Saksfremlegg. Saksnr.: 09/ Arkiv: 064 Sakbeh.: Målfrid Kristoffersen Sakstittel: INTERKOMMUNALT ARKIV FINNMARK- IKAF/IKS

Transkript

1 Saksfremlegg Saksnr.: 09/ Arkiv: 064 Sakbeh.: Målfrid Kristoffersen Sakstittel: INTERKOMMUNALT ARKIV FINNMARK- IKAF/IKS Planlagt behandling: Formannskapet Adm. utvalget Kommunestyret Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& a. Alta kommunestyre godkjenner ikke Selskapsavtalen for interkommunalt arkiv Finnmark IKS. b. Kommunestyret vedtar at Alta kommune melder seg ut av IKAF før c. Det opprettes en stillingshjemmel som fagansvarlig for arkiv og adm. saksbehandlingsverktøy d. Kommunen etablerer i løpet av 2010 depot i egne lokaler, ev. leier lokaler. Kostnader for opprustning av lokaler i egen regi, vurderes opp mot leie. e. Kostnaden for opprettelse av stillingshjemmel og depot inndekkes ved de midler vi sparer ved å si opp medlemskapet i IKAF. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Vedlegg: Vedtekter for interkommunalt arkiv Finnmark (IKAF) av , sist revidert Selskapsavtale for interkommunalt arkiv Finnmark IKS (IKAF IKS), brev av fra IKAF Vedtatt medlems kontingent IKAF av Andre saksdok.: F-sak 222/99 Kommunalt arkiv

2 F- sak 31/06 IKAF medlemskap F- sak 47/07 IKAF medlemskap i depot Innkalling til ekstraordinært representantskapsmøte i IKAF 5. november Bakgrunn: Interkommunalt arkiv Finnmark (IKAF) ble etablert i 1997 i henhold til kommunelovens 27. Formålet var å ordne eldre arkiv for sine medlemmer, samt tiltak for å styrke arkivarbeidet i kommunene. Da IKS loven kom i 2002, startet IKAF en prosess for å omdanne selskapet til IKS i samsvar med loven, men denne prosessen ble avsluttet i 2004, da det ikke kom noe pålegg om at selskapet måtte endre organisasjonsform med bakgrunn i ny lovgivning. Omdanning til IKS har likevel vært drøftet opp gjennom årene, både i styret og representantskapet. IKAF vedtok å etablere felles arkivdepot i 2006 for papir og elektroniske arkiv. 13 kommuner var da tilsluttet samarbeidet. I perioden fra 2006 til 2009 har alle kommunene i Finnmark gått inn i IKAF - samarbeidet og fra 2010 har også Finnmark fylkeskommune meldt seg inn. Denne utviklingen har ført til at IKAF sitt styre og representantskap på nytt har vurdert å endre organisasjonsform til IKS. I representantskapsmøte 19. mai 2009 ble følgende vedtak fattet: 1. IKAF beholder sin organisasjonsform inntil videre. 2. Styret gis i oppdrag å gjøre nødvendige tiltak for at IKAF IKS evt kan opprettes. 3. Representantskapets forslag sendes kommunene og fylkeskommunen til behandling. Styrets forslag til selskapsavtale og vedtekter tar utgangspunkt i anbefalingen i 4 i selskapsavtalen. IKS loven krever at hvert kommunestyre behandler selskapsavtalen, og at kommunestyrene tilslutter seg avtalen enstemmig uten noen form for endring. Styret i IKAF har derfor vurdert en minimumsavtale med enkle og få vedtekter. Avtalen legges med dette frem for kommunestyret i Alta til behandling. Kommentarer til noen av i selskapsavtalen: 4: Formål Av forslaget fremgår at IKAF IKS skal ha en omfattende drift: o arkivdepot for medlemmene o kan ha ansvar for ordning av medlemmenes fjernarkiv, herunder opplæring og veiledning, rutiner, rådgivning og tilsyn osv o kan gjennomføre prosjekter, samt selge kompetanse og arkivtjenester til andre. Altså ren forretningsdrift, men ingen vurdering av hva de forventer å tjene. o fungere som fylkesarkiv o delta i andre selskaper.. Med et så vidt/omfattende formål kan en stille spørsmål ved hvor stort selskapet har tenkt å bli. Det er viktig for kommunene at formålet et tydelig og samsvarer med det kommunene ønsker at selskapet skal produsere. IKAFs formål har ingen begrensninger for omfang av oppgaver dette vil også gjenspeile seg i økonomi.

3 Det er heller ikke i saksfremlegget fra IKAF gjort noen sammenligning med andre tilsvarende selskaper hvilket formål økonomi produksjon eller nøkkeltall har de. Alta kommunes erfaring er at IKAF ivaretar sin oppgave som depot, men har ikke mulighet med dagens bemanning på 4 stillinger til å gi Alta kommune den oppfølging som vi har behov for. 5 Innskuddsplikt og eierandel Dersom Alta kommune skal delta i IKAF IKS innebærer det at vi må skyte inn innskudd beregnet etter folketall pr på kr Dette er en engangsavgift. Deltakerne i selskapet, må i tilegg betale inn årlig tilskudd til drift av selskapet i samsvar med vedtak gjort i representantskapet her har kommunene som eier liten styringsmulighet over kostnadene. Kommunestyret får ikke styrings/eierdokumentene til godkjenning, de vedtas av representantsskapsmøte. Dersom Alta kommune velger å gå inn i IKAF IKS, må vi delta i de første 5 årene. Pr i dag har vi kun godkjent budsjett for 2010, samt økonomiplan for å forholde oss til, dvs. vi mangler økonomiplan for de siste 2 årene. Etter rådmannens vurdering er derfor ikke eierforpliktelsene godt nok utredet. 6 Representantskap Består av 1 representant fra hver deltaker. Det innebærer slik avtalen nå er utformet, at alle kommunene har lik stemmerett det er intet skille mellom de som betaler mye/lite inn til selskapet. 7 Styret Representantskapet velger styre. Det er ikke gitt, at Alta kommune som vil bli den største eieren i selskapet, vil få styreplass, slik selskapsavtalen er utformet. 8 Låneopptak Selskapet kan ta opp lån på inntil 5 millioner. Det betyr at Alta kommune kan måtte svare for sin andel i selskapet, beregnet av IKAF til å utgjøre ca. 22 %. Dvs at Alta kommune ved maks låneopptak, står ansvarlig for i overkant av 1 mill. 10 Uttreden Den enkelte deltaker kan med et års varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet, dog ikke i selskapets 5 første driftsår. Dersom Alta kommune nå går inn i IKAF IKS, må vi delta i selskapet i minst 5 år. I tillegg har styre etter anbefaling fra sin konsultent, utarbeidet styrings/eier -dokumenter som behandles og vedtas av representantskapet i IKAF. Disse må vedtas med to tredjedels flertall i representantskapet. Dokumentene behandles ikke av kommunestyrene, men sendes til kommunen ved ordfører og kommunens valgte representant. IKAF sin tidsplan for prosessen med etablering av et eventuelt IKS er: * Styrets forslag til selskapsavtale sendes til kommunene i uke 29.

4 Kommunestyrene/fylkestinget må behandle selskapsavtalen senest i desember 2009, og gi IKAF tilbakemelding før Det er denne avtalen kommunestyret nå behandler. * Opprinnelig skulle IKAF s styre sender styrings/eierdokumentene til kommunene i september 2009, dette er nå endret til februar * Kommunenes /fylkeskommunens eierinnskudd skulle opprinnelig innbetales før stiftelsesmøte i februar Stiftelsesmøte er nå flyttet til 24.mars Det er beregnet at Alta kommune skal betale kr ,-. Representantskapet avvikler nåværende organisering og selskap etter IKS loven etableres i tråd med selskapsavtalen, som kommunestyrene og fylkestinget har godkjent. Representantskapet vedtar styrings/eierdokumentene. * Når regnskap 2009 er godkjent på representantskapsmøte i 2010, vil kommunenes andel av overskudd/underskudd blir utbetalt/avregnet mot driftstilskuddet for 2010 fra kommunene/fylkeskommunene. Representantskapet godkjente budsjett for 2009 i sitt møte 19. mai, men utsatte godkjenning av budsjett 2010 og økonomiplan til ekstraordinært årsmøte til høsten. Dette årsmøte ble avholdt i Lakselv 5. november Rådmannen har utsatt behandlingen av sak om omorganiseringen av IKAF til et IKS, til kommunen var kjent med de økonomiske forutsetninger som legges til grunn. Etter det en kjenner til, er det pr. i dag 7 kommuner som har godkjent selskapsavtalen, 11 kommuner/fylkeskommunen skal behandle saken i november og desember, mens 2 kommuner ikke har respondert på forslaget. * Interkommunalt selskap (IKS) Et interkommunalt selskap er selvstendige rettssubjekt som rettslig og økonomisk er skilt fra deltakerkommunene. IKS er regulert av lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999 nr 6. Selskapet opprettes ved at det inngås en selskapsavtale mellom deltakerne, der blant annet selskapets deltakere, formål, deltakernes innskuddsplikt, antall styremedlemmer, eierandel, antall medlemmer i representantskapet skal være avtalt. Både kommuner og fylkeskommuner, og andre interkommunale selskaper kan være deltaker i et interkommunalt selskap. IKS kan også brukes til interkommunalt samarbeid som har et visst forretningsmessig preg, da som alternativ til AS. Et viktig kjennetegn for interkommunale selskaper er at deltakerne til sammen har et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser, men slik at den enkelte deltakers ansvar er begrenset til en prosentdel av selskapets totale forpliktelser. Et interkommunalt selskaps øverste organ er representantskapet. Hver deltaker har rett til å være representert her, og medlemmer utpekes av kommunestyre. I representantskapet vil hver deltaker ha en stemme, med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen. Dersom ikke annet bestemmes i selskapsavtalen, fattes vedtak med alminnelig flertall i representantskapet.

5 Selskapet skal ha et styre på minst 3 medlemmer. Representantskapet velger styret. Styret i et interkommunalt selskap har i hovedsak den samme oppgave som et styre i et aksjeselskap; å forestå den daglige forvaltning av selskapet. Selskapet skal ha daglig leder, med mindre det fastsettes i selskapsavtalen at dette ikke er nødvendig. Lov om interkommunale selskap regulerer for øvrig krav til budsjett, regnskap og økonomiforvaltning, som er ment å være tilpasset særlig at selskapets deltakere består av kommuner. Videre reguleres eierskifte, oppløsning av avvikling. Loven er i stor grad bygget på de samme forvaltningsmessige prinsipper som aksjeloven, og er ment benyttet i hovedsak som et alternativ til aksjeselskap/ansvarlig selskap for kommuners næringsvirksomhet. Loven er både med hensyn til forvaltningsstruktur og økonomiforvaltning særlig tilpasset kommunale eiere, og av samme grunn harmonisert med kommunelovens bestemmelser. Eiers påvirkning: Kommunestyret har små styringsmuligheter etter at et IKS er etablert. Kommunen velger medlemmer til representantskapet og kan gjennom dem gi signaler og synspunkter. Årsmelding og regnskap skal legges fram for kommunestyret til orientering og i den sammenheng kan kommunestyret gi synspunkter vedrørende driften av selskapet, men kan ikke gi direkte pålegg Historikk Alta kommunes deltakelse i IKAF Arkiv skal oppfylle to formål: 1. Når arkivene er i daglig bruk er det en informasjonskilde og en dokumentasjon på forvaltningens eget arbeid. 2. Når arkivene går ut av aktiv bruk, er de en del av vår kulturarv og historie som kan gjøres tilgjengelig for publikum, som kilde til forskning og informasjon. Dette materialet avleveres til depot- enten i kommunens egen regi eller med dagens ordning - hos IKAF. (Depot oppebevares til evig tid ) Alta kommune var medlem i IKAF i perioden , da meldte kommunen seg ut av ordningen. Bakgrunn for utmeldingen var blant annet: En helhetlig oppfølging og forvaltning av kommunens arkiver i det daglige i hht lovens krav, en oppgave som IKAF ikke kunne ivareta god nok med de ressurser de hadde. Kommunen hadde behov for opprustning av arkivene i egen organisasjon herunder fjernarkiv for materiell som var i bruk, samt depot for eldre materiell, som var kommet i retur fra IKAF etter katalogisering og systematisering. For å gjennomføre ovennevnte tiltak, ble det igangsatt et 3 årlig prosjekt og egen prosjektleder/arkivleder ansatt i slutten av Stillingen hadde i tillegg til ansvar for de fysiske arkivene også ansvar for utvikling og drift av kommunens saksbehandlingsverktøy K- 2000/ E-sak. Prosjektstillingen ble etter prosjektperioden omgjort til en fast stilling. Arkivleder la planer og fulgte opp det daglige arkivarbeidet sammen med post/arkivtjenestene i sektorene, herunder utvikling og drift av det elektroniske saksbehandlingsverktøyet. Det ble i prosjektperioden etablert nytt og godkjent fjernarkiv i kjelleren på rådhuset, samt foretatt en rydding og systematisering av arkivene.

6 Kommunen klarte dog ikke å etablere godkjent depot for arkiv som var gått ut av aktiv bruk, da man ikke hadde egnede lokaler i egen bygningsmasse som tilfredsstilte lovens krav. Det ble derfor vurdert om man skulle leie lokaler eksternt eller om det var mulig for IKAF å etablere et sentralt depot for alle medlemskommuner. Videre så arkivleder behovet for et kompetanse og samarbeidsorgan på arkivsiden, noe IKAF ble vurdert til å kunne bidra med, ut fra sin formålsparagraf. Det ble fremmet sak til formannskapet i mars 2006, hvor det ble besluttet at Alta kommune skulle melde seg inn igjen som medlem, i IKAF fra IKAF hadde da 2 ansatte som ivaretok de 15 medlemskommunene. Alta kommune sin arkivleder sluttet i sin stilling ved årsskifte 2007, og i forbindelse med budsjettkutt samme år ble stillingen inndratt. I de to årene som har gått siden arkivleder sluttet, har vi forsøkt å fordele ansvar og oppgaver til medarbeiderne i post/arkivtjenesten og IKT for å løse det mest prekære behovet, både når det gjelder arkivsiden og oppfølgingen av det adm. saksbehandlingsverktøyet E-sak. Tanken var at IKAF i tillegg skulle være en aktiv bidragsyter til kommunens medarbeidere innen fagområdet arkiv og saksbehandling, noe vi opplever at de ikke har kunnet prioritere ut fra sin bemanning. Det er en utfordring i en så stor organisasjon som Alta kommune, at vi ikke har ansatt egen tverrsektoriell arkivfaglig kompetanse sett i forhold til saksbehandling, fysisk arkiv og depot, en stabsfunksjon som sektorene tydelig har gitt uttrykk for at de har behov for. Medlemskap i IKAF: Medlemsavgiften var i 2007 et fast årlig grunnbeløp på kr ,- pr medlem og et variabelt kronebeløp per innbygger. Det ble i mars 2006 anslått fra IKAF, at kronebeløpet ville ligge på ca kr. 10,-. Da budsjettet for 2007 forelå i juni 2006, var beløpet steget til kr. 12,-, pga økning i stillingsressurs hos IKAF. Depot hos IKAF: I løpet av 2006 etablerte IKAF et sentralt depot for alle medlemskommunene i Lakselv. Alta kommune så denne løsningen som en gunstig løsning både faglig og økonomisk og formannskapet fattet derfor vedtak i mars 2007 om at Alta kommune skulle melde seg inn i depotordningen. Medlemsavgiften for depot var et fast årlig grunnbeløp på kr ,- pr medlem og et variabelt kronebeløp per innbygger på kr. 10,-. Regler for medlemskontingent: I henhold til 6.2 i dagens vedtekter skal kontingenten bestå av et grunnbeløp, samt et variabelt kronebeløp per innbygger per 1. januar i budsjettåret, både når det gjelder medlemskap og depot, dvs. vi betaler totalt ,- i grunnbeløp for begge ordningene. Kronebeløpet pr. innbygger varierer: For medlemskap er kronebeløpet i 2010 kr. 16,23 x antall innbyggere For depot er kronebeløpet i 2010 kr. 13,85 x antall innbyggere Høring/merknader: Saken er drøftet med medarbeidere inne post/arkivtjenesten i kommunen. Det er medarbeidere som har lang og god erfaring fra post/arkivarbeid og som har erfaring fra perioden med egen arkivleder ansatt i kommunen, samt medlemskapet hos IKAF. Det er avlevert en god del arkiver til depot hos IKAF i 2008/2009. Det innebærer for kommunen katalogisering over hva som avleveres, pakking og befraktning til Lakselv, noe

7 kommunen selv må dekke. Videre har vi fått noe råd og veiledning i forbindelse med arkivplanarbeidet, men med de ressurser IKAF har til rådighet, sier det seg selv at de ikke har kapasitet til å følge opp kommunen slik vi har behov for. Sist, men ikke minst så har vi et stort behov for utvikling, drift og opplæring i kommunens administrative saksbehandlingsverktøy noe IKAF ikke kan bidra med. Post/arkiv medarbeiderne støtter rådmannens forslag om å tre ut av fellesordningen i IKAF og omdisponere midlene til å ansette egen fagkompetanse i Alta kommune, samt at kommunen etablerer eget depot. Økonomiske konsekvenser: Alta kommune har hatt følgende utgifter til IKAF for medlemskap og depot i følge regnskapet: 2007: kr ,- 2008: kr ,- Alta kommunes budsjetterte utgifter for perioden : 2009: Kommunen har budsjettert med kr ,- Revidert budsjett fra IKAF fremlagt på årsmøte 5. november 2009 er nå på kr ,-, en budsjettsprekk for Alta kommune på kr ,- 2010: Vedtatt budsjett justering for økt folketall pr. 1. januar 2010, gir en budsjettsprekk for Alta kommune på kr ,-, da vårt prisjusterte budsjett er på kr ,-. IKAF sin vedtatte økonomiplan for perioden Representantskapet vedtok å redusere styrets forslag med kr ,-på det ekstraordinære årsmøte 5. november. Likevel vil Alta kommune betale pr år: 2011: kr ,- 2012: kr ,- 2013: kr ,- I tilegg kommer årlig justering for økt folketall pr. 1. januar, noe som ikke fremkommer av disse tallene. Budsjett 2010 og økonomiplan vil gjelder også for et IKS, men det er representantskapets årlige budsjettvedtak som vil gi den reelle utgiften for Alta kommune. I tillegg kommer at Alta kommune skal betale kr ,- i eierinnskudd ved en eventuell etablering som IKS. Det kan nevnes at IKAF leier lokaler av Porsanger kommune, herunder depot.. Leieavtalen er utformet slik at husleien vil øke årlig. Den var kr. 223 pr.m2 første leie år i 6. leie år vil prisen være kr. 610 pr m2, denne prisutviklingen vi ha konsekvenser for IKAF sin drift. En må her huske at depot er lager for evig tid, slik at en leieavtale på 6 år er etter rådmannens vurdering alt for kortsiktig.

8 Vurdering: De reelle utgiftene som vi har hatt er det redegjort for under punktet økonomi. Kostnadsutviklingen ved IKAF er bekymringsfull. Alta kommune har med dagens organisasjonsmodell kun en stemme og har liten påvirkning på utviklingen. Dersom en velger å gå over til en IKS modell vil Alta kommune som eier ha små styringsmuligheter. Dersom Alta kommune fortsatt skal være tilknyttet IKAF uansett organisasjonsform, må en sette en standard for hva skal IKAF utføre og til hvilken pris. Dette ble tatt opp på årsmøte 5. november, men det var ikke respons på en slik løsning. Videre ble det tatt opp muligheten for å øke det faste årlige grunnbeløpet for alle kommuner, uten respons, ev gradere innbetalingene i grupper for små, mellomstore og store kommuner. Alta kommune som største bidragsyter, har ikke har reell påvirkning på utviklingen av selskapets økonomi, noe som gjør at rådmannen ikke kan anbefale at vi fortsetter som medlem i IKAF ei heller at Alta kommune slutter seg til selskapsavtalen for et IKS. Med bakgrunn i de erfaringer vi har høstet i de to periodene vi har vært medlem i IKAF, samt erfaringen med å ha ansatt egen medarbeider med kompetanse både på arkiv og saksbehandlingssystemet, tilrår rådmannen følgende a. Alta kommune godkjenner ikke Selskapsavtalen for interkommunalt arkiv Finnmark IKS. b. En medlemskommune har rett til å gå ut av IKAF med 1 års varsel fra førstkommende årsskifte, jfr. 8 i dagens vedtekter. Rådmannen anbefaler at Alta kommune melder seg ut av IKAF før c. Det opprettes en stilling som fagansvarlig for arkiv og adm. saksbehandlingsverktøy d. Kommunen etablerer i løpet av 2010 depot i egne lokaler, ev. leier lokaler basert på en meget langsiktig leieavtale. Kostnader for opprustning av lokaler i egen regi, vurderes opp mot leie. e. Kostnaden for opprettelse av stillingshjemmel og depot inndekkes ved de midler vi sparer ved å si opp medlemskapet i IKAF.... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&&