Årsplan Organisasjonsavdelingen. Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten.

Transkript

1 Årsplan 2017 Organisasjonsavdelingen Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i Årsplanen viser hvilke resultater som det arbeides for å oppnå og hvordan enheten skal få til ønskede resultater.

2 Om enheten: Organisasjonsavdelingen jobber med å gi støttetjenester innen personal- og organisasjonsarbeid til kommunens stab og tjenesteenheter, og har i tillegg ansvar for kommunes lønningskontor. Organisasjonsavdelingen har overordnet ansvar for å ivareta kommunens lønns- og arbeidsgiverpolitikk, organisasjonsutvikling og helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Dialogen med stab og tjensteenheter er sentralt i dette arbeidet. Av oppgaver for avdelingen kan følgende nevnes: -Veilede i arbeidsmiljøutvikling og konflikthåndtering -Tolking av relevant lov og avtaleverk, lokale reglementer og retningslinjer. -Utbetale korrekt lønn til rett tid. -Gi generell rådgivning innen lønn, fravær, personal- og organisasjonsutvikling. -HMS-arbeid. -Bidra til kompetanseutvikling, prosjektarbeid og prosessarbeid. -Administrere og gjennomføre årlige lønnsforhandlinger - Bistå enhetsledere i tilsettingssaker -Videreutvikle og gi oppplæring i kommunens kvalitets- og avviksssystem. -Arrangere medarbeiderdag, badedag, jubileum. -Innmeldinger, utmeldinger, registrering av permisjoner/fravær, sykerefusjoner. - Veilede ansatte i forhold til pensjon. -Bidra i prosessen rundt kommunesammenslåing. Fakta om enheten Antall årsverk 6,1 6,1 9,4 Antall lærlinger Budsjettramme i mill. kr (netto) 6,8 7,0 7,3

3 Økonomi I forhold til daglig drift forventes det å gå i balanse ved årets slutt. Eventuelle usikkerhetsmomenter vil være knyttet opp mot behov for økte administrative ressurser i forbindelse med oppgaver i prosjektet "Nye Lyngdal". Dette avhenger av fremdrift i prosjektet i løpet av Medarbeidere Enheten har i lengre tid vært driftet med underbemanning, og dette har medført at en del planlagte prosjekter og prosesser er forsinket i forhold til opprinnelig plan. I løpet av første halvdel av 2017 prioriterer vi å få på plass en ny medarbeider som primært skal jobbe opp mot lønn. Denne stilling vil erstatte et lengre sykefravær i avdelingen. Den nye ansatte vil kreve opplæring over noe tid før denne er operativ og selvstendig. Avdelingen har i tillegg en språkpraksiskandidat for tiden, og ønsker også fremover å vise et samfunnsansvar ved å tilby praksis og eventuelt lærling plasser. I tillegg til de mangfoldige driftsoppgavene som skal i ivaretas i 2017 vil avdelingen tilstrebe å arbeide tettere sammen med Audnedal kommune for å starte en kartlegging og koordinering av fremtidige oppgaver. Høyt nærvær Sykefravær 6,1% 4,0% Sikre at alle våre stillingshjemler er bemannet Ta i bruk ny mal for medarbeidersamtale med fokus mestring og trivsel Medarbeiderundersøkelsen - 10-Faktor Svarprosent 10-faktor undersøkelsen - hele kommunen 80 % Alle ansatte i Lyngdal kommune har tilgang på kommunal mail

4 Grundig opplæring i 10-Faktor modell og metodikk for ledere og ansatterepresentanter Tydelig informasjon om undersøkelsen til alle ansatte i forkant av gjennomføringen Heltidskultur Heltidsstillinger i kommunen 40 % Opprette prosjektgruppe for implementering av heltidskultur Utarbeide prosjektplan for arbeidet med heltidskultur i Lyngdal Kommune Tjenestekvalitet I 2017 vil vi fokusere enda mer på å bidra til utvikling og mestring hos ansatte i Lyngdal Kommune. For å oppnå dette vil det være særlig viktig med gode lederutviklingsprosesser som bidrar til at ledere i kommunen får de verktøy de trenger for å yte god ledelse. Avdelingen har i tillegg i 2017 som mål å evaluere og effektivisere digitale verktøy slik at vi i større grad oppnår kvalitet og effektivitet på det vi skal levere. Det har vært en god utvikling i forhold til oppfølging av sykemeldte, og fremover vil vi i større grad fokusere på å være pro aktive i dette arbeidet. Målet er å komme på banen i forebyggende fase for på den måte å tilrettelegge for å unngå fravær. Intern brukerundersøkelse Andel som mener at avdelingen er imøtekommenda når de tar 84 % - kontakt Gjennomgang av kontorplassering- gjøre tjenestene mer fysisk tilgjengelige

5 Økt digitalisering Antall nye elektroniske løsninger/skjemaer tilgjengelig for ledere 10 og ansatte Ta i bruk Altinn for utsendelse av lønnsslipper Implementere et felles elektronisk system for Risiko- og sårbarhetsanalyser Utvide og ta i bruk nye moduler i Agresso Milestone Implementere KS- læring i Helse og omsorg Videreutvikle kompetansemodulen Dossier Implementere digital vaktbok i barnehagene Gjennomføre gevinstrealisering på implementering av digital vaktbok i renholdsavdelingen Implementere mobil App for ressursstyring Utarbeide ny mal for medarbeidersamtale for Lyngdal kommune Forebyggende HMS arbeid Andel tilretteleggingstilskuddsøknader før sykemelding 60 % Opplæring av ledelse i forebyggende sykefraværsarbeid Styrke samarbeidet med NAV Arbeidslivssenter og Bedriftshelsetjenesten- Opprette felles møtearena BHT og HMS ansvarlig deltar på møte i alle enheter i kommunen Oppfordre alle ledere til å delta på planlagte IA kurs vår og høst Utarbeide en ny overordnet plan for HMS tiltak i kommunen