INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING Innhold:

Transkript

1 Godkjent i årsmøte 15. april 2015 INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2014 Innhold: INNLEDNING... s. 1 DELTAKERE... s. 1 ÅRSMØTE... s. 1 STYRET... s. 1 ADMINISTRASJON... s. 2 ØKONOMI... s. 4 ARBEID FOR DELTAKERNE... s. 4 ARBEID FOR ANDRE KOMMUNER... s. 8 OPPSUMMERING... s. 9 Vedlegg til årsmelding: I Arbeid for hver enkelt kommune.... s. 10

2 INNLEDNING VIRKSOMHETENS ART OG HVOR DEN DRIVES Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) var i 2014 et interkommunalt selskap eid av 23 kommuner i Troms. Institusjonen har som mål å bygge opp arkivfaglig kompetanse og forskriftsmessig arkivvern på vegne av sine deltakerkommuner. IKATs hovedoppgave er å stå for bevaring og formidling av sentral samfunnsmessig dokumentasjon, og for minnebevaring. Virksomheten er etablert i tilknytning til Statsarkivet i Tromsø. Alle kommuner i Troms og Troms fylkeskommune har anledning til å delta i selskapet. DELTAKERE 23 kommuner deltok i ordningen i 2014: Balsfjord, Bardu, Berg, Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord, Gratangen, Ibestad, Karlsøy, Kvæfjord, Kvænangen, Lavangen/Loabága, Lenvik, Lyngen, Målselv, Nordreisa, Salangen, Skjervøy, Skånland, Storfjord/Omasvuona/Omasvuonon, Sørreisa, Torsken og Tranøy og Troms fylke. ÅRSMØTE Årsmøte i representantskapet ble holdt 8. mai i Statsarkivet i Tromsø. 13 av deltakerkommunene var representert på årsmøtet. Disse utgjorde 69,8 % av eierandelene. STYRET Før årsmøtet besto styret av: Lars Klaus Mosli (leder), Balsfjord kommune, Jan-Eirik Nordahl, Sørreisa kommune, Laila Kristoffersen (nestleder), Skånland kommune og Ann Tobiassen, Troms fylkeskommune. Varamedlemmer var: 1. Robert Robertsen, Karlsøy kommune 2. Ellinor Evensen, Nordreisa kommune 3. Gun-Britt Bjerkeli, Lavangen kommune 4. Leif Erik Mikkelsen, Bardu kommune Etter årsmøtet besto styret av: Jan-Eirik Nordahl (leder), Sørreisa kommune, Laila Kristoffersen (nestleder), Skånland kommune, Ann Tobiassen, Troms fylkeskommune og Leif Peder Jørgensen, Skjervøy kommune. Varamedlemmer ble: 1. Robert Robertsen, Karlsøy kommune 2. Ellinor Evensen, Nordreisa kommune 3. Gun-Britt Bjerkeli, Lavangen kommune 4. Leif Erik Mikkelsen, Bardu kommune Valgkomité ble utpekt av representantskapet, og består av Svein Bogstrand (leder), Kvænangen kommune, Ellen Myrmel, Salangen kommune og Frode Schultz, Skjervøy kommune. Styret har hatt 3 styremøter i 2014, og behandlet til sammen 20 saker. Det ble arrangert et strategiseminar for styret og alle ansatte 2. september. Styret har fått utbetalt møtegodtgjørelse på kr i Hvert kommunalt oppnevnt styremedlem har mottatt en godtgjørelse på kr per møte. Styrets leder mottar i tillegg en årlig godtgjørelse på kr , og styrets nestleder en godtgjørelse som utgjør kr per år. IKATs arkivsjef fungerer som sekretær for styret, og har ansvar for å forberede styre- og årsmøtesaker. 1

3 Solveig Heløe Olsen har representert IKATs ansatte i styret. Vararepresentant har vært Ole-Bjørn Fossbakk. ADMINISTRASJON GENERELT IKAT har vært i drift siden høsten 1992, er vel etablert og fungerer godt som arkivinstitusjon med et bredt tjenestetilbud. Totalt ble det brukt rundt 32,5 ukeverk på administrasjon, organisasjonsarbeid og saksbehandling for styre og representantskap. Dette er 3,5 ukeverk mer enn i 2013, og gjenspeiler at det er blitt gjennomført en ansettelsesprosess i året som gikk. KONTOR OG MAGASIN IKAT disponerte i 2014 kontor- og magasinplass i Statsarkivet i Tromsø. Leieutgiftene utgjorde kr Dette er kr mer enn i 2013, og har sin årsak i behovet for større magasinkapasitet samt årlig indeksregulering av leien. DATALØSNING IKAT inngikk våren 2008 avtale med IT Partner, Tromsø AS om etablering og drift av serverløsning og datanettverk. Samarbeidet fungerer godt, og det ble holdt 6 driftsmøter i YTRE MILJØ Virksomhetens bransje medfører verken forurensning eller utslipp som kan være til skade for det ytre miljø. PERSONALE Ansatte IKATs personale har i 2014 bestått av: Hilde Elvine Bjørnå, arkivsjef Frøydis Antonsen, rådgiver Solveig Heløe Olsen, rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk, rådgiver Janicken Elisabeth Olsen, rådgiver (fra 1. mai) Kirsten Holiman, 1. konsulent (engasjert til og med 30. april) Tommy Eirik Raklev, regnskapsfører (timebasis) Viktor Engelhardt, ekstrahjelp/konsulent (timebasis/prosjektengasjement) Kurs og seminar mars deltok Fossbakk og Heløe Olsen på SQL-kurs i regi av KDRS, i Trondheim mars deltok Antonsen på Nordisk arkivformidlingskonferanse, i Oslo mars deltok Fossbakk og Heløe Olsen på kurs i Bruk av uttrekksprogrammet SIARD, i Tromsø juni, deltok Fossbakk på KDRSsamling, i Trondheim. 16.juni deltok Fossbakk og Heløe Olsen på Fagdag om Noark 5 og RDF, i Riksarkivet i Oslo. 26. august deltok Olsen på kurs i offentleglova i regi av Norsk arkivråd, i Tromsø september deltok Antonsen, Bjørnå og Olsen på KAI-konferansen, i Bodø oktober deltok Fossbakk på SAMDOK-konferansen: Samarbeid for samla samfunnsdokumentasjon, i regi av Riksarkivet, på Gardermoen november deltok Fossbakk på KDRS-samling, i Trondheim. 1. desember deltok Bjørnå på konferansen Noark 30 år, i Oslo. Møter 9. januar hadde Antonsen, Bjørnå, Fossbakk og Heløe Olsen et 2

4 orienteringsmøte med daglig leder for KDRS, som besøkte IKAT februar deltok Bjørnå på Ledermøte for KAI, på Gardermoen. 13. februar deltok Bjørnå på Ledermøte for KDRS, på Gardermoen juni deltok Antonsen på møte i Prosjekt arkivbeskrivelse, i Bergen. 12. juni hadde Heløe Olsen møte med ITpartner om oppdatering av programvare og videreutvikling av personregisterbasen juni deltok alle ansatte i møte med representant for Molanders om bruk av nyinnkjøpt bokskanner. 24. juli deltok Heløe Olsen i møte med representant for stiftelsen ASTA om innstallering av ny versjon av programvaren. 5. september deltok alle ansatte i møte med statsarkivets ansatte om lesesalsrutiner og felles publikumstjeneste. 11. september deltok Antonsen og Heløe Olsen på infomøte om Digitalarkivets tjenester. 20. oktober deltok Antonsen på møte i Prosjekt arkivbeskrivelse, i Bergen. 4. november deltok Bjørnå på Lederseminar for IKAer, i regi av KS Bedrift, i Oslo. 2. desember deltok Bjørnå på diplomutdeling for Norges dokumentarv, i Oslo. Verv Ole-Bjørn Fossbakk har fungert som lokalt tillitsvalgt for Samfunnsviterne. Prosjekter I 2014 deltok IKAT i følgende eksterne prosjekter: Arkivplan.no - digitalt verktøy for arkivplanlegging Arkheion - fagblad for kommunearkivinstitusjonene (KAI) Prosjekt arkivbeskrivelse, standardisering og registreringsprinsipper, i regi av kommunale arkivinstitusjoner (KAI) Møtebøker på nett - i regi av ASTA Studier De faste ansatte har til rådighet en uke til egenstudier hvert år. I 2014 fordypet de fast ansatte seg i følgende tema: Digitalisering, arkivteori, gotisk skrift (Antonsen) Arkivdanning, kommunal organisering, Norsk historie 1800-tallet (Fossbakk) Arkivdanning, kommunal administrasjonshistorie, generell arkivkunnskap (J. E. Olsen) Norsk historie (Bjørnå) S. H. Olsen gjennomførte ikke leseuke Arbeidsmiljø IKAT har et godt arbeidsmiljø. Det har ikke vært skader eller ulykker ved virksomheten i Sykefraværet utgjorde til sammen24,8 ukeverk. Dette er 5,5 ukeverk mindre enn i 2013, men er likevel høyere enn normalt. Sykemeldte er blitt fulgt opp i samsvar med gjeldende regelverk, og det ble gjennomført oppfølgingssamtaler med alle ansatte i Det høye sykefraværet sliter på resten av personalgruppen, og administrasjonen vil fremme forslag om tiltak hvis situasjonen ikke blir forbedret i løpet av Likestilling Det ble ikke vurdert som nødvendig å sette i verk særskilte tiltak med hensyn til likestilling i Det kan blant annet ikke fastslås noen ulikheter i avlønning basert på kjønn. Lønn 3. september ble det avholdt lønnspolitisk drøftingsmøte. 24. september ble det gjennomført lønnsforhandlinger. Tidsbruk Det ble i 2014 brukt 14,4 ukeverk på kurs og seminarer, møter, verv, prosjektdeltakelse og egenstudier. Dette er dobbelt så mye som i 2013, og gjenspeiler vår satsning på kompetanseoppbygging på flere felt. 3

5 ØKONOMI Revisjon ble utført av Lyngen Revisjon AS, ved Jan Einar Sætre. GENERELT OM INNTEKTER OG UTGIFTER IKATs økonomiske grunnlag besto i sin helhet av driftstilskudd fra kommunene. Tilskuddet var i 2014 sammensatt av et grunnbeløp på kr samt kr. 15 per innbygger. Troms fylkeskommune betaler kr. 3 per innbygger. Dette ga institusjonen et inntektsgrunnlag på kr i I tillegg til dette kommer renteinntekter, overskudd fra kursvirksomhet depotinntekt og salg av tjenester til kommuner utenfor ordningen. Samlet driftsinntekt utgjorde kr RESULTAT 2014 Resultatregnskapet for 2014 viser et overskudd på kr Dette er mer enn budsjettert, og skyldes hovedsakelig at lønnsog pensjonsutgiftene ble mindre enn forventet. Styret mener at resultatregnskapet og balansen med tilhørende noter gir fyllestgjørende informasjon om årets virksomhet, og arkivets stilling ved årsskiftet. Det har etter regnskapsårets utløp ikke inntrådt forhold som er av betydning for bedømmelsen av arkivets stilling. Det er styrets holdning at eventuelle driftsmessige overskudd skal plasseres i disposisjonsfond, mens underskudd dekkes av fri egenkapital. REGNSKAPSFØRING OG REVISJON Regnskapsfører i 2014 har vært Tommy Eirik Raklev, Tromsø. FORTSATT DRIFT Fortsatt driftsforutsetninger er lagt til grunn ved utarbeidelsen av regnskapet. ARBEID FOR DELTAKERNE KURS OG OPPLÆRINGSTILTAK IKATs opplæringstiltak i 2014 har bestått av: kontaktseminar temakurs for enkelte kommuner/virksomheter temaseminar for enkelte kommuner 25. januar holdt Antonsen Opplæringsseminar for nye ansatte, for 2 deltakere fra Tranøy kommune. 24. april holdt Antonsen og Fossbakk Kurs i avlevering av arkiv til depot, for de videregående skolene, i Tromsø. Det var 16 deltakere på kurset. Det årlige Kontaktseminaret ble arrangert i Tromsø mai. Det var 37 deltakere på seminaret, som hadde flere tema. 27. mai holdt Bjørnå kurset Arkiv og saksbehandling for 12 deltakere i Ibestad kommune. 3. oktober holdt Bjørnå og Fossbakk Seminar om overgang til ephorte 5 for alle kommunene i Nord-Troms, i Olderdalen. Det var 6 deltakere. 4

6 4. november holdt Antonsen og Olsen kurset Innføring i avlevering av personregistre, for Arkivavdelingen til Troms fylkeskommune. Det var 4 deltakere på kurset. Det ble i 2014 brukt rundt 17,8 ukeverk på dette arbeidsområdet. Dette er noe mindre enn i desember holdt Fossbakk kurset Innføring i arkivplanlegging, i Tromsø, for 4 deltakere fra Sørreisa, Skånland og Nordreisa kommuner. Det var til sammen 81 deltakere på IKATs kurs- og opplæringstiltak i Dette er svært lavt i forhold til tidligere å og skyldes manglende evne til å holde felleskurs. Totalt ble det brukt rundt 14,1 ukeverk på dette arbeidsområdet. INFORMASJON OG VEILEDNING I 2014 var IKAT på 7 besøk og/eller befaringer i deltakerkommunene. IKAT har skriftlig og muntlig svart på en rekke henvendelser fra deltakerne. Dette er spørsmål knyttet til regelverket for arkiv, rutiner og beste praksis innen arkivdanning, arkivlokaler, bruk av fagsystemer og til materiale som oppbevares i depot. Til sammen ble det registrert rundt 305 henvendelser av denne typen. IKATs nettside brukes til å legge ut informasjon om aktiviteter og tjenester, og til å holde kommunene oppdatert om endringer i relevant regelverk, arkivfaglige nyheter o.a. IKAT har også i 2014 deltatt i samarbeidet om utgivelse av fagbladet Arkheion. Flere eksemplar av tidsskriftet blir sendt alle deltakerkommuner. I tillegg har IKAT jevnlig kontakt og utveksler informasjon over telefon og e-post med arkivledere, arkivansvarlige og andre ansatte i kommunene som deltar i ordningen. Fra IKATs magasin ARBEID MED ARKIVPLANER Gjeldende regelverk krever at offentlige organ til enhver tid skal ha en ajourført arkivplan. Det vil si en fullstendig oversikt over arkivproduksjonen og arkivforvaltningen i en kommune. Formålet er økt effektivisering og styring på arkivfeltet. IKAT stiller det digitale verktøyet Arkivplan.no til rådighet for deltakerkommunene, hjelper til med å organisere og strukturere arbeidet. I tillegg kvalitetssikrer IKAT all informasjon som legges inn i planene. 22 av deltakerkommunene har hittil registrert seg på Arkivplan.no, og er i gang med arkivplanarbeidet. Det ble gjennomført 9 arkivplanmøter i Det ble brukt 9,3 ukeverk på dette arbeidsområdet. Dette er tre ganger mer enn i 2013, og gjenspeiler en gradvis og økt prioritering av dette arbeidsområdet. DEPOTTJENESTER Papirbasert arkivmateriale IKAT var blitt valgt som depotløsning av 22 deltakerkommuner i 2014, og oppbevarte til 5

7 sammen hyllemeter eldre og avsluttet arkiv for disse. I tillegg kommer 484 hyllemeter arkiv fra etter 1980 som er deponert hos IKAT av kommuner som mangler bortsettingsarkiv. IKAT mottok til sammen 14 avleveringer på til sammen 264 hyllemeter arkiv til arkivdepot i Det ble saksbehandlet 133 brukerhenvendelser i Av disse gjaldt 33 henvendelser dokumentasjon av rettigheter eller andre velferdsformål, 66 henvendelser gjaldt forvaltningens eget behov for informasjon, 32 gjaldt lokalhistoriske undersøkelser eller opplysninger om slekt og 2 dreide seg om forskning. I tillegg besvarte IKAT 90 henvendelser per telefon og e-post om arkivmateriale som oppbevares i depot. Til sammen ble 223 brukerhenvendelser besvart. grunn av sykefravær kom ikke det forventete resultat i form av et betydelig større antall deponeringer i løpet av 2014, men det ble satset mer på dette området i Fra og med 1. juli 2013 ble IKAT deltaker i Kommunenes digitale ressurssenter SA (KDRS), og får bygget opp EMP-sikret depot for alt digitalt materiale. Hver måned deltar en av IKATs ansatte på fagmøte per telefon i regi av KDRS. 9. januar besøkte daglig leder i KDRS IKAT for å informere om arbeidet og kartlegge hva som er våre utfordringer på området digitalt depot. Totalt ble det brukt rundt 47 ukeverk på arbeidet med depottjenester knyttet til eldre og avsluttet arkiv. Dette er 17 ukeverk mer enn i ARBEID MED PERSONREGISTRE IKAT er depot for sensitive kommunale personregistre. En del tid brukes på å veilede arkivskaperne i rutiner for avlevering. 1,5 hyllemeter personregistermateriale ble ordnet og registrert. Utsnitt fra IKATs magasin Elektronisk arkivmateriale Det ble i året som gikk arbeidet videre med å utvikle depottjenestene som gjelder elektronisk arkivmateriale. I 2014 ble det arbeidet med å informere og veilede kommunene i rutiner og metode for avlevering av elektronisk arkivmateriale Arbeidet med tjenester knyttet til digitalt depot ble omorganisert i løpet av På IKAT mottok til sammen 19 avleveringer av personregistermateriale i Dette utgjorde til sammen 58,35 hyllemeter. 68 brukerhenvendelser, som gjaldt innsyn i personopplysninger, ble behandlet. IKAT oppbevarer og betjener ved årsskiftet til sammen rundt 730 hyllemeter kommunale personregistre. Dette er et resultat av til sammen 222 avleveringer. Totalt ble det brukt 29,9 ukeverk på dette arbeidsområdet. Dette er 5,3 ukeverk mer enn i

8 TILGJENGELIGGJØRING OG FORMIDLING Ordning og katalogisering Å tilgjengeliggjøre eldre og avsluttet arkiv gjennom ordning og katalogisering er en av IKATs hovedoppgaver. Oversiktlige og godt systematiserte arkiver er en forutsetning for rask framfinning og muligheter for rettslig- og forvaltningsmessig bruk. Tilgjengelige eldre arkiver er også nødvendig for å kunne formidle kunnskap om innholdet i kommunearkivene - og deres kulturhistoriske kontekst - til besøkende og andre arkivbrukere. I året som gikk ble det ordnet og registrert 38,5 hyllemeter eldre arkiv. Dette er på samme nivå som forrige år. Digitalisering En digitaliseringsplan ble utarbeidet i 2014, og lagt fram for styre og representantskap til orientering. Det ble investert i en bokskanner som ble tatt i bruk sommeren skoleprotokoller (ca. 1 hyllemeter) ble digitalisert og publisert på IKATs nettsider. I tillegg ble digitaliseringen av skadet arkivmateriale påbegynt. Publikumstjenester og formidling Vår lesesal er åpen fra 9 15 på alle ukedager, og en ansatt er alltid tilgjengelig for besøkende. I tillegg har IKAT en fast lesesalsvakt per uke (fra september 2014). På nettsidene finnes oversikt over alt tilgjengeliggjort kommunalt arkivmateriale, og interesserte kan enkelt skaffe seg kopier av arkivkatalogene vi produserer. Denne informasjonen er også å finne på lesesalen, som vi deler med Statsarkivet i Tromsø. Det ble i 2014 opprettet en egen Facebookside for IKAT, som blant annet brukes til å formidle informasjon om arkivene vi forvalter, og IKATs arbeidshverdag.. 30.mai ble søknad/nominasjon av skoleprotokoller fra Målselv kommune til opptak i Norges dokumentarv 1 oversendt Kulturrådet. Skoleprotokollene fra omgangsskolen i Målselv ble også presentert som månedens dokument på IKATs nettsider. 22.september hadde IKAT og Statsarkivet besøk av 13 mastergradsstudenter fra Institutt for historie, UiT. Studentene fikk en omvisning i bygningen, nettressurser ble presentert og informasjon om arkivmateriale som forvaltes ble gitt. En diskusjon og spørsmålsrunde inngikk også i programmet. Arkivdagen ble arrangert 8. november i samarbeid med Statsarkivet i Tromsø. IKAT presenterte arkivmateriale knyttet til evakueringen av Nord-Troms og Finnmark høsten I tillegg hadde vi engasjert konservator Heidi Stenvold, fra Gjenreisningsmuseet i Hammerfest, til å holde foredrag om Tromsø by som hovedtransitthavn under tvangsevakueringen i Det var rundt 60 besøkende under arrangementet. 2.desember fikk IKAT utdelt diplom for vår nominasjon til Norges dokumentarv: Skoleprotokoller fra Målselv kommune Norges dokumentarv er et register over noen av de viktigste dokumentene i norsk historie. Registeret er en nasjonal utgave av UNESCOs Verdensminneprogram (Memory of the World), som skal bidra til å verne og tilgjengeliggjøre verdens dokumentarv og framstå som menneskehetens kollektive hukommelse. 7

9 1885 omgangsskolen i et kolonisamfunn, i en seremoni i Oslo. 30. april besøkte Heløe Olsen og Engelhardt Barneverntjenesten for å veilede i rydding og avlevering av personregistermateriale. 24. mars mottok IKAT 0,3 hyllemeter personregistermateriale fra Ersfjordbotn skole og Tromvik skole. 0,1 hyllemeter personregistermateriale ble ordnet og registrert. IKAT behandlet 19 brukerforespørsler som gjaldt innsyn i avleverte personopplysninger. Det oppbevares til sammen 115,66 hyllemeter personregistermateriale. Dette er et resultat av 35 avleveringer. Det ble sendt ut pressemelding og Janicken Elisabeth Olsen ble intervjuet av NRK, Nordlys og Nye Troms. Oppslaget på NRK sine nettsider ble også brukt som hovedoppslag nasjonalt for nyheten om nye opptak i Norges dokumentarv. I 2014 fikk 112 besøkende veiledning i bruk av, og tilgang til, arkivmateriale IKAT forvalter. 39 av disse var besøkende på lesesalen, og det ble lånt ut 87 forskjellige arkivstykker. Dette er en kraftig økning i forhold til tidligere år. 39 henvendelser fra publikum eller andre arkivinstitusjoner per telefon og e-post om eldre og avsluttet arkiv ble registrert. Det ble bruk rundt 35,2 ukeverk på dette arbeidsområdet. Dette er 4,8 ukeverk mindre enn i ARBEID FOR ANDRE TROMSØ KOMMUNE IKAT har besvart 9 henvendelser om rådgivning og veiledning i håndtering av personregistermateriale. HARSTAD KOMMUNE 3 henvendelser om forskjellige arkivspørsmål ble besvart per telefon/e-post. RYAFORBINDELSEN AS 25. april tok IKAT imot 4 hyllemeter arkiv til depot. Avtale om deponering av arkiv ble inngått, og 4 hyllemeter arkiv ble ordnet og listeført. IKAT oppbevarer og betjener til sammen 2,5 hyllemeter arkivmateriale. Det har vært 1 forespørsel om innsyn i arkivet etter Ryaforbindelsen AS. 22. januar ble tilbud om rydding, ordning og listeføring av klientmapper oversendt Barneverntjenesten. 8

10 OPPSUMMERING Til tross for et relativt høyt sykefravær har IKAT hatt ett godt arbeidsår i Det er blitt gjort viktige investeringer i utstyr og kompetanseoppbygging innen digitalisering, digitalt depot og formidlingsarbeid. Det er blitt brukt mest tid på depottjenester, tilgjengeliggjøring, og på informasjon og rådgivning. På grunn av høyt sykefravær og prioritering av arkivplanarbeidet er det blitt gjennomført færre felleskurs - og andre opplæringstiltak - enn normalt. Tjenesteproduksjonen er blitt fordelt mellom kommunene så godt som mulig, Vi ser at tidsbruken på hver enkelt kommune både utjevner seg over tid, og i stor grad avhenger av kommunenes egen innsats og prioriteringer på arkivfeltet. Tromsø, 5. mars 2015 Styret for Interkommunalt arkiv Troms Jan-Eirik Nordahl leder Laila Kristoffersen nestleder Ann Tobiassen styremedlem Robert Robertsen 1. varamedlem Ole-Bjørn Fossbakk ansattes representant 9

11 ARBEID FOR HVER ENKELT KOMMUNE Vedlegg I Balsfjord 29. august mottok IKAT 4 hyllemeter elevmapper fra PPT for grunnskolen 12. september ble brev om nytt landbrukskontor og sammenslåing av barnehager oversendt kommunen Av personregistermateriale oppbevares 22,5 hyllemeter fra 12 avleveringer IKAT behandlet 3 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 216,3 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 1,72 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT 1 elektronisk uttrekk er mottatt og sikret hos IKAT 10 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot ble besvart IKAT registrerte 32 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Bardu Kommunen hadde 2 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, mai 5. februar hadde Bjørnå i arkivplanmøte i kommunen Det ble gjennomført 2 arkivplanmøter per telefon 7. oktober ble brev om avlevering av MORS-arkiv oversendt kommunen Av personregistermateriale oppbevares 3,3 hyllemeter fra 3 avleveringer IKAT registrerte 7 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Berg 30. januar ble 0,03 hyllemeter arkiv etter Berg folkeboksamling overført til IKAT fra Statsarkivet i Tromsø 11,5 hyllemeter arkiv ble ordnet og katalogisert Av personregistermateriale oppbevares 5,75 hyllemeter fra 12 avleveringer 36,7 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot 11,53 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 4 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 6 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Dyrøy Av personregistermateriale oppbevares 8,8 hyllemeter fra 6 avleveringer IKAT oppbevarer ca. 49 hyllemeter eldre arkiv i påvente av ordning og katalogisering 1 elektronisk uttrekk er mottatt og sikret hos IKAT IKAT registrerte 4 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv 10

12 Gáivuona/Kåfjord Kommunen hadde 3 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, mai 28. januar ble brev om arkivering av konsesjonssaker oversendt kommunen 29. januar ble brev om periodisering av elektronisk arkiv oversendt kommunen 20. august ble brev om journalføring og arkivering av klagesaksbehandling oversendt kommunen 3. oktober deltok Bjørnå og Fossbakk på arbeidsseminar om overgang til ephorte 5, i Olderdalen Av personregistermateriale oppbevares 42,2 hyllemeter fra 12 avleveringer IKAT behandlet 1 sak om bruk av avlevert personregistermateriale 43,3 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 9,7 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 7 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 20 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Gratangen Av personregistermateriale oppbevares 3,2 hyllemeter fra 4 avleveringer IKAT behandlet 1 sak om bruk av avlevert personregistermateriale 42,7 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 5,6 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 2 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 5 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Ibestad 27. januar ble rapport fra IKATs besøk i 2013 oversendt kommunen. 21.mars ble brev om arkivering av fosterhjemsopplysninger oversendt kommunen mai besøkte Bjørnå kommunen. Formålet var å gjennomføre kurset Arkiv og saksbehandling, delta på informasjonsmøte om arkiv med ledergruppen samt gjennomgå arkivmateriale som var klart for overføring til arkivdepot. 15. oktober ble brev om arkivering av elevopplysninger i grunnskolen oversendt kommunen 14. november ble 30 hyllemeter eldre arkiv overført til arkivdepot hos IKAT Av personregistermateriale oppbevares 1,8 hyllemeter fra 3 avleveringer IKAT behandlet 2 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 30 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT IKAT registrerte 10 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Karlsøy 8,4 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv ble ordnet og katalogisert 31. juli ble 9,8 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv overført til arkivdepot hos IKAT 5. august ble 27,6 eldre og avsluttet arkiv overført til arkivdepot hos IKAT 14. august ble 3,48 hyllemeter arkiv fra etter 1980 deponert hos IKAT 14. august mottok IKAT 1,5 hyllemeter pasientjournaler fra Hansnes legekontor 8. desember mottok IKAT 1,9 hyllemeter pasientjournaler fra Hansnes legekontor 8. desember mottok IKAT 2,55 hyllemeter klientarkiv fra Barneverntjenesten 11

13 8. desember mottok IKAT 0,1 hyllemeter klientarkiv fra Sosialtjenesten 8. desember ble 9 hyllemeter eldre og avslutt arkiv overført til IKAT 8. desember ble 10,6 hyllemeter arkiv fra etter 1980 deponert hos IKAT Av personregistermateriale oppbevares 17,8 hyllemeter fra 11 avleveringer IKAT behandlet 2 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 97,83 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 97,52 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 8 henvendelser vedrørende materiale som er avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 10 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Kvæfjord Kommunen hadde ingen deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, mai Av personregistermateriale oppbevares 6,9 hyllemeter fra 3 avleveringer 31,6 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 56,9 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 4 henvendelser vedrørende materiale som er avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 10 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Kvænangen Kommunen hadde ingen deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, mai 3. oktober deltok Bjørnå og Fossbakk på arbeidsseminar om overgang til ephorte 5, i Olderdalen Av personregistermateriale oppbevares 0,15 hyllemeter fra 1 avlevering 26,9 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT Det ble besvart 7 henvendelser vedrørende materiale som er avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 7 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Lavangen Av personregistermateriale oppbevares 9,3 hyllemeter fra 5 avleveringer Til sammen 12,1 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat IKAT oppbevarer i tillegg 30 hyllemeter eldre arkiv i påvente av ordning og katalogisering IKAT registrerte 3 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Lenvik Kommunen hadde 2 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, mai 3. januar ble brev om sortering, pakking og listeføring av arkiv oversendt kommunen 30. januar mottok IKAT 15,4 hyllemeter pasientjournaler fra Finnsnes legekontor 4. mars mottok IKAT 1,3 hyllemeter personregistermateriale fra NAV Lenvik 4. juni deltok Bjørnå på arkivplanmøte i kommunen 17. oktober mottok IKAT 4,1 hyllemeter personregistermateriale fra pleie- og omsorgstjenesten 17. oktober mottok IKAT 0,3 hyllemeter pasientjournaler fra Finnsnes legekontor 17. oktober mottok IKAT 0,9 hyllemeter pasientjournaler fra Gibostad legekontor 17. oktober mottok IKAT 0,5 hyllemeter pasientjournaler fra Rossfjord legekontor Av personregistermateriale oppbevares 170,25 hyllemeter fra 76 avleveringer 12

14 IKAT behandlet 9 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 146,7 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 27 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 3 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 22 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Lyngen Kommunen hadde 2 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, mai 23. januar ble brev om behandling av arkiv ved sammenslåing av barnehager oversendt kommunen 3. oktober deltok Bjørnå og Fossbakk på arbeidsseminar om overgang til ephorte 5, i Olderdalen Av personregistermateriale oppbevares 15,15 hyllemeter fra 10 avleveringer IKAT behandlet 1 sak om bruk av avlevert personregistermateriale 102,6 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 110,5 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 4 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 7 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Målselv 6. november ble brev om digitalisering av eiendomsarkiv oversendt kommunen 1 hyllemeter eldre arkiv (17 skoleprotokoller fra ) ble digitalisert Av personregistermateriale oppbevares 21,1 hyllemeter fra 18 avleveringer IKAT behandlet 1 sak om bruk av avlevert personregistermateriale 98 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 13,4 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 5 henvendelse vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot 1 elektronisk uttrekk er mottatt og sikret hos IKAT IKAT registrerte 10 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Nordreisa Kommunen hadde 2 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, mai 16,1 hyllemeter arkiv ble ordnet og katalogisert 12. september mottok IKAT 10,7 hyllemeter pasientjournaler fra Nordreisa legekontor 3. oktober deltok Bjørnå og Fossbakk på arbeidsseminar om overgang til ephorte 5, i Olderdalen Kommunen hadde 1 deltaker på Arkivplankurs i Tromsø, 9. desember Av personregistermateriale oppbevares totalt 19 hyllemeter fra 10 avleveringer IKAT behandlet 10 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 14,87 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 2,03 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 3 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot 1 elektronisk uttrekk er mottatt og sikret hos IKAT IKAT registrerte 16 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv 13

15 Salangen 1,5 hyllemeter personregistermateriale ble ordnet og registrert Av personregistermateriale oppbevares 10,6 hyllemeter fra 6 avleveringer IKAT behandlet 1 henvendelse om bruk av avlevert personregistermateriale 66,7 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot 5,1 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 5 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 10 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv. Skjervøy 3. oktober deltok Bjørnå og Fossbakk på arbeidsseminar om overgang til ephorte 5, i Olderdalen 43,5 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat Det ble besvart 1 henvendelse vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 6 henvendelse per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv. Skånland 19.november besøkte Antonsen og Olsen kommunen. Formålet var råd og veiledning i forhold til avlevering av arkiv til depot, interkommunalt samarbeid og arkiv samt arkivplanlegging. Kommunen hadde 1 deltaker på Arkivplankurs 9. desember, i Tromsø. 66,95 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 10,6 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 3 henvendelse vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 11 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv. Storfjord Kommunen hadde 2 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, mai 3. oktober deltok Bjørnå og Fossbakk på arbeidsseminar om overgang til ephorte 5, i Olderdalen Av personregistermateriale oppbevares 2,5 hyllemeter fra 3 avleveringer 15,5 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 1 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT 10 hyllemeter eldre arkiv blir oppbevart i påvente av ferdig ordning og katalogisering Det ble besvart 4 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 12 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Sørreisa Kommunen hadde 2 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, mai 6. januar ble brev om handtering av gamle fotografier oversendt kommunen 1. april ble brev om arkivering av elevopplysninger oversendt kommunen 4. desember ble 1,25 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv avlevert til arkivdepot/ikat 4. desember ble 10,85 hyllemeter arkiv fra etter 1980 deponert hos IKAT 4. desember mottok IKAT 3,6 hyllemeter skolehelsekort 14

16 4. desember mottok IKAT 2,4 hyllemeter elevarkiv Kommunen hadde 2 deltakere på Arkivplankurs 9. desember, i Tromsø Av personregistermateriale oppbevares 23,6 hyllemeter fra 12 avleveringer IKAT behandlet 2 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 38,75 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 72,25 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 25 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 20 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Torsken 30. januar ble 0,1 hyllemeter arkiv etter Torsken folkeboksamling overført til IKAT fra Statsarkivet i Tromsø 8. oktober hadde Bjørnå og Fossbakk Digimøte med 5 ansatte fra kommunen. Tema for møtet var periodisering av elektronisk arkiv, kartlegging av elektroniske system og registrering i arkivplan.no samt spørsmål knyttet til listeføring, pakking og frakt av eldre og avsluttet arkiv til depot. Av personregistermateriale oppbevares 4,5 hyllemeter fra 3 avleveringer 66,1 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 30,3 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 4 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 7 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Tranøy 21. januar hadde Bjørnå og kommunens arkivleder arkivplanmøte i Tromsø 25. januar fikk 2 ansatte grunnopplæring i arkiv hos IKAT i Tromsø 21. mars ble brev om arkivering av arkiv etter overformynderiet oversendt kommunen 24. april deltok Bjørnå i arkivplanmøte i kommunen 17. oktober ble 3,4 hyllemeter avsluttet arkiv overført til IKAT 31. oktober hadde Bjørnå og kommunens arkivleder arkivplanmøte i Tromsø 31. oktober mottok IKAT 2,8 hyllemeter klientarkiv fra Barneverntjenesten 31. oktober mottok IKAT 5 hyllemeter klientarkiv fra Sosialtjenesten 31. oktober mottok IKAT 1 hyllemeter elevarkiv fra Vikstranda skole Av personregistermateriale oppbevares 34,5 hyllemeter fra 24 avleveringer IKAT behandlet 3 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 69,5 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot 73,3 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 9 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 14 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Troms fylke Kommunen hadde 9 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, mai 30. januar ble 100,5 hyllemeter avsluttet arkiv overført til arkivdepot hos IKAT 11. februar ble 65,6 hyllemeter avsluttet arkiv overført til arkivdepot hos IKAT 15

17 24. april ble det holdt IKAT kurs i avlevering av arkiv til depot for de videregående skolene, i Tromsø 23. oktober ble brev om søknad om innsyn for masterstudent i arkiv fra Kvaløya videregående skole oversendt Kunnskapsdepartementet 4. november besøkte Antonsen og Olsen fylkeskommunen. Formålet var å gi ansatte i Arkivavdelingen en innføring i rutiner for avlevering av personregistermateriale Av personregistermateriale oppbevares 55,95 hyllemeter fra 37 avleveringer IKAT behandlet 13 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 703 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat Det ble besvart 25 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 37 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Personregistermateriale fra PPT- kontorene PPT Nord-Troms (Kvænangen, Kåfjord og Nordreisa) Det oppbevares 4,5 hyllemeter personregistermateriale fra 4 avleveringer PPT Midt-Troms (Lenvik, Sørreisa, Tranøy, Torsken og Berg) Det oppbevares 9,9 hyllemeter personregistermateriale fra 2 avleveringer PPT for Balsfjord, Storfjord, og Lyngen Det oppbevares 11,85 hyllemeter personregistermateriale fra 5 avleveringer PPT for Dyrøy, Lavangen og Salangen Det oppbevares 1,2 hyllemeter personregistermateriale fra 2 avleveringer PPT for Bardu og Målselv Det oppbevares 3,5 hyllemeter personregistermateriale fra 3 avleveringer 16