Elektronisk arkiv hos IKAVA

Transkript

1 Elektronisk arkiv hos IKAVA Lars-Eivind Bjørtvedt

2 Litt bakgrunn Kommunene og fylkeskommunene har store utfordringer med å sikre og gjøre tilgjengelig bevaringsverdig dokumentasjon. Svakheter ved elektroniske og papirbaserte arkiv gir høy risiko for dokumentasjonstap av stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning. Uerstattelig materiale har gått tapt og står i fare for å gå tapt, og dette svekker innbyggernes rettssikkerhet. Riksrevisor Jørgen Kosmo.

3 Litt mer fra samme [ ] få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for framtiden. Situasjonen er særlig kritisk for systemene som brukes til å støtte saksbehandlingen på de ulike fagområdene i sektoren. Disse fagsystemene forvalter sentral rettighetsdokumentasjon for innbyggerne. Det er alvorlig at dokumentasjon fra fagsystemene bare i få tilfeller har blitt sikret for framtiden. Riksrevisor Jørgen Kosmo.

4 Hva har vi? Forum Winsak Noark 3 Påbegynt Forum Winsak Sosial Noark 3 Påbegynt Forum Winsak Noark 3 Påbegynt Forum Winsak Noark 3 Påbegynt Forum Winsak Saksbehandling for Åseral Kommune Noark 3 Påbegynt Forum Winsak Saksbehandling Hægebostad kommune Noark 3 Mottatt Forum Winsak Saksbehandling for Mandal Kommune Noark 3 Påbegynt Forum Winsak Saksarkiv admin./gårds- og bruksnr. Noark 3 Påbegynt Forum Winsak Saksarkiv admin./gårds- og bruksnr. Noark 3 Mottatt Forum Winsak Saksbehandling for Audnedal Kommune Noark 3 Påbegynt HK-data Klientsystem PPT Fagsystem Påbegynt HS-Pro Helsestasjon Påbegynt Venter på e-post ang. metadata Humanus Klientsystem for sosialtjenesten Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata Marthe Klientsystem for barnevern Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata Omsorg Klientsystem for pleie og omsorg Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata Oskar Klientsystem for sosialtjenesten Fagsystem Påbegynt Venter på tilbakemld. eller ny dum Oskar Klientsystem for sosialtjenesten Fagsystem Påbegynt Unique Familia Klientsystem for barnevern Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata Unique Humanus Klientsystem for sosialtjenesten Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata Unique Marthe Klientsystem for barnevern Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata Unique Marthe Klientsystem for barnevern Fagsystem Påbegynt Venter på tilbakemld. eller ny dum Unique Omsorg Klientsystem for pleie og omsorg Påbegynt Venter på e-post ang. metadata Unique Profil Klientsystem for pleie og omsorg Fagsystem Påbegynt Venter på e-post ang. metadata

5 Hva har vi? 36 systemer Teknisk gode Dokumentasjonsmessig dårlige

6 Hva gjør IKAVA med dataene? Migrering Konverterer data til XMLformat Tar ut dokumenter hvis mulig

7 Godkjenning Datakvalitet Dokumentasjon Garanti for at papirarkivet er komplett

8 Vanlige mangler Fagsystemer Dokumentasjon! Noark-systemer Teknisk kvalitet Uklare signaler fra Riksarkivet

9 Et eksempel

10 Rikets tilstand Totalt 270 systemer (Ifølge arkivplan.no) Ikke alle disse inneholder arkivverdig informasjon 60 avsluttede systemer Vi har mottatt 36! Noen av disse er ikke avsluttet, ifølge arkivplan.no

11 Songdalen Søgne Kristiansand VAF Vennesla Audnedal Hægebostad Lindesnes Mandal Farsund Flekkefjord Sirdal Lyngdal Åseral Marnardal Kvinesdal Rikets tilstand Aktive Passive Overlevert

12 Konsekvens Deres jobb blir vanskeligere Vår jobb blir vanskeligere Data går tapt!

13 Hva kan dere gjøre? Oppdatere arkivplan.no Snakke med fagansvarlige og ITansvarlige om systemdokumentasjon Passe på at papirarkivene er gode

14 Hva kan vi gjøre? Få klarhet fra Riksarkivet i praktiske spørsmål Utarbeide retningslinjer sammen med andre KAI

15 Formidling og innsyn Dataene er søkbare allerede! Ingen gode løsninger enda Stort spenn av systemer

16 Veien fremover DIAS Digital Arkivpakke Struktur TRAC Trustworthy Repositories, Audit & Certifications