ephorte5 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid

Transkript

1 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid

2 2 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt Ledere og saksbehandlere som ikke tilbringer dagen sin i arkivsystemet trenger effektive og intuitive verktøy som får jobben gjort. tilbyr forenklet arbeidsflate for at du raskt skal kunne få utført dine arkiveringsoppgaver og effektivt samhandling med andre. Allt litt enklere har egenskaper som gjør at vi i dag og i årene framover kan tilby innovative, fleksible og fremtidsrettede brukergrensesnitt med hovedvekt på funksjonalitet og brukeropplevelse. Listen over egenskaper i løsningen er lang, og utover det som er nevnt i denne brosjyren, finner du blant annet ferdige integrasjoner mot kraftige fagsystemer, mot servicetorg; du finner innsynsløsninger og løsninger for innbyggere og politikere og du finner skjemaløsninger. I tillegg er klar for jobben som frittstående arkivkjerne for virksomhetens øvrige fagsystemer. Alt dette gjør til et bærekraftig kjernesystem for framtiden, utviklet i et strengt og moderne kvalitetsregime og levert av en partner som har sak/arkivløsning og innholdsforvaltning som et av sine viktigste strategiske satsingsområder. Ledere og saksbehandlere tilbys en enkel og effektiv arbeidsflate mot ephorte for saksrelaterte oppgaver. Arbeidsgrupper i organisasjon kan samhandle på tvers av organisatoriske og geografiske grenser ved å ta i bruk samhandlingsrom ved dokumentproduksjon. ephorte i SharePoint gir en arbeidsflate med ett enkelt brukergrensesnitt, for all dokumentproduksjon i din organisasjon, både for arkivverdige og ikke arkivverdige dokumenter. Dokumentene lagret i arbeidsflaten er søkbare, delbare og langtidslagret i ephorte. har en arkitektur som muliggjør realiseringen av full elektronisk saksbehandling, uavhengig av hva slags prosess eller fagsystem som har generert den informasjonen som skal arkiveres. Fundamentet i løsningen er den fullfunksjonelle og robuste Noark5-kjernen, sikret bak Integration Services. Denne arkitekturen gjør det både mulig og naturlig for eksterne løsningsleverandører å bruke som arkivkjerne for sine dokumenter, istedenfor å ha et eget arkiv som oppfylle lovkravene. hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid, fra de oppstår, deles eller destrueres.

3 3 Sharepoint Outlook Web ephorte Integration Services Apps Datafangst Digigitalisering Skjema ncore Noark5 Avlevering EDU/Elektronisk Data Utveksling Fagsystemer integrasjon ephorte Integration Services selvbetjening einnsyn emøte Politikerportal Selvbetjening Publisering Prinsippene bak ECM Suite Figuren viser skjematisk hvordan settes sammen for å bygge en komplett løsning for forvaltning av virksomhetens dokumenter. I senter av løsningen finner vi en komplett Noark5 kjerne, som kan fungere som arkivtjener for alle løsningene I virksomhetens som produserer eller bruker arkivverdig materiale. På utsiden av kjernen finner vi Integration Services. All kommunikasjon og samhandling med arkivkjernen skjer via denne, enten vi snakker om s egne brukerløsninger, administrativ programvare eller virksomhetens fagsystemer og selvbetjeningsløsninger. ECM Suite Brukeropplevelse leveres med rolle- og behovstilpassede grensesnitt: SharePoint Outlook eapp einnsyn Møteportal ephorte Web Arkivkjernen Noark5 saksbehandlerkjernen i gjør til det naturlige navnet i virksomhetens informasjonsforvaltning Egen drift eller ikke Du kan drifte selv eller velge en nettsky- (Cloud) basert løsning.

4 4 ECM Suite det naturlige valget for arkivaren, som trenger tilgang til alt Den nye arkitekturen i gjør det langt enklere å lage nye moduler og nye, tilpassede grensesnitt for nye og endrede oppgaver og behov, og tilpasse seg framtidige teknologiskift. Dette er særlig viktig nå som kravene til publikumstjenester vokser. Med har du en plattform som er godt tilrettelagt for en digital framtid. Outlook Stadig flere av oss tilbringer stadig større del av dagen med å håndtere inn og utgående e-post. Jo mer e-post vi håndterer, jo større er risikoen for at viktig informasjon ikke blir ivaretatt på en arkivmessig korrekt måte. Med Outlook kan du få utført dine nødvendige arkivoppgaver direkte, uten å forlate Microsoft Outlook sin standard arbeidsflate. E-post-drevet saksbehandling Arkivet og noen flere i virksomhetens bruker arkivløsningen som sitt viktigste arbeidsverktøy. Disse vil normalt ha behov for det mest funksjonsrike grensesnitt vi kan tilby. ephorte Webklient gir tilgang til all funksjonalitet i. Klienten kan skreddersys til behov styrt av roller og oppgaver. Web har i seg all den funksjonalitet som kan ønskes. Outlook er basert på Microsoft Outlooks eget kodeverk. Dette betyr at oppgradering til nye versjoner av Microsoft Outlook ikke innebærer store endringer av Outlook. Per idag støttes Outlook versjonene 2007 og Hovedfunsjoner og egenskaper i outlook - Arkivering direkte fra Outlook - Drag and drop - Masseimport av e-poster - Journalføring av utgående e-post - Opprett saker direkte fra Outlook - Automatisk arkivering ved hjelp av e-post-kjeder - Saksflyt med oppgaver i Outlook - Offline-tilgjengelighet. - Du kan arbeide med saker også når du ikke er tilkoblet intranettet. - Arbeidet synkroniseres når du kobles til intranettet igjen. - Kjent grensesnitt for brukerne.

5 5 Webklient De som jobber i Arkivet og andre som bruker løsningen som sitt viktigste arbeidsverktøy vil normalt ha behov for det mest funksjonsrike grensesnittet vi kan tilby. ephorte Webklient gir dere alle funksjonalitet i. Klienten kan skreddersys til behov styret av roller og oppgaver. Webklient består av en rekke forskjellige moduler som samler alle arkivfunksjonene i ett grensesnitt. Det vil være arkivet og noen flere i virksomheten som bruker arkivløsningen. Hovedfunksjoner og egenskaper i webklient - Arkivaren som trenger tilgang til alt - Elektronisk arkivering I henhold til Noark5-standarden - Effektiv søk og gjenfinning - Generisk saksbehandling med støtte for arbeidsflyt - Møte/utvalg - Plan/deling/oppmåling - Ansettelse Visste du at... informasjonsmengden i virksomheten mer enn dobles for hvert år som går!

6 6 eapp Leder Det blir stadig viktigere å kunne få utført sine oppgaver selv om man er på reise eller ut i felt. ephorte 5 eapps utvikles spesielt med tanke på deg som ikke alltid er på kontoret. Med denne Appen kan du hente fram og lese saksdetaljer og vedlegg og håndtere saker som venter på din godkjenning. Du kan også fordele saker som venter på en saksbehandler, selv om du er på reise. Løsningen er utviklet for Apple ipad og for Windows Phone. -har oversikt over nye oppgaver fra -har oversikt over oppgaver under arbeid -enkelt ser hva du skal gjøre for å løse oppgaven -har et enkelt hjelpemiddel for å godkjenne -får en samlet oversikt over oppgaver fra Service Torg og Konsulenttjenester - Vi har Norges beste arkivfaglige kompetansesentra SharePoint Ledere og saksbehandlere tilbys en enkel og effektiv arbeidsflate mot ephorte for saksrelaterte oppgaver. Arbeidsgrupper i organisasjon kan samhandle på tvers av organisatoriske og geografiske grenser ved å ta i bruk samhandlingsrom ved dokumentproduksjon. ephorte i SharePoint gir en arbeidsflate med ett enkelt brukergrensesnitt, for all dokumentproduksjon i din organisasjon, både for arkivverdige og ikke arkivverdige dokumenter. Dokumentene lagret i arbeidsflaten er søkbare, delbare og lantidslagret i ephorte. brukere som har et enkelt og oversiktlig bilde av sine oppgaver i ephorte gir færre restanser, færre ufordelte saker og kortere saksgang. Viktigst er allikevel fornøyde ledere og saksbehandlere ved bruk av et brukergrensesnitt hvor du: EVRY besitter tung og bred erfaring inne arkivfaget, både innen offentlig og privat sektor. Vår kompetanse spenner over flere områder og bygger på erfaring fra sak og arkivløsninger i mer enn 500 offentligevirksomheter. tjenester -Arkivering direkte fra Outlook - -Drag and drop -Arkivfaglig rådgivning -ECM rådgivning -Rådgivning rundt prosesser og rutiner -Prosjektledelse -Implementeringstjenester -Opplæringstjenester -Konsulenttjenester -Teknisk optimalisering -Drifstjenester -Cloud tjenester

7 7 einnsyn - sikker og effektiv publisering einnsyn gir innbyggere, næringsliv, politikere og journalister anledning til å få innsyn i postjournal og dokumenter og saksopplysninger fra utvalgsarbeid. einnsyn kan presenteres i en selvstendig webportal eller som en integrert del av virksomhetens internett- eller intranettløsning. Virksomheten kan styre hvilken informasjon som skal tilgjengeliggjøres for innsyn, når dette skal skje og hvor lenge det skal ligge tilgjengelig. einnsyn gir sikker tilgang til dokumentene direkte i produksjonsbasen. Dette betyr at publisering kan skje øyeblikkelig, om dette ønskes. EVRY er Norges ledende leverandør av informasjonsforvaltningssystemeter ephorte leveres fra forretningsenheten Content Management i EVRY. Content management, eller innholdsforvaltning, er et av selskapets strategiske satsingsområder. ephorte benyttes i dag i nær 160 kommuner og 200 statlige virksomheter. I EVRY mener vi at vi ved å kjenne våre kunders behov og forstål våre kunders kunder, kan tilføre verdi gjennom den totale løsningsbredden vi besitter. har en arkitektur som muliggjør realiseringen av full elektronisk saksbehandling, uavhengig av hva slags prosess eller fagsystem som har generert den informasjonen som skal arkiveres. Fundamentet i løsningen er den fullfunksjonelle og robuste Noark5-kjernen, sikret bak Integration Services. Denne arkitekturen gjør det både mulig og naturlig for eksterne løsningsleverandører å bruke som arkivkjerne for sine dokumenter, istedenfor å ha et eget arkiv som oppfylle lovkravene.

8 Mer informasjon For ytterligere informasjon og demonstrasjon av produktet, ta kontakt med oss. Ring eller send en mail til Om Evry EVRY er et av de ledende IT-selskapene i Norden. Vår ambisjon er å gi mening og liv til informasjon gjennom ideer, teknologi og løsninger som skaper verdier for våre kunder og nytte for samfunnet vi lever i. EVRY kombinerer omfattende bransjekunnskap med en kundenær tilnærming. Vi kombinerer det store foretakets muskler med lokal tilstedeværelse for å hjelpe våre kunder med å realisere sitt fulle IT-potensiale. evry.com T