Årsplan Fellestjenesten. Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten.

Transkript

1 Årsplan 2019 Fellestjenesten Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i kommende år. Årsplanen viser hvilke resultater som det arbeides for å oppnå og hvordan enheten skal få til ønskede resultater.

2 Om enheten: Fellestjenesten er en støtteenhet som i hovedsak har interne oppgaver i kommunen, i hovedsak rettet mot saksbehandlere og politikere. All arkivverdig post journalføres i kommunens sak-/arkivsystem og offentlig postjournal er tilgjengelig på kommunens nettside. I postjournalen ligger en bestillingsmulighet for innbyggerne på innsyn i dokumenter. Som hovedregel er all post inn til og ut fra kommunen offentlig. I enkelte tilfeller kan dokumenter unntas fra offentlighet, i andre tilfeller har kommunen plikt til å unnta fra offentlighet. Dokumenter som unntas offentlighet må ha henvisning til korrekt lovhjemmel i Offentlighetsloven eller Forvaltningsloven. Derfor vil det alltid bli foretatt en offentlighetsvurdering før innsyn i dokumenter blir gitt. Skoler, barnehager, skatteoppkrever, helseinstitusjoner og NAV (sosialtjenesten) har egne fagsystemer med egne journaler som ikke publiseres. Elevmapper er nå fullelektroniske fra skolestart høsten 2017 og integrert med kommunens sak- /arkivsystem. Integrasjon mot barnehage er fortsatt ikke klar fra leverandøren side. Fellestjenesten er også kommunens politiske sekretariat med ansvar for tilrettelegging i forkant av politiske møter. Det gjelder bl.a. oppsetting av sakskart, utsendelse/publisering av møteinnkallinger for kommunestyret, formannskapet, hovedutvalg for miljø- plan og drift, planutvalg, omsorgskomiteen, oppvekstkomiteen, eldrerådet og rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Mottak av forfall fra representantene og innkalling av varamedlemmer. I etterkant av utvalgsmøtene føres møteprotokoller som også publiseres. Fellestjenesten stiller med møtesekretærer i flere av utvalgene. Når møteprotokollen er godkjent legges det inn vedtaksoppfølging på sakene slik at den saksansvarlige får saken tilbake for evt. oppfølging. Hvert halvår framlegges det så en rapport for kommunestyret som viser status på iverkstetting/framgang av fattede vedtak. Andre oppgaver: Organisering av TV aksjonen hvert år Tilrettelegging og gjennomføring av VALG hvert 2. år Gjenfinning av saker i eldre / avsluttede arkiv Behandling av innsynsbegjæringer fra innbyggere og lokalpressen Intern veiledning og kursing av saksbehandlere i bruken av kommunens sak-/arkivsystem

3 Fakta om enheten Heltid/deltid Alle Mann Kvinne Andel ansatte 0-49% 0% 0% 0% Andel ansatte 50-74% 50% 0% 50% Andel ansatte 75-99% 0% 0% 0% Andel ansatte 100% 50% 17% 33% Antall lærlinger Antall Antall lærlinger - Antall årsverk Antall Antall årsverk 4,60

4 Økonomi Fellestjenesten har et forholdsvis lite og oversiktlig budsjett vil bli et spesielt år med mye forberedelse til kommunesammenslåingen i Alle arkiver må avsluttes i Lyngdal kommune og det må opprettes tilsvarende nye arkiver i den nye kommunen. Det vil medføre en del kostnader i forbindelse med ordning av eldre papirarkiv og uttrekk av data fra fullelektroniske arkiver. Det skal holdes kommune- og fylkestingsvalg i Dette valget skal gjennomføres som om kommunesammenslåingen allerede er gjennomført, bl.a. med felles valglister for begge kommunene og felles valgoppgjør. Fellestjenesten har i budsjettet for 2019 tatt inn utgifter til valggjennomføringen i egen kommune, basert på regnskap fra tidligere valg. Budsjettkontroll Styringsindikator Totalt revidert Mål 2019 budsjett 2019 Budsjettavvik Årsprognose ,0% Jevnlig regnskapskontroll Fortsette god økonomistyring Medarbeidere Fellestjenesten er en liten enhet med svært stabile medarbeidere. Arbeidsområdet er stort med mange ulike oppgaver fordelt på 6 ansatte. Dette gjør enheten sårbar i forhold til ferier og annet fravær, derfor legges det opp til rullering av oppgaver mellom de ansatte. I 2019 skal det foretas en oppgavekartlegging i alle enheter i forbindelse med bemanningsplaner for ny kommune. Høyt nærvær Sykefravær 7,6% 4,0% Fortsette jobben med det gode arbeidsmiljøet.

5 Tjenestekvalitet Fellestjenestens hovedmål er å være mest mulig ajour med all journalføring, protokollskriving, tilbakesending av vedtak for oppfølging av saksbehandler. Post inn/post ut og oppgaver knyttet til politiske utvalg er hovedoppgavene våre som derfor gis høy prioritet. Elektroniske forsendelsesmåter som SvarUt/SvarInn er en effektiv og sikker måte å sende og å motta dokumenter på. Brev til kommunen som sendes fra offentlige instanser (Fylkesmannen, Husbanken m.fl.) kan nå gå direkte inn i riktig mappe i ephorte dersom det er utført et korrekt "forarbeid" med kobling mot vår sak. Arkivet får da kun en kontrollfunksjon og kan journalføre uten skanning eller annen form for import av dokumentet. Alle skolene har nå elektroniske elevmapper. Det planlegges ingen store endringer i 2019, men heller en stor satsing på forbedringer og nytenking inn i den nye kommunen. Gode rutiner og oppfølging av restanser/saker i arkivsystemet Redusere antall restanser i ephorte som er eldre enn 3 måneder Jevnlig restansekontroll Redusere antall saker i ephorte som er eldre enn 12 måneder Avslutte saker i ephorte ved kommunesammenslåingen