Noark-godkjenning av sak/arkivsystem. Erfaringer fra Riksarkivet

Transkript

1 Noark-godkjenning av sak/arkivsystem. Erfaringer fra Riksarkivet Presentasjon av godkjenningsordningen for Noark 5- løsninger SAMDOK-konferansen: Arkiv i e-forvaltning Tor Anton Gaarder Gardermoen 4. desember

2 Noark-godkjenningens historie Fra ble det obligatorisk for offentlig forvaltning å benytte et Noark-basert system for elektronisk journalføring, Systemet skulle fra da av være godkjent av Riksarkivaren. Gjaldt allerede da både sakarkiv og fagsystem med integrert funksjon for journalføring Åpnet for dispensasjoner 2

3 Godkjenning av Noark 4-system En kort egenerklæring og et arkivuttrekk lå til grunn for godkjenningen Fokus på funksjonalitet for periodisering Ingen kontroll på produksjon av uttrekket Kravet uttrekksfunksjonalitet forsvant med 4.1 Ingen godkjenning av godt brukergrensesnitt for arkivarer og saksbehandlere 3

4 Noark 5 versjon 3.1 4

5 Godkjenning av Noark 5-løsninger Bygger på arven etter Noark 4- godkjenningen, men med en rekke justeringer Søknad fra utvikler Ny utforming av egenerklæring Egenerklæring på ære og samvittighet Erklæringen gjennomgås, men verifiseres ikke Skriftlig tilbakemelding og dialog Godkjenningen tilpasset type løsning og bruksområde 5

6 Kontrollerer ikke funksjonalitet og egnethet Mindre fokus på periodiseringsfunksjonalitet Hovedvekten er lagt på kontroll av uttrekksfunksjonaliteten Egenutviklet testopplegg 62 testpunkter Testrapport med kommentarer 6

7 Midlertidig vs. endelig godkjenning Hva er forskjellen? Begge tilfredsstiller kravene som stilles i arkivforskriften. For å kassere papir, må i tillegg Riksarkivarens forskrift kap IX oppfylles Er det trygt å kjøpe en midlertidig godkjent løsning? Er endelig godkjente løsninger bedre? Midlertidig godkjenning en forutsetning for flere aktører i markedet N4-godkjenning kan sammenlignes med midlertidig godkjenning 7

8 Hvilke garantier gir N5- godkjenningen? Godkjenningen gir svært få om noen garantier Oppfyllelse av Arkivforskriften 2-9 Man har en løsning som kan brukes til journalføring og arkivering Innebygget funksjonalitet for produksjon av uttrekk 8

9 Hva er Noark-godkjenningen verd? Oversikt over det leverandøren lover og kan holdes ansvarlig for En løsning som tilfresstiller et sett grunnleggende krav til journalføring Et utgangspunkt ved utforming av avtale Et mulig trumfkort om viktige ting ikke fungerer som de skal 9

10 Erfaringer fra Noark 5- godkjenningen Standarden åpner for en rekke tolkningsrom og det gjør godkjenningen krevende Utfordrende å stille alle de riktige kravene på en oversiktlig måte Krevende å finne riktig balanse mellom detaljfokusering og pragmatisme Utfordringer med produksjon av godkjent arkivuttrekk. Slurvefeil? Er kravene våre så uklare? Validering ikke nok 10

11 Ikke alle elementer er like godt gjennomtenkt i første runde. Standarden under stadig utvikling, krevende både for utvikler, kunde og for oss Testverktøyet i stadig utvikling, mindre fleksibelt Sårbarhet på kompetanse Oppfordring til alle der ute som har lyst og kompetanse, gi oss konkurranse! Treghet i prosessen med ansvarlige hos begge parter 11

12 Kontinuerlig utvikling Utvikling både av standarden og godkjenningen Godkjenningsprosessen gir viktige korrektiver til standarden Utfordrende for oss alle, men det er samtidig nødvendig for å holde tritt med tiden Søken etter den riktige ballansen 12

13 Kan en Noark godkjenning trekkes tilbake Svaret er ja, men det skal mye til Midlertidig godkjenning gyldig i ett år Endelig godkjenning gyldig i tre år Vi navigerer i et uklart farvann, konsekvensene ved tilbaketrekking er svært uoversiktlige Vi har vært inne på en vurdering av tilbaketrekking 13

14 Hvorfor er vår godkjenningsordning så begrenset? Valg av fokus, pragmatisk tilnærming Ansvar hos leverandør Ansvar hos kunden Nøkkelkompetanse Ressurser Burde vi ha en ordning om man har i Moreq? 14

15 Godkjenning i framtiden Samdok gir føringene i det videre arbeidet Hvordan vil godkjenningen arte seg i framtiden Hva kan vi gjøre for å få sterk utvikling? Behov for dialog og konstruktive innspill Grunnlag for framtidig dialog 15

16 Takk for meg! Spørsmål? 16