ARKIV I SAMTID OG FRAMTID Utfordringer med portaler og integrering av fagsystemer og sak-/ arkivsystemer. Astrid Øksenvåg Daglig leder ekor as

Transkript

1 ARKIV I SAMTID OG FRAMTID Utfordringer med portaler og integrering av fagsystemer og sak-/ arkivsystemer. Astrid Øksenvåg Daglig leder ekor as

2 enorge - ekommune Alle nye interaktive, offentlige tjenester skal kunne tilbys i MinSide I løpet av 2007 mulig å velge elektronisk kommunikasjon med det offentlige I løpet av 2009 alle offentlige, interaktive tjenester tilgjengelige i MinSide I løpet av 2009 tilrettelagt for elektronisk uthenting av egen personinformasjon

3 Hva inneholder ekommune-planen? Planen omhandler fem hovedområder: Digitale tjenester Digital forvaltning Infrastruktur og standardisering IKT og lokaldemokratiet Planlegging og styring

4 Portaler - struktur LivsIT - Los - annet

5 Fra papir til web

6 Dokumentasjon Arkivlovens definisjon Arkivloven Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet Mer spesifikt Dokumenter som mottas eller produseres i den virksomhet man utøver Spor etter aktiviteter og transaksjoner Ikke begrenset til bestemte typer dokumenter Også elektroniske databaser og fagsystemer er arkiv Arkiv er da også fagsystemene virksomheten disponerer og produserer forvaltningssaker og arkivinformasjon i.

7 Hva er et fagsystem Alt som ikke er generelle saks- arkivsystemer Elektronisk system som støtter og eventuelt å styrer saksbehandling innenfor et spesialiserte fagområder Verktøy for å holde oversikt over informasjon, prosesser, kommunisere med andre og saksgang Kan ha funksjoner som inngår i saksarkivet som journalføringfunksjon, registrering, gjenfinning og elektronisk lagring av saksdokumenter

8 Hva må tas vare på i et fagsystem Rammen rundt hvordan data ble skapt Hvordan systemet ble brukt - systemdokumentasjon Brukerveiledning Informasjonen som er avgjørende for betydning av forståelsen av innholdet og ev dokumentasjonsverdien i en hendelse Metadata Fagsystemene blir i stor grad benyttet av saksbehandlere. Det er arkivtjenesten som er, på lik linje med et NOARK4 system, ansvarlige for å håndtere disse systemene og å påse at informasjonen blir ivaretatt. Etter arkivloven er det arkivansvarlig som har plikt på seg til å følge opp dette

9 Byggesak Plansak Ansettelse Sak- Akivsystem NOARK4.. Sak- Akivsystem NOARK4 Arkiv NOARK

10 Fagsystemer Datafangst/ Skjema Barnehagesystem Arkiv Leverandører av ulike fagsystemer inkluderer egne dokumentlagringssystemer uavhengig av sentrale arkivsystemer

11 Elektronisk skjema

12 Arkivering av skjema Transportere skjema via epost Transportere vi FTP WebService Skjema Dokumentet i PDF XML-fil til Sak/Arkiv for automatisk journalføring

13 Dagens situasjon Fagsystem Fagsystem Fagsystem Fagsystem NOARK Sak- Arkiv Arkiv Arkiv Arkiv Arkiv

14 Ideelle løsning? Datafangst/ Skjema Fagsystem Fagsystem NOARKx / Arkiv

15 Hvorfor integrasjon? De fleste fagsystemer har reelle behov for funksjoner med arkivering og postdistribusjon Behov for felles dokumentbehandlingssystem Sammenkobling gir en bred og sterk effektivisering og kvalitetssikring av arbeidsprosessene

16 Eksempel - prosess

17 Eksempler Integrasjon Skjema Sak/Arkiv (Fagsystem)

18 for å definere integrasjon skjema sak/arkiv Ta utgangspunkt i standardskjema, eller utvikle skjemaet Definer eksportmal (systemet det skal integreres mot) Navngi alle relevante felter i skjemaet med riktig XML navn i henhold til eksportmalen Legg inn relevante skjulte felt med riktig XML navn i henhold til eksportmalen Definer faste verdier til skjulte felt

19 Mappe felter til Noark4 felt

20 Definere standardverdier - NOARK -

21 Hva er det egentlig vi skal gjøre, da? SERES KF/KS Skjema Sem & Stenersen Prokom Kantega More MetaFocus... XML XSL-transformasjon SAK-/ARKIV Fagsystemer (SERESkonform XML)

22 Sikkerhet

23 Sikkerhet handler først og fremst om mennesker Elektronisk arkiv gir opphav til nye prosesser, andre arbeidsoppgaver og endrete ansvarsområder De største utfordringene er ikke av teknisk art Sikkerhet handler om å iverksette administrative, organisasjonsmessige, fysiske og tekniske tiltak

24 MinSide et virtuelt servicekontor

25 Fra Stortingsmeld. nr. 17 «Eit informasjonssamfunn for alle»

26 Tekniske argumenter for en NOARK5 standard Teknologiske endringer Elektroniske signaturer Integrasjon Elektronisk kommunikasjon Nasjonale føringer for PKI SERES SEmantikkRegisteret for Elektronisk Samhandling Semantisk interoperabilitet i offentlig forvaltning Ledes av Brønnøysundregistrene Tilgangsrettigheter og skjerming for detaljert

27 Datafangst/ Skjema Fagsystem NOARKx / Arkiv Datafangst/ Skjema Fagsystem NOARKx / Arkiv Fagsystem Fagsystem Datafangst/ Skjema Fagsystem NOARKx / Arkiv Datafangst/ Skjema Fagsystem NOARKx / Arkiv Fagsystem Fagsystem Datafangst/ Skjema Fagsystem NOARKx / Arkiv Datafangst/ Skjema Fagsystem NOARKx / Arkiv Fagsystem Fagsystem

28 MinSide Etat Kommune Felles: SaksID Ultimate visjon? NOARKx / Arkiv

29 LUNSJ

30 ARKIV I SAMTID OG FRAMTID Portalløsninger og integrasjon mellom fagsystem og sak/arkivsystem -Eksempler -Hvor ønsker/tror dere vi går Astrid Øksenvåg Daglig leder ekor as

31 Fra Stortingsmeld. nr. 17 «Eit informasjonssamfunn for alle»

32 MinSide et virtuelt servicekontor

33 Eksempel kommunal portal

34 Utfordringer med dagens portaler Mange av dagens portaler er nyhetsbasert Mangelfull struktur Oppdatering! Postlister Hva med saken/sammenhengen.... Hvor er alt det som er viktig?

35 Mål med portalen Dialog med brukerne Nyheter Tjenester, tjenestebeskrivelser Person og institusjon Oppslagsverk Journal, dokumenter

36 Struktur LivsIT Los Egendefinert

37

38

39 Hvordan bygge opp sidene? Eksempel: Kjerneside for barnehage Topp (hovedmeny) Meny (lokal meny støttet av Los) Barnehage - informasjonen om barnehagar her Spørsmål og svar Tjenestebeskrivelse Søknadsskjema Kontaktpersoner Interne lenker Forskrift Eksterne lenker Lovdata (Los...) Nytt/aktuelt Liste over barnehager

40 Portal - Tjenestebeskrivelser - Skjema Nasjonalt KF/KS Kommune Tjenestebeskrivelser Skjemakatalog Tjenestebeskrivelser Skjemakatalog

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50 ARKIV I SAMTID OG FRAMTID Takk for meg Astrid Øksenvåg astrid.oksenvag@ekor.no ekor AS Tlf.: