Utkast Kravspesifikasjon sensurregistrering

Transkript

1 Utkast Kravspesifikasjon sensurregistrering versjon Richard Edvin Borge, Adelheid Mortensen Huuse 1

2 1 Introduksjon Som et ledd i digitaliseringen av eksamensprosessen er det ønskelig å få en løsning for digitalisering av sensur. I dag fylles sensur ut på lister av sensorene, som signerer disse, for deretter å levere dette inn til studieadministrasjonen som legger dette inn i FS. Dette er en prosess som gir en del ekstraarbeid for administrasjonen. I tillegg er prosessen utsatt for feil grunnet registrering i flere ledd. Det er ønskelig at den elektroniske registreringen gjøres av sensoren selv, og at dette sendes over automatisk til FS, uten å måtte gå via studieadministrasjonen. Det er i tillegg viktig at sensoren har mulighet til å signere en eksamensprotokoll, enten digitalt eller for hånd. Dette utkastet til kravspesifikasjon er utarbeidet av FSAT i samarbeid med Universitetet i Oslo, og skal vurderes videre av prosjektgruppen for ny Fagpersonweb. Kravspesifikasjonen vil brukes videre i FSAT for å lage webservicer for integrasjon mellom FS og digitale eksamenssystemer samt utvikling av sensurregistrering i Fagpersonweb. Siden FSAT er ansvarlig for å utvikle sensurregistrering i Fagpersonweb, vil en del konkret funksjonalitet som er beskrevet være knyttet til denne applikasjonen. 2 Fokusområde for løsning I første omgang vil det fokuseres på en enkel løsning for registrering av sensur, og ikke en applikasjon som støtter hele sensureringsprosessen. Det er naturlig å legge dette inn i Fagpersonweb, da denne applikasjonen allerede er i bruk av fagpersoner i dag, og har tilpassede innloggingsløsninger og de tilgangene til FS som er påkrevd. Det tas også utgangspunkt i følgende struktur for bruk av applikasjonene: Fagpersonweb: Fagpersoner, sensorer StudentWeb: Studenter FS: Saksbehandlere Digitale eksamenssystemer: Sensorer (saksbehandlere?) 3 Krav til løsning Følgende krav til løsningen foreligger for en første versjon av sensurregistrering: Må: Løsningen skal kun være åpen for fagpersoner, som også er registrert som fagperson og som sensor i FS Må: Det må være enkelt å finne frem den eksamen eller eksamensdelen det skal registreres sensur på Må: Aktuelle kandidater på eksamen må filtreres ut for sensoren, slik at ikke de registrerer sensur på kandidater de ikke skal sensurere. Sensor skal kun se kandidater de er tilknyttet til via kommisjon i FS Må: For å kunne utføre arbeidet med å gi begrunnelser til studenter i etterkant av sensuren, må registrert sensur være tilgjengelig for sensuren i en gitt periode Må: Det må være et enkelt og intuitivt grensesnitt for å registrere sensur Richard Edvin Borge, Adelheid Mortensen Huuse 2

3 Må: Karakterregler knyttet til eksamen må begrense mulighetene for hva fagpersonen kan registrere (tabeller i FS skal gjennomgående styre det sensor kan registrere i Fagpersonweb) Må: Sensuren må sendes til FS og kunne publiseres i protokollen uten ekstra mellomledd, med mindre det er regler i vurderingskombinasjonen som tilsier noe annet (administrativ sammenslåing av hovedkarakter og lignende) Må: Man må kunne mellomlagre sensuren som en kladd, altså at en lagring ikke automatisk betyr at dataene sendes direkte til FS Må: Det må være tydelig for sensoren hva som er en sensurkladd og hva som sendes til protokoll, og sensor må få informasjon om at resultater sendt til protokoll ikke kan endres i Fagpersonweb Må: Det må være støtte for å signere resultatet, både med godkjent digital signatur og for hånd (for sensorer uten gyldig digital signatur) Må: Saksbehandlerinnlogging med oppdateringsmulighet i Fagpersonweb, slik at saksbehandlere kan bistå sensorer i applikasjonen uten egen rolle i sensureringsprosessen Må: Sensurprotokoll automatisk overføres til arkivsystem i korrekt format Ønskelig: Sensurlister som skal signeres for hånd skal kunne skrives ut for signering fra Fagpersonweb Ønskelig: Det må være en støtte for samsensur, altså at flere sensorer samarbeider om samme besvarelse Ønskelig: Det er ønskelig å kunne legge ved merknad på karakteren. Her er det to typer det er snakk om, sensors private notater som ikke skal publiseres og begrunnelse som skal kunne lagres på egnet sted (FS?) og publiseres for studenten eksempelvis i StudentWeb. Studentens resultat og sensors notater/begrunnelse må være tilgjengelig for sensor i en viss tid etter sensurfrist slik at han enkelt kan finne tilbake til dette ved forespørsel. Et forslag er at både forrige og inneværende semester er tilgjengelig. 4 Roller Arbeidsprosessen har 2 roller: Sensor: Sensoren er ansvarlig for sensur på en eksamen. Sensoren har behov for å kunne få registrert resultat på de kandidatene / besvarelsene som han/hun har ansvaret for og kun disse. Det må trolig skilles på sensorer med norsk fødselsnummer og sensorer uten, grunnet pålogging i systemene. Sensorer uten norsk fødselsnummer må i første omgang administreres utenom applikasjonen. Eksamensmedarbeider/saksbehandler/administrativt ansatt: Det er administrativt ansatte som i dag registrerer resultater i FS basert på lister de får inn. De må fortsatt kunne ta imot håndsignerte protokoller fra sensorer som ikke kan benytte seg av digital signatur, og registrere dette i FS på samme måte som tidligere. FS skal være deres fagsystem hvor de utfører all eksamensadministrasjon. For å kunne bistå sensorer i Fagpersonweb bør det være mulig for administrativt ansatte å logge seg på Fagpersonweb med saksbehandlerinnlogging med oppdateringsmulighet. Slik vil det også logges hvem som har gjort hvilke operasjoner i Richard Edvin Borge, Adelheid Mortensen Huuse 3

4 webapplikasjonen. 5 Brukerhistorier Basert på kravene har vi følgende brukerhistorier: 5.1 Innlogging Sensoren ønsker å logge seg inn i systemet. Vi forutsetter at sensoren er registrert i FS. 1. Sensor starter applikasjon / åpner webside 2. Sensor logger inn, enten via Feide eller ID-porten. 5.2 Lete opp eksamen eller vurderingsenhet som skal sensureres Sensoren ønsker å registrere sensur for en vurderingsenhet og trenger å finne denne frem i systemet. Sensor skal kun se kandidatene som vedkommende selv skal sensurere. Sensor ønsker også en oversikt over hele periodens sensurarbeid. 1. Sensoren klikker på link/knapp for sensurregistrering: Applikasjonen presenterer en liste med eksamener og underdeler basert på kommisjoner sensor er tilknyttet og tidspunkt for innlogging. Hvis et emne har flere eksamensdeler må sensor være knyttet til en eksamensdel. I noen tilfeller skal sensor også sensurere emnets helhet direkte selv om det er eksamensdeler, og helheten skal også være tilgjengelig for sensor. Hvilke deler sensoren skal sensurere og se i Fagpersonweb styres fra FS. Sensor må være opprettet som sensor i FS og knyttet til eksamen og kommisjon i FS. 2. Sensor kan filtrere på eksamener som er avholdt og framtidige vurderinger som vedkommende er knyttet til. 3. Sensoren klikker på vurderingsenheten som skal sensureres. Det bør stå når sensurfristen er (og når eksamen ble avholdt). 5.3 Registrere sensur Sensoren ønsker å registrere sensur. Vi forutsetter at riktig eksamen eller eksamensdel er valgt. 1. Sensoren presenteres med en liste av studenter, listen viser enten kandidatnr eller navn avhengig av vurderingsform. Listen av kandidater er knyttet opp mot kommisjon, slik at sensoren ikke ser andre kandidater enn de som er knyttet til sensorens kommisjon(er) 2. Sensoren velger karakter for hver kandidat. Hvilke karaktervalg som presenteres for sensoren er basert på karakterreglene knyttet til vurderingen 5.4 Lagre sensur som kladd Sensoren er ikke ferdig med sensuren sin, men ønsker å lagre slik at han / hun kan fortsette senere. 1. Sensor klikker på link/knapp for å lagre som kladd 2. Resultatene lagres i et midlertidig lager 5.5 Hente frem kladd Sensoren ønsker å fortsette sensurregistrering fra eksisterende kladd. Vi forutsetter at sensor er Richard Edvin Borge, Adelheid Mortensen Huuse 4

5 logget inn og har klikket på link/knapp for sensurregistrering 1. Sensor får presentert sine kladder i en liste. Bare en kladd pr eksamen, dvs siste versjon. 2. Sensor klikker på riktig kladd og får opp side der de kan fortsette å registrere 5.6 Sensorer deler på kandidatene (usikkert hvordan dette fungerer i virkeligheten) Er ikke dette vanligvis fordelt på forhånd via kommisjoner? Ofte består en kommisjon av mer enn en sensor, og de kan dele kandidatene imellom seg. Det finnes ingen direkte link mellom kandidat og sensor, så systemet må støtte en kandidatdeling. Dette er ikke det samme som samsensur, hvor alle sensorene må sensurere de samme kandidatene. 1. Sensorene bestemmer seg for en fordeling muntlig. 2. Sensor sensurerer sine kandidater, som beskrevet i (5.3) 3. Når resultatene skal sendes inn, kan dette gjøres på to måter: a. Hver sensor sender inn sin sensur for de han har sensurert, som beskrevet i (5.8) b. Kommisjonsleder samler inn alle resultatene via applikasjonen og sender det inn samlet (som beskrevet i (5.8) 5.7 Samsensur To sensorer ønsker å samarbeide om å sensurere en eksamen. Vi forutsetter at begge sensorer er logget inn og har funnet frem riktig vurderingsenhet. 1. Begge sensorer registrerer sensur hver for seg som beskrevet i (5.3) Blind sensur. Sensorene bør ikke se hva den andre har registrert under inntastingen. 2. Når begge er klare med sine sensurer bestemmer sensorene seg for en som får ansvar for å sende inn resultater 3. Den ansvarlige klikker på link/knapp for å sammenlikne resultater for begge sensorer 4. Forskjeller merkes 5. Sensorene diskuterer forskjellene 6. Resultatene kan ikke sendes inn før forskjellene er fikset, dvs begge sensorene må ha registrert samme resultat. 5.8 Registrere sensur i FS Sensuren er fullført og sensoren ønsker å få registrert dette i FS. Vi forutsetter at sensuren er ferdig registrert og forskjeller i samsensur er rettet opp i. 1. Sensoren klikker på link/knapp for å lagre resultater i FS. Det er tydelig for sensoren at dette ikke er kladd, men at resultatene sendes til FS og ikke lenger kan endres i Fagpersonweb. 2. (Sensor signerer resultatene med Feide eller ID-porten.) 3. Resultater sendes over til FS. 4. PDF for resultatprotokoll genereres: a. Dersom sensoren har ID-porten blir PDF digitalt signert og sendt til arkivsystem mens resultater kan publiseres i protokoll i FS og i StudentWeb. Eventuelt genereres PDF er via nattjobber i FS. b. Dersom sensoren ikke kan signere med ID-porten, får de opplyst at de må skrive ut Richard Edvin Borge, Adelheid Mortensen Huuse 5

6 (fra Fagpersonweb) og signere protokoll og levere til eksamenskontoret. Resultater blir ikke overført før dette er gjort. Administrasjonen må da registrere sensur og protokollføre på vanlig måte i FS. Uklart om administrasjonen i slike tilfeller må registrere sensuren på nytt i FS, eller om sensuren skal overføres til FS, men kontrolleres av administrasjonen før det kan protokollføres eller annet? 6 Detaljer til funksjonaliteten 6.1 FS FS er kildesystemet og det sensor skal kunne se og gjøre i Fapersonweb skal i hovedsak styres fra FS. Det som skal styres er: Hvilke vurderinger som sensor skal se og sensurere i Fagpersonweb o I noen tilfeller skal sensor også legge inn hovedkarakter, ikke bare delkarakterer o Obligatorisk oppmøte/aktivitet o Mappeevalueringer mv Når sensor skal kunne legge inn sensur i Fagpersonweb (eksempelvis kan sensor i teorien begynne sensurarbeidet før innleveringsfrist er ute på hjemmeoppgaver som er levert før frist) Hvilken informasjon sensor skal få om vurderingsenheten (evt. hele vurderingskombinasjonen) og hvilke regler som gjelder for sensuren (karakterregler, frister mv.) styres fra FS. Om registrert sensur skal gå direkte i protokoll eller må administrativt behandles før protokollføring. Ved flere sensorer; hvilke sensorer som må signere protokollen digitalt for at den skal overføres til protokoll. Det skal styres fra FS hvilket system sensuren skal registreres. Samme sensur skal ikke være tilgjengelig for sensurering både i et system for digital eksamen og i Fagpersonweb. 6.2 Begrunnelser Private notater som sensor gjør underveis i sensureringen må kunne lagres i applikasjonen. Samtidig er det viktig å skille på hva som er sensors private notater og hva som er en offisiell begrunnelse som studenten skal kunne få tilgang til muntlig eller skriftlig. Det bør være mulig å registrere begge deler i webapplikasjonen, men hvor notatene kun er tilgjengelig for Fagpersonen og ikke lagres lenger enn nødvendig. Det skal være tydelig for fagpersonen hva som er privat, og hva som vil bli publisert for studenten. Funksjonaliteten rundt lagring av private notater og publiserbare begrunnelser må spesifiseres nærmere. 6.3 Godkjenning av obligatoriske aktiviteter Obligatoriske aktiviteter er i realiteten vurderingsdeler, og godkjenning av obligatoriske aktiviteter skal også kunne utføres i Fagpersonweb. Forskjellen er at obligatoriske aktiviteter godkjennes, ikke Richard Edvin Borge, Adelheid Mortensen Huuse 6

7 sensureres og er et krav for å kunne avlegge vurdering på emner. Godkjenning av obligatoriske aktiviteter kan være knyttet til oppmøteregistreringen. Eksempelvis kan en obligatorisk aktivitet være 70 % oppmøte på undervisning, og dette oppmøtet kan også være registrert via Fagpersonweb. Funksjonalitet for hvordan dette kan henge sammen må spesifiseres nærmere ut fra brukernes behov. 6.4 Saksbehandlere Saksbehandlere i FS vil ha en rolle i sensureringen selv om selve sensuren registreres i Fagpersonweb. For det første må grunnlagsdata for sensureringen registreres; hva som skal sensureres av hvem, når og hvordan mv. Saksbehandlere skal også registrere ikke møtt, trekk under eksamen, legeerklæringer mv i etterkant av en eksamensavvikling. I tillegg kan det være slik at sammenslåing av vurderingsdeler skal skje administrativt i FS, og dette må gjøres av saksbehandler. Det er behov for av varselfunksjonaliteten i FS utvikles slik at saksbehandlere blir varslet når sensur er lagt inn slik at hovedkarakter på et emne kan beregnes og protokollføres. Kanskje er de også behov for nye rapporter og/eller forbedring av eksisterende rapporter i vurderingsmodulen for å bistå i arbeidet med å holde oversikt over status for sensurarbeidet. Saksbehandlerpålogging vil være et behov når fagpersonene får flere nye moduler i applikasjonen hvor det skal registreres data. Når saksbehandler kan logge seg inn og se det samme som en fagperson er det enklere å gi brukerstøtte. Via saksbehandlerpålogging vil det også bli logget hva saksbehandler har gjort og hva fagpersonen har gjort i webapplikasjonen. 6.5 Eksamensprotokoll og arkivering Når fagpersonen skal sende inn sensur som skal legges direkte i protokoll og publiseres for studenten i StudentWeb uten administrativt mellomledd, må det framkomme tydelig for fagpersonen at dette skjer, og at dataene ikke kan endres etter at de er lagt i protokoll. Protokoll skal arkiveres i digitale arkiver. Dette må genereres fra FS i det format som arkivsystemene krever. Dette må spesifiseres nærmere, siden det er flere muligheter å løse dette rent teknisk (eksempelvis opprettelse av digital signert pdf via nattjobber). Det styrende må være at det blir arkivert på korrekt måte på korrekt tidspunkt. Arkivgruppen må trolig uttale seg om dette. Andre innspill Richard Edvin Borge, Adelheid Mortensen Huuse 7