Nettsky, NOARK-5 og presentasjonsløsninger. Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA

Transkript

1 Nettsky, NOARK-5 og presentasjonsløsninger Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA

2 NOARK-5

3 Hva er NOARK-5?

4 Pause

5 Hva er NOARK-5? NOARK => Norsk Arkivstandard Utviklet opprinnelig som kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen. Beskrivelse av en standardisert «arkiveringsmotor»

6 Litt historikk 1984 NOARK NOARK NOARK KOARK 1999 NOARK NOARK NOARK-5 versjon 3

7 Litt historikk Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering av saksdokumenter : Journalføring av elektroniske saksdokumenter som hovedregel skal skje i et system som følger kravene i Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren.

8 Litt historikk Noark 5 stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet, men ikke krav til hvordan dette faktisk skal løses i systemutviklingen. Noark 5 definerer derfor ikke et system, men legger til rette for ulike løsninger.

9 Hva er så NOARK-5?

10 Indre kjerne Noark 5 kjernen inneholder grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Hovedfunksjonene ligger innen - Arkivstruktur - Metadata - Regelverk for arkiv I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen. - Datafangst - Søking / fremhenting / vising - Administrasjon av kjernen - Bevaring og kassasjon - Avlevering

11 Ytre kjerne For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystem miljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle «valgfrie» systemer som benyttes i miljøet. Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og forvaltningssystemer ligger det en «gråsone» I denne «gråsonen» ligger Noark 5 sine krav til eksterne moduler / systemer.

12 Komplett NOARK5-løsning Innen enkelte områder er det behov for å spesifisere krav og anbefalinger til de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som inngår i en komplett Noark 5 løsning. Dette er spesifikasjoner som da berører gitte fagsystem som inngår som del av en komplett Noark 5 løsning. Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark.

13 Komplett NOARK5-løsning MEN : Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av Noark 5 kjernekrav, og som oftest ikke obligatoriske BRUKS- FUNKSJONAL- ITET

14 Forskjellige NOARK 5-løsninger Dette betyr igjen at det finnes mange måter å sette opp en NOARK 5-løsning på : Generell saksbehandling Kjerne Spesialisert saksbehandling Kjerne Sakarkiv Kjerne Fagsystem Fag-system

15 Noark-5 kjerne Åpenheten rundt standarden betyr at kunden i praksis skal kunne kjøre for eksempel ephorte mot Tieto sin NOARK5-kjerne, eller ACOS Websak mot Evrys ephorte-kjerne.

16 Noark-5 kjerne Viktig å huske på når man snakker om Noark-5 kjerner En Noark-5 kjerne kan ikke fungere alene. Den har ingen brukergrensesnitt. Den MÅ integreres mot andre komponenter for å fungere som et helhetlig system.

17 Men hvor langt er vi kommet i utviklingen, og hvilke konsekvenser har Noark-5 for leverandørene?

18 Hvor langt De aller fleste store aktører i markedet leverer i dag sak/arkiv-systemer som følger NOARK5-standarden. Det vil med andre ord si at uansett hvilket system kunden velger, er det relativt enkelt (i teorien ) å bytte til annen leverandør, uten å bytte «arkivmotor».

19 Leverandører Det finnes kommersielle aktører (på det norske markedet) som alle har midlertidig godkjenning : Visma samhandling arkiv Tieto Noark 5 for Documentum Steria Noark 5 kjerne ErgoGroup EDB sak og arkiv Ida Infront iipax Dansk Skannings Weblager Evry ephorte Noark 5 Acos Websak Public 360 v4 SP5 Formpipe Software W3D3

20 Godkjenning Hva betyr det at et system er godkjent i henhold til Noark 5 standarden? Egenerklæringen Produsere dokumenter, konvertere dokumenter til godkjent arkivformat, produsere uttrekk fra databasen alt i en demonstrasjon hos/for Riksarkivet Test av produsert uttrekk, utført av Riksarkivet Midlertidig godkjenning (Resultatet av 1 3) Endelig godkjenning (Test av uttrekk fra produksjonsbase + gjennomført prosess for midlertidig godkjenning)

21 Konsekvenser for leverandørene Noark 4-systemer skal kunne oppgraderes til Noark-5 Vil ha større frihet til å utvikle sine egne løsninger Mer konkurranse, flere systemer på markedet Større forskjell mellom ulike løsninger enn i dag Må lytte mer til brukernes behov Skal ikke kunne bruke Noark-standarden som en unnskyldning for ikke å lage gode løsninger Leverandørene av fagsystemer (med saksdokumenter) må være klar over at Noark kjerne må kunne bygges inn eller integreres i løsningen Funksjonalitet for avlevering må vektlegges sterkere

22 Konsekvenser for brukerne Det vil fremdeles finnes systemer på markedet med funksjonalitet som i dagens Noark 4 Noark 5 er bakoverkompatibel med Noark 4 Data skal kunne konverteres til ny løsning Ved nyanskaffelse må det stilles relevante krav, og ikke si Dere må oppfylle alle krav i Noark-5 Selv vurdere hva som vil være den mest effektive løsningen Noark-standarden skal ikke være en tvangstrøye Kunne kreve at fagsystemer har en arkivkomponent som tilfredsstiller Noark-5 for å sikre langtidslagring av data. Avleveringer/uttrekk til depot skal bli enklere å håndtere

23 Kort oppsummering Noark 5 er ikke en kravspesifikasjon Noark 5 kravsetter hva som skal finnes av funksjonalitet, men ikke hvordan det skal løses. Standarden spesifiserer krav til journal- og arkivfunksjonalitet som kan inngå i enhver omgivelse Noark 5 er en norsk forvaltningsstandard Forvaltningsstandarder er standarder som FAD anbefaler eller som gjennom forskrift eller på annen måte er gjort obligatorisk for offentlige virksomheter.

24 Pause

25 Nettsky

26 Nettsky Hva er en nettsky? Cloud computing essentially defines virtual servers available over the Internet, allowing a way to increase capacity without investing in new infrastructure or training new personnel. Instead, cloud computing works on a pay-per-use scale, similar to the electrical grid. Brukes til Data Programvare (SaaS) Prosessering Backup etc.

27 Nettsky

28 Nettsky Eksempler på åpne tjenester som benytter nettsky-teknologi : MS Office SevenOffice (Norsk) Projectplace Dropbox Google Docs YouTube Flickr Amazon Facebook

29 Nettsky Hvordan kan vi bruke skyen? Lagring av data (databaser/dokumenter ++) Epost (Gmail eks) Kjøring av interne systemer som for eksempel (Acos) som tjeneste (eks) Backup-løsninger

30 Nettsky Skal vi bruke den? Tja Vi bruker den mye allerede.. Vi bruker, eller har brukt, tilsvarende tjenester i årevis, men under andre navn som feks. : ASP ( Application Service Provider ) som var hype -ord på slutten av 90 og begynnelse av 2000-tallet. Eksempel er tjenester som kjører på eksterne servere, som nettsider, intranett, epost, feilhåndteringssystemer etc. som ikke ligger i kommunenes egne nett, men som driftes av eksterne aktører.

31 Nettsky Hva er så forskjellen? Større datasentere med større kapasitet og regnekraft Mer sentralisering Gigabyte.. Terabyte Petabyte Exabyte Kan nå dynamisk opprette virtuelle servere/maskiner direkte i nettskyen som kan kjøre programvare og tjenester.

32 Nettsky Fortsatt i startgropen for mange typer tjenester, men flere og flere leverandører tilbyr slike tjenester ephorte 5 som SaaS Visma (visse tjenester/systemer) Acos (Blant annet IP)

33 Nettsky Mange store internasjonale aktører har sine egne nettskyer Google / Microsoft / Amazon / ++ Flere og flere norske aktører har norske skyer Atea Webhuset +++

34 Nettsky Sikkerhet? Fordeler Slipper problemer med tanke på innbrudd i egne datasentere. Slipper dyre backupløsninger Slipper mye administrasjon av og plass for servere og annet it-utstyr. Kan skaleres etter behov. Kan øke kapasitet dynamisk ved stor pågang, og minke ved liten pågang (for eksempel i ferier etc.) Prisvennlig (+/-) Sikrere en lokalt serverrom. Har større avtalefestede krav til lokasjon, sikkerhet, teknisk utstyr, oppetid etc. enn IT-avdelingen klarer lokalt.

35 Nettsky Sikkerhet? Ulemper Hastighet Krever raske nettlinjer for å få god brukeropplevelse, spesielt med store dokumenter. Hvor lagres data? I Norge? I utlandet? Hva skjer hvis selskapet som drifter løsningen forsvinner (går konkurs, brenner ned?)

36 Nettsky - Oppsummering Alle kommer til å få et forhold til nettskyer i løpet av de neste årene, enten vi ønsker det eller ikke, og det er ikke sikkert vi kommer til å merke noen forskjell som sluttbrukere. Det er i første omgang IT-avdelingen som vil få en annerledes hverdag. Viktige punkter : -Hvor lagres data som genereres? -Hvem sitter med rettighetene? -Vil det gi noen gevinst annet enn for infrastrukturkostnader?

37 Nettsky - Oppsummering Når er vi klare for å ta turen opp i skyen?

38 Pause

39 Formidlingsløsninger

40 Formidlingsløsninger IKAVA mottar papir-arkiver, fagsystemer og NOARK-systemer fra kommunene. Hvordan skal dette formidles tilbake til kommunene? Arkivene har i seg selv ingen verdi med mindre det er mulig å formidle innholdet

41 Formidlingsløsninger Hvordan ønsker kommunene at egne data skal være tilgjengelig? Skannede dokumenter (SOD)? Data fra fagsystemer Analogt? Papirkopier Digitalt? Internt i kommunens nett? Eksternt på IKAVAs server?

42 Formidlingsløsninger Per i dag ingen standardløsninger i KAI/arkivmiljøet. Det finnes noen alternativer, men ingen formell plan for en felles måte å tilnærme seg problemet på. Utfordring : Skal Arkivverket/Riksarkivet formidle en løsning? Har de midler/kapasitet til å dekke vår behov om en snarlig løsning?

43 Formidlingsløsninger Arkivverket har URD (Universell Relasjonsdatabase) som er tenkt å benyttes for å kunne presentere data fra deponerte databaser tilbake til sluttbruker. Fordeler : Dynamisk og konfigurerbar. Ulemper : Lite brukervennlig. For teknisk bygd opp. Vanskelig å konfigurere riktig.

44 Formidlingsløsninger Andre løsninger? Bør IKAVA påta seg ansvaret med å oppbevare, drifte og tilby en nettløsning for innsyn for kommunene? Fordeler : Alt på ett sted, kommunene slipper å håndtere materiale selv etter deponering. Ulemper : Dyr drift (linjer og maskinvare), utfordringer mtp. sikkerhet. Hvordan håndtere innsyn. Krever trolig flere ressurser på drift, som fører til økte kostnader for IKAVA, og igjen til kommunene.

45 Formidlingsløsninger Lang vei å gå med å få på plass en god formidlingsløsning. IKAVA kan i dag håndtere forespørsler om innsyn i deponerte data ved hver henvendelse. P.d.d. Ingen (online) løsning på plass for publikums-/kundehenvendelser.

46 Status deponeringer og utfordringer

47 Status for deponeringer Totalt 49 deponerte systemer BV-PRO Doculive (Noark-3 og Noark-4) ephorte (Noark-4) Extens Familia Forum Winsak (Noark-3) HK-Data HS-PRO Humanus Marthe Omsorg Oskar Profil RMS Men det finnes MANGE flere systemer som sannsynligvis burde vært deponert.

48 Utfordringer Noark-3- og Noark-4-systemer er innhentet og testet Uttrekkene som sendes inn og testes er generelt for dårlige Grunnet råtne data fra systemkonverteringer, oppdateringer, rydding, ikke standardisert uttrekksfunksjonalitet i systemene, etc.

49 Utfordringer Ingen Noark-5-uttrekk mottatt så langt Lyngdal har levert uttrekk (nok en gang..) til test hos RA som pilot på Noark5. Vi venter spent på resultatet.

50 Fremtidsutsikter Bør bli enklere godkjenningsprosess enn det har vært for NOARK3 og 4, når testverktøy endelig er på plass.

51 Takk for meg