Del inn i tidsperioder - bør være på ca. 10 år f.eks: - Elever sluttet eller - Elever født eller.. - Klassevis for hvert år, hvis det er mest naturlig

53 Ordning av elevarkiver Arkivbegrensing og rydding i mappene - Ta én elevmappe om gangen - Fjern stifter, binderser, plastmapper, gule lapper, rundskriv, trykksaker - Mapper i dårlig forfatning må byttes ut

54 Ordning av elevarkiver Legg mappene i godkjente bokser (for eksempel A4-bokser fra Varodd industrier) Boksene skal være passelig fulle - For fulle bokser buler og kan gå i stykker, for lite fulle bokser kan føre til at papirene og mappene bøyer seg.

55 Listeføring - personarkiver Det skal lages en liste med navn og fødselsdato på alle personer Skal henvise til hvilke personer som ligger i hvilken boks Det skal ligge én liste i hver boks (med hvem som er i boksen) og en samleliste for hele arkivserien

56 Over i bokser Legges i godkjente bokser: - ca. 9,5 cm - syrefrie - riktig brettet og lukket Etiketter: - lages først når man er helt sikker på at det ikke finnes mer i serien - skal inneholde: arkivskaper, serie, boksinnhold og tidsrom

57 Boksetiketter kan f.eks. se slik ut:

58 og etikett til protokoll slik: ca. 4 cm fra bunnen

59 Bruk f.eks. Bindflex 1161 Husk godkjent lim!

60 Avlevering til depot Arkivet skal være ferdig ordnet og registrert Godkjente bokser og mapper Avleveringsliste skal følge med Ta kontakt med IKAVA i god tid for henting/levering