ORDNING AV ARKIV FOR AVLEVERING (Revidert 2011)

Transkript

1 Side 1 av 7 ORDNING AV ARKIV FOR AVLEVERING (Revidert 2011) INNHOLD 1 INNLEDNING 2 AVLEVERINGSPLIKT 3 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING 4 AVLEVERING AV PAPIRARKIVER 4.1 AVLEVERINGSPROSESSEN 4.2 PERIODEVIS AVLEVERING 4.3 OPPSTILLING AV ARKIVSAKER FOR AVLEVERING 4.4 ORDNING 4.5 REGISTRERING OG DOKUMENTASJON 4.6 PAKKING OG MERKING 4.7 TRANSPORT OG OPPSTILLING 4.8 KVITTERING 4.9 ETTERORDNING I BYARKIVET 4.10 TILBAKELÅN 8 5 DEPONERING OG AVLEVERING AV ELEKTRONISK MATERIALE DEPONERING OG AVLEVERING GJENNOMFØRING GODKJENNING TILBAKELÅN 9 VEDLEGG: Vedlegg 1: Allment arkivskjema Vedlegg 2: Mal for tabelloppsett Vedlegg 3: Mal for forhåndsmelding 1 Dette er en veiledning beregnet på virksomheter som skal avlevere arkiver til Byarkivet. Ifølge forskrift til arkivloven av nr skal kommuner og fylkeskommuner fastsette spesifiserte krav til materiale som skal avleveres til arkivdepot, og regler for tilbakelån fra arkivdepot. Riksarkivaren skal utarbeide en normalinstruks for slike krav. Denne veiledningen baserer seg på normalinstruksen, og angir regler for ordning av arkiv, avlevering og tilbakelån. 2 AVLEVERINGSPLIKT Oslo kommunes virksomheter skal avlevere sine eldre bevaringsverdige arkivsaker og data til Byarkivet (jf. Arkivinstruks for Oslo kommune pkt. 5.1). Avlevering vil si at eldre og avsluttet arkiv overføres til Byarkivet, og at Byarkivet overtar ansvaret for vedlikehold og betjening av arkivet. De formelle kravene ligger i:

2 Side 2 av 7 Forskriftene til arkivloven, kap. 5: "Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemnda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot" Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar, Riksarkivaren (2002) Arkivinstruks for Oslo kommune, pkt. 5.1: "Oslo kommunes virksomheter skal avlevere sine eldre bevaringsverdige arkivsaker og data til Byarkivet. " Vedtekter for Oslo byarkiv 1992, pkt. 3: "Kommunalt arkivmateriale skal ( ) avleveres til byarkivet." 3 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING Alle virksomheter i Oslo kommune plikter å avlevere alle bevaringsverdige arkiver til Byarkivet når a) det er gått 25 år etter at sakene ble avsluttet, eller b) når virksomheten legges ned eller omorganiseres på en slik måte at ingen ny virksomhet samlet overtar dens sentrale arbeidsoppgaver. Andre tidspunkter for avlevering kan avtales dersom det er foreligger særlige grunner/behov. Når det gjelder arkiver som er blitt overført fra en virksomhet til en annen, skal de avleveres så snart arkivet ikke lenger er i aktiv bruk, og senest etter 25 år. Det skal imidlertid deponeres en kopi av elektronisk journal og tilknyttede elektroniske saksdokumenter til Byarkivet umiddelbart etter periodisering, se pkt AVLEVERING AV PAPIRARKIVER 4.1 Avleveringsprosessen Når virksomheten skal avlevere arkiv, skal Byarkivet varsles om dette ved at virksomheten gir en skriftlig forhåndsmelding. Denne meldingen skal innholde følgende opplysninger om materialet som skal avleveres: arkivskapere- grov angivelse av innholdet (sakarkiv, fagarkivtyper) omtrent tidsrom materialet er fra ca. omfang i hyllemeter kontaktperson i virksomheten evt. andre opplysninger virksomheten mener er relevante Det forutsettes at virksomheten har skaffet seg oversikt over alt eldre arkivmateriale som finnes, og som må vurderes avlevert. Byarkivet tar kontakt med virksomheten for å avtale en befaring av materialet. Ved befaringen gir Byarkivet veiledning om ordning av arkivet. Virksomheten kan henvende seg til Byarkivet med spørsmål vedrørende ordning av arkivet under hele ordningsprosessen. Virksomhetene foretar ordning, katalogisering, klausulering, pakking og merking av arkivmaterialet. Når arkivet er ferdig ordnet, gir virksomheten en melding til Byarkivet om at arkivet er klart for avlevering. Sammen med meldingen sendes avleveringsliste. Byarkivet kan foreta en inspeksjon av materialet før avlevering. Når Byarkivet har godkjent ordningen og avleveringsliste, avtales et avleveringstidspunkt. 4.2 Periodevis avlevering Ved avlevering av et arkiv skal alle kronologiske serier og serier ordnet etter arkivnøkler avleveres

3 Side 3 av 7 samlet for en avtalt tidsperiode. Tilhørende journal, kopibøker, forhandlingsprotokoller og eventuelt annet registermateriale skal følge sakarkivet ved avlevering. Som hovedregel deles sakarkiv med tilhørende journal og kopibok inn i 5-års perioder, jf. Arkivinstruks for Oslo kommune (1999) pkt Registre som dekker flere arkivperioder, avleveres sammen med den yngste perioden. Normalt vil man i slike tilfeller avlevere disse periodene under ett. Protokoller som begynner i en periode og fortsetter i neste, avleveres normalt sammen med den yngste perioden. Enstypeserier som personalarkiv, byggesaksarkiv, eiendomsarkiv, klientarkiv etc., er å regne som egne serier, og skal også periodiseres. Likeså spesialarkiv som kartarkiv, tegningsarkiv etc. Slike arkivserier/spesialarkiv trenger ikke nødvendigvis å følge samme arkivperiode eller periodiseringsprinsipp som sakarkivet (jf. arkivforskriften 3-12). 4.3 Oppstilling av arkivsaker for avlevering Arkivsaker som skal avleveres, skal stilles opp serie for serie i henhold til det allmenne arkivskjemaet (vedlegg 2). Alt materiale i ethvert arkiv skal kunne struktureres etter dette skjemaet uten at man dermed øver vold på dets struktur eller proveniens. Arkivmateriale fra en arkivskaper skal holdes i den orden det fikk ved arkivleggingen, og ikke blandes sammen med materiale fra andre arkivskapere eller kodes om til nytt ordningsprinsipp. Innenfor hver serie skal den opprinnelige orden beholdes. Det skal være fullt samsvar mellom den fysiske oppstillingen og avleveringslistene. 4.4 Ordning En begynner med å grovsortere materialet etter forvaltningsenheter (arkivskapere). Deretter skiller man innenfor arkivskaper de enkelte arkivseriene fra hverandre: møtebøker, kopibøker, journaler, sakarkiv m.m. Er materialet i svært dårlig fysisk stand, eller man har mistanke om sopp eller andre skadedyrangrep, må Byarkivet varsles særskilt om dette. Det er praktisk å begynne med å registrere kronologiske serier, dvs. møtebøker, kopibøker og journaler samt andre registre. Deretter tar en fatt på den delen av arkivet som er ordnet i bokser, mapper og pakker. De arkivsakene det er vanskeligst å bestemme opphavet til, venter en med til slutt. En bør imidlertid merke seg den sammenhengen materialet sto i, da ordning ofte er rekonstruksjon av opprinnelig orden. Ved avleveringen skal arkivet være renset for materiale som på sikt vil skade papirmaterialet, som binders, plastomslag o.l.. Materiale som ikke er bevaringsverdig, dvs. som kan kasseres, skal være frasortert. Arkivbegrensning og kassasjon i kommunens arkiver skal skje i henhold til Forskrift om offentlege arkiv og retningslinjer gitt av Riksarkivaren. Dersom virksomheten er i tvil om arkivsaker skal kasseres, må dette tas opp med Byarkivet før avleveringen finner sted, helst i tilknytning til inspeksjonen. Kopibøker og annet kronologisk løsbladmateriale skal bindes inn, gjerne med et klemmesystem (metallskinne) og stive omslagspermer (for eksempel ved hjelp av en Xerox Channel Bind eller lignende maskiner). Tittel kan påføres med kulepenn eller etikett i permanent papir som klistres på med godkjent lim. De enkelte sakene legges i syrefrie legg eller mapper som skal være påført sakens tittel, arkivkode, journalnummer og årstall. Enkeltsaker på samme arkivkode kan samles i samme mappe, for øvrig legges én sak i hver mappe. Hver mappe påføres arkivkode og eventuelt saksnumre/journalnumre (fra-til) og årstall. Teksten på mappene skal kunne leses uten å ta mappene ut av boksen. Hvis det

4 Side 4 av 7 etter fjerningen av binders o.l. er absolutt nødvendig å holde dokumenter sammen, skjer dette i form av at dokumentene legges sammen i et tynnere omslag. 4.5 Registrering og dokumentasjon Når en har sortert og ordnet materialet, tar en seriene etter tur og registrerer hver enhet fortløpende med arkivskaper, serie, mappeinnhold, tidsperiode og arkivstykkenummer (boks- eller protokollnummer). Avleveringslister skal leveres i elektronisk form etter mal fastsatt av Byarkivet. Byarkivet er behjelpelig med oppsett for registrering i tabeller (vedlegg 2). Arkivsakene skal føres i listene i den rekkefølge som følger av det allmenne arkivskjemaet (vedlegg 1). For materiale som skal unntas offentlighet, skal dette angis i merknadsrubrikken i arkivlisten, med henvisning til hjemmel. For gradert materiale skal gradering angis. Sammen med materialet skal det følge en kassasjonsliste, så sant kassasjoner har funnet sted. Arkivbegrensning og kassasjon i kommunens arkiver skal skje i henhold til forskrift om offentlege arkiv og retningslinjer gitt av Riksarkivaren og av Byarkivet. Listen skal i følge Arkivinstruks for Oslo kommune, pkt. 3.3, inneholde opplysninger om: hva som er kassert (eller slettet), dvs. oversikt over de arkivserier, saker, data som er kassert referanse til de bestemmelser, retningslinjer, m.m. som ligger til grunn for kassasjonen tidspunkt for kassasjon (sletting) hvordan kassasjon ble gjennomført (makuleringsmåte/slettingsprosedyre) hvem som gjennomførte kassasjonen, med signatur 4.6 Pakking og merking Kartotekkort o.l. legges i esker på en slik måte at disse ikke kan bytte plass under transport. Saksmapper (-legg) legges i standard arkivbokser med egnet format. Boksene må monteres korrekt, slik at bunnen ikke åpner seg ved alminnelig håndtering. Alle arkivstykker (protokoller og bokser) merkes med arkivskapers navn(ev. forkortelse/ stempel), seriekode basert på det allmenne arkivskjemaet, samt et løpenummer (arkivstykkenummer) innenfor serien. I sakarkiver bør det også påføres arkivkoder, i kronologiske serier fra dato og til dato, og i klientarkiver som benytter fødselsdato bør fødselsdato påføres arkivstykkene. I Første protokoll i en arkivserie legges det inn et papir som stikker opp med angivelse av seriekode samt antall protokoller i serien. Protokoller kan også merkes med blyant på ryggen. All merking skal være overensstemmende med avleveringslisten. 4.7 Transport og oppstilling Det er avleverende virksomhet som har ansvaret for transport og oppstilling av arkiv i Byarkivet. Transport og oppstilling av arkivet på Byarkivet skal normalt skje samme dag. Byarkivet har ansvar for å anvise plass og kontrollere oppstilling. 4.8 Kvittering Når Byarkivet har mottatt en avlevering, vil vi gi en kvittering på mottak. Eventuelle alvorlige transportskader vil bli anmerket. 4.9 Etterordning i Byarkivet Byarkivet vil, uten omkostninger for avleverende virksomhet, overta de avleverte arkivene til oppbevaring. Normale utgifter ved inspeksjon, mottak og kvittering dekkes av Byarkivet.

5 Side 5 av 7 Hvis et arkiv avleveres i en tilstand som avviker fra foreliggende retningslinjer, slik at Byarkivet må foreta ordnings-, ompakkings- eller registreringsarbeider etter at materialet er mottatt, vil Byarkivet gi beskjed til den avleverende virksomheten om dette. Byarkivet vil, etter å ha rådført seg med virksomheten, bestemme hvorvidt arkivet skal a) returneres for ordning/registrering i avleverende virksomhet, b) ordnes av avleverende virksomhet ved eget eller engasjert personell i Byarkivets lokaler og under veiledning av Byarkivets personell, eller c) ordnes av Byarkivet mot regning til avleverende virksomhet Tilbakelån Dersom det er nødvendig for saksbehandlingen, kan avleverende organ låne tilbake arkivmateriale. Materialet skal da sikres like godt som i arkivdepotet. Dersom dette ikke lar seg gjøre, kan materialet i stedet gjøres tilgjengelig for bruk i arkivdepotet eller ved kopiering 5 DEPONERING OG AVLEVERING AV ELEKTRONISK MATERIALE 5.1 Deponering og avlevering Data fra elektroniske journal- og arkivsystemer skal deponeres straks en arkivperiode er avsluttet, jf. arkivforskriften Deponering vil si at arkivskaper beholder ansvaret for vedlikehold og betjening av arkivmateriale, men at en kopi leveres/oppbevares i Byarkivet. Når deponert materiale er blitt 25 år gammelt, skal det avleveres til Byarkivet. Da inngås en avtale mellom Byarkivet og arkivskaper om at det deponerte materialet skifter status til avlevert. Dersom et system går ut av administrativ bruk uten at data flyttes til et nytt system, skal det foretas en avlevering av datainnholdet. 5.2 Gjennomføring Virksomhetene bør avtale avlevering eller deponering med Byarkivet før det produseres en arkivversjon for overføring. Byarkivet kan i mange tilfeller bidra med kompetanse og støtte i denne prosessen, og det er viktig å fange opp dette i forkant. Det sikrer også at deponeringen/avleveringen skjer på best mulig måte. Virksomhetene må ikke slette data i systemene sine før materialet er formelt avlevert. Arkivskaper skal beholde en versjon av datagrunnlaget så lenge materialet er deponert. For elektroniske systemer som ikke er basert på Noark-standarden, skal arkivversjonen produseres slik det er angitt i forskrift nr (Riksarkivarens forskrift) 8.10 til 8.15 og 8.26 til For arkivsystemer basert på Noark-standarden, skal arkivversjonen produseres slik det er angitt i Riksarkivarens forskrift 8.21 til I tillegg til de rapportene som nevnes der (saksordnet utskrift og kronologisk journal), skal det også leveres med offentlig journal. I tillegg til Noarkuttrekkene, ønsker også Byarkivet å få inn et tabelluttrekk av dataene dette for å kunne undersøke hvilke feil som stammer fra databasen og hvilke feil som stammer fra uttrekket. Medfølgende dokumenter skal følge spesifikasjonene gitt i Riksarkivarens forskrift 8.16 til Opplysninger om avleveringen/deponeringer skal produseres ifølge Riksarkivarens forskrift Lagringsmedium for overføringen skal være i henhold til spesifikasjonene i Riksarkivarens forskrift 8.31.

6 Side 6 av 7 Filorganiseringen på lagringsmediet skal følge anvisningene i Riksarkivarens forskrift 8.32 til Godkjenning Ved avlevering og deponering skal Byarkivet godkjenne arkivversjonen, og kvittere for det mottatte materialet. Følgende forhold kan føre til at en arkivversjon ikke blir godkjent: Innholdet omfatter ikke all nødvendig data eller dokumentasjon. Feil eller mangler i dataene kan tilbakeføres til feil ved selve produksjonen av uttrekket. Kravene til lagringsmedium, tegnsett, formater eller fil- og katalogstruktur er ikke fulgt. 5.4 Tilbakelån Avlevert eller deponert elektronisk arkivmateriale kan ikke lånes tilbake, men Byarkivet kan utlevere en kopi av slikt materiale. Eventuelle kostnader avtales i hvert enkelt tilfelle. VEDLEGG Vedlegg 1: Allment arkivskjema Kode Serienavn A Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l. B Kopibøker C Journaler og overgripende registre D Saksarkiv ordnet etter organets hovedsystem E Saksarkiv ordnet etter evt. andre (sideordnede) systemer F-O Spesialarkiv for virksomheten, bruk også H-O P Personalforvaltning Q Eiendomsforvaltning, inventar R Regnskap S Statistikk T Kart og tegninger

7 Side 7 av 7 U Foto, film, lydopptak V Edb og mikrofilm W Gjenstander (stempler, modeller, faner) X Egenproduserte trykksaker Y Referansemateriale (arkivlister, instrukser, avisutklipp, etc.) Skjemaet inneholder faste serieangivelser/-signaturer for de vanlige arkivseriene og ledige signaturer for mer spesielle serier for den enkelte virksomhet. Dersom en har flere serier av samme slag, for eksempel flere møtebokserier, blir disse skilt fra hverandre med bruk av to eller tre tegn i signaturen slik: A Møtebøker Aa Møtebøker for formannskap Ab Møtebøker for kommunestyre Til "A Møtebøker..." regnes også sakslister eller mangfoldiggjorte innstillinger med påtegnet eller påstemplet vedtak når disse er oppstilt kronologisk og det utvalget, styret eller rådet som har behandlet sakene ikke fører annen form for protokoll. Hver enkelt påtegning må i så fall være underskrevet - på samme måte som en vanlig møtebok - dersom disse dokumentene skal fungere som rettslig dokumentasjon av vedtakene. Enkeltvise innstillinger med påtegnede eller påstemplede vedtak som finnes i saksmapper beholdes i disse. Til "B Kopibøker" regnes samlinger med gjenparter / kopier av utgående korrespondanse. Disse er normalt ordnet kronologisk. Gjenparter ordnet alfabetisk etter korrespondansepartnere forekommer i en del virksomheter. Til "P Personalforvaltning" oppstilles personalregistre, personalmapper og andre enstypeserier med tilknytning til personalforvaltningen. Vedlegg 2: Mal for registerering av arkivmateriale Tabelloppsett: serie-id stykke-id mappe-id fra kode til kode tittel fra dato til dato Vedlegg 3: > Mal for forhåndsmelding [Oppdatert: ]