Bilag 1 til vedlikeholdsavtalen samt driftsavtalen KRAVSPESIFIKASJON. Administrativt system for skole og SFO

Transkript

1 Bilag 1 til vedlikeholdsavtalen samt driftsavtalen KRAVSPESIFIKASJON Administrativt system for skole og SFO SAK NR.: 15/05314

2 1 Kravmatrise Spesifikasjon av krav Skal (S) Bør (B) Kravet MÅ tilfredsstilles. Kravet BØR tilfredsstilles, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil likevel ha betydning for evaluering av tilbudet. Besvarelse av skal krav: Nittedal kommune ønsker besvarelse fra leverandørene som utarbeides i forhold til en av de 3 leveransemodellene som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal definere hvilken type leveransemodell som benyttes og besvare i forhold til kravtabell. For «Skal»-krav gjelder følgende: - Et «Nei»-svar medfører avvisning av tilbudet. - Et «Ja»-svar innebærer at kravet er oppfylt og forplikter leverandøren -Meroppfyllelse av et «skal-krav» vil bli tillagt vekt i evalueringen. For «Bør»-krav gjelder følgende: - Et «Ja»-svar innebærer at kravet er oppfylt og forplikter leverandøren - Eventuelt mer utfyllende utdyping vedlegges som eget bilag i tilbudet, dette må merkes tydelig. Det er viktig at leverandøren beskriver sin løsning i kommentarfeltet. Både meroppfyllelse av «skal»-krav og grad av oppfyllelse under et «bør»-krav vil vektlegges i evalueringen under tildelingskriteriet kvalitet.

3 1.1 Krav til vedlikehold, brukerstøtte og drift Type leveransemodell leverandør leverer tilbud på Leveransemodell nr. 1 Leverandøren drifter løsningen totalt sett Leveransemodell nr. 2 Nittedal hoster teknisk oppsett Leveransemodell nr. 3 Nittedal drifter totale løsning Sett kryss Nr S/B /T Beskrivelse av kravet Krav vedlikehold Ja/ Nei Kommentarer/beskrivelse/dokumentasjon av oppfyllelsen av kravet S Leverandøren skal stille med ressurser og opplysninger i de tilfeller det defineres problem som er knyttet til utstyr, programvare eller tjenester som omfattes av denne leveransen S I noen tilfeller er det ikke leverandøren som produserer/utvikler systemene. I de tilfeller hvor leverandøren ikke har egen IT-teknisk kompetanse, må leverandøren gi en detaljert beskrivelse av hvordan IT-teknisk støtte skjer S Hvis tilbudt løsning forutsetter bruk av tredjeparts verktøy skal dette spesifiseres S Spesifiser bruk og krav til sertifikater, protokoller, åpninger i brannmur etc. Legg ved uttalelser fra datatilsynet dersom løsningen krever dette S Alle programvarelisenser som benyttes i tilbudt løsning skal oppgis. Kunden skal godkjenne bruk av disse S Leverandøren skal på Kundens oppfordring

4 inngå en databehandleravtale med Kunden om behandling av personopplysninger etter personopplysningsloven S Beskriv all programvare som systemet er avhengig av for optimal funksjon, inkl. krav til versjoner både på server og klient (f.eks java, nettleser, tekstbehandler o.l), samt eventuelle integrasjoner mot eksterne aktører. Legg ved en systemskisse og en detaljert beskrivelse av den totale løsningen spesielt med hensyn på integrasjoner til eksterne aktører S Rutiner for å gjennomføre «backup» og «restore» av systemet skal beskrives også «restore» av enkelt elementer S Service- og vedlikeholdsapparatet skal være norsk eller engelskspråklig S Tilbyder skal som del av sin prissatte vedlikeholdsytelse håndtere feilretting og utbedring av sårbarheter innenfor de avtalte frister S Tilbyder skal som del av sin prissatte vedlikeholdsytelse oppdatere løsningen slik at den tilfredsstiller til enhver tid gjeldende lov- og regelverk som er relevant for løsningen S Tilbyder skal som del av sin prissatte vedlikeholdsytelse oppdatere løsningen slik at den støtter de til enhver tid gjeldende standarder innenfor de funksjonsområder som løsningen dekker.

5 S Kunden skal som del av denne vedlikeholdsavtalen ha rett til vederlagsfritt å ta i bruk alle nye versjoner av løsningen som tilbyder lanserer i denne vedlikeholdsavtalens varighet. Rettigheten skal gjelde for alle funksjoner som dekkes av avtalen ved kontraktsinngåelse B Dette kravet gjelder ved driftsløsning 3, Nittedal drifter totale løsning: Løsningen bør kunne settes opp med lastbalansering eller annen form for skalering om belastning tilsier at det er behov for dette S Oppdragsgiver ønsker et helhetlig system og vil derfor legge stor vekt på integrasjoner og samhandling med andre systemer. Det vil derfor være svært viktig at leverandøren har et tett samarbeid med tilbyder og 3.part for integrasjonene S For å minimere ved funksjonelle feil skal alle nye versjoner være godt testet på forhånd av leverandøren slik at vi minimer antall feil for kunden S Leverandøren skal beskrive sine rutiner for test og installasjons prosess for ny versjoner og feilrettingsutgaver (patcher) S Det må redegjøres for hvordan forvaltningen av systemet foregår og hvilken innflytelse kunden har på den videre utvikling av systemet S Leverandøren skal delta, dersom Kunden ønsker det, i utarbeidelsen og forbedringen av samhandlingsprosesser mellom Kunden Bilag 1 til SSA-V og SSA-D

6 og Leverandøren. Dette gjelder også grensesnitt Leverandøren har mot Kundens andre Leverandører B IKT Nittedal ønsker en tilbyder som videreutvikler sitt produkt. Det er ønskelig at tilbyder beskriver «roadmap» for videre utvikling av produktet B Dette kravet gjelder ved driftsløsning 3, Nittedal drifter totale løsning: Løsningen bør kunne konfigureres redundant. Legg ved en systemskisse og en detaljert beskrivelse på hvordan dette kan løses S Oppdragsgiver ønsker et helhetlig system og vil derfor legge stor vekt på integrasjoner og samhandling med andre systemer. Det vil derfor være svært viktig at leverandøren har et tett samarbeid med tilbyder og 3.part for integrasjonene S For å minimere ved funksjonelle feil skal alle nye versjoner være godt testet på forhånd av leverandøren slik at vi minimer antall feil for kunden S Leverandøren skal beskrive sine rutiner for test og installasjons prosess for ny versjoner og feilrettingsutgaver (patcher) S Ved avslutning av leveranse skal det ytes bistand til migrering av Kundens data og brukere B Ved avslutning av leveranse bør det tilbys strukturerte grensesnitt for avlevering av data til ny løsning Krav til brukerstøtte Bilag 1 til SSA-V og SSA-D

7 S Brukerstøtte skal være tilgjengelig alle virkedager fra minimum S Kundens systemadministratorer og systemeiere skal ha muligheter for å eskalere innmeldte saker S Brukersupport skal kunne meldes inn av superbrukere definert pr rolle på hver skole, skoleeier eller administrator. Brukerstøtte skal kunne fritt benyttes som del av fastprisavtalen og skal dekke alle funksjoner som dekkes av avtalen S Brukerstøtte skal inngå i vedlikeholdsavtalen. Kunden skal kunne henvende seg på telefon og e-post. Brukerstøtte skal utføres på norsk språk av kompetent personell med god kjennskap til skole og oppvekstoppgaver S På kritiske dager, som eksamensdager, må det tilbys raskere responstid enn andre dager. Tilbyder skal gjøre rede for sin tjenestenivåavtale her, med frister for responstid samt standardisert kompensasjon ved oversittelse av disse S Tilbyder skal stille verktøy tilgjengelig for kunden, hvor kunden skal ha tilgang til å melde inn saker, se status på innmeldte saker og få tilgang til rapporter for tilbyders håndtering av saker iht. avtalt SLAer, type sak og prioritet. Krav til dokumentasjon S En komplett og oppdatert dokumentasjon på bokmål av brukerfunksjoner, oppsett, teknisk, driftsdokumentasjon og Bilag 1 til SSA-V og SSA-D

8 integrasjoner skal følge leveransen. All dokumentasjon skal være elektronisk tilgjengelig, oppdatert og leveres ved installasjonstidspunkt S Tilbyder skal redegjøre for hvilken type bruker dokumentasjon og oversikt på innhold som vil inngå i leveransen. Samt hvordan dokumentasjonen vil presenteres. All brukerdokumentasjon skal presenteres på bokmål S Tilbyder skal redegjøre for hvilken type teknisk, drifts og integrasjondokumentasjon og oversikt på innhold som vil inngå i leveransen. Samt hvordan dokumentasjonen vil presenteres S Ved oppgradering / endring av versjon og lignende skal leverandøren levere ny, oppgradert dokumentasjon uten kostnader for kunden B Teknisk, drifts og integrasjondokumentasjon bør omfatte: Beskrivelse av teknisk løsning og arkitektur Systemtegning av faktisk installasjon med tilhørende integrasjoner. Dokumentasjon av dataflyt og metadata for løsninger hvor dette er relevant. Begrunn dersom kravet ikke er relevant for systemet. Det skal utarbeides installasjonsdokumentasjon ved lokal installasjon.

9 Det skal utarbeides driftsdokumentasjon ved lokal installasjon. Det skal utarbeides dokumentasjon av loggfiler, rutiner og annet som er nødvendig for stabil drift og effektiv support Krav til driftsavtalen S Leverandøren skal beskrive sitt sanksjonsregime ved brudd på servicegrad. Sanksjonsregimet skal minimum inneholde sanksjoner ved: - lavere oppetid enn avtalt - tregere respons- og feilrettingstid enn avtalt gjentakende driftsavvik innenfor en informasjonssikkerhetsstrategi er oppfylt i drift av tjenesten S Tilbyder skal angi frister og måleparametre på rapporteringspunkter i forhold tilbudt servicegrad S Tilbyder skal periodisk/månedlig og på etterspørsel fra kunde rapportere på avtalte rapporteringspunkter/servicegrad B Dersom tilbyder tilbyr drift av løsningen, skal tilbyderen etablere tydelige definisjoner på uttrykk og begrep som benyttes i beskrivelsen av tjenestenivået. Dette er begreper som benyttes for å beskrive, måle og rapportere nivå på garanterte ytelser og inkluderer, men er ikke begrenset til, servicevindu, tilgjengelighetsgrad, oppetid, feilrettingstid

10 osv S Dette kravet gjelder ved driftsløsning 1, leverandøren drifter løsningen totalt sett: Leverandøren har sikkerhetskopieringsløsninger som forhindrer at data går tapt i driftsløsningen S Dette kravet gjelder ved driftsløsning 1, leverandøren drifter løsningen totalt sett: Leverandøren verifiserer jevnlig innhold i sikkerhetskopier og tester gjenoppretting av data for å verifisere kvaliteten på sikkerhetskopiene. Leverandøren varsler kunden umiddelbart ved avvik. Leverandøren beskriver hvordan dette blir ivaretatt S Dette kravet gjelder ved driftsløsning 1, leverandøren drifter løsningen totalt sett: Sikkerhetskopiert informasjon gis nødvendig fysisk og miljømessig beskyttelse S Tilgjengelighet Leverandøren skal tilby en garantert opptid på driftstjenesten på 99,5 % i tjenestens åpningstid. Bilag 1 til SSA-V og SSA-D