Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune

Transkript

1 Arkiv, lagring og gjenfinning Kari Myhre, Trondheim kommune 1

2 Litt om meg Gift og har 2 barn og 3 stebarn Trondheim byarkiv, fagleder for System og Utvikling Systemansvar for sak-/arkivløsning, prosjekt, Arkivplan, integrasjon mellom fagsystem og arkiv, opplæring osv Har jobbet i Trondheim kommune i 28 år Ved Trondheim Byarkivet de siste 11 år Arkivutdanning Arkivakademiet (grunnenhet og spesialenhet) Ulike kurs i regi av Norsk Arkivråd Studie i elektronisk arkiv ved Høgskolen i Lillehammer 2

3 Arkiv, lagring og gjenfinning???? Arkiv Lovpålagt langtidsbevaring Lagring Midlertidig oppbevaringsplass Gjenfinning Metode for lesing av informasjon 3

4 Papirarkiv Lovbestemt jfr. Arkivloven 6 Originalen finnes på papir Når vi åpner en boks og finner et papir kan vi, som oftest, lese informasjonen umiddelbart 4

5 Men papirarkiv kan også se slik ut 5

6 Elektronisk arkiv Etablering av elektronisk arkiv er hjemlet bl.a i arkivforskriften 2-13, saksdokument i offentleg arkiv kan lagrast elektronisk Krav om Noark-godkjent system Digital informasjon er kodet og uleselig for folk flest Vi tar vare på data, ikke system 6

7 Kan vi stole på arkivet? Hva vi finner og hvordan vi finner informasjon i arkivet er vesentlig. To viktige begrep her er: Autentisitet Betegner i dagligtale noe som er ekte, opprinnelig, originalt eller som har egenart Integritet Betegner noe som er uskadd og bevart i sin helhet 7

8 Autentisitet Betyr ekthet eller opprinnelighet altså det motsatte av kopi eller forfalskning Dokumentet er hva det gir seg ut for å være

9 Integritet Hvordan kan vi vite om noe er ekte?

10 Er dokumentet ekte? Stemplet tilsier ektehet Hva om dokumentet ikke er stemplet? Det er signert.. Hva om det ikke er en signatur? Dersom det er i papir er det lettere eller? Et elektronisk dokument kan være en kopi uten at vi vet det Eller er det elektroniske dokumentet mer sikkert enn papiret?

11 Konteksten avgjør Det er i den rette sammenheng at bildet og opplevelsen blir riktig Dvs den sammenhengen materialet er blitt til i Tid, Sted, Produsent, Status, Funksjon, System 11

12 Arkivdanning Hva er arkivdanning? Arkivdanning handler om å skape arkiver offentlig og private virksomheter, eller privatpersoner Det engelske begrepet for arkivdanning er «record management» Hvordan? Det må til enhver tid vurderes om det som produseres eller mottas skal inngå i arkivet Hvem? Ansvaret ligger hos alle og enhver, men må «styres» fra arkivtjenesten 12

13 Gjenfinning Det er ikke uvesentlig hvor ting arkiveres Når det skal gjenfinnes må en ha metoder for dette Papirarkiv Elektronisk arkiv 13

14 Hva skal arkiveres? Har dokumentet verdi som dokumentasjon? Er dokumentet er gjenstand for saksbehandling? Kan dokumentet ha kulturell eller forskningsmessig verdi? Inneholder dokumentet rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon? 14

15 Hva er et dokument? Både forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven gir tilsvarende samme beskrivelse: En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. 15

16 Hvordan er egentlig hverdagen? 16

17 Arbeidsprosesser A Hvem mottar dokument og hvordan? Hva skjer underveis? Kunne noe vært gjort anderledes? Hva oppleves vanskelig? Saksbehandlingsrutiner? Bevaring- og kassasjonsvurdering Er noe uklart? Konkrete forslag til forbedring? Hvem har ansvar for hva? Arkivrutiner? Rutiner og oppfølging Å 17

18 Eks.: Retningslinjer Ansattes bruk av sosiale medier 1. Vær bevisst på rollen din som ansatt i Trondheim kommune 2. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner, vær åpen om hvor du jobber når det er relevant 3. Vurder nøye om du som privatperson skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende eller leverandører i sosiale medier. Selv om du i utgangspunktet synes det er greit å skille mellom rollene, kan dette over tid føre til situasjoner som kan oppleves problematisk for begge parter 4. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene 5. Presiser at du ikke ytrer deg på vegne av Trondheim kommune hvis det kan reises tvil om din rolle 6. Henvendelser direkte til Trondheim kommune skal besvares av administrator på de forskjellige kontoene 7. Husk at internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt 5. På spørsmål som krever saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, må innsender gjøres oppmerksom på kommunens dokumentasjonsplikt. Spørsmålet skal i tillegg videreformidles til rette instans og arkiveres.

19 Godkjente arkivformat REIN TEKST TIFF, XML eller PDF/A Eks.: Tekstdokument, e-post, skjema osv. 19

20 Godkjente arkivformat FOTO og BILDE TIFF eller JPEG 20

21 Godkjente arkivformat KART TIFF eller SOSI 21

22 Godkjente arkivformat VIDEO MPEG-2 Eks.: Opptak fra møter, forhandlinger, søknad om offentlige midler, vedlegg til byggesøknader osv. 22

23 Godkjente arkivformat LYD MP3, PCM eller PCM-basert Wave Eks.: Samtaler, møter, musikk, radio osv. 23

24 Risikostyring og risikoanalyse Utarbeid en enkel og overordnet risikovurdering Beskriv hva som kan gå galt Definer tiltak 24

25 Eks.: Enkel Risikovurdering 25

26 Hva bør saksbehandler kunne? De som jobber i offentlig forvaltning bør ha innblikk i følgende lover: Forvaltningsloven Personopplysningsloven Offentleglova Arkivloven De må vite konsekvensen av å ikke arkivere 26

27 Hva gjør andre? Sjekk Flere kommuner og andre har lagt ut sine rutiner Lov å låne fra andre Et godt sted å få tips og innspill 27

28 Kontrasten alle må ha et forhold til 28

29 «Qued non est in actis, non est in mundo» Latin, fra de gamle romernes tid, og betyr: Det som ikke finnes i dokumentene, finnes ikke i verden Takk for oppmerksomheten! 29