Saksfremlegg. Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Saksfremlegg. Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV"

Anette Aasen
8 år siden
Visninger:

1 Saksfremlegg Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV Planlagt behandling: Formannskap Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& 1. Alta kommune melder seg inn i depotordningen til Interkommunalt arkiv i Lakselv 2. Medlemskontingent for depottordning på kr ,- innarbeides i budsjettregulering for ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& er for arkivdepot vedlegg i e-post mottatt 9. januar Krav til arkivdepot for eldre akrivmateriale vedlegg i e-post mottatt 9. januar Anslag av kontingent for 2007 vedlegg i e-post mottatt 6. juni Bakgrunn: Alta kommune meldte seg inn i interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF) som ordinær medlem fra 1. januar Medlemskap i depotordning ble ikke lagt frem som sak i påvente av avklaring om det skulle etableres en felles depotordning for papirarkiver og elektroniske arkiver for medlemskommunene. Alle medlemskommunene fikk mulighet til å komme med anbud på opprettelse eller leie av et depotlokale i sin kommune. Alta kommune annonserte i altaposten og Finnmark dagblad etter personer eller bedrifter som kunne gi anbud på vegne av kommunen. Alta kommune mottok ikke noe anbud som kunne videresendes til IKAF innen fristen 16. oktober IKAF mottok anbud fra 3 medlemskommuner, hvor tilbudet fra Porsanger kommune ble vedtatt på styresmøtet 11. januar Hvorfor ønsker Alta kommune å være med på IKAF sin depotordning? 1. Oppfylle krav til sikker oppbevaring i av arkivmateriale i forhold til personopplysningsloven og arkivloven. 2. Strenge krav til lokaler for depot o Ressursbruk og økonomiske forhold. Det koster mye å bygge nytt eller bygge om eksisterende lokaler, samt å drifte depot og ha noen ansatt for å arbeide med arkivmaterialet. 3. Tilgang til kompetanse o Ansatte med god kunnskap i forholdtil bevaringsvurdering og ordning av arkivmateriale

Alta kommune melder seg inn i depotordningen til Interkommunalt arkiv i Lakselv 2. Medlemskontingent for depottordning på kr 198.890,- innarbeides i budsjettregulering for 2007.

2 4. Tilrettelegging for publikum 1. Oppfylle krav i arkivloven og personopplysningsloven i forhold til sikker oppbevaring av arkivmateriale. I henhold til arkivloven er kommunen pålagt å orden depotordning for eldre arkivmateriale selv eller gå inn i interkommunale samarbeid for å løse de krav lovverket stiller. En av hovedgrunnene for å bli medlem i IKAF er å kunne benytte seg av denne tjenesten. I samband med den daglige drift hos den enkelte arkivskaper* i Alta kommune er det ikke er gitt rom for å rydde og ordne i eldre arkivmaterialet. Det krever mye tid og ressurser. I tillegg krever det en spesialkompetanse som ingen i Alta kommune pr dags dato innehar. *Arkivskaper er en enhet som produserer eget arkivmateriale. Eksempel på arkivskapere i alta kommune er alle sektorene med sine underavdelinger, som feks plan og byggeavdelingen, omsorgsavdelingen, barnevern, økonomiavdelingen, helseadministrasjonen, alle skoler, barnehager med mer. Alta kommune har mye papirarkiver. For å gi et inntrykk av mengde er det foretatt en kartlegging over hyllemeter på rådhuset. Man må huske på at alt arkivmateriale på helsesenteret, skoler, barnehager, sykehjem og andre institusjoner som tilhører Alta kommune, vil komme i tillegg. Totalt har man ca 1935 hyllemeter med arkivmateriale på rådhuset. Av dette materialet har 1500 meter gått ut av aktivt brukt, det er satt i ulike fjernarkiv. Anslagsvis vil man nok sitte igjen med mellom hyllemeter med papirarkiver når alt arkivverdig materiale er ryddet og klargjort for avlevering til depot. Utfordringen for Alta kommune er at man ikke har egnede lokaler for å opprette arkivdepot i egen regi. Sist Alta kommune var medlem i IKAF ble arkivlokalene vurdert i forhold til godkjenning av lokaler til depot for eldre og avsluttet arkivmateriale. Rådmannens fjernarkiv oppfylte den gang alle kravene i arkivloven. ( I dag må branndøren skiftes ut, da den er ødelagt). Der har man i etterkant utvidet kapasiteten med rullereoler for å utnytte plassen best mulig. Totalt antall hyllemeter i rullereolene er 525 hyllemeter. Det betyr at man ikke har noen mulighet for å etablere depot for alt arkivmaterialet i dette lokalet. Rådmannen har vurdert andre aktuelle lokaler i forhold til ombygging, men har funnet at man i henhold til de krav lovverket stiller, ikke har egnede lokaler i egen bygningsmasse. Et annet moment som er viktig i forhold til å bli medlem av depotordning, er korrekt og sikker oppbevaring av sensitive personopplysninger. Her syndes det ganske mye i kommunen i dag. Pr dags dato så har man ikke ordentlige og sikre arkivlokaler i kjelleren ved helsesenteret for oppbevaring av arkivmateriale som produseres der. Det er ikke forsvarlig siden storparten av arkivmaterialet der er personopplysninger, som ofte er sensitive. Det er derfor et akutt behov for å få gjort noe med den situasjonen. IKAF kan tilby forsvarlig oppbevaring av sensitive personopplysninger i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene i Arkivloven med forskrifter og som er i tråd med sikkerhetsbestemmelsene i Personopplysningsloven.

En av hovedgrunnene for å bli medlem i IKAF er å kunne benytte seg av denne tjenesten.

3 Etter Personopplysningsloven følger det at IKAF må ha en skriftlig avtale med hver enkelt kommune som vi oppbevarer sensitive personregistre for. Følgende personregistermateriale kan deponeres hos IKAF: Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester Pleie- og omsorgsarkiv (brukermapper) etter lov om sosiale tjenester Elevarkiv (elevmapper) i grunnskolen Arkiv vedrørende barn i barnehage Klientarkiv (klientmapper) innen PPT Klientarkiv (klientmapper) fra flyktningkontor Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsestjenesten 2. Strenge krav til lokaler for depot. Ressursbruk og økonomiske forhold. Hvis Alta kommune skal bygge eller leie eget arkivdepot må man regne en kostnad på bygging/ombygging og en årlig utgift på drift. Gjennomsnittlige byggekostnader ved nybygg av arkivlokaler kommer på ca kroner per m2, på grunn av de strenge kravene til klimaregulering (Opplyst av Statsbygg). Kommunen bygger nytt depot selv Investeringskostnader ved nybygg Godkjent lokaler hvor det er tatt høyde for vekst. (120m2 = hm) Reoler (ca 400. kr pr hyllemeter) Sum investeringskostnader Årlig drift av arkivdepot Vedlikehold (vask/vaktmester) Låneutgifter (rente)? 1/2 stilling papirdepot -lønn og sosiale utgifter Sum Drift av arkivdepot renter Hvis kommunen ikke ønsker å bygge nye lokaler men leie lokaler, så er man nødt til å påregne kostnader i forhold til å bygge om lokalet så de oppfyller kravene til arkivdepot. I 1998 innredet Porsanger kommune arkivdepot på 350hyllemeter (35m2) for IKAF, dette beløp seg til ca kr ,-. Dette inkluderte klimaanlegg, reoler og elektriske arbeider. Dette var et forholdsvis greit lokale uten mye vann/ventilasjonsrør. Hva ombygging vil koste kommunen vil avhenge av hvor mye som må gjøres med lokalet for å få det godkjent som arkivdepot og hva dette medfører at kostnadene er vanskelige å anslå. Som tidligere nevnt har man anslått at Alta kommune vil ha behov for om lag 1200 hyllemeter i sitt depot så det vil nok koste en del å bygge om et lokale på 120 kvm som gjør det mulig å bruke til depot. Kommunen leier lokaler til arkivdepot Ombygging for å oppfylle arkivlovens krav (avh av lokalets forfatn) Arkivreoler Sum ombygging av leide lokaler

omsorgsarkiv (brukermapper) etter lov om sosiale tjenester Elevarkiv (elevmapper) i grunnskolen Arkiv vedrørende barn i barnehage Klientarkiv (klientmapper) innen PPT Klientarkiv (klientmapper) fra

4 Årlig drift av arkivdepot Vedlikehold (vask/vaktmester) Låneutgifter (rente)? 1/2 stilling papirdepot -lønn og sosiale utgifter Leie pr m? ca 1.500, Sum Drift av arkivdepot renter IKAF har lagd et priseksempel hvor man har tatt utgangspunkt i at alle dagens medlemmer blir med. Arealbehov er da regnet ut til 400m2. Leiepris av lokaler ligger mellom kroner pr kvadratmeter. Opprettelse av depot i regi av IKAF Ombygging for å oppfylle arkivlovens krav (avh av lokalets avh av lokalet forfatn) Leiepris (400m2*1500,- leieutgift) Reoler og ombygg inkludert Tillegg til dagens stab på 2 stillinger =Drift (1/2 stilling) Sum Alle betaler et grunnbeløp på kr pr innbygger. For Alta kommune ville det blir pr år. Økonomiske fordeler ved samarbeid om depot for papirarkiver: Investeringskostnader mindre da man slipper å bygge nytt eller bygge om i egne lokaler. en for ombygging av det lokale som velges deles på alle medlemmene som blir med. Lavere personal og driftskostnader Den arkivfaglige kompetanse beholdes og bygges videre. En annen fordel med en felles løsning er at arkivmateriale blir lettere tilgjengelig for forskere av ulike typer. Forskningsmessig bruk av arkivmateriale skiller seg vesentlig fra administrativ bruk. En forsker vil ofte ha behov for å gå gjennom større mengder arkivmateriale og ofte også fra flere kommuner. 3. Tilgang til kompetanse. I løpet av 2006/07 skal IKAF utrede kompetanse og utstyrsbehov i forbindelse med etablering av depot for elektronisk arkiv, samt se på hvordan en slik tjeneste kan organiseres. Det gjøres i samarbeid med Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT). For kommunen vil det være økonomiske fordeler ved å delta i et samarbeid ved overgang til elektroniske arkiver og depot for disse. For å kunne ta i mot avleveringer av elektronisk arkivmateriale vil det være nødvendig med kostbare investeringer i utstyr og programvare, samt kompetanse i form av en IT-arkivar. Når det gjelder elektronisk arkiv virker derfor en felles løsning som det eneste realistiske alternativ.... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&&

Leiepris av lokaler ligger mellom 1400-1600 kroner pr kvadratmeter.

5 Målfrid Kristoffersen Ass. Rådmann Undis Reistad Arkivleder

Like dokumenter

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Målsettinger og tiltak for arbeidet fremover: Handlingsplanen skisserer hovedoppgavene for IKAN i tråd med vedtektene og de føringer IKANs