Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune

Transkript

1 Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato: Utarbeidet av: Øystein Ødegården arkivar, Statsarkivet i Kongsberg

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bakgrunn for tilsynet Dokumentasjon Gjennomføring Drangedal kommune Oppbygging og organisering Arkivtjenesten Tilsynsområder Depotordning for eldre og avslutta arkiv Arkivlokaler for eldre og avslutta arkiv Arkivbegrensning og kassasjon Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Publikums adgang til og bruk av eldre og avslutta arkiv Oppsummering

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Kongsberg var på tilsynsbesøk hos Drangedal kommune Etter først å ha varslet Fylkesmannen i Telemark, ble kommunen i brev av varslet om tilsynet. Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Dette er delegert til statsarkivarene i vedkommende distrikt, jf. arkivloven 4. Hovedtema for tilsynet var om kommunen har etablert ordninger og lokaler for arkivdepot og bortsettingsarkiv og oppfølging av bygningsfaglig tilstandsrapport for eldre og avslutta arkiv, jf. gjeldende krav i lov og forskrifter om sikring og tilgjengeliggjøring av arkiver, arkivloven 6 og arkivforskriften kap. IV og V. 1.2 Dokumentasjon Til forberedelse før tilsynet har Statsarkivet undersøkt rapporter fra tidligere arkivinspeksjoner i Drangedal kommune, kommunens svar på Riksarkivarens spørreundersøkelse for 2012 og 2013, dokumentasjon kommunen sendte inn til Statsarkivet i forkant av tilsynet, samt kommunens egen bygningsfaglige rapport for sine arkivlokaler. I kommuneundersøkelsen for 2013 ble det opplyst at kommunen har etterslep på oppgaver som arkivplan, avlevering, ordning og katalogisering. Statsarkivet ba i forkant av tilsynet om å få tilsendt gjeldende arkivplan, inkludert arkivrutiner og relevante instrukser og oversikt over kommunens tilrettelegging av arkivene for publikum. Følgende dokumenter ble mottatt i forkant av tilsynet: Rutiner Felles sak- og arkivløsning i Grenlandskommunene, versjon 7.5 Under tilsynet fikk vi utlevert Registrering av arkivmateriale i arkivet til oppvekst og kultur. På forespørsel fikk vi i etterkant tilsendt oversikt over antall hyllemeter arkiv som oppbevares i de enkelte arkivlokalene. 1.3 Gjennomføring Tilsynet ble gjennomført i kommunens lokaler for bortsettingsarkiv og arkivdepot i Gudbrandsvei 7. Tilsynet hadde form av intervjuer samt befaring av arkiver og lokaler. Fra Statsarkivet i Kongsberg møtte: Rådgiver Serina Johansson Arkivar Øystein Ødegården 3

4 Fra kommunen møtte: Rådmann Jørn Chr. Schjøth Knudsen Kommunalsjef Jens Arnfinn Brødsjømoen Arkivansvarlig/Konsulent Liv Asborg Kjendalen Jens Arnfinn Brødsjømoen deltok på innlednings- og oppsummeringsmøtet, de øvrige deltok under hele tilsynet. 2 Drangedal kommune 2.1 Oppbygging og organisering Drangedal kommune har ikke gjennomgått tidligere delinger eller sammenslåinger. Rådmannen er øverste administrative myndighet i kommunen. Kommunen har følgende organisasjon 1 : Sak, arkiv og felles postmottak ligger til avdelingen for Økonomi og utvikling. 1 Hentet fra Drangedal kommunes internettside : pdf 4

5 2.2 Arkivtjenesten Drangedal kommune har en sentralisert post- og arkivtjeneste. Totalt er det knyttet 1,9 årsverk til denne tjenesten. Rådmannen har det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i kommunen. Det arkivfaglige ansvaret er lagt til arkivansvarlig ved arkivtjenesten. Til denne stillingen ligger også ansvaret for arkivdepot. Arkivansvarlig har vært i stillingen i flere år og har tatt utdannelse ved Arkivakademiet. Kommunen har hatt fullelektronisk arkiv siden februar 2012 og benytter Public 360 som elektronisk sak-/arkivsystem. Kommunen har ingen arkivplan. Under tilsynet ble det informert om at kommunen siden 2008 har prioritert arbeidet med innføring til fullelektronisk arkivløsning. Drangedal kommune har felles sak- og arkivløsning med Grenlandskommunene Kragerø, Porsgrunn, Skien, Siljan og Bamble. Det er utarbeidet eget dokument med rutiner for denne. Under innledningsmøtet informerte kommunen om at de deltar i interkommunale ordninger for kommunerevisjon, med kontorer i Skien, Kontrollutvalgssekretariatet, med kontor i Bø og samarbeid i avfallssektoren, med kontor i Nissedal. Rådmannen var ikke kjent med avtaler om arkivansvar for disse ordningene, men gikk ut fra at det ble tatt hånd om av de kommunene hvor kontorene er lokalisert. Drangedal kommune er med i samarbeidet Interkommunalt arkivdepot i Nedre Telemark på Bergsland i Skien. Samarbeidsavtalen ble underskrevet med kommunene Skien, Bamble og Kragerø. Drangedal kommune har ikke benyttet Bergsland som depot avsluttes samarbeidet om Bergsland. Det er vedtatt i kommunestyret at Drangedal kommune ønsker å gå inn i IKA Kongsberg. Deres eierskap må først godtas av eierkommunene i IKA. Drangedal ønsker både å deponere utrekk fra elektroniske arkiv og papirarkiv hos IKA Kongsberg. Under innledningsmøtet informerte rådmannen om at det i løpet av 2015 vil bli utredet mulighet for sammenslåing av flere Grenlandskommuner til en storkommune. Et eventuelt vedtak vil foreligge mai/juni Tilsynsområder Tilsynet gjaldt kommunens ordninger for å sikre og tilgjengeliggjøre bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv, samt oppfølging av bygningsfaglige tilstandsrapporter, jf. arkivforskriftens kap. IV og V. Tilsynsområdene omfatter arkivlokaler for bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv, ordning, pakking og listeføring av arkiver, register over arkivbestand og tilvekst, samt ordninger for publikums bruk av arkivmaterialet innenfor de rammer som gjelder for innsynsrett og skjerming. Det som faller utenfor tilsynsområdene har ikke vært gjenstand for vurdering, og rapporten sier derfor heller ikke noe om dette. 5

6 3.1 Depotordning for eldre og avslutta arkiv Arkivforskriften 5-1 har krav om at kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot for eldre og avslutta arkiv. Som et minimum skal en slik ordning innebære at det løpende ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert et sted, og at en har nødvendige arkivlokaler for oppbevaring av arkivene. Arkivmaterialet skal ordnes og gjøres tilgjengelig i samsvar med kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal arkivordning. Drangedal kommune oppbevarer eldre og avslutta arkiv i flere lokaler i kommunehuset i Gudbrandsvei 7. Arkivansvarlig informerte under tilsynet at det etter hva de var kjent med ikke oppbevares eldre materiale ute i de enkelte enhetene. Kommunen skiller ikke mellom bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv. Kommunen har med andre ord ikke et rent arkivdepot for materiale eldre enn år. Som en konsekvens av dette har kommunens enheter tilgang til både bortsettingsmateriale og eldre materiale i depot. Under tilsynet gikk det også fram at arkivansvarlig ikke har oversikt over eldre materiale som oppbevares i arkivlokalene for Sektor for plan, næring og kultur og arkivlokalene for Landbruksavdelingen. En avlevering til depot innebærer at arkivdepotet overtar ansvaret for arkivmaterialet. Siden enkelte enheter i kommunen selv disponerer sitt eldre arkivmateriale, kan det ikke sies at Drangedal kommune har en fullverdig depotordning etter arkivforskriftens bestemmelser. 3.2 Arkivlokaler for bortsetting og eldre og avslutta arkiv Arkivforskriftens kapittel IV stiller detaljerte krav til arkivlokaler for bortsettingsarkiver og eldre og avslutta arkiver. Riksarkivaren krevde at alle kommuner og interkommunale arkivdepot innen utgangen av 2011 skulle sende inn bygningsfaglig tilstandsrapport for arkivlokaler som inneholder eldre og avslutta arkiv. Drangedal kommune oppbevarer bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv i ett lokale i 2. etasje og to lokaler i 1. etasje i kommunehuset i Gudbrandsvei 7. Kommunehuset ble oppført i De to lokalene i 1. etasje er inndelt i to og tre rom. Drangedal kommune sendte 8.5. og bygningsfaglig tilstandsrapport for lokalene i 1. etasje i kommunehuset. Rapporten omfattet begge lokalene og avdekket flere mangler. Kommunen redegjorde for tiltak og planlagte tiltak i brev av og Kommunen har ikke sendt bygningsfaglig Arkivlokale for rådmannskontoret m.fl., kommunehuset, 1. etasje 6

7 tilstandsrapport for arkivlokalet i 2. etasje. Tilsynet omfattet også oppfølging av bygningsfaglig rapport, men Statsarkivet har ikke foretatt noen bygningstekniske vurderinger under befaringen. Kommunehuset, 1. etasje For de to arkivlokalene i 1. etasje avdekket den bygningsfaglige rapporten flere mangler som ved tilsynet ennå ikke var utbedret. Ved tilsynet var det fortsatt trereoler i lokalet. Et av rommene har montert panelovn, skilleveggene i lokalene har ikke brannmotstandsevne i henhold til bestemmelsene i arkivforskriften og lokalet har ikke særskilt innbruddsalarm eller brannalarm. Kommunen har i sin tidligere redegjørelse for manglene informert om at et eventuelt innbrudd i kommunehuset vil bli fanget opp før fysisk tilgang til arkivlokalet. Under tilsynet ble det informert om at det er brannalarm for bygget, men ikke særskilt for arkivlokalene. Av arkivmateriale er de to lokalene oppgitt å romme 262 hyllemeter (arkiv for rådmannskontoret, økonomi og personal) og 172 hyllemeter (arkiv for helse, landbruk og skole), totalt 434 hyllemeter. Dette inkluderer også regnskapsmateriale som skal kasseres etter 10 år. Til det ene lokalet ble det under tilsynet informert om at Økonomi, Personal og Servicekontoret har tilgang til nøkkel i tillegg til Arkivtjenesten. For det andre lokalet har kun arkivansvarlig tilgang til nøkkel, unntatt til ett av de tre rommene, der Landbruksavdelingen selv disponerer sitt materiale. Lokalene blir i mindre grad også benyttet som lagerrom for julepynt og andre ikke- arkivrelaterte gjenstander. Kommunehuset, 2. etasje For lokalet i 2. etasje har det ikke blitt levert bygningsfaglig tilstandsrapport. Statsarkivet har derfor ikke oversikt over bygningstekniske mangler som må utbedres for at lokalet skal oppfylle kravene til spesialrom for arkiv. Lokalet består av ett rom som benyttes som bortsetting og arkivdepot for Sektor for plan, næring og kultur. Lokalet er innredet med trereoler og arkivskap og rommer materiale som går tilbake til 1960-tallet. Lokalet er utstyrt med tredør og så ut til å være oppvarmet av en elektrisk ovn montert over inngangsdøra. Arkivlokale for Sektor for plan, næring og kultur, kommunehuset, 2. etasje Av arkivmateriale er lokalet oppgitt å romme 27 hyllemeter plassert i reoler og 24 hyllemeter oppbevart i fire arkivskap, totalt 51 hyllemeter. Ved tilsynet ble det informert om at arkivansvarlig ikke har oversikt over arkivmaterialet i dette lokalet, men at det i sin helhet disponeres av Sektor for plan, næring og kultur. 7

8 I tillegg til arkivsaker ble lokalet benyttet til oppbevaring av kantinerekvisita, bl.a. kaffeposer, teposeesker og tomflasker. Statsarkivet gjør oppmerksom på at arkivlokaler ikke må benyttes som lagerrom for gjenstander som kan redusere arkivenes sikkerhet. 3.3 Arkivbegrensning og kassasjon Kommunen oppga under tilsynet å ha foretatt kassasjon av klientmapper ved sosialkontoret i henhold til gjeldende kassasjonsbestemmelser. I Riksarkivarens spørreundersøkelse for 2012 oppgir kommunen også at noe kassasjon ble gjennomført i 2003/2004 ved periodisering av k-kode arkivet. Utover dette skal det ikke være foretatt kassasjon i arkivene. Kommunen har gjennomført arkivbegrensning. Under tilsynet ble det oppgitt at det i arkivlokalene også ble oppbevart enkelte trykksaker som ikke er arkivverdig. Arkivansvarlig oppga under tilsynet at de ikke er kjent med arkivmateriale som er tapt eller skadet. 3.4 Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Arkivforskriften 5-4 har krav om at eldre og avslutta arkiv skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført etter bestemte normer, jf. kravene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Kravet stilles også til bortsettingsarkiv, jf. arkivforskriften Arkivlokale for Oppvekst og Undervisning, kommunehuset, 1. etasje Kommunen har ingen skriftlige rutiner for når arkivmaterialet skal overføres til bortsettingsarkiv/arkivdepot. Det blir heller ikke ført lister ved overføring. Under tilsynet ble det oppgitt at fastsettelse av rutiner for overføring er utsatt til kommunen eventuelt blir med i IKA Kongsberg. Under tilsynet oppga kommunen at eldre og avslutta arkiv og bortsettingsarkiv stort sett er ordnet. Arkivene er i hovedsak oppstilt etter avdeling. Det meste av materialet står oppstilt i reoler, men noe er plassert på gulvet. Det er kun laget liste over materiale fra Oppvekst og Kultur, med unntak av noe eldre skolemateriale. De øvrige arkivene er uregistrert. Mye av arkivsakene står oppbevart i ringpermer eller står løst i mapper. Materiale som skal kasseres er ikke plassert adskilt fra det øvrige arkivet. Arkivene er i hovedsak merket, men ikke etikettert systematisk. Registreringen av arkivmaterialet i arkivet til Oppvekst og Kultur som Statsarkivet fikk utlevert viser at eldre materiale fra den enkelte skole ikke er oppbevart samlet. Nyere saksarkiv er ordnet kronologisk og 8

9 etter arkivnøkkel der dette er aktuelt. Materialet er ikke ordnet og registrert som arkivserier, men listet etter hylleplassering. Kommunen har ingen skriftlige rutiner for utlån av arkivmateriale. 3.5 Publikums adgang til og bruk av eldre og avslutta arkiv I følge arkivforskriften 5-6 skal arkivdepotet legge forholdene til rette for at publikum kan benytte seg av arkivmaterialet innenfor gjeldende rammer for innsynsrett og skjerming. Kommunen informerte under tilsynet at de har lite henvendelser på det eldre arkivmaterialet. De som ønsker kan få tilgang på materialet under oppsyn på Servicesenteret. Det er ikke utarbeidet skriftlige rutiner for tilrettelegging av arkivene for publikum. Kommunen har ingen katalog over eldre og avslutta arkiv. Innsynsforespørsler på materiale fra Barnevern og Undervisning blir behandlet av de aktuelle enhetene. Øvrige forespørsler behandles av arkivansvarlig. 3.6 Oppsummering Arkivloven og arkivforskriften krever at kommunen skal ha en depotordning for eldre og avslutta arkiv og oppbevare dem i sikre lokaler. Arkivmaterialet skal ordnes og gjøres tilgjengelig i samsvar med kravene i arkivforskriften. Drangedal kommune oppbevarer selv sine eldre og avslutta arkiv sammen med bortsettingsarkiv i egne lokaler i kommunehuset. Lokalene har enkelte avvik som må utbedres dersom lokalene fortsatt skal benyttes til oppbevaring av arkiv. Kommunen har oversikt over sitt eldre arkivmateriale og har hentet dette inn til arkivdepot fra de enkelte enhetene. Kommunen har ikke skriftlige rutiner for avlevering, ordning og registrering av arkivene, og det er ikke utarbeidet katalog over arkivmaterialet. Det føres ikke lister ved overføring til bortsetningsarkiv. Det blir oppgitt å være gode rutiner for publikums adgang til bruk av arkivmateriale. Kommunen har planer om å gå inn i IKA Kongsberg fra og benytte deres depottjenester. Kommunen får pålegg om følgende: 1. Depotordning Drangedal kommune oppbevarer sine eldre og avslutta arkiver selv. Det er likevel usikkert om ordningen kan regnes som en fullverdig depotordning etter lovverkets bestemmelser da kommunens arkivdepot ikke har overtatt fullt ansvar for materialet. Enkelte enheter disponerer selv arkivmateriale i depot. Statsarkivet ser imidlertid at det vil være vanskelig å få gjennomført nye rutiner, da eldre og avslutta arkiv og bortsettingsarkiv ikke står adskilt. Siden Drangedal kommune planlegger å overføre eldre og avslutta arkiv til IKA Kongsberg når medlemskapet trer i kraft, krever vi derfor at kommunen utarbeider og gjennomfører tydelige rutiner til utlån, hvor det i tillegg til utlånskort også må kvitteres for utlån og tilbakelevering i egen journal, jf. arkivforskriften 3-10 og Normalinstruksen punkt 5. Dette 9

10 inkluderer også materiale fra Sektor for plan, næring og kultur og Landbruksavdelingen. En forutseting for at Drangedal kommune blir gitt denne muligheten er at det er gode rutiner for tilgang til arkivlokalene. Utarbeidelse av rutiner for dette må være fullført og tilbakemelding til Statsarkivet må foreligge innen Arkivplan Drangedal kommune har pr. i dag ingen arkivplan. Kommunen har egne rutiner for postmottak og håndtering av arkivmateriale ved de ulike virksomhetene. Arkivplanen skal i tillegg til oppdaterte rutiner og instrukser gi en oversikt over hva arkivet omfatter og vise hvordan arkivet er organisert, jf. arkivforskriften 2-2. Dette arbeidet må være fullført og tilbakemelding til Statsarkivet må foreligge innen Ordning og registrering Kommunen må utarbeide rutiner for overføring av eldre og avslutta arkiv til depot, jf. arkivforskriften Kommunen må ordne og registrere alt uordnet materiale i bortsettingsarkiv og arkivdepot og sørge for at alle arkivkataloger er tilgjengelig for brukerne. Eldre og avslutta arkiver må ordnes, pakkes, etiketteres og listeføres i samsvar med gjeldende regler, jf. arkivforskriften 5-4 og Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Arkiv fra ulike arkivskapende enheter skal holdes for seg og den opprinnelige orden og indre sammenheng i hvert enkelt arkiv opprettholdes så langt som mulig. I arbeidet med ordning og katalogisering skal det også kartlegges om bevaringsverdig arkivmateriale er gått tapt. Bortsettingsarkiv må håndteres i samsvar med gjeldende regler, jf. arkivforskriften Dette arbeidet må være fullført og tilbakemelding til Statsarkivet må foreligge innen Arkivlokaler Arkivlokalene kommunen benytter til bortsettingsarkiv og eldre og avslutta arkiv oppfyller ikke kravene til spesialrom for arkiv i henhold til arkivforskriften kapittel IV. Drangedal kommune har planer om å gå inn i IKA Kongsberg fra 2016 og benytte deres depottjeneste. Dersom arkivlokalene i 1. etasje på kommunehuset fortsatt skal benyttes som spesialrom for arkiv, må manglene avdekket i bygningsfaglig tilstandsrapport utbedres. Dersom lokalet i 2. etasje på kommunehuset hvor Sektor for plan, næring og kultur oppbevarer arkiv fortsatt skal benyttes til oppbevaring av eldre og avslutta arkiv, må det utarbeides bygningsfaglig tilstandsrapport for dette lokalet. Manglene rapporten avdekker 10

11 må utbedres. Skal lokalet benyttes som bortsettingsarkiv, krever vi ikke at det utarbeides bygningsfaglig tilstandsrapport. Lokalet må likevel oppfylle kravene for bortsettingsarkiv i arkivforskriften kap. IV. Utbedring av mangler vil være mest gunstig når eldre og avslutta arkiv er flyttet ut av lokalene. Frist for utbedring av mangler settes derfor under forutsetning av at kommunen blir med i IKA Kongsberg fra neste år, og at overføring til arkivdepot blir gjennomført i løpet av Utbedring av mangler ved lokalene og tilbakemelding til Statsarkivet, eventuelt melding om at lokalene er avviklet som spesialrom for arkiv, må foreligge innen Statsarkivet vil følge opp kommunens arbeid med påleggene underveis og at kommunen overholder kravet om å gi tilbakemelding ved utgangen av de forskjellige fristene. 11