Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og

Transkript

1 Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 14/ Høring - forskrift om register for utestengte studenter - RUST Stortinget vedtok endringer i universitets- og høyskoleloven 10. juni 2014, jf. Prop. 59 L ( ), hvor det blant annet ble fastsatt en ny bestemmelse 4-12 som lyder: (1) Register for utestengte studenter (RUST) er et offentlig eid register som skal sikre effektiv informasjonsutveksling. Informasjonen i registeret skal gjøres tilgjengelig for universiteter, høyskoler, Samordna opptak og NOKUT når informasjonen er nødvendig for deres virksomhet. Formålet med registeret er å hindre at en kandidat eller søker som har mistet rettigheter som følge av vedtak nevnt i annet ledd, får slike rettigheter ved en annen institusjon. (2) Universiteter og høyskoler skal registrere informasjon i registeret om vedtak etter 3-7 åttende ledd, 4-8 første til tredje ledd og 4-10 tredje ledd, som får konsekvenser for opptak til studier og rett til å gå opp til eksamen ved andre institusjoner. Når vedtakets periode er utløpt, skal informasjonen om vedtaket slettes fra registeret. (3) Departementet fastsetter forskrift om registeret, herunder hvilke opplysninger som skal registreres og regler om behandlingen av opplysningene. Registeret er en database som skal kommunisere med institusjonenes datasystem, i all hovedsak Felles studentsystem (FS). Det er kun informasjon om utestengingsvedtak som får konsekvenser ved andre utdanningsinstitusjoner, som skal overføres til RUST. Tilgangen til informasjonen i RUST begrenses ved at informasjonen videreformidles via FS kun til institusjoner, Samordna opptak (SO), nå en del av Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT), og NOKUT i de tilfeller der denne informasjonen er relevant og nødvendig for deres virksomhet. Dette vil være institusjoner personen søker om opptak til, eller i tilfeller der vedkommende er student ved en utdanning som omfattes av et utestengingsvedtak. SO og NOKUT skal få informasjon om eventuelle utestengingsvedtak knyttet til personer som søker Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * høyskoleavdelingen Ann Marit Roterud 0032 Oslo Org no. Espe postmottak@kd.dep.no

2 om opptak eller godkjenning av utenlandsk utdanning, slik at de kan avvise søknaden. Det er FSAT som forvalter registeret, og RUST er nå implementert og tatt i bruk hos de fleste utdanningsinstitusjonene. Inntil forskriften er fastsatt og trådt i kraft, har Datatilsynet i brev av 20. august 2014 gitt FSAT midlertidig konsesjon til igangsettelse og behandling av personopplysninger i RUST. Forslag om ny forskrift om RUST Departementet foreslår en ny forskift om register for utestengte studenter RUST. Forslaget inneholder nærmere bestemmelser om registeret, herunder hvilke opplysninger som skal registreres og regler om behandlingen av opplysningene. Virkeområde og registerets formål ( 1-2) Forskriften gjelder for RUST, med vedtak fattet av universiteter og høyskoler om opptakskarantene (uhl. 3-7 åttende ledd), utestenging på bakgrunn av grovt forstyrrende eller klanderverdig opptreden eller fusk (uhl. 4-8 første til tredje ledd) og utestenging med grunnlag i skikkethetsvurdering ( 4-10 tredje ledd). Informasjonen i registeret skal gjøres tilgjengelig for universiteter, høyskoler, SO og NOKUT når informasjonen er nødvendig for deres virksomhet. Formålet med RUST er å hindre at en kandidat eller søker som har mistet rettigheter som følge av vedtak nevnt i 1, får slike rettigheter ved en annen institusjon. I tillegg kan opplysninger i registeret sammenstilles i statistisk form og kan utgjøre et grunnlag for en nasjonal rapportering som KD på sikt ønsker å gjøre offentlig tilgjengelig. Behandlingsansvaret for RUST ( 3) Kunnskapsdepartementet har det overordnede behandlingsansvaret for personopplysninger i RUST, men har i bestemmelsen delegert det daglige behandleransvaret til Universitetet i Oslo (UiO). FSAT skal forvalte registeret og behandler personopplysninger i registeret på vegne av UiO. Saksbehandlingsregler ( 4-6) RUST inneholder følgende opplysninger i en uttømmende liste: fødselsnummer, institusjonsnummer, vedtakets periode, vedtakstype, studieklassifikasjon og navn på saksbehandler ved institusjonen. Videre fastslås det at det ikke er nødvendig med særskilt samtykke fra studenten til å behandle personopplysninger i forbindelse med RUST. Universiteter og høyskoler er pliktige til å registrere vedtak som får konsekvenser for opptak til studier og rett til å gå opp til eksamen ved andre institusjoner. Dette skjer ved at vedtak som registreres elektronisk i institusjonens saksbehandlingssystem blir overført til RUST. Informasjon kontrolleres av en annen saksbehandler ved institusjonen før vedtaket overføres til RUST, og ved eventuelle endringer av vedtaket, må saksbehandler snarest registrere endringene. Vedtak i RUST slettes automatisk ved sanksjonsperiodens utløp. Av hensyn til eventuelle klager som kommer inn etter utestengingsperioden er over, vil informasjon om Side 2

3 oppretting, endringer og sletting av utestengingsvedtak bli midlertidig logget i RUST med begrenset tilgang. Tilgang og informasjonssikkerhet ( 7-9) Kun saksbehandlere som utfører arbeid mot RUST har tilgang til opplysninger i registeret, og tilgangen er begrenset til det som er nødvendig for vedkommendes arbeid. Enhver som behandler personopplysninger etter forskriften har taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1. Videre har UiO som behandlingsansvarlig ansvar for tilfredsstillende informasjonssikkerhet og internkontroll i tråd med reglene i personopplysningsloven og tilhørende forskrift. Studentens/søkerens rett til informasjon og innsyn ( 10) Utdanningsinstitusjonen som registrerer vedtak i RUST må skriftlig informere den som blir registrert i RUST om registeret og hvilke personopplysninger som skal registreres. Videre har den som er registrert med personopplysninger i RUST til enhver tid rett til innsyn i registeret i samsvar med personopplysningsloven 18 annet ledd. Iverksetting Departementet tar sikte på å fastsette forskriften slik at den kan iverksettes fra 1. august Høringsfrist Høringsuttalelser sendes Kunnskapsdepartementet på e-post til postmottak@kd.dep.no innen torsdag 11. juni Med hilsen Anne Grøholt (e.f.) avdelingsdirektør Irene Tveite-Strand seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Side 3

4 Adresseliste Universiteter og høyskoler Universitets- og høyskolerådet Nettverk for private høyskoler Norsk studentorganisasjon NOKUT Felles studieadministrativt tjenestesenter Datatilsynet Justis- og beredskapsdepartementet Felles klagenemnd Helse- og omsorgsdepartementet Side 4

5 Høringsutkast Forskrift om register for utestengte studenter RUST Vil bli fastsatt av Kunnskapsdepartementet med hjemmel i lov 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) Virkeområde Forskriften gjelder Register for utestengte studenter (RUST), som er en database som inneholder vedtak fattet av universiteter og høyskoler etter universitets- og høyskoleloven 3-7 åttende ledd, 4-8 første til tredje ledd og 4-10 tredje ledd. Informasjonen i registeret skal gjøres tilgjengelig for universiteter, høyskoler, Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) og NOKUT når informasjonen er nødvendig for deres virksomhet. 2 Registerets formål Formålet med RUST er å hindre at en kandidat eller søker som har mistet rettigheter som følge av vedtak nevnt i 1, får slike rettigheter ved en annen institusjon. Opplysninger i registeret skal gi sikker identifikasjon av den registrerte ved søknad om opptak ved andre institusjoner. Opplysninger i registeret kan sammenstilles i statistisk form og kan utgjøre et grunnlag for en nasjonal rapportering, jf. 8. Opplysningene i RUST kan ikke anvendes til formål som er uforenlig med første ledd. 3 Behandlingsansvarlig Kunnskapsdepartementet er behandlingsansvarlig for personopplysninger i RUST, jf. personopplysningsloven 2 nr. 4. Det daglige behandleransvaret er av Kunnskapsdepartementet delegert til Universitetet i Oslo (UiO). FSAT forvalter registeret og behandler personopplysninger i registeret på vegne av behandlingsansvarlig. 4 Opplysninger som kan registreres Når det er relevant og nødvendig for å fremme registerets formål, kan registeret inneholde følgende opplysninger: - fødselsnummer - institusjonsnummer - vedtakets periode - vedtakstype - studieklassifikasjon - navn på saksbehandler ved institusjonen. Det er ikke nødvendig at den registrerte gir særskilt samtykke til å behandle personopplysninger i forbindelse med RUST, jf. forvaltningsloven 13 f annet ledd. 5 Plikt til å registrere opplysninger Universiteter og høyskoler skal registrere vedtak som får konsekvenser for opptak til studier og rett til å gå opp til eksamen ved andre institusjoner, jf. 1 første ledd. Når vedtak er fattet skal opplysningene registreres elektronisk i institusjonens saksbehandlingssystem for overføring til RUST.

6 6 Kontroll, endring og sletting av opplysninger i registeret Opplysningene som registreres skal kontrolleres av en annen saksbehandler ved institusjonen før vedtaket overføres til RUST. Dersom et vedtak omgjøres, eller perioden for vedtaket endres, skal saksbehandler ved aktuell institusjon snarest registrere endringene. Vedtak skal automatisk slettet i RUST ved sanksjonsperiodens utløp. 7 Tilgang til opplysninger i RUST Bare saksbehandlere som utfører arbeid mot RUST kan gis tilgang til opplysninger i registeret. Tilgangen skal ikke være mer omfattende enn det som er nødvendig for vedkommendes arbeid. Saksbehandlere skal behandle opplysninger i samsvar med rutiner fastsatt av behandlingsansvarlig. 8 Informasjonssikkerhet og internkontroll Behandlingsansvarlig skal sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet og internkontroll, jf. personopplysningsloven 13 og 14. Personopplysningsforskriften kapittel 2 og 3 gjelder tilsvarende. 9 Taushetsplikt Enhver som behandler personopplysninger etter forskriften har taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 første ledd nr Den registrertes rett til informasjon og innsyn Den som registreres i RUST har krav på skriftlig informasjon om registeret og hvilke personopplysninger som skal registreres her i samsvar med personopplysningsloven 18 til 20. Plikten til å informere ligger på universitetet eller høyskolen som registrerer vedtak som omtalt i 4, og som har en plikt til å overføre disse opplysningene til RUST. Den som er registrert med personopplysninger i RUST har til enhver tid rett til innsyn i registeret i samsvar med personopplysningsloven 18 annet ledd. 11 Ikraftsetting Forskriften trer i kraft xx.xx 2015.