Saksnr Innhold Side POLITISKE SAKER 17/09 EIERMELDING - REVIDERING

Transkript

1 STOKKE KOMMUNE FORMANNSKAP Tilleggssak Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 0900 Forfall meldes til møtesekretær på tlf , el. E-post: Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale Saksnr Innhold Side POLITISKE SAKER 17/09 EIERMELDING - REVIDERING Møteinnkallingen er lagt ut på Stokke bibliotek, opplysningstjenesten Stokke rådhus og på Stokke kommunes hjemmesider. Stokke, den 24. april 2009 Nils Ingar Aabol ordfører sign. Mette Gravdal møtesekretær

2 STOKKE KOMMUNE Arkivsaksnr.: 07/1789 Arkiv: 026 &11 Saksbehandler: Mette Gravdal EIERMELDING - REVIDERING Saksgang: Saksnr.: Utvalg Møtedato 17/09 Formannskap / Kommunestyre Rådmannens forslag: 1. Eierskapsmelding for Stokke kommune tas til etterretning. 2. For Fossnes AS utgjør formannskapet generalforsamling. 3. I selskaper der Stokke kommune har eierandeler, er ordfører eierrepresentant i generalforsamling og representantskap. 4. Dersom ordfører sitter i styret for et selskap, er varaordfører eierrepresentant i generalforsamling og representantskap. 5. Dersom saker av stor betydning for Stokke kommune skal opp på generalforsamling eller i representantskap, skal eierrepresentanten innhente mandat fra Formannskapet. Sammendrag: Formannskapet har tidligere behandlet Stokke kommunes eierskap i Fsak 54/07 og i Fsak 57/08 jf Ksak 72/08. Siste sak omhandlet vedtektsendring og styresammensetning for Fossnes AS. Eierskapsmeldingen inneholder eierstrategi, oversikt over ulike organisasjonsformer, formål, rolleavklaringer og en kort oversikt over Stokke kommunes eierinteresser. Side 2 av 5

3 Saksutredning Dokumenter i saksmappe: Vedtekter, selskapsavtaler, aksjonæravtaler, etiske retningslinjer. Vedlegg: Eiermelding Bakgrunn for saken: Formannskapet har i sak 54/07 behandlet eiermelding for Stokke kommune. Rådmannen mener det er nødvendig med en revidering av eiermeldingen. Faktiske opplysninger: I sak 54/07 har formannskapet formulert sine eierkrav: Eierkravene må være tydelige. Det må ikke være tvil om hva eier ønsker å oppnå. Kravene må ha en utforming som gjør at måloppnåelsen kan etterprøves. Kravene må være realistiske, innenfor rammer som er mulig å oppnå. Kravene må sikre forutsigbarhet for selskapene. Oppfølging og dialog mellom eier og virksomhet gjennom året, bør skje i eiermøter. Eiermyndighet i aksjeselskaper utøves i generalforsamlingen. Eiermyndighet i IKS utøves av representantskapet. Styret skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor virksomhetens ledelse. Hvert år legger selskapenes styrer frem årsberetninger sammen med regnskapene. Forut for behandling i selskapets generalforsamling / representantskapsmøte bør det legges frem en sak til formannskapet der selskapets regnskaper med beretning fremgår. I tillegg til at formannskapet blir forelagt egne saker i forbindelse med gjennomføring av selskapets generalforsamling eller representantskap, anbefaler rådmannen at det stilles generelle krav til de selskaper Stokke kommune har interesser i. Når selskapenes årsrapport og regnskap er avlagt, orienteres formannskapet i forhold til vedtatte kriterier. Generelle eierkrav: 1. Selskapets virksomhet skal fremkomme i vedtektene. 2. Innenfor rammen av vedtektene skal selskapet ha klare mål og strategi for sin virksomhet. For aksjeselskap der Stokke kommune er eier, skal kommunestyret kunne uttale seg til strategi og handlingsplaner før selskapets styre vedtar disse. 3. Selskapet skal ha revisorgodkjent internkontrollsystem. 4. Selskapet skal ha et etisk reglement som gjelder både selskapet og dets styre. 5. Selskapet skal følge lov om offentlige anskaffelser. 6. Selskapet skal så langt det er mulig følge lov om offentlighet og etterstrebe åpenhet slik at kunnskapen om selskapets drift, beslutningsprosesser og ledelse er tilgjengelig. 7. Alle lover og regler skal holdes. 8. Selskapene skal aktivt for likestilling. 9. De ansattes rettigheter skal ivaretas i henhold til gjeldene lovgivning og avtaleverk som er etablert mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. 10. Styret skal fastsette selskapets budsjett. Budsjett for kommende år skal sendes eierkommunen innen desember. Side 3 av 5

4 I tillegg til eierskap har kommunen store verdier i bygninger og eiendommer. Gjennom finansforvaltningen har også kommunen eierandeler som bokføres som finansielle omløpsmidler. Finansforvaltningen, eiendomsforvaltningen og Stokke kommunale pensjonskasse omtales ikke videre i denne saken. Bakgrunn for dette er at det er vedtatt eget finansreglement. Pensjonskassen er en selvstendig juridisk enhet. Dennes rettslige status, virksomhet og organer er nærmere regulert i forsikringsloven (lov av 10. juni 2005). Vurdering: Etter rådmannens vurdering er det nødvendig å spesifisere eierskapet for enkelte eierskap. Dette gjelder for Fossnes AS, der Stokke kommune eier 100 % av aksjene. Vedtekter og styresammensetning for Fossnes AS ble behandlet i Ksak 72/08. Når det gjelder eierskap i Sandefjord lufthavn, vurderes dette som en investering for fremtidig kapital. Stokke kommune eier store deler av arealene rundt flyplassen og er også reguleringsmyndighet. Etter rådmannens vurdering er det positivt for Stokke kommune å ha eierskap i Sandefjord lufthavn slik at området kan utvikles i samarbeid med Stokke kommune, Sandefjord lufthavn og næringslivet / offentlige tjenester og kommunikasjon. Formannskapet har i sak 108/04 behandlet aksjonæravtale og utbyttepolitikk for Sandefjord lufthavn. Vedtaket i denne saken tilsier at et evt. utbytte fra Sandefjord lufthavn skal ses i sammenheng med regnskapsresultatet. Utbytte diskuteres på eiermøte i forkant av generalforsamlingen. De siste årene har eierne tatt ut 50 % utbytte. I Stokke kommune har det tradisjon at ordfører velges som representant for eierne til styret i Sandefjord lufthavn, og er derfor inhabil i alle politiske saker som angår Sandefjord lufthavn. Ordfører representerer derfor heller ikke eier på generalforsamlingen. Etter rådmannens vurdering bør det være varaordfører som representerer eier på generalforsamlingen. Før generalforsamlingen skal formannskapet gi mandat til eierrepresentanten i forhold til de saker som skal tas opp på generalforsamlingen. Eierskap i GigaFib Holding AS er regulert i en aksjonæravtale. I denne fremkommer det under pkt 3 Pris og utbyttepolitikk at opptjent overskudd skal benyttes til å oppfylle selskapets målsetting om å levere billige tjenester til aksjonærene. I aksjonæravtalen heter det videre at dersom selskapets på grunn av rettslige rammebetingelser ikke kan redusere prisene, skal det skje ved utbytt til aksjonærene. Før generalforsamlingen skal formannskapet gi mandat til eierrepresentanten i forhold til de saker som skal tas opp på generalforsamlingen. Når det gjelder de øvrige samarbeid og eierskap som fremkommer i eiermeldingen, mener rådmannen at formannskapet muntlig skal orienteres om saker som skal til generalforsamling og representantskap. Dersom saker av vesentlig betydning, skal formannskapet gi mandat til eierrepresentanten, som normalt er ordfører. Økonomiske konsekvenser: Ingen som følge av denne saken. Konklusjon: Etter rådmannens oppfatning er det viktig å være bevisst de ulike rollene som utøves i forvaltningen av eierskap, slik det beskrives i eierskapsmeldingen for Stokke kommune. For Side 4 av 5

5 valg av styrer er det viktig å ta hensyn til kjønnsbalanse, kompetanse og den totale styresammensetningen. Dersom generalforsamling eller representantskap har saker av vesentlig betydning til behandling, skal eierrepresentanten for Stokke kommune ha mandat for sin stemme fra formannskapet. Saker av vesentlig betydning er for eksempel endring av vedtekter, endring av selskapsavtale og aksjonæravtale, utbytte og endring i eierskap. Side 5 av 5