Årsplan Plankontor. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i 2016.

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Årsplan Plankontor. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i 2016."

Malin Marit Karlsen
7 år siden
Visninger:

1 Årsplan 2016 Plankontor Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i Årsplanen viser hvilke resultater som det arbeides for å oppnå og hvordan enheten skal få til ønskede resultater.

2 Om enheten: Plankontoret utfører saksbehandling av saker som behandles etter plan- og bygningsloven, Skogloven, Viltloven og Konsesjonsloven. Plankontoret har også egne planprosjekter. Primæroppgavene er: Behandling av private søknader innenfor våre ansvarsfelt. Oppgaver knyttet til kart og oppmåling Egne planprosjekter i hht. Plan- og bygningsloven o Kommuneplaner / -delplaner o Områdereguleringsplaner og detaljreguleringsplaner Mulighetsstudier mv. som forprosjekter til videre planlegging etter Plan- og bygningsloven og som oppfølging av tidligere planvedtak. Fakta om enheten Antall ansatte Antall årsverk - 8,1 8,3 Antall brukere Budsjettramme i mill. kr (netto) -0,4 0,5 1,7

3 Økonomi Utgiftspostene er i stor grad knyttet til lønnskostnader og egne planprosjekter samt konsulentbistand. Busjettavviket skyldes i hovedsak følgende forhold: - Plan: Manglende gebyrinntekter og høyere ugifter enn budsjettert til konsulentbistand utenfor selvkost (egne planarbeider) - Byggesak: Innkjøp av tjenester fra konsulenter og Lister byggesakstilsyn samt økte lisensutgifter - Kart / oppmåling: Maglende gebyrinntekter og høyere utgifter enn budsjettert til konsulentbistand For landbruksforvaltning og viltforvaltning gir regnskapet positivt avvik. Totalt sett ligger lønnskostnader på budsjett. Gebyrregulativene er ikke endret fra Etter vår vurdering i 2015 kunne ikke gebyrene økes nå siden gebyrets størrelse skal avspeile reelle kostnader i forbindelse med saksbehandling av den enkelte sak. En gjennomgang av selvkostregnskapet hvert halvår hjelper oss å overvåke balansen her. Antall saker og omfang på disse, spesielt plansaker, svinger fra år til år, og gir generelt en usikkerhet for avdelingen. For 2016 er det satt av kr i budsjettet til prosjektet ang. planlegging av områdereguleringsplan /kommunedelplan for Bergsakerheia. Siden busjettet, bortsett fra bevilgede midler til Bergsakerheia, ser nokså likt ut for 2016 som for 2015, må vi påregne et budsjettavvik også for Vi må overvåke situasjonen slik at busjettet kan revideres til et mest mulig realistisk nivå i løpet av året. Budsjettkontroll Budsjettavvik Årsprognose 147.3% 0,0% Overvåke og evt. justere forventede gebyrinntekter Gebyrregulativ - evt. justeringer Økt bruk av egne ressurser til matrikkelføring Bedre og mer forutsigbare avtaler med eksterne konsulenter

4 Medarbeidere 2016 vil bli et spennende år med store muligheter for faglig og personlig utvikling for medarbeiderne på plankontoret har vært et år som har vært preget av en del utskiftninger i personale. En slik situasjon gir lite stabilitet for avdelingen og den enkelte medarbeider, og noen utfordringer i forhold opplæringsbehov. Likevel gir en utskiftning også store muligheter siden de nye som kommer inn tar med seg mye nyttig erfaring og kompetanse. Vi har i 2015 fått en ny saksbehandler på plan, en ny byggesaksbehandler og ny plansjef. I tillegg gikk en byggesaksbehandler ut i fødselspermisjon ca 1. oktober og vi har hatt en erfaren byggesaksbehandler inne i et midlertidig vikariat frem til årsskiftet vil også medføre noen endringer i personale når vi får ny byggesaksbehandler 1. februar og en medarbeider med lang erfaring slutter 1. august pga. oppnådd aldersgrense. Det har ikke vært medarbeiderundersøkelse i 2015, og tallene vi må gå ut fra er tilbake fra Undersøkelsene er gjort som et samarbeid med Servicekontoret og resultatene for helhetsvurderingen lå på 4,7 dvs. under målsetningen på 5,0. Avdelingen har nå en breit sammensatt kompetanse med både jurist, arkitekt, ingeniør og medarbeidere med lang erfaring innen planarbeid. Intrykket generelt er at medarbeiderne gjør en svært god jobb og at trivselen på avdelingen er bra. Medarbeidere oppfordres til å gå på kurs som kan bidra til en bedre mestring og forståelse av oppgaver. Det oppfordres også til å delta på nettverkssamlinger for byggesak og plansak sammen med andre kommuner i regionen. Plansjefen er svært opptatt av å ha en åpen dør og et åpent sinn slik at medarbeidere føler seg velkommen og godt ivaretatt, og kan ta opp problemstillinger både av faglig og annen karakter når behovet måtte oppstå. Vi har tro på at resultatene av medarbeiderundersøkelsen i 2016 vil bli gode. Tallene for sykefravær for 2015 har vært innenfor målsetningen. I tillegg til et kontinuerlig fokus på nærværsarbeid vil konkrete pågående tiltak bli videreført fremover. Disse tiltakene er; ukentlige avdelingsmøter hvor nærværsarbeid blir en del av fokus, årlig PST samling - fagsosial todagers samling for plankontoret, servicekontoret og tekniske tjenester, samt sommeravslutning. Medarbeidertilfredshet Helhetsvurdering - 5,0 Ukentlige avdelingsmøter hvor del av fokus er nærværsarbeid PST-samling - faglig og sosial samling sammen med servicekontoret og tekniske tjenester Medarbeiderundersøkelsen 2016

5 Medarbeidersamtale Høyt nærvær Sykefravær 1,7% 4,0% Avdelingsmøter med fokus på nærværsarbeid Tjenestekvalitet Plankontoret har fokus på å stadig forbedre tjenestene vi leverer. Tall fra 2015 viser at vi leverer gode tjenester, men har enda litt å gå på. En forvaltningsrevisjons rapport ang. byggesaksbehandling fra august 2015 viste at vi har noen områder vi bør fokusere på for avdelingens byggesaksbehandling. Disse kan oppsummeres til følgende: Forbedring av rutiner - mottakskontroll, journalføring av e-post, kvalitetskontroll, utsatt frist mm Bruk av forhåndskonferanser Overholdelse av saksbehandlingsfrister I 2015 startet vi å bruke en programvare som heter Byggesaksregisteret. Her registreres og oppdateres byggesaker fra de kommer inn til de er ferdige. Det registreres også sakstype mv. Dette er et svært nyttig verktøy som gjør det mulig å måle noen av de viktige faktorene for å oppnå god og effektiv byggesaksbehandling. Med utgangspunkt i byggesaksregisteret er det satt opp 4 styringsindikatore for tjenestekvalitet: andel komplette byggesaker saksbehandlingtid ved 3 ukers saker saksbehandlingstid ved 12 uker saker overholdelse av saksbehandlingsfrister Det kreves foreløpig noe mer opplæring i byggesaksregisteret slik at registreringene her kan få en best mulig kvalitet. For planarbeidet er resultater vanskeligere å måle, siden planarbeid kan ha svært ulik størrelse og kompleksitet og siden du er prisgitt et godt samarbeid med regulant på en annen måte enn i

6 byggesaksbehandlingen. Vi har fokus på å lage gode rutiner i disse sakene slik at evt. forsinkelser ikke skal skyldes svikt hos oss. Det må fokuseres på å gi klare og tydelige føringer i oppstartsmøte og forbedre møtereferat for oppstartsmøter. For arbeid knyttet til jordloven og viltlovgivningen har vi innført et regneark for oversikt over saker og aktuelle data knyttet til disse fortløpende gjennom året. Vår saksbehandler innen dette feltet har lang erfaring og utfører oppgavene på en god måte til tross for stor arbeidsmengde. Dette vil vi fortsette med fremover. Effektiv og god byggesaksbehandling Andel komplette byggesøknader - 90 % Informasjonsarbeid til tiltakshavere Ta i bruk digitale skjemaer Saksbehandlingstid ved 3 ukers saker Bedre rutiner for mottakskontroll Forhåndskonferanse Oppdatering av rutinebeskrivelse Andel saker der saksbehandlingsfristen er overholdt % Tidlig mottakskontroll Ta opp vanskelige saker til diskusjon

Like dokumenter

Årsplan Plankontor. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i 2017.

Årsplan Plankontor. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i 2017. Årsplan 2017 Plankontor Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i 2017. Årsplanen viser