SKRIVE / JOURNALFØRINGSREGLER I

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "SKRIVE / JOURNALFØRINGSREGLER I"

Kristina Magnussen
7 år siden
Visninger:

1 Sarpsborg kommune Intern rutine: SKRIVE / JOURNALFØRINGSREGLER I SAK/ARKIVSYSTEMET

2 1 Generelle journalføringsregler Ved journalføring av både inngående og utgående journalposter er det viktig å tenke på at det som skrives kommer på offentlig journal og hvilke opplysninger det kan være aktuelt å søke på i ettertid. 1.1 Språk Sakstittel og dokumentbeskrivelse skrives på bokmål uansett språk og målform i dokumentene. Egennavn og titler på rapporter, prosjekter o.l skrives på originalspråket så langt det er mulig. Merknadsfeltet på journalpostnivå og saksnivå kan brukes til å legge inn overskrifter utover ovennevnte på originalspråket. Alle stedsnavn skrives etter norske skriveregler (f.eks København, ikke Copenhagen). 1.2 Datoer Enkeltdatoer: ddmmåå for eksempel Datospenn: ddmmåå ddmmåå for eksempel Tekststrenger Tekststrenger skal skilles med tankestrek det skal ikke være stor bokstav etter tankestrek 1.4 Gårdsnummer, bruksnummer, festenummer, seksjonsnummer Det skal brukes følgende forkortelser uten punktum: gnr 139 bnr 26 fnr 5 snr Gate og veinavn Det skal ikke brukes forkortelser på gater og veier. For eksempel Rådhusgata, Rødsøyveien. Ved sammensatte navn skal det være opphold mellom substantiv og gate. For eksempel Oscar Pedersens vei. Det skal brukes stavelsen vei og ikke veg. Hvis gate eller veinummer inneholder bokstaver skal det skrives på følgende måte: Oscar Pedersens vei 15B. 2 Saksnivå 2.1 Sakstittel Sakstittelen skal være meningsbærende. Sakstittelen skal skille saken fra andre saker. Helst bør ingen sakstitler være identiske. Forkortelser skal bare brukes hvis de er innarbeidet og lette å kjenne igjen (se egen liste). Hvis saken endrer karakter under arbeidet er det viktig at saksansvarlig endrer sakstittelen slik at den stemmer oversens med innholdet i saken.

l skrives på originalspråket så langt det er mulig. Merknadsfeltet på journalpostnivå og saksnivå kan brukes til å legge inn overskrifter utover ovennevnte på originalspråket.

3 2.2 Saker som utgår I sakstittelfeltet skrives SAK UTGÅR Sakes status settes til U Saksnummer som utgår kan brukes på nytt i samme dag 3 Journalpostnivå 3.1 Journalpostbeskrivelse Journalpostbeskrivelsen skal kort fortelle hva journalposten handler om. Journalpostbeskrivelsen skal normalt ikke være identisk med sakstittelen. Beskrivelsen skal være slik at journalposten lar seg identifisere og skilles fra andre journalposter i saken. Opplysninger på saksnivå skal i minst mulig grad gjentas på journalposten. Brevets overskrift kan være et godt utgangspunkt. Journalpostbeskrivelsen bør opplyse om dokumentets funksjon. For eksempel: Svar på søknad om. Ber om merknader.. Ber om å få tilsendt.. Tilleggsopplysninger.. Hvis en sak handler om enkeltpersoner skal ikke navnet gjentas i journalpostbeskrivelsen hvis personen også er avsender. For eksempel oppsigelse av stilling. 3.2 Avsender/- mottakerfelt Personnavn / yrkesbetengelse / tittel: Personnavn skrives på formen fornavn etternavn: for eksempel Ole Olsen I brev hvor person er angitt før institusjonens navn, skrives dette på formen: Fredrikstad kommune v/olsen. Yrkesbetegnelser/tittel brukes normalt ikke Det er viktig at hele navnet skrives inn. Forkortelser skal ikke brukes fordi det vil gjøre det vanskeligere å søke i ettertid. Skriv inn postadressen, ikke besøksadressen 3.3 Udaterte dokumenter Ved utdaterte dokumenter brukes dagens dato. Kryss av i feltet udatert. 3.4 Feildaterte dokumenter Ved feildaterte inngående dokumenter brukes dagens dato. I merknadsfeltet legges inn: brevet er feildatert. 3.4 Journalføring av kopier Journalføring av en kopi skal fremgå av selve journalpostbeskrivelsen. For eksempel kopi av brev til Halden kommune.

Beskrivelsen skal være slik at journalposten lar seg identifisere og skilles fra andre journalposter i saken. Opplysninger på saksnivå skal i minst mulig grad gjentas på journalposten.

4 3.5 Journalposter som utgår Skriv utgår i beskrivelsen. Velg status U på journalposten. Slett eventuelt elektronisk dokument. 3.6 Merknadsfeltet Når det sendes kopier av brev til ordfører, rådmann, kommunesjefer skal dette skrives i merknadsfeltet. 3.7 Forfall Den frist for behandling som avsender har satt på et dokument. For eksempel høringssaker 3.8 Avsenders referanse Den referansen avsender har satt på et dokument. 4 Spesielle sakstyper og dokumenter 4.1 Høringssaker Sakstittel på høringssaken: Høring..navn på høringssak 4.2 NOUer NOUer skrives på formen: NOU 2002:15 navnet på NOUen 4.3 Byggesaker Sakstittel på byggesaken: Gnr 500 bnr 23 Hagastuveien 50 - navn på tiltaket 4.5 Personalmapper Sakstittel på personalmappa: personalmappe navn fødselsdato 4.6 Produksjonstilskudd Sakstittel: produksjonstilskudd navn gnr. bnr. 4.7 Spesialundervisning Sakstittel: spesialundervisning navn - fødselsdato 5 Journalføring av dokumenter unntatt offentlighet Ved journalføring av dokumenter unntatt offentlighet, må alltid graderingsfeltet, paragraffeltet og gruppe fylles ut i journalpostfeltet. Det er tillatt å unnta saker fra offentlighet, men hovedregelen er at det er dokumentene som skal unntas. I de tilfellene hele sakere unntas, må man fylle ut graderingsfeltet i saksfeltet og da foretas det en kollektiv gradering for alle journalpostene i saken. Når saker og dokumenter unntas offentlighet må også navn m.m. skjermes. Avsender må skjermes på journalpostfeltet. Dokumenter som unntas offentlighet skal stemples med rødt stempel og paragraf skal påføres.

For eksempel høringssaker 3.8 Avsenders referanse Den referansen avsender har satt på et dokument. 4 Spesielle sakstyper og dokumenter 4.1 Høringssaker Sakstittel på høringssaken: Høring.

5 6 Forkortelser Forkortelser skal ikke forekomme hvis de ikke er innarbeidet eller er lette å kjenne igjen. De skal brukes på ord som er uaktuelt å søke på og som har en forståelig forkortelse. Det skal ikke brukes punktum i eller etter forkortelser. 6.1 Alminnelige forkortelser ang angående bnr bruksnummer dvs det vil si evt eventuelt fom fra og med fnr festenummer gnr gårdsnummer hhv henholdsvis ihht i henhold til kap kapittel mfl med flere mv med videre osv også videre pga på grunn av pkt punkt repr representant snr seksjonsnummer tlf telefon tom til og med utd utdanning vedr vedrørende vedl vedlagt

1 Alminnelige forkortelser ang angående bnr bruksnummer dvs det vil si evt eventuelt fom fra og med fnr festenummer gnr gårdsnummer hhv henholdsvis

Like dokumenter

Etnedal kommune. Brukerhåndbok kortversjon Websak

Etnedal kommune. Brukerhåndbok kortversjon Websak 1 Etnedal kommune Brukerhåndbok kortversjon Websak 2 Pålogging i Websak Brukernavn: 3+3 bokstaver (3 etternavn og 3 fornavn) Søke i Arkivsak Alle felter er søkbare. Skriv % søkeord% for å søke etter saken.