Utarbeidelse av kravspesifikasjon for anskaffelse av NOARK system

Transkript

1 Utarbeidelse av kravspesifikasjon for anskaffelse av NOARK system Mars 2013 Astrid Øksenvåg

2 Om EKOR Konsulenthus spesialisert på informasjonsforvaltning Bistår kunder med: Behovskartlegging Kravspesifisering Anskaffelse Innføring Evaluering Ikke systemleverandør Etablert

3 Hvorfor gå til anskaffelse Bak ethvert kjøp eller anskaffelse ligger et ønske om en forbedring i forhold til dagens situasjon Politiske føringer Offentlige anskaffelser er strengt regulert slik at bestemte prosedyrer skal følges Standardavtaler er et godt utgangspunkt

4 En anskaffelse - er en prosess

5 Hva er en kravspesifikasjon? En kravspesifikasjon er et dokument som beskriver hvilke krav et system skal kunne leve opp til når det er ferdigutviklet

6 Kravspesifikasjonen Tar mye tid bruk den til: Anskaffelse Implementering Godkjenning/Testing Oppfølging etter drift

7 Hvor detaljert bør en kravspesifikasjon være Hvordan bygge opp Avhengig av kontraktsform (f.eks med/uten forhandling) Detaljert krav i henhold til standard Rollestyrt / Brukerstyrt Casestudier Kort hva systemet skal dekke, henvisning til lovverk Omfang: 10/100 sider 100/1000 krav Gi meg det jeg trenger!

8 Grunnleggende regler for gode krav De beste kravene er Teknisk og juridisk mulig Komplett Entydig Ikke i konflikt med andre krav Verifiserbar Realiserbar Grunnleggende regler Er kravet obligatorisk: skal vil må Er kravet valgfritt: bør kan

9 Hvordan definere og administrere krav Strukturer kravene Koble behov mot krav Husk å få med de ikke funksjonelle kravene Ytelse, sikkerhet, pålitelighet, tilgjengelighet,.. Visualiser gjerne kravene Sørg for at kravene er klare og verifiserbare Prioriter kravene Veien til bedre krav kan være færre krav! Vær forberedt på å endre krav underveis

10 Reglene om offentlige anskaffelser Konkurranseformer: Anskaffelser etter forskriftens del I Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurransepreget dialog Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring Konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring Når kan de ulike anskaffelsesprosedyrene benyttes: Forskriftens del I Forskriftens del II Forskriftens del III

11 Alle SSA avtalene Den lille Kjøpsavtalen Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved anskaffelse av IT av mindre omfang ( ) Den lille vedlikeholdsavtalen Avtale om vedlikehold og service i mindre omfang av IT-utstyr og programmer ( ) Den store kjøpsavtalen (SSA-K) Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT-anskaffelser( ) Driftsavtalen (SSA-D) Avtale om kjøp av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare ( ) Den store vedlikeholdsavtalen (SSA-V) Avtale om vedlikehold og service av utstyr og programmer ( ) Tilpasningsavtalen (SSA-T) Avtale om levering av standardsystem og tilpasning ( ) Programutviklingsavtalen (SSA-U) Avtale om utvikling av programvare ( ) Avtale om konsulentbistand (SSA-B) Avtale om bistand fra Konsulent ( ) Avtale om konsulentoppdrag (SSA-O) Avtale om utrednings- og utviklingsoppgaver fra Konsulent ( ) Konsept for systemutviklingsavtale (SSA-S) Beregnet for bruk med smidige systemutviklingsmetoder ( ) Abonnementsavtalen Avtale om rett til bruk av informasjon( ) Konsept for rammeavtale for IKT ( ) Distributøravtalen Avtale om rett til elektronisk innhenting og distribusjon av informasjon( ) Leverandøravtalen Avtale om elektronisk overføring, lagring og spredning av informasjon( )

12

13 Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Andre bilag

14 Anbudsdokumenter Kvalifikasjonsgrunnlag Oversendelsesbrev Konkurransegrunnlag Vedlegg: Bilag 1 (PDF) Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 (Bilag 9) Bilagene tl Vedlikeholdsavtalen Legg ved avtalene (Lag evalueringsdokumenter)

15 EKS.: Noark 4 - Kravspesifikasjon Kravspesifikasjon i to deler: Del 1: Funksjonskrav Del 2: Tekniske spesifikasjoner Spesifikasjon av et komplett system (sakarkivsystem): Elektronisk journalføring Elektronisk arkivering av saksdokumenter Generell saksbehandling Saksgang, saksoppfølging, dokumentflyt, dokument- produksjon osv. Tilgangsstyring, brukeradministrasjon Hjelpetabeller Adresseregister, brukerregister, administrative enheter osv.

16 Noark 5 angir stort sett HVA, ikke HVORDAN Noark 5 definerer ikke et system, men et kravsett som vil legge til rette for ulike løsninger Noark 5 definerer ikke tabeller eller attributter, men Arkivstruktur Metadata Funksjonalitet Utvekslingsregler For deponering og avlevering er kravene sterke Obligatoriske metadata skal inngå i uttrekket, enten de ligger innenfor eller utenfor Noark 5-kjernen

17 SSA K og SSA - V Kjøpsavtale (SSA- K) Vedlikehold (SSA- V) Leveranse Akseptanse -test Godkjenningsperiode Garanti-periode Vedlikehold Utløp garanti Leveringsdag Idriftssettelse Installasjonsdag Signering

18 Hva var det vi skulle anskaffe!

19 Astrid Øksenvåg Rådgiver/Daglig leder Tlf.: