Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler. Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Transkript

1 Elevdokumentasjon og nye bevarings- og kassasjonsregler Gro Hendriksen Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

2 Nytt regelverk skal sikre dokumentfangst og gi mulighet til kassasjon Målet er å utarbeide regler som bidrar til at offentlig sektor på en enklere måte kan gjennomføre kassasjon og samtidig identifisere det bevaringsverdige materialet slik at det blir bevart for ettertiden Reglene skal være funksjonsbaserte, medieuavhengige og uavhengig av arkivnøkler ta utgangspunkt i Riksarkivarens hovedprinsipper for bevaring og kassasjon og de skal angi bevaringsverdig materiale for all ettertid

3 Hva er bevaring? Arkivlovens formålsparagraf: å sørge for at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden BK-OFFSEK: at arkivmateriale knyttet til den aktuelle sakstypen skal tas vare på for all fremtid eller inntil Riksarkivaren beslutter noe annet. Arkivmaterialet skal oppbevares i kommunen, fylkeskommunen eller i en depotinstitusjon, i tråd med til en hver tid gjeldende krav til langtidsbevaring for det aktuelle mediet fastsatt av Riksarkivaren. altså langtidsbevaring.

4 Kort om kassasjon Å kassere er å tilintetgjøre arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon Kassasjon reguleres av arkivloven Sletting / skjerming reguleres av personopplysningsloven

5 Ikke mulig å bevare all dokumentasjon som skapes i offentlig forvaltning Enorme mengder Den samme informasjonen lagres mange steder Avlevert arkivmateriale skal bevares for all fremtid Kostnader ved å langtidsbevare elektronisk arkiv i 100, 200, 300 år

6 Overordnet bevaringsformål (1) Kommunens og fylkeskommunens funksjon i samfunnet, deres myndighetsutøvelse og rolle i samfunnsutviklingen Kommunens og fylkeskommunens oppgave og rolle i samfunnet Lovpålagte og ikke-lovpålagte oppgaver Myndighetsutøvelse Rammer for møtet mellom myndighet og individ

7 Overordnet bevaringsformål (2) Materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen Innhentes det informasjon i saksbehandlingen som kan belyse andre forhold enn virksomhetens funksjon? Statistiske opplysninger, totalpopulasjoner, dekkende oversikter, pionervirksomhet

8 Overordnet bevaringsformål (3) Personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige og i forhold til hverandre Langvarige rettigheter, fødsel, død, eiendom, lovfestet rett til skolegang, trygghet, omsorg

9 Bevaringsvurdering kartlagte oppgaver Er oppgaven bevaringsverdig i henhold til et eller flere av bevaringsformålene? Den offentlige myndighetsutøvelsen og lokale varianter av den Saksbehandlingens karakter Saksbehandlingens konsekvenser Dekningsgrad

10 Elevdokumentasjon Opplysninger som angår enkeltelev Sensitive / ikke sensitive opplysninger Arkivlegges på flere måter Flere arkivskapende enheter

11 Funksjonsbaserte bevarings- og kassasjonsreglene Elevar i offentleg grunnskoleopplæring har rett til å få opplæringa dokumentert (lovgrunnlag, formål) Vurdering av læring (oppgave) Sette karakter (aktivitet) Sette karakter i fag hvert halvår (transaksjon) Karakterutskrift (arkivdokument)

12 Funksjonsbaserte regler Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørgje for at det blir utarbeidd sakkunnig vurdering der lova krev det (opplæringsloven 5-6) Utarbeide sakkyndig vurdering om behov for spesialundervisning (oppgave) Teste eleven (aktivitet) Bearbeide testresultater (transaksjon) Rapport (arkivdokument)

13 Spesialundervisning Elever som ikke har eller som ikke kan få tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet, har rett til spesialundervisning (formål i oppll 5-1 lovgrunnlag) Identifisert behov, initiativ ved at foresatt, elev, skole ber om vurdering Rektors ansvar Tilmelding til PPT

14 Spesialundervisning Utredning hos PPT, eventuelt med anbefaling om spesialundervisning (tilråding) Enkeltvedtak kommune (ev rektor) Hvis medhold i vedtak, inkl tildeling av ressurser: Skolen utarbeider individuell opplæringsplan Skolen utarbeider emneplaner Undervisning Evaluering Eventuell ny tilmelding til PP-tjenesten

15 Individuell opplæringsplan Mal, utfylt mal, utkast, under arbeid, endelig versjon (mål, innhold og metode for opplæringen) Pedagogisk rapport Emneplaner Evaluering IOP for neste periode

16 Hva skal bevares fra grunnskoleopplæring? Kommunens og skolens retningslinjer og prosedyrer, planer og evalueringer Kriterier for opplæringens organisering og innhold Kriterier for evaluering Årsplaner, årsmeldinger, lokale fagplaner, oppgavetekst lokale eksamener Saker i skolens øverste samarbeidsorgan

17 Hva skal bevares Om alle elever bevares følgende dokumentasjon: Hvilke elever som har gått på hvilken skole, inkludert fravær Halvårsvurdering med karakter, standpunktkarakter, eksamenskarakter. Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares annen dokumentasjon av opplæringen

18 Hva skal bevares Om enkelte elever bevares følgende: Saker om rettigheter og plikter knyttet til innhold og organisering av opplæringen, blant annet fritak fra aktiviteter, tegnspråkopplæring og annen særskilt språkopplæring (jf kap 2 i opplæringslova) Saker om spesialundervisning, individuell opplæringsplan med vurdering Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø Skademelding

19 Hva skal bevares fra Pedagogiskpsykologisk tjeneste? Årsplan, årsmelding Systemarbeid, referater fra team- og fagmøter, testverktøy, metoder og maler Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: Utredninger og sakkyndige vurderinger nødvendig for at kommune, fylkeskommune og skole kan fatte vedtak etter opplæringsloven, inkludert arbeidsnotater i utredningsarbeidet.

20 Nytt: Struktur og innhold BK-reglene er knyttet til sakstyper og informasjonstyper BK-reglene oppgir hva som skal bevares Det som ikke er nevnt kan kasseres Innholder ikke kassasjonsfrister Bestemmelsene er medieuavhengige Omfatter alt materiale: sak- og arkivsystem, papirarkiver, fagsystemer, web, e-postsystemer skytjenester

21 Nytt: Langvarige rettigheter Økt fokus på dokumentasjon av langvarige rettigheter Endret metodikk: ikke lenger bruk av statistiske utvalg Tidligere bevaring av saker om personer født 1., 11. og 21. hver måned, eksempel fra spesialundervisning der 25 år og deretter 20 % utvalg. Nytt regelverk totalbevarer individopplysninger som dokumenterer langvarige rettigheter

22 Nytt: Kommunens ansvar Eget dokumentasjonsbehov Administrative behov, annet lovverk Kommunen og fylkeskommunen skal sørge for at materiale det er knyttet rettigheter og plikter til i annet lovverk bevares så lenge rettighetene og pliktene løper. Kassasjonsfrister Kommunens ansvar å utarbeide forsvarlige kassasjonsfrister. som tar hensyn til plikter og rettigheter i annet lovverk. Vurdere hva som er tilstrekkelig oppbevaringstid for kassabelt materiale i henhold til juridisk og administrativt behov. En kassasjonsfrist skal gjelde for alle saker innen en bestemt sakstype i en kommune eller fylkeskommune. To enheter i samme kommune eller fylkeskommune kan ikke ha ulik kassasjonsfrist for likt materiale.