IKAF Interkommunalt Arkiv Finnmark

Transkript

1 IKAF Interkommunalt Arkiv Finnmark IKAF ble - opprettet i 1997 som en samarbeidsordning (kml 27) mellom kommuner formål bevare arkiv i kommunene. Finansiert gjennom tilskudd fra kommunene basert på folketall, og et fast beløp. Fra opprettet kommunene felles arkivdepot i Lakselv, med 4 ansatte. Det er vedtatt 5 stillinger, men den siste stillingen er utsatt som følge av prosessen som pågår. 20 deltakere: 19 kommuner og Finnmark fylkeskommune Arkivloven og Arkivforskriften fra 2001 forskrifter fra Riksarkivaren + særlover, hjemler forvaltningen av arkiv i off sektor.

2 Formålet med IKAF bygger på arkivloven 1. Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. 6. Arkivansvaret. Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

3 Oppgaver -Tjenestetilbud Arkivdepot for eldre og avsluttet arkivoffentlige og privatarkiv Depot for elektronisk arkiv og fagsystemer Ordning og katalogisering av eldre arkiv. Oppbevarer og betjener klientarkiv og personregistre Betjener innsyn i arkivene ved å finne frem dokumentasjon, kopierer og sender til kommunene, enkeltpersoner Formidler informasjon fra arkiv til publikum IKAF = Kulturarvinstitusjon for arkiv

4 Kommunenes arkivdepot -3 kilometer arkiv. Arkivforskriften pålegger kommunene å ha godkjente arkivlokaler og innen for sine eldre arkiv.

5 Kostnader ved etablering av kommunalt arkivdepot i en kommune med innbyggere - beregninger utført av IKA Kongsberg - januar 2010 Etablering av arkivlokaler Godkjente arkivlokaler m Kontor og lesesal - investering Arkivmagasin og reoler hyllemeter Spesialmagasin for elektroniske arkiv og foto Datautstyr og programvare Papirarkiv: Asta + KulturIT Digitalisering - bokskanner, A0-skanner, A4-skanner Rettighetsdokumentasjon - sikkerhet Elektronisk arkiv: Programvare, data, fiber Sikkerhetsmagasin Investering totalt

6 Kostnader ved etablering av kommunalt arkivdepot i en kommune med innbyggere - beregninger utført av IKA Kongsberg - januar 2010 Drift av arkivdepot Kapitalutgifter/husleie til lokaler og datautstyr: herav avdrag lån, renter, kapitalkostnader inkludert oppgraderinger Driftsutgifter: Kompetanseutvikling Energi - magasin og kontor - sommer/vinter Renhold - magasin og kontor/lesesal Sikkerhet i magasin Årlig lisenser dataprogram: Asta, KulturIT, Dex stilling papirdepot (mottak, ordning, registrering, digitalisering) ,5 stilling elektronisk depot (uttrekk, testing, sikkerhet og vedlikehold) ,5 stilling formidling (lesesal, saksbehandling, tilbakelån) Estimert årlig utgift for en kommune på ca innbyggere

7 Fremtidig organisering av IKAF Tjenestemodell Kontingent Organisering

8 Hvorfor dette møtet? Informere medlemskommunene om prosessen som stoppet opp i 2009 med bakgrunn i Altas vedtak om å melde seg ut, og Hva som har skjedd etter den tid? Viktig for IKAF at Alta er med videre i arkivsamarbeidet i Finnmark Styret har fulgt opp med eierseminar og referansegruppe Gi argumenter som gir grunnlag til ny innstilling til kommunestyrene/fylkesting høsten 2010

9 Viktigheten av samlet deltakelse i IKAF: Ønske om å samle Finnmarks historie på en plass dvs felles arkivdepot. Anbefaling om interkommunalt samarbeid innen arkiv fra Riksarkivaren For å styrke IKAF og for bedre kunne i vareta arkiv for medlemskommunene God erfaring med interkommunale arkiv nasjonal gjennom 30 år trenden: Større arkiv (fylkesvis) Elektronisk arkiv sikring av digitalt arkivmateriale - utfordring Alta har som den største kommune i fylket en rolle som toneangivende kommune signaleffektene av at de går ut av IKAF

10 Agenda Hva utfører IKAF og til hvilken pris? Tjeneste modeller Kontingent Organisering Selskapsavtale

11 Hva utfører IKAF og til hvilken pris? Ny tjenstemodell fleksibel: inngår i basis og utenom basis

12 Oppgaver i basis Arkivplan for kommunen El arkiv /systemer Tjenestemodell oppgaver i basis Beskrivelse, oppgaven Lovpålagt hjemmel Ikafs rolle Kommunens rolle Utarbeide Arkivf. 2-2 Veilede,deltar Pålagt krever ressurser,utføre kartlegge Arkivf. 2-6 x Arkiv/arkivserier kartlegge Arkivf x inngår x Rutiner/ instrukser Arkivplan web Verktøy tilgjengelig Depottjenester Papirarkiv år utarbeide Arkivf. 2-2 x utarbeide og publisere Godkjente arkivlokaler Arkivf. godkjente lokaler Systematisere Arkivkatalog utfører x Innsyn og utlån. formidling Finne frem dokumentasjon utfører x x x

13 Tjenestemodell - oppgaver i basis Oppgaver i basis Beskrive oppgaven Lovpålagt hjemmel Ikaf s rolle Kommunens rolle inngår Depot for elektronisk arkiv Datauttrekk fra arkivsystem, dokumentere. Depot for langtidslagring, Arkivf. 3-17, 5-2, 5-4 Depot, veilder / tar datauttrekk Kvalitetssikrer kontrollere Pålagt å ha, utføre utrekk, dokumentere x Sikringsdepot Sikringsdepot for arkivdepot Ny forskrift i 2010/11 Samarbeider om sikringsdepot Vil bli pålagt x Depot for Sensitive Personopplysninger Oppbevare personopplys Betjene innsyn POL, Personoppl Datatilsynet Oppbevaring og betjening iht lovverket Sikre sensitive opplysninger x Arkivkurs Grunnlegg kunnskap og for tjenester Kurs, opplæring og veiledning Arkivfors. Utføre x

14 Tjenester utenom basis Oppgaver utenom basis Arkivplansamling Arkivplan på nett Kartlegging av arkiver og elektroniske systemer Periodisering bortsetting av arkiv Kurs i periodisering og bortsetting av arkiv Beskrivelse av oppgaven Lovpålagt hjemmel Kommunenes rolle Kan betale, ev. hvor mye workshop nei bestiller 800 kr per dag eks reise /opph Inngå i nei workshop feltarbeid ja bestiller 800 kr per dag eks reise /opph feltarbeid ja bestiller kr 500 pr time eks reise /opph For arkivarer/saks Behandlere ja bestiller 800 kr per dag eks reise /opph

15 Tjenester utenom basis Oppgaver utenom basis Innbinding av protokoller Ordning av eldre arkiv som skal til depot år og eldre arkiv Oppbevaring nyere arkiv etter 1980 Feltarbeid i arkivlokaler Arkivkurs etter avtale /behov Beskrivelse av oppgaven skal bindes inn ved bortsetting Arkivene skal være ordnet, listeført, lagt i arkivbokser og påført innhold Kommuner som vil leie bortsetting Rydding, ordning mm arkivarer/saks behandlere Lovpålagt hjemmel Kommunenes rolle Kan betale, ev. hvor mye ja bestiller 300 kr pr protokoll ja Bestiller kr pr hm ja bestiller kr årlig pluss 1000 kr pr hm ja bestiller kr 700 pr time eks reise /opph bestiller 800 kr per dag eks reise /opph

16 Kontingent modell

17 Ny prismodell forslag ble lagt frem på eiermøtet i mai i år En fast sum for alle deltakerne kr 40000,- (tidl. kr 50000,-) Vekting av innbyggertall : =100% =60% > = 30% Betale pr. bruk arkivdepot Hyllemeter depot kr 150,- Resultat : modell hvor de store kommuner får mest reduksjon og mindre kommuner liten økning i kontingent

18 Ny prismodell Medlemskontingent Folketall Hyllemeter Vektet innbyggertall 2011 Alta Berlevåg , Båtsfjord , Gamvik , Hammerfest Hasvik , Karasjok Kautokeino Kvalsund Lebesby Loppa Måsøy Nesseby Nordkapp , Porsanger , Sør-Varanger Tana , Vadsø Vardø FFK SUM , kommuner 20 fastbeløp per innbygger 32,75

19 Ny prismodell Medlemskontingent Folketall Hylle-meter Vektet innbyggertall Alta Berlevåg , Båtsfjord , Gamvik , Hammerfest Hasvik , Karasjok Kautokeino Kvalsund Lebesby Loppa Måsøy Nesseby Nordkapp , Porsanger , Sør-Varanger Tana , Vadsø Vardø FFK SUM , kommuner fastbeløp per innbygger 32,75 35,02 37,39 37,39

20 Organisering alternative modeller

21 Modeller som styret har vurdert Administrativt vertskommunesamarbeid ( 28 b) Samvirkeforetak Interkommunalt selskap (IKS)

22 Organisering ulike modeller Selskapsforhold Selskapsforhold Kml. 27 Interkom. selskap Kml. 28 Adm vertskommune IKS loven, Interkomm. selskap Samvirkeloven, Samvirkeforetak SA Eget rettsubjekt/ Registrering I Brønnøysreg? Nei/ Org.ledd i vertskomm Nei/ Org.ledd i vertskomm Ja/ registrert i foretaksreg/ enhetsr Ja/ registrert i foretaksreg/ enhetsr Hvem repr. IKAF Styret Adm. sjef vertskommunen Selskapet tegnes og styret repr. Selskapet tegnes og styret repr. Ansvar for kommunen Ubegrenset proatisk ansv Del av vertskommunen Ubegrenset proatisk ansv begrenset

23 Organisering ulike modeller Deltakerforhold Deltaker forhold Hvem kan delta? Eie andre selskaper? Deltakernes økonomiske ansvar Deltakernes organ Møte- og stemmerett i deltakerorgane 27 Interkom. selskap Kommuner / Fykommuner Nei, vertskommunen 28 adm vertskommune Kommuner / Fykommuner Nei, vertskommunen IKS Interkomm. selskap Kommuner / Fykomm/IKS Ja Fullt ansvar i htl eierandel, IKS-loven 3 Samvirkeforetsak SA Frivillig, åpent medlemskap ja Deltaker hefter ikke for kreditorer Styret Har ingen Repr.skap Årsmøte Gjennom styret Har ingen Valgte repr.skapsmedlemmer Valgte repr til årsmøte, kan representeres med fullmakt

24 Organisering ulike modeller Samarbeidets organer Samarbeidets organer 27 Interkom. selskap 28 adm vertskommune IKS Interkomm. selskap Samvirkeforetsak SA Øverste forvalter Styret innen virksomhetens drift og organisering Underlagt rådmannens Instruksjon/ myndighet Styret som velges av representantskapet Styret som velges av årsmøte Mulighet til å påvirke forvaltning Gjennom styret og vedtekter Delegasjon kom.styre til adm.sjef, til adm.sjef i vertskommune Korrigere styret på repr.skapsmøte Kaste styret Korrigere styret på årsmøtet Kaste styret Myndighet og ansvar Svært begrenset Adm.sjefen i vertskomm Styret ansvarlig Etter formål, selskapsavtale, budsjett og instruks fra repr skap Styret ansvarlig Etter formål, Vedtekter, forsvarlig forvaltning

25 Organisering ulike modeller Økonomiske forhold Økonomiske forhold 27 Interkom. selskap 28 adm vertskommune IKS Interkomm. selskap Samvirkeforetsak SA Låneopptak Vedtektene kan bestemme Som for kommunens etater Styret innenfor en ramme som er satt i selskapsavtalen styret Regnskapsprinsipp Komm. regnskapsprinsipp Komm. regnskapsprinsipp Regnskapsloven eller Komm.regnskap prinsipp regnskapsloven

26 Organisering ulike modeller Personalforhold 27 Interkom. selskap 28 adm vertskommune IKS Interkomm. selskap Personalforhold Samvirkeforetsak SA Ansattelsesforhold Kommune / vertskommune Verts kommunen Selskapet Foretaket Tariffavtale Medl i komm. Gjennom KS/eller selvstendig i KS-bedrift Medl i komm. Gjennom KS/eller selvstendig i KS-bedrift Kan velge fritt Kan velge fritt Formelt Arb.giver ans Kommunen/ fykomm Kommunen/ Fy komm Selskapet ved styret Selskapet ved styret

27 Administrativt vertskommunesamarbeid 28 b Administrativt vertskommunesamarbeid ( 28 b) - avholdt møte med Porsanger kommune. Dersom IKAF skal organiseres i henhold til kml. 28, må det søkes om dispensasjon fra departementet KRD, fordi at kml. 28 ikke hjemler samarbeid mellom kommuner og fylkeskommuner.

28 Styrets anbefaling IKS Styrets har vurdert de ulike alternativer Ut fra en helhetsvurdering valgt å anbefale et samarbeid etter IKS-loven Tidligere vedtak i 15 av 19 kommuner og fylkeskommunen.

29 Revidert selskapsavtale Nytt forslag til formål i selskapsavtalen Bindingstiden Representasjon i selskapet

30 Nytt forslag til formål i selskapsavtalen Formålet med selskapet er å legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet skal fungere som arkivdepot for eierne. Selskapet kan fungere som fylkesarkiv for deltakende fylkeskommuner samt motta, oppbevare og tilgjengeliggjøre privatarkiver. Selskapet kan delta i andre selskap som tjener hovedformålet. I tillegg kan IKAF selge kompetanse og arkivtjenester til andre så lenge dette ikke går utover hovedformålet.

31 Bindingstiden Bindingstiden er satt til 5 år, jf. utkast til selskapsavtale 11 IKS-loven ledd er varsel om uttreden 1 år Forslag: Bindingstiden følger økonomiplanperioden Vedtar ny økonomiplan på representantskapsmøte høsten 2010 for perioden : Forslag til ny tekst: Bindingstiden er satt til 4 år deretter kan en deltaker tre ut med et års varsel.

32 Representasjon i selskapet etter størrelse Kommuner med innbyggertall gis 3 stemmer på representantskapet. Finnmark fylkeskommune og kommuner med innbyggertall mellom 9000 til har 2 stemmer Kommuner med innbyggertall mindre enn 9000 har 1 stemme hver.

33 Organisering og tidsplan for 2010: Kommunene er bedt om å gi forslag til organisering til IKAF innen 30. september 2010 Deretter utarbeider IKAF innspill i et nytt utkast som sendes kommunene/fylkeskommunen for endelig vedtak innen 31.desember Takk for oppmerksomheten!