Invitasjon til å levere inn endelig tilbud

Transkript

1 Invitasjon til å levere inn endelig tilbud Anskaffelse av nytt skoleadministrativt system Dato: Saksnr: 2012/11

2 Innhold Side 1 Innledning Invitasjon til å levere inn endelig tilbud Lovverk og anskaffelsesform Oppdragsgiver Avtalen Tidsplan for konkurransen Konkurransedokumentets oppbygning Gjennomføring av anbudsfasen Om anbudsfasen Tildelingskriterier Evaluering av tilbud Vurdering av forbehold mot kontraktsvilkårene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Administrative vilkår og bestemmelser Utforming av endelig tilbud Taushetsplikt Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger og spørsmål Kostnader og eiendomsforhold i anbudsfasen Underleverandører VEDLEGG Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 1

3 1 Innledning 1.1 Invitasjon til å levere inn endelig tilbud Vigo IKS («Vigo IKS» eller «Oppdragsgiver») henviser til prekvalifiseringsgrunnlaget «Invitasjon til kvalifisering i forbindelse med tilbudskonkurranse i konkurransepreget dialog» som ble publisert på Doffin 2. november 2012 (kunngjørings-id: NOV186919), samt TED, og til «Invitasjon til deltakelse i dialogfasene i forbindelse med tilbudskonkurranse i konkurransepreget dialog» som ble utstedt 20. desember Dette er en invitasjon til å levere inn et endelig tilbud om leveranse, vedlikehold og drift av et felles skoleadministrativt system («SAS») for alle fylkeskommunene i Norge inkludert Oslo kommune («fylkeskommunene»). Dialogfasen er ved denne invitasjonen avsluttet. Invitasjonen beskriver nærmere hvordan anbudsfasen skal gjennomføres. 1.2 Lovverk og anskaffelsesform Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 («offanskl») og Forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 («FOA»). Konkurransen gjennomføres som en konkurransepreget dialog med kvalifisering i henhold til FOA 4-2 c jf Selve konkurransen gjennomføres i fire faser: 1. Kvalifisering leverandører (gjennomført) 2. Gjennomføring av dialog med leverandørene (3-5) som anses kvalifisert (gjennomført) 3. Avslutning av dialog og innlevering av endelig tilbud (denne fasen) 4. Avslutning av konkurransen 1.3 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for anskaffelsen er Vigo IKS. Det vises til prekvalifiseringsgrunnlaget. 1.4 Avtalen Oppdragsgiver skal inngå en avtale med én leverandør om anskaffelse av en felles løsning for skoleadministrasjon og felles arbeidsprosesser i alle fylkeskommuner. SAS skal leveres som en Software as a Service-tjeneste («SaaS-tjeneste») slik at den er tilgjengelig for Oppdragsgiver. Avtalen består av fem deler og skal dekke leverandørens tilpasning, etablering, tilgjengeliggjøring, vedlikehold og drift av SAS: Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 2

4 Del Avtale Omfang Del I Rammeavtalen med bilag Overordnede bestemmelser for/hovedtrekk ved leveransen Del II SSA-T med bilag Etablering og tilgjengeliggjøring av SaaS-tjenesten Del III SSA-V med bilag Tilrådighetsstillelse, vedlikehold og drift av SaaS-tjenesten Del IV SSA-B med bilag Foranalyser Del V SSA-O med bilag Etablering av lokale integrasjoner, konvertering og opplæring Rammeavtalen vil ha en varighet på 4 år + opsjon på forlengelse på inntil 2 år. Dette innebærer at det vil kunne gjøres avrop under rammeavtalen i inntil 6 år dersom opsjonen utøves. SaaS-avtalen vil kunne løpe så lenge det er forretningsmessig forsvarlig. Det skal inngås en vedlikeholdsavtale med Oppdragsgiver som omfatter de fylkeskommuner som til enhver tid har tatt i bruk SaaS-tjenesten, jf. SSA-V med endringsbilag. Vedlikeholdsavtalen skal ha en varighet på 8 år med automatisk forlengelse 1 år av gangen med mindre noen av partene sier opp avtalen. Oppdragsgiver vil gjøre et avrop på foranalyse, samt etablering og tilgjengeliggjøring av SaaStjenesten ved inngåelse av kontrakt. Kunden har begrensede budsjettmidler tilgjengelig i Derfor må Leverandøren ta høyde for at Kundens utbetalinger i 2014 er begrenset til 20 MNOK. 1.5 Tidsplan for konkurransen Tabellen under viser anskaffelsens tidsplan. Felt markert i grått indikerer hvilke faser som er gjennomført. Fase Dato Aktivitet Invitasjon Kunngjøring, inkludert beskrivende dokumenter (jf. vedlegg 3-11), om kvalifisering til deltakelse i konkurransepreget dialog om nytt felles skoleadministrativt system. Publiseres i Doffin og TED Tilbudskonferanse Frist for leverandørene til å stille spørsmål til kunngjøringen og tilhørende dokumenter kl 10:00 Innlevering av søknad om å bli kvalifisert som leverandør Desember Evaluering av søknader til kvalifiseringen Invitasjon til dialogfasen sendes ut til kvalifiserte leverandører Klagefrist for prekvalifiseringen Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 3

5 Fase Dato Aktivitet Dialog Fellesmøte med kvalifiserte leverandører. Leverandørspesifikke tilbyderkonferanser. Frist for innlevering av initielt løsningsforslag og innspill til Oppdragsgivers beskrivende dokumenter (prosessbeskrivelser og foreløpige kravspesifikasjoner) som skal legges til grunn i dialogen Planlagt oppstart av dialogfase Anbud kl 10: kl 10: kl 10:00 Avslutning av dialogfase Invitasjon til å levere inn endelig tilbud med frist for levering Frist innlevering av endelig tilbud Eventuell presentasjon av tilbud og tilbudt løsning Kunngjøring av valgt leverandør Klagefrist for tildeling av kontrakt Inngåelse av kontrakt Leverandører som leverer endelig tilbud innen fastsatt tidsfrist deltar i endelig konkurranse om leveranse, vedlikehold og drift av et felles skoleadministrativt system. Mottatte tilbud vil kunne bli gjenstand for avklaringer, presiseringer og tilpassinger innenfor de rammene som følger av FOA 2-9, 2. ledd. Den valgte leverandør kan bli bedt om å presisere visse aspekter ved tilbudet eller bekrefte forpliktelser som er gitt i tilbudet før endelig kontrakt inngås, jf. FOA 20-9, 4. ledd. Det tas forbehold om endringer av fremdriftsplanen. Eventuell endring vil bli meddelt skriftlig til leverandørene som har deltatt i dialogen. 1.6 Konkurransedokumentets oppbygning Invitasjonen (dette dokumentet) inneholder en beskrivelse av: Gjennomføring av anbudsfasen Administrative vilkår og bestemmelser Vedlegg Vedleggene inkluderer følgende dokumenter: Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 4

6 Del I Del II Del III Del IV Del V Rammeavtale med bilag SSA-T med bilag SSA-V med bilag SSA-B med bilag SSA-O med bilag Vedleggene inneholder en nærmere beskrivelse av bilagene. 2 Gjennomføring av anbudsfasen 2.1 Om anbudsfasen Utsendelse av denne invitasjon til å levere inn endelig tilbud markerer starten på anbudsfasen. Invitasjonen inneholder oppdatert og endelig versjon av de beskrivende dokumentene (endelig versjon av kravspesifikasjon), kontraktsgrunnlag som skal benyttes i anskaffelsen og andre relevante krav til gjennomføringen av anskaffelsen. Etter innlevering av endelig tilbud er det ikke tillatt å føre dialog eller på annen måte forhandle om kommersielle eller andre vilkårsmessige forhold rundt anskaffelsen. Dog er det adgang for Oppdragsgiver til å avklare forhold ved tilbudet, presisere uklare elementer, bekrefte forpliktelser og lignende, jf. FOA 20-9, 4. ledd. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om å få en presentasjon av tilbudet herunder en demonstrasjon av den tilbudte løsning etter at tilbudene er foreløpig vurdert. Demonstrasjonen har til hensikt å gi Oppdragsgiver et best mulig grunnlag for å finne det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det vil ikke bli gitt noen kompensasjon for leverandørens utgifter ved en slik demonstrasjon. Under fremvisningen vil det ikke være tillatt å forhandle tilbudet. Det vil altså ikke være anledning til å øke eller redusere den tilbudte prisen eller å tilby tilleggsytelser eller ta ut ytelser som er inkludert i det opprinnelige tilbudet. Mottatte tilbud vil bli evaluert og rangert i henhold til tildelingskriteriene på bakgrunn av dokumentasjonen i tilbudet og opplysninger som kommer frem under demonstrasjonen dersom slik demonstrasjon finner sted. 2.2 Tildelingskriterier Kontrakt vil tildeles til leverandør som har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på oppsatte tildelingskriterier med tilhørende vekting i henhold til tabellen nedenfor. Hvert tildelingskriterium har underkriterier som tilbudene vil bli vurdert opp mot. Tildelingskriterier Vekting Grunnlag for evaluering Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 5

7 Tildelingskriterier Vekting Grunnlag for evaluering Pris 40 % Totalprisen vil beregnes etter følgende formel: Totalsum for Etableringspris + totalsum for SaaS-tjenestepris * 10. Det antas at løsningen vil ha en levetid på minst 10 år. Totalsummene hentes fra prisbilagene i henholdsvis SSA-T og SSA-V. Angitte timepriser vil bli brukt til å estimere et tillegg til etableringsprisen og SaaS-tjenesteprisen. Dette inkluderer en pris for etablering av lokale integrasjoner og konvertering. Pris på opplæring vil komme i tillegg. Her vil dimensjoneringsgrunnlaget og angitte priser på opplæring legges til grunn for prisen. Nærmere om hvordan dette beregnes er redegjort for nedenfor. Leverandørens gjennomføringsevne, -tid og -plan Løsningens egenskaper teknisk og funksjonelt Kvalitet på drift, support og vedlikehold 25 % Kvalitet på gjennomføringsplan og metodikk Forventet kvalitet på løsningen vurdert ut fra kompetanse på personell som skal utføre oppdraget Gjennomføringstid Tilfredsstillelse av myndighetskrav, måloppnåelse og løsningens videreutvikling De to øverste punktene vil bli tillagt størst vekt 20 % Kvalitet på leverandørens løsning for understøttelse av Use Case og aktiviteter, inkludert Leverandørens helhetlige tilfredsstillelse av kravspesifikasjon Kvalitet på leverandørens tekniske løsning 15 % Kvalitet på leverandørens tilfredsstillelse av krav relatert til drift, support og vedlikehold Beregning av tildelingskriteriet pris vil bli kalkulert som følger: + Totalsum for etableringen av SaaS-tjenesten («total etableringspris» fra punkt 2.2 i T Bilag 7) => [Sum] + Totalsum for årlig SaaS-tjenestepris («totalpris» fra pkt. 2.2 i V Bilag 7) * 10 => [Sum] + Totalsum for opplæring (fra O Bilag 5) * 19 => [Sum] + Totalsum for anslåtte timer for lokale integrasjoner og konvertering => [Sum] + Totalsum for anslåtte timer for rådgivning under SSA-V => [Sum] Totalpris for anskaffelsen => [Totalsum] Angitte timepriser vil bli brukt på følgende måte for å beregne en pris på en antatt kostnad for etablering av lokale integrasjoner og konvertering, samt rådgivning under SSA-V: Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 6

8 Priskategori Timepris NOK langvarig (>3 mnd) Timepris NOK kortvarig (<3 mnd) Eksempel uttak SSA-O Vekting Sum NOK per konsulent Prosjektleder % Senior prosjektleder % Rådgiver % Seniorrådgiver % Teknisk arkitekt/ansvarlig % Senior systemutvikler % Systemutvikler % Funksjonell fagspesialist % Testansvarlig/-leder % Testressurs % Kursinstruktør % Timeprisene i tabellen er brukt for å illustrere et eksempel. Timeprisen som brukes i evalueringen er gjennomsnittet av timeprisen for et langvarig og kortvarig oppdrag. Timefordelingen per konsulent er lik, men enkelte konsulenter vektes høyere enn andre slik tabellen viser. Vektingen vil være den samme for SSA-O og SSA-V. Tabellen viser den vektingen som vil bli brukt i evalueringen. Antall timer som legges til grunn for SSA-O er timer. For SSA-V vil 2000 timer per år over en 10-års periode legges til grunn. Oppdragsgiver understreker at angitte timer er grove anslag som kun brukes til evaluering av pris. 2.3 Evaluering av tilbud Mottatte tilbud vil bli evaluert ut fra tildelingskriteriene angitt i punkt 2.2. Tilbudene vil bli evaluert ved hjelp av et poengbasert system med en poengskala fra 0 til 10, hvor 10 er best og 0 er dårligst. Det tilbudet som er vurdert å være best innenfor hvert kriterium og underkriterium vil få 10 poeng. De øvrige tilbudene scores forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til det beste tilbudet. Flere leverandører kan få samme poengsum inkludert 10, dersom tilbudene er like gode eller det ikke er mulig å skille mellom tilbudene. Totalscore vil være summen av score for hvert enkelt tildelingskriterium. Tilbudet med høyest poengsum vil bli rangert som nummer en, det med nest høyest score som nummer to osv. 2.4 Vurdering av forbehold mot kontraktsvilkårene Dersom leverandøren velger å ta forbehold mot noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser klart og entydig presiseres i T Bilag 8 og/eller V Bilag 8 i leverandørens tilbud. Avvik skal beskrives slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandøren. Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot kontraktsvilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra leverandøren. De prismessige konsekvensene vil vurderes under kriteriet «pris» dersom forholdet antas å ha økonomisk betydning og er mulig å prise, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 7

9 Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. Ved vurderingen av hvorvidt et forbehold må anses vesentlig vil Oppdragsgiver foreta en konkret helhetsvurdering av forbeholdets betydning for Oppdragsgiver og konkurransesituasjonen. Forbehold som overfører risiko til Oppdragsgiver eller forrykker konkurransesituasjonen vil som hovedregel måtte anses som vesentlige. Dette omfatter også eventuelle forbehold mot Oppdragsgivers endringskatalog til SSA-T Bilag 8 og SSA-V Bilag Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle leverandører som har deltatt i konkurransen samtidig, med en begrunnelse for valget inklusive karensperiode og klagefrist for beslutningen. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Utforming av endelig tilbud Innlevering av endelig tilbud Tilbudet skal sendes per post til, eller leveres personlig eller ved bud, til resepsjonen i Ernst & Young i Oslo. Adresse for personlig/bud leveranse: Navn: Adresse: Vigo IKS v/ernst & Young, Max Österlund Oslo Atrium Dronning Eufemias gate OSLO Tilbudet skal legges i nøytral lukket konvolutt/pakke og tydelig merkes med: "Endelig tilbud nytt skoleadministrativt system, saksnr. 2012/11. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett (1) eksemplar på papir innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene som fremgår av tabellen i kapittel Dersom flere permer benyttes, skal hver perm merkes med leverandørs navn, permnummer og saksnummer. Tilbudet skal være datert og signert av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø- og lagringshensyn henstilles det om at det i størst mulig grad leveres tosidig dokumentasjon. Det bes om at ark ikke stiftes sammen. I tillegg skal det leveres ett (1) eksemplar av tilbudet elektronisk på minnepenn. Formater på elektronisk versjon fremkommer av tabellen i kapittel Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 8

10 Alle bilagsdokumenter skal leveres komplett besvart og i sin opprinnelige struktur. Dette av hensyn til så vel evaluering som utforming av endelig kontrakt. Ved avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon vil skriftlig versjon være gjeldende. Leverandør bes også levere sladdet kopi av tilbudet, jf. kapittel Sladdet kopi bes levert i elektronisk versjon. Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom dette ikke har nødvendig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. Tilbudet skal være levert senest innen angitt tilbudsfrist. Leverandør må selv ta høyde for eventuelle forsinkelser ved postutsending. Tilbud mottatt etter innleveringsfrist vil bli avvist Spørsmål til konkurransen Anskaffelsens kontaktperson er Max Österlund. Alle henvendelser skal skje skriftlig ved å sende epost til max.osterlund@no.ey.com Språk All kommunikasjon inkludert tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes ved gjennomføringen av kontrakten Utfyllelse av bilag Leverandøren skal dokumentere tilbudet i bilagene til de ulike avtalene listet opp i punkt 1.6. SSA-T Bilag 2b-2d skal besvares både tabellarisk og utfyllende. Tilsvarende gjelder for SSA-V Bilag 2a-2b. Dokument for tabellarisk besvarelse: I dette bilaget skal leverandøren besvare alle kravene tabellarisk. Besvarelsen gjøres ved avkrysning i de aktuelle kolonnene. I kolonnen «Eventuell kommentar» legges det inn korte kommentarer. Besvarelsen gjøres i egne Excel-ark. Dokument for utfyllende beskrivelse: I dette bilaget skal leverandøren gi sine utfyllende beskrivelser på de kravene hvor det kreves. Beskrivelsen gis i egne Word-dokumenter. Bilagene 4-8 i samtlige avtaler skal utfylles direkte i disse dokumentene på angitte plasser. Alle steder hvor leverandøren skal utfylle er markert med [..] og gul farge. Leverandøren skal erstatte tekst markert i gult med egen tekst. Alle krav anses som akseptert med mindre Leverandøren eksplisitt har angitt i besvarelsen at et gitt krav ikke aksepteres. Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 9

11 Leverandørens tilbud skal i størst mulig grad dokumenteres i angitte bilag. Dersom bilagsmalene ikke egner seg i det enkelte tilfelle, kan leverandøren benytte egne vedlegg. Leverandøren må i så fall henvise tydelig til vedlegget, og det skal tydelig fremkomme hvilke kravnummer vedlegget dekker. Leverandørens løsningsspesifikasjon av Use Case kan suppleres med videodemonstrasjon/- animasjon. Eventuelle videofiler som legges ved må tydelig merkes med Use Casets navn Disposisjon og innhold Endelig tilbud skal leveres i A4-format. Tabellen nedenfor gir detaljert informasjon om hvilken dokumentasjon som skal inngå i tilbudet. Tilbudet skal nummereres og struktureres i henhold til strukturen i tabellen. Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 10

12 Inndeling Papirversjon Beskrivelse Elektronisk versjon Kapittel 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert Det skal tydelig fremgå hvem som er tilbyder med navn, org.nr, adresse, telefon og epostadresse. Tilbudets vedståelsesfrist skal bekreftes Navn og kontaktdetaljer for hvem som er ansvarlig for tilbudet hos leverandøren skal oppgis Kapittel 2 T Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon og besvarte kravtabeller knyttet til generelle, funksjonelle og tekniske krav. Kapittel 3 T Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan, samt leverandørens besvarelse av relaterte krav. Kapittel 4 T Bilag 5 Testing og godkjenning, samt leverandørens besvarelse av relaterte krav Kapittel 5 T Bilag 6 Administrative bestemmelser, samt leverandørens besvarelse av relaterte krav Kapittel 6 T Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser, samt leverandørens besvarelse av relaterte krav <Leverandørs navn> Tilbudsbrev.pdf For hvert enkelt bilag: <Leverandørs navn> T Bilag <X> <Bilagsnavn>.pdf format: Word og Excel. Evt. videofil (Use Case): <Leverandørs navn> T Bilag 2c2 <UC nr>.wmv/mov <Leverandørs navn> T Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan.pdf format: Word evt. supplert med Excel eller MS Project. <Leverandørs navn> T Bilag 5 Testing og godkjenning.pdf <Leverandørs navn> T Bilag 6 Administrative bestemmelser.pdf <Leverandørs navn> T Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser.pdf Kapittel 7 T Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten. <Leverandørs navn> T Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten.pdf Kapittel 8 V Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon og besvarte kravtabeller For hvert enkelt bilag: <Leverandørs navn> V Bilag <X> <Bilagsnavn>.pdf Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 11

13 Inndeling Papirversjon Beskrivelse Elektronisk versjon format: Word og Excel. Kapittel 9 V Bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag, samt leverandørens besvarelse av relaterte krav <Leverandørs navn> V Bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag.pdf Kapittel 10 V Bilag 6 Kapittel 11 V Bilag 7 Administrative bestemmelser, samt leverandørens besvarelse av relaterte krav Samlet pris og prisbestemmelser, samt leverandørens besvarelse av relaterte krav <Leverandørs navn> V Bilag 6 Administrative bestemmelser.pdf <Leverandørs navn> V Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser.pdf Kapittel 12 V Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten <Leverandørs navn> V Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten.pdf Kapittel 13 B Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten <Leverandørs navn> B Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten.pdf Kapittel 14 O Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av oppdraget knyttet til konvertering, lokale integrasjoner og opplæring <Leverandørs navn> O Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget.pdf Kapittel 15 O Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten <Leverandørs navn> O Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten.pdf Kapittel 16 Forpliktelses- Signert forpliktelseserklæring <Leverandørs navn> erklæring Forpliktelseserklæring.pdf Offentlighet I henhold til «Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet», vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 12

14 Deretter er tilbudet offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold, og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. Leverandør bes derfor om å legge ved en sladdet versjon av tilbudet. Ved eventuell begjæring om innsyn, vil Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er angitt i punkt Åpning av tilbud Det vil ikke bli holdt offentlig åpning av tilbudene Retur av tilbud Oppdragsgiver kommer ikke til å returnere tilbudene som blir innlevert Avvisning Eventuelle spørsmål om avisning av tilbudene vil bli vurdert i samsvar med FOA og Det presiseres at vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene medfører avvisningsplikt, jf. FOA (1) bokstav d. Vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen eller konkurransegrunnlaget medfører avvisningsplikt, jf. FOA (1) bokstav e. Oppdragsgiver presiserer i den forbindelse av eventuelle avvik fra krav i kravspesifikasjonen som er angitt med «Høy» prioritet ikke uten videre leder til avvisning. Eventuelle avvik fra krav med «Høy» prioritet vil bli vurdert enkeltvis og samlet, sett opp mot avvikenes betydning for Oppdragsgiver og det behov som søkes dekket i anskaffelsen. Videre har Oppdragsgiver adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud, jf. FOA (2) bokstav b. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert, men forskriftsmessig arkivert eller destruert. Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 13

15 3.2 Taushetsplikt Leverandør og leverandørens ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som fremkommer av invitasjon, dialog og innlevering av tilbud og som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Vedståelsesfrist Vedståelsesfrist for endelig tilbud er kl Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av denne invitasjonen til å levere inn endelig tilbud med vedlegg vil formidles til alle leverandørene som deltar i konkurransen. Spørsmål og svar fra leverandørene vil bli anonymisert og formidlet per epost. 3.5 Tilleggsopplysninger og spørsmål Dersom Leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det bes om tilleggsopplysninger skriftlig hos Oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil, mangler, uklarheter i invitasjonen eller svar på spørsmål, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal være skriftlig og «Saksnr. 2012/11 - <emne>» skal fremkomme i emnefeltet, og sendes til Oppdragsgivers kontaktperson per e-post (max.osterlund@no.ey.com). Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli distribuert til leverandørene. Frist for spørsmål og svar er Kostnader og eiendomsforhold i anbudsfasen Enhver kostnad som leverandørene pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av den enkelte leverandør. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. Anbudsdokumentene med alle bilag er Vigo IKS sin eiendom. 3.7 Underleverandører Det skal inngås kontrakt med én ansvarlig hovedleverandør for hele leveransen. Leverandøren er ansvarlig for eventuelle underleverandører. Det er adgang til å benytte underleverandører for å understøtte enkelte deler av leveransen. Leverandør skal oppgi de konkrete delene av leveransen som skal understøttes av underleverandør(er). Dersom leverandør benytter underleverandører, herunder også for områder leverandøren selv er kvalifisert for, skal det sammen med tilbudet fremlegges en forpliktelseserklæring fra underleverandør som viser at leverandøren reelt sett vil disponere over underleverandørens ressurser som skal benyttes for de konkrete angitte delene av Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 14

16 leveransen. Forpliktelseserklæringen må fremlegges samtidig med tilbudet i henhold til tilbudsfristen , jf. vedlegg del VI. Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 15

17 4 VEDLEGG Del I II III IV Beskrivelse av dokument Rammeavtalen med bilag: R Bilag 1: Avropsdokument R Bilag 2: Pris og prisbestemmelser R Bilag 3: Endringer etter rammeavtaleinngåelsen Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Tilpasningsavtalen med bilag: T Bilag 1: Anskaffelsens formål T Bilag 1a: Generelle krav T Bilag 1b: Funksjonelle krav T Bilag 1c: Use Case T Bilag 1d: Tekniske krav T Bilag 2a: Leverandørens løsningsspesifikasjon generelle krav T Bilag 2b1: Leverandørens tabellbesvarelse funksjonelle krav T Bilag 2b2: Leverandørens løsningsspesifikasjon funksjonelle krav T Bilag 2c1: Leverandørens tabellbesvarelse Use Case T Bilag 2c2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Use Case T Bilag 2d1: Leverandørens tabellbesvarelse tekniske krav T Bilag 2d2: Leverandørens løsningsspesifikasjon tekniske krav T Bilag 3: Kundens tekniske plattform T Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan T Bilag 5: Test og godkjenning T Bilag 6: Administrative bestemmelser T Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser T Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten T Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen T Bilag 10: Databehandleravtale Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Vedlikeholdsavtalen med bilag: V Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon V Bilag 2a: Leverandørens tabellbesvarelse V Bilag 2b: Leverandørens løsningsspesifikasjon V Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag V Bilag 6: Administrative bestemmelser V Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser V Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten V Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelse V Bilag 10: Databehandleravtale Statens standardavtaler om konsulenttjenester, Bistandsavtalen med bilag: B Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden B Bilag 2: Prosjekt- og fremdriftsplan B Bilag 3: Administrative bestemmelser B Bilag 4: Samlet pris og prisbestemmelser B Bilag 5: Endringer i den generelle avtaleteksten B Bilag 6: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 16

18 Del V VI Beskrivelse av dokument Statens standardavtaler om konsulenttjenester, Oppdragsavtalen med bilag: O Bilag 1: Beskrivelse av Oppdraget O Bilag 2: Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget O Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan O Bilag 4: Administrative bestemmelser O Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser O Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten O Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Forpliktelseserklæring Anskaffelse av nytt SAS 2012/11 17