Forslag til forskrift om Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret

Transkript

1 Forslag til forskrift om Norsk helsearkiv Anne Sofie von Düring 6. Mars 2014

2 Bakgrunn NOU 2006:5 Helseregisterloven 8 a og arkivloven 4 Forskriftsforslaget 2

3 Forskriftshjemmelen i helseregisterloven 8 a Kongen i Statsråd kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om etablering av Helsearkivregisteret, behandlingen av helseopplysningene i registeret, formålet med behandlingen og hvilke opplysninger som skal behandles. Bestemmelsene skal videre angi den databehandlingsansvarliges plikt til å gjøre data tilgjengelig. 3

4 Forskriftshjemmelen i helseregisterloven 8 a forts. Kongen i Statsråd kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om bevaring, kassasjon og avlevering av pasientdokumentasjon for de private virksomhetene i spesialisthelsetjenesten, jf. spesialisthelse tjenesteloven 3-2 a andre ledd 4

5 Forskriftshjemmel i arkivloven 12 Kongen gjev utfyllande føresegner om journalsystem, arkivnøklar, arkivinstruksar, dokumentkvalitet, arkivutstyr, arkivlokale, arkivavgrensingar, kassasjon, bortsetjingsarkiv, avlevering, refusjonsreglar m.m., og om rett til å klaga over Riksarkivarens avgjerder. 5

6 Forskriftens oppbygging generelle bestemmelser plikt til å avlevere pasientarkiv til Norsk helsearkiv plikt til å utarbeide bevarings- og kassasjonsplaner gjennomføring av avlevering og kassasjon behandling av avlevert materiale tilgjengeliggjøring og utlevering ikraftsetting 6

7 Generelle bestemmelser 1 etablerer Norsk helsearkiv 2 angir formålet med helsearkivregisteret motta og sikre gjøre tilgjengelig 7

8 Generelle bestemmelser forts 3 fastslår hvilke typer opplysninger som finnes i Helsearkivregisteret Avdøde mottatt en spesialisthelsetjeneste 8

9 Generelle bestemmelser forts 4 grunnleggende bestandsopplysninger (anonyme opplysninger) 5 supplerende bestandsopplysninger (opplysninger underlagt taushetsplikt) 6 bevaring 9

10 Krav til spesifikasjon av materialet for å finne frem i det 13 For pasientarkivmateriale som skal avleveres, skal også eventuelle kartoteker, registre og andre hjelpemidler til å finne frem i materialet avleveres. 10

11 10 Avleveringsplikt av fysisk arkivmateriale Alle virksomheter skal avlevere: a) Legejournaler og epikriser b) Korrespondanse som er lett tilgjengelig innenfor den enkelte journal c) Dokumentasjon av vedtak om bruk av tvang 11

12 9 Avlevering av eldre fysisk arkivmateriale Alle virksomheter skal avlevere alt fysisk materiale fra pasienter som er døde før 1. januar

13 8 Avlevering av arkivmaterialet fra nasjonale og flernasjonale behandlingstjenester Virksomheter som har ytet eller yter en nasjonal og flerregional behandlingstjeneste skal avlevere fysisk materialet som er skapt som ledd i denne tjenesten 13

14 7 - Plikt til å levere alt fysisk pasientarkivmateriale a) Odda sjukehus b) Radiumhospitalet c) Kirkenes sykehus d) Aker sykehus e) Stavanger Universitetssykehus f) Skien sykehus g) Universitetssykehuset Nord- Norge, inkludert Åsgård asyl 14

15 7 - Plikt til å levere alt fysisk materiale h) Brøset sykehus, inkludert tidligere Reitgjerdet og Kriminalasylet i) Valen sjukehus j) De tidligere statsasylene (Gaustad, Rotvoll, Eg, Rønvik) k) De psykiatriske avdelingene ved Ullevål sykehus l) Sikkerhetsavdelingen ved Dikemark sykehus m) Sikkerhetsavdelingen ved Sandviken sykehus 15

16 11 Avlevering av elektroniske pasientjournaler (originalførte) Skal avleveres i form av digitale uttrekk fra pasientjournalsystemet etter format og struktur som fastsettes av Riksarkivaren og Helsedirektoratet. 16

17 12 - Private virksomheter Private institusjoner skal avlevere etter de samme regler som offentlige. Avleveringsplikten omfatter i utgangspunktet ikke privatpraktiserende spesialister, som kan kassere materialet. 17

18 14 Avlevering til Norsk helsearkiv etter søknad Riksarkivet kan beslutte at arkivmaterialet skal avleveres ut over hva som følger etter 7 til 13. Virksomheten selv eller en forskningsinstitusjon med særskilt interesse for materiale kan søke. Gjelder også privatpraktiserende spesialister, jf. 12 andre ledd 18

19 Bevarings- og kassasjonsplaner 15 plikt til å utarbeide bevarings- og kassasjonsplan 16 plikt til å sende inn planen til Norsk helsearkiv 19

20 Gjennomføring av avlevering og kassasjon - tidspunkt Virksomheten har ikke lenger behov for pasientjournalen: 17 - normalt ti år etter pasientens død 18 tidligere enn ti år etter pasientens død etter avtale med Norsk helsearkiv 20

21 Gjennomføring av avlevering og kassasjon - tidspunkt 19 Ukjent dødsår og inaktiv journal født 110 år siden, 10 år inaktiv journal ukjent fødselsår, 60 år inaktiv journal svært høy sannsynlighet for død i minst 10 år 21

22 Gjennomføring av avlevering og kassasjon - arkivbegrensning 20 plikt til arkivbegrensning før avlevering viser til arkivforskriften 3-19, som fastsetter hvordan arkivbegrensing kan gjøres 22

23 Gjennomføring av avlevering og kassasjon forts. 21 regulerer kassasjon av eldre pasientjournaler som etterdigitaliseres gjelder i utgangspunktet ikke virksomheter som omfattes av forskriften 7 til 9 23

24 Gjennomføring av avlevering og kassasjon - avlevering 22 avlevering skal skje etter avtale med Norsk helsearkiv 23 avlevering av fysisk materiale digital avleveringsliste 24 avlevering av digitalt materiale 25 avlevering av mangelfullt eller skadet materiale 26 kvittering for mottatt materiale 24

25 Behandling av materiale i Norsk Helsearkiv 27 fysisk materiale skal digitaliseres så langt som mulig 28 langtidslagring 29 kvalitetskontroll 30 taushetsplikt 25

26 Tilgjengeliggjøring og utlevering 31 tilgang til materiale 32 sikkerhets og forsvarlighetskrav 33 Norsk helsearkiv skal føre oversikt over utleveringer 26

27 Forskriften trer i kraft fra den tid Kongen bestemmer. 27