Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad?

Transkript

1 Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad? Noark-5 og fri programvare Astrid Øksenvåg Rådgiver ekor AS

2 Dagens situasjon - papir arkiv / elektroniske arkiv Dagens papirarkiv: Saksarkiv Personalarkiv Eiendomsarkiv Barnehage Skole / Elevmapper Kart og tegninger Regnskap. Dagens elektroniske arkiv: Saksarkiv Personalarkiv Elevmapper Eiendomsarkiv

3 Noark 4 skisse

4 Virksomhet - helhet Data inn Virksomhetslogikk Data ut

5 Flere, uavhengige systemer Epost Portal Eksterne Virksomhetslogikk Skjema Sak-/arkiv Chat Adm.system Støttesystem Fagsystem

6 Integrasjon - hvorfor Overholde journalplikt, arkivplikt mv. Overholde sikkerhetskrav unngå lagring utenfor interne eller sikrede soner Samle informasjon på (færre) steder Gjøre informasjon tilgjengelig i andre verktøy fag-/støttesystemer rapporteringssystemer

7 Dagens situasjon -fagsystemer Fagsystem Fagsystem Fagsystem Fagsystem Fagsystem Offentlig virksomhet Sak-/arkivsystem A Datafangst og dokumentproduksjon i fagsystemer Journal- og arkivplikt Fagsystemene må ha tilgang arkivering iht. arkivloven kun en delmengde er arkivpliktig arkivutfordringen løses ved oversending/integrasjon mot eksisterende, Noark-godkjent sak-/ arkivløsning Noark-5 skiller ut arkivkjernen som en egen del

8 Dagens/Fremtidens saksbehandlingssystemer Nye oppgaver og roller leder saksbehandler arkivar Hvordan ser det ut i dag lover og forskrifter integrasjoner for å støtte regelverket hvordan er arbeidsprosessene i dag dobbeltarbeid, flere systemer, kopiarkiv mv Økonomiske forhold rundt dette tekniske integrasjoner programvarekrav (MsOffice (Word, Outlook)) organisatoriske forhold (skjulte kostnader) systemdrevet organisering (systemtvang) Noark 4 -> Noark 5 fra rigiditet til lego-mulighet

9 Noark Noark; den norske standarden for elektronisk journalføring og arkivering (1984) Akronym av NOrsk ARKivsystem Noark-4 (1999) Noark 5 (2008) ikke lenger en kravspesifikasjon, men et rammeverk til hjelp ved kravspesifisering endret akronymet til å stå for NOrsk ARKivstandard Med Noark 5-standarden vil Riksarkivaren sikre seg at offentlig digitalt skapt arkivmateriale forblir intakt som dokumentasjon for berørte parter i vår tid og for forskere og historikere i all framtid. Det handler ikke bare om å kunne lese innholdet over tid. Dokumentet må også kunne finnes igjen blant alle andre filer på stadig større harddisker. Det må beskyttes mot endringer etter at det ble laget. Og ikke minst det må flyttes over på nye lagringsmedier etter hvert som teknologien utvikler seg. Noark 5 viderefører grunnpilarene i Noark-4; den er fleksibel og åpen, og tillater at Noark 5-baserte løsninger samspiller med omliggende system. Noark 5-standarden må stadig ajourholdes for å leve, derfor er det planlagt halvårlige versjoneringer for å sikre at standarden hele tida er i tråd med lov- og regelverk, den teknologiske utviklingen og brukernes krav og forventninger

10 Noark 5 Stiller krav til Arkivstruktur Metadata Funksjonalitet Stiller ikke krav til hvordan det faktisk skal løses Legger til rette for ulike løsninger

11 Arkivkjernen - egen komponent i fagsystem Utviklere av fagsystemer kan bruke arkivkjernen som del av sitt produkt ivaretar kravene til arkivering Arkivkjernen definerte grensesnitt frittstående i forhold til arkitektur Offentlig virksomhet Fagsystem Arkiv Arkivkjerne (Noark)

12 Sentrale føringer arkitektur -Felleskomponenter i kommunal sektor N5

13 Noark 5 åpner for skreddersøm Mulighet: arbeidsprosess + arkiv-legoklosser + andre legoklosser = skreddersydd løsning papirkurv-ikon hvorfor ikke arkiv-ikon (dra og slipp) hvorfor får jeg ikke arkivet som valg når jeg trykker Skriv ut? vi har et system hvordan skal vi organisere oss rundt det vi har en arbeidsprosess/saksfelt hvordan må løsningen fungere Økonomiske forhold rundt dette status: uhensiksmessig organisering -> feil/dårlig utnyttelse av ressurser mv ønske: mest service for pengene i kommune-norge

14 Flere, uavhengige systemer Epost Portal Eksterne Skjema Virksomhetslogikk Noark 5- godkjent arkiv Chat Adm.systm Sakssystem Fagsystem

15 Lav kostnad? eller endret kostnad? ja / nei / vet ikke»...tiden vil vel vise» det kommer an på dere

16 Noark 5 Forvaltningsorgan som skal utvikle eller ta i bruk nye løsninger hvor det inngår elektroniske dokumenter, skal basere journal- og arkivfunksjonaliteten på kravene i Noark 5 Tilsvarende skal leverandører i forbindelse med nyutvikling eller videreutvikling av system hvor det inngår elektroniske dokumenter basere utviklingen på kravene i Noark 5.

17