SAKSFRAMLEGG. Arkivsaksnummer.: Arkivnummer: Saksbehandler: 13/ Hege Fåsen

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnummer.: Arkivnummer: Saksbehandler: 13/ Hege Fåsen FREMTIDIG ORGANISERING INNENFOR BOLIG RÅDMANNENS FORSLAG: Dagens organisering innenfor bolig videreføres. Vedlegg: Utrykt vedlegg: Kommunal eiendomsforvaltning. En veileder/verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak Saksopplysninger: I K-sak 8/13 (referert under) ble det bedt om en vurdering av dagens organisering innenfor bolig sett opp mot en mulig organisering av boligforvaltningen som et eget kommunalt foretak. 1. Bakgrunn Innledningsvis nevnes aktuelle saker innenfor bolig/eiendomsområde de siste årene. Med bakgrunn i K-sak 56/06 om vedlikehold av den kommunale eiendomsmassen, nedsatte formannskapet i sak 112/06 ei arbeidsgruppe som skulle vurdere organisering og drift av kommunens eiendomsforvaltning. Arbeidsgruppas rapport forelå , og formannskapet vedtok i sak 34/07 å sende rapporten på høring. Kommunestyret vedtok i sitt møte , sak 5/08, følgende: 1. Prinsippet om at kommunen skal eie og ha det overordnede ansvaret for eiendomsmassen står fast. 2. Det er enighet om å samle alle boligene inn under en felles administrasjon med resultatansvar forvaltning og utleie av boligmassen sentraliseres. 3. Leiligheter eller boliger hvor kommunen i dag har etablert en husleieordning skal inngå i et eget framtidig resultatområde. 4. Rasjonell drift av boligmassen vil kreve et kontorstøtteprogram som holder oversikt over alle sider av boligforvaltningen. 5. Organisasjonsformer som aksjeselskap, stiftelse, og borettslagsmodellen er uaktuelle. 6. Rådmannen bes utrede en organisasjonsmodell basert på forutsetningene i punktene 1-5, der eiendomsforvaltningen inngår som en del av den ordinære virksomheten. I K-sak 33/08 la rådmannen fram forslag til organisering av boligforvaltningen innenfor kommunens ordinære virksomhet.

2 Følgende vedtak ble fattet: 1. Stilling som boligforvalter organiseres under rådmannen. 2. Rådmannen gis fullmakt til å omdisponere andel av årets budsjettmidler for boligformål til nytt kapittel Kommunale boliger ut fra oppstartstidspunkt kr av vedlikeholdsfond, konto , tilføres boligkapitlet. Arbeidsgruppas notat med punktene 2 til og med 12 tas med i den videre behandlingen. I K-sak 2/11, Gjennomgang av Modum kommunes eiendommer, vedtas følgende strategi for kommunalt eierskap til fast eiendom: 1. Kommunalt eierskap til fast eiendom er et virkemiddel for utøvelse av kommunale tjenester og for samfunnsutvikling. Modum kommune skal opptre som en aktiv eier. 2. Eiendommer som ikke har strategisk verdi for samfunnsutvikling eller makeskifte bør selges. 3. Ved langsiktig behov for formålsbygg skal kommunen som hovedregel eie. I F-sak 8/13 vedr.forslag til saker for utredning ble det i pkt.1 fattet følgende vedtak: I forbindelse med halvårig rapport fra Boligforvalter i første halvår 2013 ber vi om at rådmannen gir en vurdering av dagens organisering sett opp mot en mulig KForganisering (utgangspunkt for vurderingen er historisk tilbakeblikk på sak i K-styret der dagens organisering ble valgt. 2. Mål med den kommunale eiendomsforvaltning Norske kommuner velger å forvalte, drifte og vedlikeholde sin eiendomsmasse på ulikt vis og gjennom ulike organisasjonsformer. Uansett organisasjonsform er målsettingen vanligvis den samme. Eieren, kommunestyret, ønsker et helhetlig blikk på den kommunale eiendomsmasse, og man ønsker minimum å nå to målsettinger: 1. stille med hensiktsmessige bygg for de tjenester som kommunene skal yte til sin befolkning 2. bevare eller øke verdien i eiendomsmassen Ofte kommer også en tredje målsetting inn; å sørge for profesjonalitet og effektivitet i både forvaltning, drift og vedlikehold av eiendomsmassen. 3. Dagens organisering i Modum Siden august 2009 har ansvaret for boligforvaltningen i Modum vært lagt til boligforvalter. Boligforvalter har fra etableringen jobbet med å få på plass gode rutiner innenfor sitt område. Boligforvalter har i dag god oversikt over boligmassen og leieforhold. Dette innbefatter oversikt over drifts- og vedlikeholdsbehov, inngåelse og avslutning av husleiekontrakter, ansvar for inn- og utflyttinger, fravikelser til namsmann, anmeldelser til politiet, fakturering av husleie og utlegg for refusjoner og skade samt kjøp/salg av boliger innenfor vedtatt budsjettramme. Boligforvalter har eget budsjett- og resultatansvar samt eget investeringsbudsjett. Boligforvalter er organisert under rådmannen i sentraladministrasjonen. Det er godt samarbeid mellom boligforvalter og de ulike kommunale virksomheter. På driftsog vedlikeholdssiden kjøper boligforvalter tjenester fra teknisk etat og evt. eksterne bedrifter ved behov. Ved større oppdrag gjennomfører boligforvalter anbudskonkurranse.

3 Teknisk etat har ansvar for drift og vedlikehold av formålsbyggene. Fra 2013 har teknisk etat fått samlet alle investeringsmidler til formålsbyggene, i bevilgningen Rehabilitering formålsbygg og ENØK, K-sak 95/12. Tidligere var det hver etat som disponerte egne investeringsmidler. Dagens organisering i Modum innebærer at ansvaret for eiendomsforvaltningen er fordelt mellom boligforvalter (boligene) og teknisk etat (formålsbygg). Denne organiseringen gir god oversikt og klare ansvarsforhold innenfor eiendomsforvaltning. Boligforvalter og teknisk etat jobber med å implementere felles programvare, facilit, innenfor forvaltning, drift og vedlikehold. Dette er et nyttig verktøy som skal benyttes innenfor flere områder og som gir oversikt og forenkler planleggingen innenfor eiendomsforvaltningen. Fra høsten 2013 skal det opprettes en egen fakturaavdeling som får ansvaret for utsending og oppfølging av fakturaer som bl.a. genereres gjennom facilit. Rådmannskontoret har ansvaret for strategisk eiendomsutvikling og tomtesalg. Teknisk etat sørger for at reguleringsplaner utarbeides, og administrerer opparbeidelse av tomtefelt. 4. Hvordan er organiseringen i et kommunalt foretak? 4.1 Rettslig stilling og lovgivning Kommunale foretak er en del av kommunen som rettssubjekt og hjemlet i kommunelovens kapittel 11. Foretaket er ikke et eget selskap med rettslig eller økonomisk selvstendighet. Det kommunale foretaket er underlagt kommunestyret som øverste myndighet. Gjennom vedtektenes formålsbestemmelse fastsetter kommunestyret den virksomhet foretaket skal drive og den ytre rammen for styrets myndighet. Kommunestyret kan gjennom vedtektene eller andre typer vedtak gi bindende pålegg for foretaket. Både stifting og oppløsning av kommunale foretak vedtas av kommunestyret. 4.2 Selskapsformens egnethet Der kommunen ønsker å gi virksomheten en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen kan det etableres et styre som kommunalt foretak. Reglene om kommunalt foretak tar særlig sikte på å gi et alternativ for mer selvstendig organisering av kommunale oppgaver. Organisasjonsformen benyttes som regel når både forretningsmessige og samfunnsmessige hensyn skal ivaretas. Det er imidlertid ikke begrensninger i selve loven med henhold til hvilke oppgaver kommunen kan legge inn i et kommunalt foretak. 4.3 Styrende organ Foretaket ledes av et styre og daglig leder. Dette er obligatoriske organer. Dersom ikke kommunestyret har delegert til annet organ å velge foretakets styre, er det kommunestyret selv som velger styremedlemmene. Styret har et overordnet ansvar for organiseringen av foretakets virksomhet. Ledelsesansvaret gjelder ikke bare den forretningsmessige siden av virksomheten, men generelt forvaltningen av de verdier og oppgaver kommunen har lagt til foretaket. Det er styret og daglig leder som opptrer utad på kommunens vegne. Det er styret i foretaket som ansetter daglig leder. Daglig leder står i et direkte underordningsog ansvarsforhold til styret som igjen er underlagt kommunestyret. 4.4 Arbeidsgiveransvaret

4 Daglig leder har det overordnede ansvaret for de ansatte i kommunale foretak. Kommunens overordnede arbeidsgiverpolitikk legger rammene også for kommunale foretak. 4.5 Kommunens økonomisk ansvar og risiko Som en del av kommunen er foretaket underlagt kommunestyrets budsjettmyndighet. Dette betyr at de kommunale budsjettene setter rammer for foretakets virksomhet, og styret er bundet av kommunens budsjett. Foretakets forpliktelser er kommunens forpliktelser, og kommunen er kontraktsmotpart i de avtalene som foretaket inngår. Det vil ikke være snakk om å ta ut utbytte fra et KF. På dette området fungerer KFet som en kommunal etat. Men i perioder med gode økonomiske resultater for foretaket vil det kunne overføres midler til å finansiere den øvrige virksomheten i kommunen. Et KF har mulighet til å beholde fondsavsetninger selv om kommunens basisorganisasjon skulle gå med underskudd og dermed måtte gjøre bruk av strykningsregelen. 4.6 Styring, tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal behandle årsberetning og årsregnskap fra foretaket, før disse behandles av kommunestyret. Kommunelovens bestemmelser om behandling av regnskapsmessig overskudd eller underskudd legger til grunn en konserntankegang og omfatter således også foretaket. Kommunale foretak har en selvstendig stilling i forhold til kommunens administrasjon. Det innebærer at rådmannen ikke har instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor daglig leder. Rådmannen kan imidlertid instruere daglig leder om ikke å iverksette et tiltak eller en sak før kommunestyret har behandlet saken. Rådmannen har således mulighet for å legge en slik sak frem for kommunestyret. I saker som foretakene fremmer til kommunestyret har rådmannen i medhold av kommuneloven 23 ansvar for fullstendig saksbehandling. Rådmannen skal følgelig også i disse sakene legge frem sin vurdering og innstilling til kommunestyret. 5. Hva kan et eiendomsforetak omfatte? Denne saken skal hovedsakelig si noe om organiseringene innenfor boligområdet. Men det kan være naturlig å se dette i sammenheng med kommunens øvrige eiendomsmasse. Kommunens eiendommer kan deles inn i følgende: formålsbygg (tjenestebygg) boliger øvrige bygg/tomter Ved etablering av et foretak er det kommunestyret som bestemmer hvilke oppgaver som skal legges til foretaket. Et foretak kan være tillagt få eller mange oppgaver. Et foretak kan på den ene siden bli tillagt all eiendomsmasse og ansvar for forvaltning, drift, vedlikehold, byggutvikling, servicetjenester og eiendomsutvikling mens et annet alternativ kan være at foretaket kun tillegges oppgaver rundt for eksempel boligbyggene. Ved regnskapsmessig overføring av eiendom fra kommunen til foretaket skal eiendommens verdi fastsettes. Det vanligste er at eiendommene overføres til bokført verdi.

5 6. Fordeler og ulemper ved de to modellene 19 av de kommunale eiendomsforetakene i Norge deltok i 2010 i et prosjekt vedr. hvordan norske kommunestyrer og foretakene selv kan lykkes med etableringen. Prosjektet resulterte i en veileder som ligger som et utrykt vedlegg til denne saken. Bakgrunnen for etablering av de kommunale eiendomsforetakene er forskjellige, men begrunnes som regel i et ønske om å ta bedre vare på kommunens verdier. Drammen kommune var tidlig ute med å etablere et kommunalt foretak på eiendomssiden og ordfører Tore Opdahl Hansen uttaler i veilederen at årsaken til etableringen av Drammen Eiendom KF først og fremst var dårlig kommunal forvaltning av eiendom, manglende oversikt og uklare ansvarsforhold. Tidligere var Drammen kommunes eierskap fordelt på om lag 40 virksomhetsledere, som hadde et helt annet fokus enn forvaltning av eiendom. Et kommunalt foretak er en organisasjonsform som kan velges når man ønsker å gi virksomheten en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen. I praksis benyttes KF ofte når forretningsmessige og samfunnsmessige hensyn samtidig skal ivaretas. Et kommunalt foretak har imidlertid ingen andre verktøy til sin disposisjon enn de som kommunen for øvrig har til disposisjon, med unntak av mulighet for å beholde fondsavsetninger. Et kommunalt foretak kan ta opp lån dersom eier har gjort vedtak om det, men ikke utover de rammer kommunen for øvrig må forholde seg til. Dette i motsetning til for eksempel et AS som kan ta opp lån utenom de rammer kommunen må forholde seg til, og hvor kommunen som eier også har en begrenset risiko. Et KF kan kun lykkes dersom kommunens øvrige beslutningsaktører legger til rette for dets virke. Modellen er derfor avhengig av samspill og kompetanse i hele kommuneorganisasjonen om hvilke verktøy foretaket må ha for å fylle sine målsettinger. 7. Vurdering I Modum er ansvaret for boligforvaltningen samlet på ett sted og de kommunale boligene er organisert som et eget ansvars- og tjenesteområde. Boligforvalter har ansvar for drift, forvaltning, vedlikehold og investering av de kommunale boligene. Boligforvalter bestiller tjenester fra bl.a. teknisk etat (bestiller/utførermodellen). Dette gir god oversikt og klare ansvarsforhold for boligforvalter. Tilsvarende har teknisk etat ansvar for drift, vedlikehold og investering når det gjelder formålsbyggene. Dette innebærer at ansvaret for kommunens samlede eiendomsforvaltning ligger hos de med kompetanse på området. Det at boligforvalter er organisert under rådmann og ikke under en av etatene gir boligforvalter en mer uavhengig og selvstendig rolle og oppleves som positivt hos boligforvalter. Et KF har i praksis ingen andre verktøy til sin disposisjon enn det kommunen har. Dagens organisering i Modum kommune er forholdsvis ny, og rådmannen finner det etter dette hensiktsmessig å videreføre denne organiseringen.