Dokumentasjon- og arkivseminar

Transkript

1 Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen

2 Program Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, sms og sosiale media Lunsj Kommunale arkiv i NAV

3 Hva har disse felles? Døgnåpen forvaltning? Åpenhet i forvaltningen? Rettsikkerhet for innbyggere? Demokratisk medvirkning? Omdømmebygging? Effektiv forvaltning? En felles forutsetning for alt dette er et godt oppbygd og drevet arkiv der alle ser sitt ansvar og tar sine oppgaver

4 Hva er arkiv? Dokumenter som blir til som del av virksomhet (Arkivlovens 2 b) Eller: En samling informasjon lagret på ulike media

5 Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon (gi grunnlag for nødvendige vurderinger og vedtak, dokumentere saksbehandling, oppfølging, kontroll) Arkivets sekundærfunksjon (rettslig dokumentasjon. Kommunen skal gi tilbud som lovgivning fastsetter, dokumentasjonen som viser hvordan kommunen har oppfylt sine plikter) Historisk dokumentasjon

6 Elektroniske fagsystem Eksempelvis. Familia MD flyktning IBM Bosttøte Socio

7 Elektroniske fagsystem Hva ligger her? Saksbehandling? Vedtak? Oppfølging? Elektroniske pasientopplysninger (EPJ)? OBS!OBS! Har systemet en (post)journalfunksjon? Underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon = arkivverdig Saksbehandlerens ansvar Personlige notater? Arkiver skal sikres for samtid og ettertid (utfordringer med formater og kontekst og med informasjonsbærere som forsvinner) Arkivleder skal involveres når dere skal stoppe/avslutte/oppgradere/konvertere/kjøpe inn nye systemer som kan tenkes å inneholde saksdokumenter av et eller annet slag

8 Fagsystemer Arbeidsverktøy, men ikke lagringsverktøy Lagring import til NOARK-4/NOARK-5? EPJstandard (helsehjelp ikke vedtak)? Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på gamlemåten

9 NAVs arkiv NAVs arkiver er offentlige arkiver - kommunale eller statlige Arkivansvar Behandlingsansvar Retningslinjer rutiner

10 Journalføringsplikt dokumenter Krav : 1 Saksbehandling 2 Verdi som dokumentasjon Eksempel: Søknad om sosialhjelp Vedtak om sosialhjelp

11 Post/journalføringsrutiner Hva skal registreres (Arkivforskriften 2-6) Saksdokument for organet Inn/ut fra organet Fører til saksbehandling Verdi som dokumentasjon Formatuavhengig (brev, e-post, SMS, video )

12 sms, mms, chat, instant messaging, sosiale medier Kommunikasjon mellom innbyggere og offentlige virksomheter, skal alltid vurderes med hensyn til arkivering og journalføring( også Facebook og Twitter) Mobiltelefonen kan kobles opp til PC og importeres meldinger til Noark-systemet. Videresendes til arkivtjenesten og journalføres der I et fagsystem kan SMS-er journalføres og arkiveres automatisk, eks selvangivelsen til skatteetaten. Nedtegne i sak/arkivsystem/fagsystem?

13 Lov om arbeids- og velferdsordninga (NAV-lova) 2. Arbeids- og velferdsforvaltningen består av Arbeids- og velferdsetaten og de delene av kommunens tjenester som inngår i de felles lokale kontorene 13. Minimum av kommunale oppgaver er oppgavene etter Sosialtjenesteloven kap. 5 og 5A. (andre: innvandrere, nyankomne flyktninger, bokontor, hjelp til bolig)

14 Samarbeid og oppgavedeling 14 Kontoret skal opprettes ved avtale som skal bl.a. inneholde: organisering og drift kommunale tjenester i kontoret Kan inneholde delegasjonsvedtak Interkommunalt samarbeid om sosiale tjenester i NAV-kontor Vertskommune Interkommunalt organ Regler som ellers ved slike samarbeid mht arkivet Organ er ansvarlige for egne arkiv Vertskommune = arkivansvar

15 ARKIVANSVAR Delt arkivansvar Kommune Stat via NAV fylkeskontor Arkivledere Arkivplaner

16 Elektroniske system Sak-arkiv Sosial fagsystem Fagsystem flyktningsaker Fagsystem individuell plan Infosys (personkort).. Husbank + statleg sak/arkivsystem og fagsystem

17 Klage Klage på vedtak skal journalføres i fagsystem Klage på saksbehandler og saksbehandling skal journalføres i sakarkivsystemet i kommunen når saksbehandleren er kommunalt tilsatt Klageinstans fylkesmann

18 Resultat: Sak-arkiv Generelle saker Personal Ansettelse Fagsystem /sosial Saksbehandling enkeltbruker Individuell plan Klagesaker som gjelder saksbehandling/ saksbehandler Klagesaker husbank (politisk) Klage på vedtak Fagsystem flyktning Husbank

19 Samarbeid med brukeren og individuell plan 15 Bruker har rett på informasjon om tjenester og ytelser Kontoret skal avklare brukerens helhetlige behov Rett til individuell plan Arkivering av individuell plan?

20 Personkort Infosys ( ) Henter opplysninger fra alle fagsystem fra stat og kommune Oppslag Bilde av personens saker på et eksakt tidspunkt

21 Personvern/ informasjonssikkerhet/beredskap ett sett av felles sikkerhetsnormer i bunnen Tilgang på personopplysninger i ett felles kontor ( 16) Arkiv Veiledning i andre saker

22 Oppstilling av sosialklientarkiv Klientarkiv for stat og kommune kan holdes samlet Men det må være klart skille mellom statlig og kommunalt materiale (separate mapper) MEN enkelte sakstyper skal skilles ut Eksempel: Mapper flyktninger, barnevern

23 Når bruker flytter Statlig mappe sendes i original til brukerens nye NAV-kontor Saker tilknyttet sosialtjenesten sendes ikke til nytt NAV-kontor Originalmappa avsluttes og settes bort i kommunens arkiv. Overføres til kommunens depotløsing etter 10 år

24 Eksempel fra Vest-Agder: Vennesla En kommunal leder Alle veiledere har fullmakt til å fatte vedtak på alle saksområde Ingen merkantilt ansatte Også bokontor/husbank, flyktninger Ønsker fullelektroniske løsninger