Arkivplan uten prosjekt

Transkript

1 Arkivplan uten prosjekt Birte Young Fagansvarlig arkiv Øygarden kommune Sogn og Fjordane Fylkeskommune, kontaktkonferanse 2016

2 Fra stor kommune til liten kommune O 10 år erfaring fra Bergen kommune. O 1 av mange på et sentralarkiv i en stor kommune. O 10 år i Øygarden kommune. O 1 av få i en liten kommune.

3 Sentralarkiv i Øygarden kommune O 4 ansatte på sentralarkiv (100%). O All post blir ekspedert via sentralarkivet på rådhuset. O Flyttet fra kommunehus på Tjeldstø til nye lokaler i rådhuset på Rong våren O Bygget nytt postrom/arbeidsrom, dagarkiv, fjernarkiv. 1 felles fjernarkiv for hele kommunen. O Bygget om fjernarkiv til depot, ferdigstilt

4

5

6 2-2. Arkivplan Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet. O Arkivplan = en statusbeskrivelse over arkivene i Øygarden kommune. O Hva har vi? O Hvilke rutiner gjelder? O

7 O Gjeldende arkivplan var godkjent av Øygarden formannskap O Vi ville ha en arkivplan som gir et oversyn over det vi har og ikke det vi burde ha! O Begynte som et samarbeid med avdelingene,-ble til en «enmannsjobb» O «Tidskonto» fødselspermisjon = starten på utforming av arkivplanen til Øygarden kommune.

8 O FØR; Arkivplan,-del av et ryddeprosjekt Fjernarkiv på loft og i kjeller på kommunehuset. Fjernarkiv hos alle avdelinger. Pleie og omsorg, barnevern, sosial, skuler, barnehager, PPT, Legekontor, osv. Ingen kontroll på hva vi hadde av arkiv, og hvor de var plassert. Ingen skriftlige rutiner på postrutiner, skriveregler, registreringsregler, ansvarsfordeling m.m. Arkivlokaler tilfredsstilte ikke krav.

9 Postrom, depot, dagarkiv, kontorplasser i samme rom

10 Hva har vi gjort? O Vært på loft og kjeller i de fleste kommunale bygg. O «Dugnadsarbeid» O Overtatt arkivdanning/postføring og Sentralisert nesten alle arkiv (klientarkiv Pleie og omsorg, Legekontor, Helsestasjon, NAV/Sosial klientarkiv ikke sentralisert) O Laget skriftlige rutiner for arkivdanningen i kommunen. O Flyttet!! O Bygget opp nye arkivlokaler O Registrert alle arkivserier, møtebøker, kopibøker m.m. som er ryddet og listeført.

11 Tømming av loft & kjeller

12 Tømming av loft & kjeller

13 Montering rullearkiv - Depot 441 hyllemeter

14 Montering rullearkiv - Depot

15 Felles arbeidsrom for ansatte på Sentralarkiv + eget kontor

16 Arkivplan,-del av et ryddeprosjekt NÅ; 1 fjernarkiv/depot for kommunen. Alle einingar har ryddet og innlevert eldre arkivmateriale til sentralarkiv. Hver arkivserie som blir sortert og listeført skal publiseres i arkivplan. (Har ikke for eksempel Asta til å skape oversikt over det som er deponert.) Skriftlig rutine for alle arkivserier. Alle følger felles rutiner for arkivdanning. Lik behandling for samme sak. Arkivplan publisert på arkivplan.no November 2009

17

18 Periodisering og ny arkivplan publisert

19

20 Prosjekt arkivplan Interkommunalt arkiv i Hordaland Arkivråd nr 01/16

21 Status Hordaland

22 Øygarden kommune arkivplan

23 Markedsføre arkivplanen O Hvordan få ansatte i kommunen til å bruke arkivplanen? O Styringsverktøy, lenke til arkivplanen fra intranett og internett. O Signatur med lenke til arkivplanen

24 Markedsføre arkivplanen O Nye rutiner, reviderte rutiner,- send link til arkivplanen og den nye rutinen. O Påskequiz arkivplanquiz. O Kurs i sak og arkivsystem, start med en visning av arkivplan og vis hvor saksbehandler finner rutiner/prosedyrer.

25 Oppsummering O En tidkrevende og lang prosess å få på plass en arkivplan der alt er kartlagt. O En elektronisk plan er en «levende» arkivplan, - må til en hver tid oppdateres. O Effektiviserer driften med en komplett oversikt over aktive arkiv og avsluttet arkiv. O Alle rutiner som er en del av arkivdanning er samlet på en plass. O «Begynn med å gjøre det som er nødvendig, deretter det som er mulig, og plutselig greier du det umulige».

26