Anbefaling om igangsetting av løsning for resultatutveksling

Transkript

1 FSAT Felles studieadministrativt tjenestesenter USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo [email protected] URL: Telefon: Telefax: Anbefaling om igangsetting av løsning for resultatutveksling 1. Bakgrunn: Blindern, 22. oktober 2014 FS har utviklet en løsning for resultatutveksling mellom FS-institusjonene. I korte trekk består løsningen i at beståtte resultater i en students vurderings- og kvalifikasjonsprotokoll kan eksporteres til en annen utdanningsinstitusjon hvis studenten selv gir samtykke til dette, jf. Personopplysningsloven 8. En forutsetning for at løsningen skal fungere er at avgivende institusjon ikke motsetter seg utlevering av vurderingsresultater. Foreløpig må saksbehandler på mottagende institusjon aktivt hente resultatene for den enkelte student, men i fremtiden vil man for eksempel kunne hente vurderingsresultater for alle søkere i et opptak via en nattjobb. 12 institusjoner meldte aktivt at de er interessert i å ta i bruk resultatutveksling under høringsrunden som FS-sekretariatet foretok i august Under Planleggingsgruppemøtet i september ble det etterlyst testplan og testing av løsningen, samt koordinert oppstart. FS har siden siste møte i Planleggingsgruppa gjennomført en testworkshop med deltakere fra flere institusjoner. FS-sekretariatet har også sendt ny oppfordring om igangsetting av resultatutveksling innen 15. november 2014, med fokus på at ingen institusjoner skal reservere seg mot utlevering av data. Oppfordringen resulterte i at 9 nye institusjoner ønsker å ta i bruk resultatutveksling og det er dermed 21 institusjoner som aktivt har meldt fra at de vil bruke resultatutveksling. Ingen institusjoner har meldt at de aktivt vil reservere seg mot utlevering av data. 2. Dokumentasjon I etterkant av Planleggingsgruppemøtet i september har FS-sekretariatet gjennomgått og utbedret rutinebeskrivelsen og testplanen for Resultatutveksling. Rutinebeskrivelsen er tilgjengelig på: 1

2 3. Utvidet testing Testing av resultatutveksling er mer komplisert enn annen type testing fordi det involverer flere institusjoner, og en person på mottakende institusjon kan ikke uten videre se hvilke resultater som ligger i avgivende institusjons vurderingsprotokoll. Planleggingsgruppen etterspurte derfor en mer gjennomført testplan fra FS-sekretariatet. Det ble holdt en testworkshop, der Planleggingsgruppas medlemmer og involverte medarbeidere på FSAT på kort varsel fikk mulighet til å teste løsningen. Deltakerne var: - Sven Erik Sivertsen (NTNU) - Åshild Elsebutangen Lunde (UiO) - Sven Petter Næss (NMH) - Thor H. Anti (NMBU) - Richard Borge (FSAT) - Adelheid M. Huuse (FSAT) - Thomas Solvin (FSAT) - Ole Martin Nodenes (FSAT) Nedenfor er det beskrevet problemstillinger som ble avklart under testingen. 3.1 Hva ble testet og fungerte a) Flere resultat har kommet til i vurderingsprotokollen - Nye resultater kommer med ved ny henting etter at de er lagt inn i avgivende institusjons vurderingsprotokoll - Innhentede resultater får fra FS-versjon 7.6 teksten «Automatisk importert». b) Grad kan være opprettet der noen av emnene er overført fra før. - Grad importeres og emner som er knyttet til kvalifikasjonen i vurderingsprotokollen knyttes sammen i bildet Person eksternstudium. Kvalifikasjonen hentes kun for kvalifikasjoner med dato i feltet Utskrevet i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll. Det betyr at personer som ikke har fått skrevet ut vitnemål, for eks. på grunn av forbedring av karakterer, ikke eksporteres. c) Overføring av titler på oppgaver - Fungerte d) Endring i protokoll - Samme emne med nytt resultat ble overført e) Overføring av emneinfo - Fungerer så lenge avgivende institusjon har lagt inn en forekomst i undervindu Info, i bildet Emne samlebilde. Videre må det være brukt en kode med verdi i feltet CDM i bildet Infotype med default tekst som man får opp ved å dobbeltklikke i feltet Type informasjon i undervindu Info. Side 2

3 f) Vekting av grad - Vekting på studentens individuelle kvalifikasjon avledes av omfang på kvalifikasjonen i bildet Kvalifikasjon ved avgivende institusjon. 3.2 Problemstillinger med endringsforslag a) Alle institusjonene må åpne for utlevering av resultater En grunnleggende forutsetning for at resultatutveksling skal fungere er at det må være deling mellom institusjonene, med mindre det er sikkerhetsmessige eller tilsvarende grunner til å la være. Modulvalget RESUTVEKSL bør være aktivisert og videre må Modulegenskapen RESERVER ha verdi N for aktiv for at resultatutveksling skal foregå. RESERVER bør settes til verdi Aktiv = N selv om institusjonen selv ikke ønsker å igangsette resultatutveksling. Det bør i stedet være opp til den enkelte student å reservere seg fra å utlevere vurderingsresultater. Har studenten gitt samtykke til resultatutveksling bør ikke institusjonen kunne nekte utlevering, med mindre det er sikkerhetsmessige grunner for det. b) Varsler til brukeren Resultatutveksling består av en ekstern tjeneste som henter hvert minutt og tar med seg nye ønsker om resultatutveksling siden forrige henting. Ved å ha en bakenforliggende tjeneste unngår en at FS-klienten henger. Denne løsningen er likevel annerledes enn FS for øvrig, fordi brukerne er vant til at resultater etter spørring vises umiddelbart. Det er derfor nødvendig med et varsel om når hentingen starter og en melding når den er ferdig, ev. melding om at brukeren må søke frem resultatet på nytt. Varslene til brukerne bør for øvrig ses i sammenheng med varsler til brukerne ellers i FS. c) Sperring mot endring av automatisk overførte resultater Det er viktig at saksbehandler ikke redigerer på resultater som er automatisk overført. Det er derfor i FS-versjon 7.6. ikke mulig å redigere på automatisk overførte resultater. Testingen viste imidlertid at saksbehandler bør kunne registreres i feltet Inngår i i bildet Person Eksternstudium, undervindu Resultater, slik at saksbehandler kan knytte sammen deleemner til helheter. Feltet Inngår i brukes til kvalifikasjoner med emner som inngår i kvalifikasjonen. Det er derfor ikke ønskelig å åpne dette feltet for skriving. Det innføres et nytt felt Inngår i, som saksbehandler kan knytte sammen deler til en større helhet. Endringer kommer i en oppgradering etter 7.6. d) Emnekoder i Person Eksternstudium, Resultater Testingen viste at det i feltet Kode automatisk legges inn Emnekode + versjonskode i samme felt. Emnekoden blir derfor ikke automatisk gjenkjennelig. FS anbefaler at det settes inn verdien - etter emnekoden og før versjonskoden. Dette er tilsvarende løsning som rapportering til DBH. Endringer kommer i versjon 7.6. Side 3

4 Enkelte institusjoner sørger i dag for at versjonskoden har et bestemt tall, for eksempel 0 eller 1, og at de alltid endrer gamle emnekoder til noe annet. FS er tydelige på at dette vil kunne føre til duplisering av resultater hos innhentende institusjoner hvis saksbehandler henter flere ganger. FSsekretariatet bes disse institusjonene vurdere hensiktsmessigheten av denne praksisen. e) Spesial pensumtittel Det er behov for at verdier fra feltet Spes. pensumtittel på forekomsten i eksamensprotokollen på avgivende institusjon overføres til undervindu Resultater i bildet Person Eksternstudium. Verdien for Spes. pensumtittel vil i FS-versjon 7.6 erstatte Emnenavnet til den enkelte student. f) Endringer i webservice-tjenesten Testingen viste at det ble noen feil hvis henterutinen feilet ved en institusjon og man forsøkte å hente på nytt. I dag kjøres hentingen automatisk på nytt etter 24 timer hvis den feiler, men saksbehandler kan ikke igangsette henting i mellomtiden. FS ser på en alternativ løsning her. Videre bør saksbehandler kunne slette resultatbestilling ved behov, som for eksempel ved delvis feilet jobb. g) Overføring av NUS-koden Under testingen ble ikke NUS-koden overført for emnet. Det er rettet i FS-versjon 7.6 h) Melding ved overføring der det er endring i resultatet i avgivende vurderingsprotokoll Når et vurderingsresultat overføres på nytt og det er endringer i resultatet i avgivende vurderingsprotokoll gis det varsel om dette i merknad. i) Logging av endringer Under testing kom det opp ønske om en egen Eksternstudium-logg for logging av endringer som er gjort i bildet. Dette er et utviklingsønske som må diskuteres i det neste møte i godkjenningsgruppen. j) Blanding av manuelt registrerte og automatisk innhentede forekomster i Person Eksternstudium Henterutinen vil ikke skrive over manuelt innlagte resultater i Person Eksternstudium som er manuelt registrert. Det betyr at hvis en institusjon tidligere har lagt inn resultater i Person Eksternstudium manuelt vil henterutinen se bort fra dette og lage en ny forekomst. Dette kan føre til duplisering av data og det er viktig at institusjonene er klar over problemstillingen og har rutiner for håndtering av problemstillingen. Tilsvarende duplisering vil oppstå hvis det tidligere er registrert manuelle forekomster i bildet Person Eksternstudium og institusjonen vurderingsresultatet er avlagt ved, senere fusjoneres med andre institusjoner. For å avhjelpe institusjonene er det innført et område «Kontroll» i øvre del av bildet Person Eksternstudium. Hvis det finnes en forekomst som er manuelt registrert fra før på studenten vil FS sette inn J i feltet Krever kontroll. Vanligvis får dette feltet verdien N. Feltet er ikke redigerbart i FS-klienten. Når de innhentede resultatene er importert, godkjenningssaken er ferdigbehandlet og de aktuelle emnene er lagt inn i utdanningsplanen, bør man sette verdien J i feltet Kontrollert. Side 4

5 FS anbefaler Planleggingsgruppa å vurdere om det er behov for felles rutiner for rydding av dupliserte forekomster. 4.0 Konklusjon FS kan ikke se at det nå er vesentlige mangler ved resultatutveksling som skulle tilsi at løsningen ikke bør tas i bruk. Videre er de fleste av problemstillingene som testingen tydeliggjorde endret eller utbedret. Vedtaksforslag: 1. Planleggingsgruppa anbefaler at alle institusjoner godkjenner eksport av egne resultater og setter verdien N i feltet Aktiv for Modulegenskapen RESERVER. 2. Planleggingsgruppa anbefaler at resultatutveksling igangsettes innen 15. november FS klargjør importrutinen for den enkelte institusjon innen denne datoen. Side 5