Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem?
|
|
- Dagfinn Mikalsen
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Hva skal i sak/arkivsystemet og hva skal i fagsystem? Solfrid Kjærran, nestleder Arkiv i Nordland Skulpturlandskap Nordland Meløy Foto: Aina Sprauten
2 Bakgrunn Henvendelser fra kommunene til KS om håndtering av dokumenter i pleie- og omsorg usikkerhet i kommunene Dokumentasjon av helsehjelp og saksbehandlingsdokumentasjon undergitt forskjellige lovverk viktig at denne dokumentasjonen ikke blir sammenblandet Helseopplysninger = personsensitive opplysninger Sikre en effektiv og forsvarlig håndtering av dokumentasjonen Forskjellen fagsystem og sak-/arkivsystem
3 Prosjektgjennomføring FoU-prosjekt med KS som prosjekteier og PwC som utførende enhet. Prosjektet er gjennomført i perioden juni 2014 mars Referansegruppe knyttet til blant annet arkivering - for å kvalitetssikre prosjektet og utfordringene Kartlegging av hvordan kommuner håndterer og arkiverer dokumentasjon innenfor pleie og omsorg. Rapporten er basert på opplysninger og vurderinger hentet fra Dokumentanalyser Intervjuer med relevante fagpersoner Gruppeintervju med ni utvalgte kommuner Intervju med systemleverandørene Tieto, Visma og Acos Individuelle intervju med utvalgte ressurser innenfor ytterligere ni kommuner Dialog og drøftinger med oppdragsgiver og referansegruppens medlemmer
4 Problemstillinger 1. Kommunenes bruk av sakarkivsystemet kontra saksbehandlingsdelen av PLOsystemet (stor rød pil) 2. Håndtering av saksbehandlingsdokumentasjon kontra dokumentasjon av helsehjelp internt i PLO-systemet (liten rød pil)
5 Gjeldende rammeverk Anvendelsesområde for de mest sentrale lovene som er omfattet av problemstillingene*: Forvaltningsloven og offentlighetsloven er gjeldende uavhengig om saksbehandlingen skjer i sakarkivsystemet eller i PLO-systemet. Arkivloven og personopplysningsloven gjelder for både for saksbehandlingsdokumentasjon og dokumentasjon av helsehjelp som behandles i EPJ. Pasientjournalloven og helsepersonellovenkommer hovedsakelig til anvendelse for dokumentasjon av helsehjelp. *Lovene kan imidlertid ha et bredere anvendelsesområde enn den skjematiske angivelsen i figuren.
6 Sikker sone Sikret sone. Sone der sensitive personopplysninger behandles (flere sikrede soner ved behov). Intern sone. Soner der hvor ikke-sensitive personopplysinger og andre opplysninger behandles. Ekstern sone. Sone der åpen informasjon og tilgjengelig informasjon (typisk internettbaserte tjenester) befinner seg. Inkluderer gjerne eksterne kommunikasjonskanaler som for eksempel e-post.
7 Saksbehandling Undersøkelsen viser at det på noen områder er ulik praksis og til dels ulik oppfatning av hva som er riktig systembruk og den underliggende tolkning av lover og forskrifter i utførelsen av saksbehandlingen. Kommunene har gode rutiner for vurdering av søknader og fatting av vedtak. Når det gjelder behandling av klager, innsyn og tilsyn, er det mer ulik praksis mellom kommunene. Vedrørende saksbehandling knyttet til pleie- og omsorgstjenester, er KS sin overordnede anbefaling at denne utføres i PLO-systemet. Videre anbefales følgende: Søknader, vedtak, klager og krav om innsyn knyttet til enkeltbrukere inneholder sensitive personopplysninger og behandles i sin helhet i PLO-systemet. Dublering av dokumentasjon i sakarkivsystemet for saksbehandling knyttet til enkeltbrukere er ikke nødvendig og anbefales ikke. (NB! system etter Noark-standarden for fullelektronisk arkivering) Klager, innsynssaker, tilsynssaker og annen saksbehandling som ikke er knyttet til aktive enkeltbrukere (for eksempel krav om innsyn i morsjournaler eller klager på praksis i virksomheten) dokumenteres i sakarkivsystemet. Dersom dokumentasjonen inneholder sensitive personopplysninger og sakarkiv-systemet ikke ligger i sikret sone, kan dokumentasjonen ikke arkiveres elektronisk i systemet og kommunene må ha et eget papirarkiv for arkivering av slik dokumentasjon. Krav om innsyn i pasientjournal skal dokumenteres i pasientjournalen.
8 Personopplysning og sensitiv personopplysning Personopplysning er en opplysning eller vurdering som kan knyttes til deg som enkeltperson, slik som for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, bilnummer, bilder, fingeravtrykk, irismønster, hodeform, fødselsnummer osv. Opplysninger om atferdsmønstre er også regnet som personopplysninger - opplysninger om hva du handler, hvor du beveger deg, hva du ser på tv osv.. En nyere utfordring for personvernet er at vi legger igjen så mange digitale spor som kan utnyttes kommersielt (f.eks. Facebook)
9 Personopplysning og sensitiv personopplysning Sensitive personopplysninger er opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger.
10 Saksbehandling forts. Flere kommuner er redde for å makulere papir som er skannet, og er usikre på om de oppbevarer dokumenter unødvendig. På dette området gir mange kommuner uttrykk for at de opplever manglende retningslinjer og rutiner de kan forholde seg til. Følgende anbefaling gis: Gitt at kommunene har Noark-godkjent sakarkivsystem, og skanner inn papirbasert dokumentasjon i sakarkiv-systemet, er kommunene ikke pliktig til å oppbevare de fysiske dokumentene som er skannet (med mindre disse omfattes av lovbestemte formkrav eller at kommunen av andre årsaker har vurdert at dokumentene må være fysisk tilgjengelig). Dersom PLO-systemet ikke er Noark-godkjent for saksbehandling (eller godkjent etter særlig tillatelse fra Riksarkivaren), må all saksbehandlingsdokumentasjon i PLO-systemet skrives ut og arkiveres på papir. Noark-godkjenning er en forutsetning for fullelektronisk arkivering, og all papirdokumentasjon må eventuelt skannes inn for å ha et komplett elektronisk arkiv. Kommuner som ikke har tatt i bruk skanning må ha et papirarkiv som dokumenterer lovpålagt virksomhet. Dette gjelder både for sakarkivsystemet og PLO-systemet. Det foreligger imidlertid ikke noe lovmessig krav til at det skal være et fysisk felles arkiv.
11 Dokumentasjon av helsehjelp Undersøkelsen viser at kommunene hovedsakelig ser ut til å håndtere dokumentasjon av helsehjelp i tråd med gjeldende lovverk, og at de oppfatter lovverket som tydelig på dette området. Likevel har undersøkelsen avdekket noe ulik praksis mellom kommunene. Overordnet gjelder følgende for håndtering av dokumentasjon av helsehjelp: Dokumentasjon av helsehjelp skal lagres i EPJ, aldri i saksbehandlingsdelen i PLO-systemet eller i sakarkivsystemet, selv ikke om dokumentasjonen mottas som vanlig post. Helseopplysninger som mottas som ledd i den helsehjelp som ytes skal også lagres i EPJ. Dersom skanning ikke er tatt i bruk eller at skanningsfunksjonen i PLO-systemet medfører at dokumentasjonen ikke havner i EPJ, må all dokumentasjon av helsehjelp som oppstår eller mottas på papir, arkiveres på papir. Merk: alle dokumenter her må være elektronisk hvis ikke er det et papirarkiv. Dersom helseopplysninger mottas som en del av, eller som vedlegg til, søknader, klager osv., skal de inn i saksbehandlingsdelen av PLO-systemet som del av den samlede saksdokumentasjonen som ligger til grunn for saksbehandling og vedtak. Slik dokumentasjon skal også lagres i EPJ dersom de antas å være relevante for den helsehjelp som pleie- og omsorgstjenesten skal yte brukeren.
12 Arkivering Det er ulikheter mellom kommunene når det gjelder arkivering av dokumentasjon tilknyttet pleie- og omsorgstjenesten. Undersøkelsen viser videre at arkivleder og dokumentsenter i flere kommuner har liten oversikt over oppfølging og kvalitetssikring av arkivering i tilknytning til PLO-systemet, og fagsystemer generelt. For håndtering av arkivering anbefales følgende: En sak må arkiveres komplett, enten elektronisk eller på papir. Ved elektronisk arkivering må som et minimum alle hoveddokumentene arkiveres elektronisk. Vedlegg kan i slike tilfeller arkiveres på papir dersom dette er mest hensiktsmessig. Kommunene bør ta i bruk Noark-godkjent systemløsning for PLO-systemet hvis tilgjengelig. For kommuner som ikke har etablert fullelektronisk arkivering, anbefales en ordning med et daglig fysisk arkiv på de ulike lokasjonene/fagenhetene og etablering av klare rutiner for overføring til felles bortsettingsarkiv med avklart periodisering. Kommunen bør ha et felles bortsettingsarkiv for dokumentasjon knyttet til pleie- og omsorgstjenestene. Det er svært viktig at arkivleder tar ansvar for kommunens samlede arkiv og en helhetlig arkivplan. Arkivleder må ha fokus på og ta ansvar for tilrettelegging og utførelse av rutiner for forskriftsmessig arkivering av dokumentasjon i PLO-systemet.
13 Arkivering forts. Det er nødvendig å skille mellom hva som er saksbehandlingsdokumentasjon og hva som er dokumentasjon av helsehjelp for å unngå sammenblanding av dokumentasjon i arkivdanningen og sikre forskriftsmessig arkivering. Figuren viser hvordan skillet mellom sakarkiv og pasientarkiv må betraktes for saksbehandlingsdokumentasjon og dokumentasjon av helsehjelp i tilknytning til pleie- og omsorgstjenester.
14 Videre oppfølging fra kommunene Undersøkelsen underbygger at det er behov for å sikre at kommunene utfører dokumenthåndteringen forskriftsmessig i henhold til gjeldende lovverk. KS mener at det også er behov for å sikre at det i størst mulig grad er lik og enhetlig praktisering av dokumenthåndtering på tvers av alle kommuner. Det anbefales at kommunen fokuserer spesielt på følgende forhold: Kvalitetssikring av rutiner og praksis gjennom tverrfaglig samarbeid internt i kommunen bør prioriteres. I tillegg må kommunene sørge for dokumentert og forskriftsmessig håndtering av aktuell dokumentasjon Det er et klart behov for å koordinere kommunenes innsats når det gjelder å stille krav til PLOsystemleverandørene for å få hensiktsmessige systemer som gjør det enkelt for kommunene å etterleve gjeldende standarder og regelverk. Det er viktig at arkivleder tar ansvar for alle arkiv i kommunen både sak-/arkivsystemet og alle fagarkiv som inneholder bevaringsverdige dokumenter etter arkivloven.
15 Takk for meg
Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten
www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne
DetaljerHåndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten
Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen
DetaljerEUs personvernforordning (GDPR)
Ole Bjørn Nordland, rådmannens fagstab, november 2017 Foto: Carl Erik Eriksson EUs personvernforordning (GDPR) Hva er personvern? Regjeringen.no: Personvern handler om retten til å få ha ditt privatliv
DetaljerNy personvernlov. Hilde Lange, personvernombud Troms fylkeskommune
Ny personvernlov Hilde Lange, personvernombud Troms fylkeskommune - Litt om personvernombudet i TFK - Hva er personopplysninger - Hva er nytt fra 25. mai 2018? - Hvordan håndtere personopplysninger - Hvilke
DetaljerHåndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten
www.pwc.no Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten KS FOU 144017 Mars 2015 Forord PwC har utarbeidet FoU-rapporten "Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten" for KS. Rapporten
DetaljerPasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms. Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.
Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.15 Program Avgrensing og definisjon Pasientjournaler og lovverket
DetaljerInformasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune
Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn
DetaljerAnne Mette Dørum Spesialrådgiver KS Område forskning, innovasjon og digitalisering
Elevdokumentasjon rapporten http://www.ks.no/tema/innovasjon-og-forskning1/forskning-ogutredning/ferske-fou-rapporter/fou-fra-minnepenn-til-sikker-arkivering/ Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS Område
DetaljerPersonopplysninger og opplæring i kriminalomsorgen
Personopplysninger og opplæring i kriminalomsorgen 06.05.2016 Tema Hva er personopplysninger Hvordan etterleve pliktene i loven 2 Hvem har ansvaret? «Behandlingsansvarlig» = Fylkeskommunen = skoleeier
DetaljerMed forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning.
Biobankinstruks 1. Endringer siden siste versjon 2. Definisjoner Biobank Med diagnostisk biobank og behandlingsbiobank (klinisk biobank) forstås en samling humant biologisk materiale som er avgitt for
DetaljerInnsyn i og håndtering av sensitiv personinformasjon. v/ Kirsti Torbjørnson og Gerd Smedsrud
Innsyn i og håndtering av sensitiv personinformasjon v/ Kirsti Torbjørnson og Gerd Smedsrud 2 Nye personvernregler i 2018 En forordning og to direktiver om personvern fra 2016 trer i kraft i norsk lovgivning
DetaljerBrukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO.
Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO. Innhold 1 LAO - Lærers administrative oppgaver... 3 2 Varsel... 4 2.1 Maler... 4 2.2 Personsensitive opplysninger - hva skal ikke i varselbrevet...
DetaljerPersonvern og informasjonssikkerhet
Det frivillige Skyttervesen Personvern og informasjonssikkerhet Personvernerklæring Veiledning for skytterlag og samlag Etablert: 23/4-2018: Norges Skytterstyre sak 60-2018 Revisjon 1: 10/5-2019 Side 1
DetaljerHvem skal få se pasientene i kortene? Hva veier tyngst av personvern og behovet for deling av medisinsk informasjon?
Hvem skal få se pasientene i kortene? Hva veier tyngst av personvern og behovet for deling av medisinsk informasjon? Mari Hersoug Nedberg, rådgiver Ålesund, 4. September 2009 Hva er person(opplysnings)vern?
DetaljerPersonvernforordning i EU
Personvernforordning i EU Økende mengder med historiske data Utfordringer og muligheter Nok en ny lov eller nye muligheter? - Økt beskyttelse av persondata - Forbedre individets datarettigheter - Større
DetaljerPERSONVERNERKLÆRING. Bodø kommune
PERSONVERNERKLÆRING Bodø kommune 2 Personvernerklæring Formål Formålet med denne erklæringen er å informere om hvordan kommunen samler inn og behandler personopplysninger. Bodø kommune er ansvarlig for
DetaljerDatabehandleravtale etter personopplysningsloven
Databehandleravtale etter personopplysningsloven Databehandleravtale I henhold til personopplysningslovens 13, jf. 15 og personopplysningsforskriftens kapittel 2. mellom..kommune Behandlingsansvarlig og
DetaljerInformasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt
Informasjonssikkerhet Retningslinjer for behandling av personopplysninger og annen informasjon underlagt taushetsplikt For hvem? Retningslinjene omfatter alle som har tilgang til kommunens IT-systemer.
DetaljerGDPR og samtykke. DSOP, 29. august 2017
GDPR og samtykke DSOP, 29. august 2017 Innhold Personvern og de kjerneprinsippene som gjelder for behandlingen av personopplysninger Samtykke som ett av flere behandlingsgrunnlag Betingelser for samtykke
DetaljerEr din bedrift klar for ny personopplysningslov?
Er din bedrift klar for ny personopplysningslov? 1. Hva er GDPR? GDPR står for General Data Protection Regulation. GDPR er EUs nye personvernforordning som blir norsk lov den 25. mai i år. Innføringen
DetaljerMandal kommunes styringssystem for informasjonssikkerhet Utkast, mars 2011
Mandal kommunes styringssystem for informasjonssikkerhet Utkast, mars 2011 1 1.0 INNLEDNING. Mandal kommune samler inn, oppbevarer og bruker personopplysninger som en nødvendig del for å kunne utføre sine
DetaljerHvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner
KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv
DetaljerOppfølging av rapport: Kommunens arkiv
Personal og organisasjon Stavanger byarkiv Leni Tande Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Dato: 31.08.2017 Postboks 583 Saksnummer: 16/12975-8 4305 SANDNES Deres ref.: Oppfølging av rapport: Kommunens
DetaljerRetningslinjer for bruk av informasjonssystemer i Oppland fylkeskommune
W Retningslinjer for bruk av informasjonssystemer i Oppland fylkeskommune Innhold 1. Bruker-ID og passord... 3 2. Privat bruk og eiendomsrett... 3 3. Innsyn... 3 4. Virus og spam... 4 5. Konfidensialitet...
DetaljerSAK- & PORTALDAGENE 2018
1 SAK- & PORTALDAGENE 2018 Hvordan utnytter vi våre data! TAR VI UT DET FULLE POTENSIALET? ESPEN VISKJER RETRIVER OG NICOLAY MOULIN EVRY - Lover og regulatoriske krav - Kun fantasien som setter begrensninger
DetaljerGDPR Ny personvernforordning
GDPR Ny personvernforordning Sunndalsøra, 1. mars 2018 Vindel morgenseminar Advokat Martin Marsteen Williams 1. Personopplysninger dagens regelverk 2. GDPR/Personvernforordningen 3. Hvordan oppfylle kravene
DetaljerHar GDPR en sjel? Nok en ny lov eller nye muligheter?
Har GDPR en sjel? Nok en ny lov eller nye muligheter? 99 artikler i EU s nye personvernsforordning 2 Nok en ny lov eller nye muligheter? - Økt beskyttelse av persondata - Forbedre individets datarettigheter
DetaljerJournalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
DetaljerVedlegg C - Datahåndteringsplan
Page 1 of 7 Vedlegg C - Datahåndteringsplan FoU-prosjekt [Prosjektnavn] BESKRIVELSE AV DATA Oppgi hensikten med datainnsamlingen / datagenereringen og hvordan data er knyttet til prosjektets formål. Her
DetaljerBrukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO.
Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO. PILOT RAUFOSS VGS. Tjenesten «LAO» (Lærers Administrative Oppgaver) erstatter dagens løsning for generering av elevvarsler i OFK. Denne nye
DetaljerDokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?
Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og
DetaljerPersonvernforordning i EU Nok en ny lov eller nye muligheter?
Personvernforordning i EU Nok en ny lov eller nye muligheter? Nok en ny lov eller nye muligheter? - Økt beskyttelse av persondata - Forbedre individets datarettigheter - Større mobilitet I det indre marked
DetaljerPersonvernerklæring. Del 1. Personvern og datasikkerhet i Det frivillige Skyttervesen (DFS) Det frivillige Skyttervesen
Det frivillige Skyttervesen Del 1 Personvernerklæring Personvern og datasikkerhet i Det frivillige Skyttervesen (DFS) Etablert: 23/4-2018: Norges Skytterstyre sak 60-2018 Revisjon 1: 10/5-2019 Side 1 av
DetaljerVelkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
DetaljerVEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE
VEDLEGG TIL HOVEDAVTALE DATABEHANDLERAVTALE 1. Avtalens parter og bakgrunn Det vises til avtale ( Hovedavtalen ) mellom takstmann/takstfirma (Databehandler) og Crawford & Company (Norway) AS om at Databehandler
DetaljerBehandling og deponering av pasientjournaler. IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS
Behandling og deponering av pasientjournaler IKA Finnmark IKS - IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Plan for kurset Dokumentasjon av helsehjelp Saksbehandling Søknader og vedtak Klagesaker Pasientjournaler
DetaljerFagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund
Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer
Detaljer4. Hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan vi bruker personopplysningene, samt formålet med opplysningene
Personvernerklæring for NESO Denne personvernerklæringen beskriver hvilke opplysninger vi samler inn om våre kunder og om besøkende på våre internettsider, hvordan og hvorfor vi samler inn og bruker opplysningene
DetaljerNye personvernregler
Nye personvernregler Rollen som tillitsvalgt Akademikerforeningenes tillitsvalgtkurs Soria Moria 15. og 16. januar 2018 Ellen Røyneberg, Legeforeningen Agenda Grunnleggende om personvern Personvernforordningen
DetaljerRetningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager
Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerNy veileder for arkiv i interkommunale samarbeid
Ny veileder for arkiv i interkommunale samarbeid Solfrid Kjærran, Arkiv i Nordland 24. Oktober 2018 1 Skulpturlandskap Nordland - Ballangen Foto: Vegar Moen Formål Gi en oversikt over hvilke krav arkivverket
DetaljerProsedyre for personvern
Formål: Hensikten med denne prosedyren er å sørge for samsvar med relevant regelverk for vern av personopplysninger. Prosedyren skal også sikre styring, gjennomføring og kontroll av hvordan selskapet håndterer
DetaljerSøknad om tildeling av FoU- tid for studieåret 2015-2016
Søknad om tildeling av FoU- tid for studieåret 2015-2016 Kriterier for tildeling av FoU- tid FoU- tiden skal resultere i tellende publikasjoner. (Med tellende publikasjon menes fagfellevurdert, vitenskapelige
DetaljerPersonvernforordning i EU
Personvernforordning i EU Nok en ny lov eller nye muligheter? One EVRY Nok en ny lov eller nye muligheter? - Økt beskyttelse av persondata - Forbedre individets datarettigheter - Større mobilitet I det
DetaljerRetningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF
Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING
DetaljerINF1000: IT og samfunn. Uke 6, høst 2014 Siri Moe Jensen
INF1000: IT og samfunn Uke 6, høst 2014 Siri Moe Jensen Oversikt Praktisk om semesterplan og obliger Hilde Lovett, Teknologirådet IT: Eksempler på muligheter og løsninger Kan teknologi styres? Om anvendelse
DetaljerPolicy for personvern
2018 Policy for personvern SpareBank 1 Nord-Norge konsern (SNN) For Nord-Norge! Innhold 1. Innledning... 3 2. Definisjoner... 3 3. Formål og rammeverk for personvernarbeid... 3 4. Behandling av personopplysninger...
DetaljerVeiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt
Veiledningsdokument for håndtering av personopplysninger i Norge digitalt Informasjon om personopplysninger Formålet med personopplysningsloven Formålet med personopplysningsloven (pol) er å beskytte den
DetaljerGrunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen
DetaljerDokumentasjon- og arkivseminar
Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om
DetaljerBEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER
BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER 1.0 Innledning 1.1 Definisjon av personopplysninger 1.2 Behandlingsansvarlig 1.3 Vilkår for å behandle personopplysninger 1.3.1 Samtykke 1.3.2 Krav om informasjon 1.3.3
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SONGDALEN KOMMUNE Songdalsvegen 53 4645 NODELAND Dato 10.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9429 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerArkiv 2013 27. november 2013
Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lenvik kommune
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Lenvik kommune v/ Hennie Eidissen Dato 22.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/10662 Saksbehandler PETKRI/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg om
DetaljerHva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn
Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo
DetaljerJURIDISKE KRAV TIL SAKSBEHANDLINGEN ADVOKAT HANNE GARÅS JURIDISK ENHET. Intern opplæring 31. mai 2017
JURIDISKE KRAV TIL SAKSBEHANDLINGEN ADVOKAT HANNE GARÅS JURIDISK ENHET Intern opplæring 31. mai 2017 Hvordan oppstår en sak? Saker kan oppstå på ulike måter ; - Eksterne henvendelser søknader, klager,
DetaljerGo to use the code /10/2016. En liten undersøkelse: Mobil/ nettbrett. INF1000/ INF1001: IT og samfunn.
INF1000/ INF1001: IT og samfunn En liten undersøkelse: Mobil/ nettbrett Siri Moe Jensen Gisle Hannemyr Høst 2016 Go to www.menti.com use the code 47 46 40 Siri Moe Jensen INF1000/INF1001 - Høst 2016 1
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,
DetaljerSist oppdatert: Rutiner for Gjettum barnehage. Samtykkeerklæring (personvern) 1. Innledning
Rutiner for Gjettum barnehage Samtykkeerklæring (personvern) 1. Innledning Gjettum barnehage SA skal behandle personopplysninger i tråd med personopplysningsloven og personopplysningsforskriften. Under
DetaljerNye regler om personvern. Halvor E. Sigurdsen, NHO
Nye regler om personvern Halvor E. Sigurdsen, NHO Kort bakgrunn Vi har hatt 90 pst. av dette siden 2001 General Data Protection Regulation = GDPR = personvernforordningen -> ny personopplysningslov Digitalisering
DetaljerSikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon
Visma FLYT Arkiv Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Sikring av papirbasert og elektronisk arkivmateriale VISMA FLYT ARKIV DE GODE GRUNNENE: Sikker lagring av sensitiv data Forbedret
DetaljerEndelig kontrollrapport
Saksnummer: 11/01168 Dato for kontroll: 01.12.2011 Rapportdato: 21.05.2012 Endelig kontrollrapport Kontrollobjekt: Drømtorp videregående skole Sted: Ski Utarbeidet av: Knut B. Kaspersen Stein Erik Vetland
DetaljerProtokoll/ePhorte. Status. 1. Formål med behandlingen/systemet. Martha Sep 21 at 9:21 am. Saksbehandling og arkivering. Martha Sep 21 at 9:24 am
Protokoll/ePhorte Deltakere: Martha Rapport generert på: April 01, 2019 Behandlingsansvarlig Personvernombud Intern ansvarlig Kontaktperson overfor myndighetene Status Behandler sensitive opplysninger
DetaljerRiksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet
Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig
DetaljerArkivplan - internkontroll
Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll
DetaljerPersonopplysningsloven: Formål og grunnleggende begreper. DR1010 Personvern i offentlig forvaltning Vår 2011 Seniorrådgiver Mona Naomi Lintvedt, Difi
Personopplysningsloven: Formål og grunnleggende begreper DR1010 Personvern i offentlig forvaltning Vår 2011 Seniorrådgiver Mona Naomi Lintvedt, Difi Ukas sak Dagens tema Personopplysningsloven (pol) Lovens
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hamarøy kommune - ny utsendelse
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Hamarøy kommune Oppeid 8294 HAMARØY Dato 03.01.2019 Din ref. Vår ref. 2018/12883 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
DetaljerLagring av personopplysninger. Øyvind Eilertsen UNINETT CERT. SUHS-konferansen Informasjonssikkerhet Behandling av personopplysninger:
Lagring av personopplysninger Øyvind Eilertsen UNINETT CERT SUHS-konferansen 2011 Dagens tekst Informasjonssikkerhet Behandling av personopplysninger: Organisatoriske krav Tekniske krav Informasjonssikkerhetsarbeidet
DetaljerFØRSTE UTKAST TIL SJEKKLISTE FOR KOMMUNER
FØRSTE UTKAST TIL SJEKKLISTE FOR KOMMUNER Konsekvenser av å endre kommunenummer April 2017 Forbehold: Dette er en delleveranse for en pågående utredning. Flere områder er ikke ferdig utredet, og det tas
DetaljerTromsø 13.juni Nye bevaringsbestemmelser for pasient- og journalopplysninger i kommuner og fylkeskommuner
Nye bevaringsbestemmelser for pasient- og journalopplysninger i kommuner og fylkeskommuner - Forslag til endringer i Riksarkivarens forskrift Tromsø 13.juni 2019 Frøydis Antonsen Janicken Olsen Rådgiver
DetaljerHva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA
Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA NOARK-5 Litt historikk Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering
DetaljerUnødvendig, overdreven bruk av identifisering og biometri vil kunne skade vår sikkerhet og personvernet.
Unik identifisering Unødvendig, overdreven bruk av identifisering og biometri vil kunne skade vår sikkerhet og personvernet. Bekymringen ligger i desto mer spredning av dine unike identifikatorer, desto
DetaljerSaksframlegg til styret
Saksframlegg til styret Møtedato: 28.5.2018 Sak nr.: 036/2018 Sakstype: Orienteringssak Orientering om implementering av ny personvernlovgivning i SiV Saksbehandler: Stein Kinserdal, Ida Mollerud Trykte
DetaljerDRI1010 Emnekode. Oppgave Kandidatnummer Dato
Oppgave 1 361 2015-05-05 For å kunne vite hvilken betydningen det har for anvendelsen av personopplysningsloven når det skal behandles sensitive personopplysninger så må man vite hva «sensitive personopplysninger»
DetaljerErfaringer med tilsyn
Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 27. Mai 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-
DetaljerBevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet
Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lindesnes kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO LINDESNES KOMMUNE Rådhusveien 9 4520 LINDESNES Dato 21.11.2018 Din ref. Vår ref. 2018/10045 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerPersonvern i skolen. Skolelederkonferansen 24. oktober Leder forretningsjuridisk/ advokat Hege Stensland Sveen
Personvern i skolen Skolelederkonferansen 24. oktober 2018 Leder forretningsjuridisk/ advokat Hege Stensland Sveen Virkeadvokatene - Forretningsjuridisk Hege Stensland Sveen Thomas Flo Haugaard Maja Glad
DetaljerPersonvern eller vern av personopplysninger. Hvem vet hva om oss
Personvern eller vern av personopplysninger Hvem vet hva om oss Vi er i fare overalt Opplysninger fra netthandel misbrukes Kan redusere netthandelen Skattelister brukes til å finne ofre - 2004 Pengeuttak
DetaljerKartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv
Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er
DetaljerErfaringer med tilsyn
Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 21. Oktober 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-
DetaljerEtikk- og personvernshensyn i brukerundersøkelser
www.nr.no Etikk- og personvernshensyn i brukerundersøkelser Workshop om brukerundersøkelser 21. mai 2010, Norsk Regnesentral (NR) Kristin S. Fuglerud Seniorforsker Agenda: personvern og etikk 2 1. Personopplysningsloven
DetaljerÅpne data og juridiske problemstillinger
Åpne data og juridiske problemstillinger Seminar DIFI 12. desember 2012 advokat Eva I.E. Jarbekk Hva er data? Alt fra stillingsannonser, hendelser og nyhetsmeldinger, til kart, regnskap, statistikk og
DetaljerEksamensoppgave for FINF 4001 Forvaltningsinformatikk Fredag Kl (6 timer)
Eksamensoppgave for FINF 4001 Forvaltningsinformatikk Fredag 30.11.2012 Kl 10-16 (6 timer) Bokmål Oppgave 1. I regjeringens IKT-politikk og spesielt i Digitaliseringsprogrammet er bruk av felleskomponenter
DetaljerInformasjonssikkerhet i Nord-Trøndelag fylkeskommune
Informasjonssikkerhet i Nord-Trøndelag fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune tar i bruk stadig flere it-løsninger for å ivareta en effektiv tjenesteproduksjon. Samtidig som at slike løsninger letter
DetaljerUtvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning
Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning 1 Disposisjon Litt om Post- og teletilsynet (PT) PTs saks/arkivsystemer og fagsystemer BK-plan fysisk
DetaljerDEL I TILRÅDING ELLER KONSESJON?
Veileder: Bruk av sensitive personopplysninger i forskning DEL I TILRÅDING ELLER KONSESJON? Versjon 2.0 publisert 28.03.2017 Innhold Bakgrunn... 3 Målgruppe for veilederen... 3 Ordliste... 4 Hvilken lov
DetaljerErfaringer med avlevering/uttrekk av fagsystemet Profil
Erfaringer med avlevering/uttrekk av fagsystemet Profil Veien frem til utarbeidelse av gode rutiner May Britt Berg, Karmøy kommune Noen fakta om kommunen.. og pleie-og omsorgssektoren 40.000 innbyggere
DetaljerGeir Magnus Walderhaug
Geir Magnus Walderhaug g.m.walderhaug@admin.uio.no Leder Region øst, Norsk Arkivråd Rådgiver, Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon, UiO 15. februar 2011 Kilder De neste
DetaljerPersonvernerklæring. Akasia Barnehage AS
Personvernerklæring Akasia Barnehage AS Personvernerklæring for Akasia barnehage AS Personvernerklæringen gjelder behandling av personopplysninger som brukes når du / dere har barn i Akasia sine barnehager.
DetaljerSUSANNE HELLAND FLATØY PUBLIC & HEALTHCARE SOLUTIONS. Få oversikt og kontroll, sikre etterlevelse av kravene i GDPR
SUSANNE HELLAND FLATØY PUBLIC & HEALTHCARE SOLUTIONS Få oversikt og kontroll, sikre etterlevelse av kravene i GDPR Bakgrunn for nye personvernregler Hva er personvern og personopplysninger Når er det tillatt
DetaljerArkivlovgivning i endring
Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille
DetaljerARKIV I KOMMUNEREFORMEN VEILEDNING
ARKIV I KOMMUNEREFORMEN VEILEDNING Anna Malmø-Lund 2. desember 2015 Hvorfor trenger vi en ny veiledning? Regjeringen planlegger den største kommunereformen siden 1964: https://www.regjeringen.no/no/tema/kommuner-ogregioner/kommunereform/hvorforkommunereform/prosess/id751050/
DetaljerGDPR General Data Protection Regulativ
GDPR General Data Protection Regulativ Still gjerne spørsmål underveis... Ingen fullstendig gjennomgang av GDPR... -R-R-R-R!!! GDPR EU: Gjeldende lov fra og med 25. mai Norge (EØS): Skal innkorporeres
DetaljerOpptak til grunnstudier og master 2017/2018. Temamøte om opptak 14. februar 2017 Mali Ødegaard Haugen Seksjon for opptak og tilrettelegging
Opptak til grunnstudier og master 2017/2018 Temamøte om opptak 14. februar 2017 Mali Ødegaard Haugen Seksjon for opptak og tilrettelegging Agenda Rammer og regelverk Et lite innblikk Opptak til grunnstudier
DetaljerSæravtale om lønns- og personalregistre
Det kongelige Fornyings- og administrasjonsdepartement PM 2007-15 Særavtale om lønns- og personalregistre Dato: 12.12.2007 Til: Statsforvaltningen og Riksrevisjonen Gjelder: Statens personalhåndbok pkt.
DetaljerSvarUt Offentlig digital post
SvarUt Offentlig digital post eller Thor Kvatningen - it-rådgiver / /byarkivet Thor.kvatningen@trondheim.kommune.no Hva er SvarUt? En løsning for å kunne sende digital utgående post fra kommunen i et elektronisk
DetaljerRetningslinjer for restriksjonsvurdering i Asta
Retningslinjer for restriksjonsvurdering i Asta Retningslinjene angir hvordan man registrerer restriksjoner i Asta etter at man har tatt stilling til hvilke klausuler som gjelder, for eksempel taushetsplikt
DetaljerArkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
Detaljer