Oppfølging av rapport: Kommunens arkiv

Transkript

1 Personal og organisasjon Stavanger byarkiv Leni Tande Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Dato: Postboks 583 Saksnummer: 16/ SANDNES Deres ref.: Oppfølging av rapport: Kommunens arkiv Det vises til henvendelse fra kontrollutvalget om oppfølging av bystyrets merknader til revisjonsrapporten «Kommunens arkiv» fra oktober Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på bystyrets vedtak innen Hva saken gjelder: Bystyrets vedtak og revisjonsrapportens anbefalinger Bystyret i Stavanger kommune behandlet i møte den forvaltningsrevisjonsrapporten «Kommunens arkiv» og fattet følgende vedtak: Bystyret i Stavanger tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering. Bystyret vil spesielt peke på viktigheten av at sensitiv informasjon behandles i tråd med lovbestemmelsene, og vil be rådmannen ha spesiell fokus på bestemmelsene er kjent for og blir brukt av de ansatte. Videre hvordan kommunen kan iverksette datasporing, dersom det søkes i personinformasjon som ikke er påkrevd for oppfølging eller utøvelse av kommunale oppgaver. Bystyret ber administrasjonen om å sikre at pasientjournaldelen i CosDoc er fullt ut i tråd med NOARK-standarden. Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Rådmannen gir tilbakemelding via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter bystyrets vedtak. I rapporten kom revisor med følgende anbefalinger til kommunen: Vurdere hvordan arkivfunksjonen kan styrkes ved å implementere denne i aktuelle strategiske digitaliseringsprosjekter i kommunen. Vurdere hvordan man sikrer at arkivlovens bestemmelser blir etterlevd. Vurdere hvordan man kan øke bevissthet, forståelse og aksept for arkivfunksjonen blant ledere og ansatte i kommunen. Vurdere hvordan man kan styrke ansattes kompetanse på arkivområdet, spesielt når det gjelder hva som skal unntas offentlighet og hvordan dette skal gjøres. Nedenfor følger rådmannens kommentarer til oppfølging av aktuelle punkter i bystyrets vedtak og revisors anbefalinger. Postadresse Telefon: Postboks 8001, 4068 STAVANGER felles.stavanger.byarkiv@stavanger.kommune.no Besøksadresse Richard Johnsens gate 12 Org.nr:

2 RÅDMANNENS KOMMENTARER TIL BYSTYRETS VEDTAK OM SENSITIV INFORMASJON Bystyrets vedtak: Bystyret vil spesielt peke på viktigheten av at sensitiv informasjon behandles i tråd med lovbestemmelsene, og vil be rådmannen ha spesiell fokus på bestemmelsene er kjent for og blir brukt av de ansatte. Videre hvordan kommunen kan iverksette datasporing, dersom det søkes i personinformasjon som ikke er påkrevd for oppfølging eller utøvelse av kommunale oppgaver. Rådmannen vil bemerke at behandling av sensitiv informasjon er et omfattende område, som er regulert av mange ulike lovbestemmelser og som berører ulike fagområder. Forvaltningsrapporten er spesielt opptatt av sensitive personopplysninger. I Stavanger kommune finnes disse i mange ulike typer papirbaserte og digitale registre, systemer og arkiver innenfor de ulike virksomhetsområdene. I henhold til revisjonsrapporten tyder spørreundersøkelser og kontroller på at lovverket for behandling av personopplysninger i hovedsak er kjent av de ansatte, at personopplysninger i stor grad er oppbevar forskriftsmessig i kommunen, og at avvik i stor grad skyldes bygningsmessige eller tekniske forhold, jf. revisjonsrapporten s. 8. Her påpeker revisjonsrapporten at fjernarkivene må utbedres og at enkelte skoler, barnehager og hjemmebaserte tjenester ikke har tilfredsstillende bortsettingsarkiver for oppbevaring av papirbasert arkivmateriale, jf. revisjonsrapporten s. 27 og 28. Rådmannen er enig i at tilstrekkelige og forskriftsmessige arkivlokaler er avgjørende for å sikre bevaringsverdig arkivmateriale for framtiden, og viser til at Stavanger byarkiv fra sommeren 2017 er flyttet inn i nye lokaler i Arkivenes hus. Der har byarkivet spesialtilpassede magasiner i tråd med lovverkets bestemmelser, med kapasitet til å motta arkiver fra alle virksomheter som ikke selv har tilfredsstillende lokaler til oppbevaring av arkivmateriale. Som revisjonsrapporten peker på i sine vurderinger (s.28) medfører flytting av byarkivet til Arkivenes hus til at magasinforholdene blir «langt mer tilfredsstillende» for kommunen. En egen plan for innhenting av arkiver fra aktuelle virksomheter til byarkivet vil bli utarbeidet i løpet av høsten Samtidig vil rådmannen vise til det arbeid som nå gjøres på flere områder for å sikre utsatt personsensitivt materiale. Her kan en særlig vise til prosjekt Public oppvekst, som også revisjonsrapporten nevner. Public oppvekst er et innovasjons- og digitaliseringsprosjekt, der en lager et fullelektronisk system for sikker behandling av dokumentasjon om barn i barnehage, elever i grunnskolen og for PP-tjenesten i sikker sone i Public 360. Dette er dokumentasjon som i dag delvis oppbevares i papirbaserte barne- og elevmapper, på minnepinner og harddisker, og i ulike fagsystemer som ikke er godkjente arkivsystemer og som heller ikke samhandler med hverandre. Public oppvekst skal bidra til sikker elektronisk arkivering og til optimal samhandling mellom barnehage, skole og PP-tjenesten og mellom disse og foresatte. I så måte er Public oppvekst et pionerprosjekt mellom Stavanger kommune og systemleverandør. Her vil rådmannen legge til at elektronisk saksbehandling generelt utgjør en av de store utfordringer for arkivene i offentlige forvaltning med tanke på personvern, informasjonssikkerhet, arkivplikt og bevaring, jf. Riksrevisjons undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor (Riksrevisjonen, Dokument 3:13, ). En særlig utfordring utgjør de mange fagsystemer som inneholder Saksnummer: 16/ side 2 av 5

3 rettighetsdokumentasjon for enkeltindivider innenfor oppvekst- og levekårssektoren, som ikke er godkjent av Riksarkivaren som arkivsystemer, og der en til nå ikke har hatt mulighet for godkjent avlevering og bevaring av data. I denne forbindelse er innføring av earkiv 360 en viktig milepæl. earkiv 360 er en frittstående arkivløsning som byarkivet har anskaffet. Den gir arkivet mulighet for å importere aktuelle dokumenter og historisk dokumentasjon fra ulike systemer og filområder til sikker langtidsarkivering og bevaring i et felles elektronisk system. Dette gir kommunen en mulighet for en sikker depotløsning for elektronisk informasjon. Samtidig kan det legges til at det felles sakarkivet Public 360 er utstyrt med logg som fungerer som datasporing, da loggen viser hvilke personer som leser eller gjør endringer i dokumenter. Det samme vil være gjeldende for Public oppvekst når denne blir tatt i bruk. I tillegg kan en via søkemotoren MyWorks spore dersom det er søkt i saker og dokumenter med sensitiv personinformasjon der dette ikke er påkrevd. RÅDMANNENS KOMMENTARER TIL BYSTYRETS VEDTAK OM COSDOC Vedtak: Bystyret ber administrasjonen om å sikre at pasientjournaldelen i CosDoc er fullt ut i tråd med NOARK-standarden. CosDoc inneholder både en pasientjournaldel og en saksbehandlingsdel. Kravet til pasientjournaldelen er at den skal følge EPJ- standarden for elektronisk pasientjournal, mens det er saksbehandlingsdelen som skal følge Noark-standarden, slik det også er gjengitt i Revisjonsrapporten (s. 51). Vår versjon av CosDoc følger i dag EPJ-standarden og en eldre versjon av Noark-standarden. Når saksbehandlingsdelen ikke er godkjent i henhold til nyeste Noark-versjon (Noark5), er det fordi det er en eldre versjon av Acos WebSak som utgjør saksbehandlerdelen av CosDoc. Systemleverandøren (Acos) arbeider nå med å integrere CosDoc med nyeste versjon av WebSak, som er Noark5-godkjent. Så lenge CosDoc følger en eldre versjon av Noark-standarden skal saksdokumenter i saksbehandlerdelen i utgangspunktet kunne avleveres i godkjent arkivformat til arkivet. RÅDMANNENS KOMMENTARER TIL BYSTYRETS VEDTAK OM OPPFØLGING AV RAPPORTENS ANBEFALINGER Vedtak: Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Rådmannen gir tilbakemelding via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter bystyrets vedtak. Revisjonsrapportens anbefalinger er gjengitt innledningsvis og går i hovedsak ut på å styrke arkivfunksjonen og bevisstheten om denne, sikre at arkivlovens bestemmelser blir etterlevd og styrke de ansattes kompetanse på arkivområdet. Til dette vil rådmannen bemerke at kommunens arkivmyndighet, Stavanger byarkiv, som ledd i oppfølging av revisjonsrapporten laget en rapport til rådmannen av der arkivet viste til tiltak for å følge opp revisjonsrapportens konklusjoner og anbefalinger. Saksnummer: 16/ side 3 av 5

4 Noen slike tiltak var allerede iverksatt før revisjonsrapporten forelå, andre tiltak er siden påbegynt som en direkte følge av revisjonsrapporten. Iverksatte, påbegynte og anbefalte tiltak er gjengitt tabellen nedenfor. Tabell: Anbefalinger og tiltak (grønn skift/kursiv = Iverksatt eller påbegynt) Anbefalinger Tiltak Ansv ar Status pr. dato Vurdere hvordan arkivfunksjonen kan styrkes ved å implementere denne i aktuelle strategiske digitaliseringsprosjekter i kommunen. Vurdere hvordan man sikrer at arkivlovens bestemmelser blir etterlevd. Vurdere hvordan man kan øke bevissthet, forståelse og aksept for arkivfunksjonen blant ledere og ansatte i kommunen. Vurdere hvordan man kan styrke ansattes kompetanse på arkivområdet, spesielt når det gjelder hva som skal unntas offentlighet og hvordan dette skal gjøres. Pålegg om at IT og arkiv tas med på råd før RLT kjøp av nye løsninger for dokumentbehandling. Pålegg om at arkiv tas med på RLT råd/orientering i omstillings- og digitaliseringsprosjekter. Info ut sammen med staber/ledere om å Leder jobbe digitalt og smart (What's in it (Public) for me). e Oppfølgingsmøter med aktuelle Arkiv Påbegynt virksomheter/kf. Økt bevissthet rundt bruken av P360 ved å Arkiv Påbegynt lage statistikker over bruk som sendes ledere for oppfølging. Egne kurs for ledere i bruk av Public som Arkiv Iverksatt ledelses- og styringssystem. Jevnlige oppgraderinger av Public med ny og forbedret funksjonalitet. Arkiv Påbegynt Oppgradert systemversjon Sikker sone for sensitiv informasjon Felles e-arkiv for arkivering fra alle system Public oppvekst for barne-/elevjournaler Påbegynt Fjerne prosjektkataloger og fellesområder som R: og U: og begrense egenområder for lagring av dokumenter. Begrense bruk av generelle dokumentmaler til Public. «Arrestere» avvik: Bruk av Public 360 / arkiv Leder som punkt på agenda i ledermøter. e Nye spesialkurs i Public. Arkiv Påbegynt Nye kurs i Public for superbrukere av Public. Arkiv Påbegynt Info på nett om system og rutiner. Arkiv Iverksatt Øke opplæring i IKT-verktøy og jobbe smart. Jevnlige kurs i arkivkunnskap (hva skal i Arkiv Iverksatt arkiv/public). Etablere arkivforum for avdelinger og Arkiv Påbegynt virksomheter. Jevnlige kurs i offentleglova. PO Påbegynt Egenstudier/egenopplæringstid. Brukere Kompetanseplan for digitale førstevalg for ansatt som gjennomgås i medarbeidersamtalen. Leder Ta initiativ til å etablere storbyform for Arkiv Påbegynt, Saksnummer: 16/ side 4 av 5

5 kommuner som bruker Public 360: Bergen, Trondheim, Kristiansand, Sandnes, og Sarpsborg Jevnlige møter med andre kommuner for å diskutere ønsker om ny systemfunksjonalitet. Møter mellom ledelsen i kommunen og ledelsen i Tieto (systemleverandør). Arkiv første møte avholdt her. Påbegynt Som oversikten viser er det iverksatt og påbegynt flere tiltak og prosesse, som både på kort og lengre sikt skal bidra til å styrke arkivfunksjonen, sikre at arkivlovens bestemmelser blir etterlevd og styrke de ansattes kompetanse på arkivområdet. Statistikk over bruken av Public første halvår 2017 viser at tiltakene foreløpig har hatt begrenset effekt. Samtidig må det legges til at tiltakene kun har virket en kort periode. Rådmannen mener likevel at fokus nå må rettes mot foreslåtte tiltak som tar utgangspunkt i at økt bruk av arkiv og arkivfunksjonen i stor grad er ledelsesbetinget. Som rådmannen alt pekte på i kommentarene til revisjonsrapporten, må oppmerksomheten nå særlig rettes mot digitalisering, digitalt førstevalg og elektronisk arkivering som ledelsesansvar (jf. revisjonsrapporten s. 11). Med hilsen Olve Molvik rådmann Klikk her for å skrive inn tekst. Klikk her for å skrive inn tekst. Alf Thorsen arkivsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur Saksnummer: 16/ side 5 av 5