Referat. Møte i Arkivgruppen

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i Arkivgruppen Tilstede: Liv Taraldsen, NTNU Sven Erik Sivertsen, NTNU Astrid Optun, UiO Arild Ekker, UiO Hans Jacob Berntsen, HiT Nina Østensen, UiB Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Lise Lande, USIT Forfall: Ingvild Korsnes Daasvand, HiO Inger Setnes, HiO Kathy Foss Haugen, USIT Arne Rudolf Ramslien, UiB Referent: Julie Myhre Barkenæs og Anne-Lise Lande Dato:

2 Dagsorden 1. Referat fra møte Orienteringssaker a. Status på arbeid med anskaffelse av nytt arkivsystem b. Status Noark 5 3. Bevarings- og kassasjonsplan for universiteter og vitenskapelige høgskoler Diskusjon om arkivgruppens relasjon til dette arbeidet 4. Arkivgruppens mandat Oppfølging fra Trenger arkivgruppen et nytt mandat? Eksisterende mandat: Fastsette felles rutiner for hva som skal i ephorte og hva som skal i FS. Se på en mulig integrasjon mellom ephorte FS og overgang til elektroniske studentmapper. I forkant av møtet bes alle lese i gjennom eksisterende mandat og vurdere om det er noe som mangler i mandatet eller noe som skal ut av eksisterende mandatet 5. Fra Høgskolen i Gjøvik. Rutine for eksamensprotokoll 6. Neste møte 7. Eventuelt Side 2

3 1. Referat fra møte Referatet ble godkjent uten merknader. 2. Orienteringssaker a. Status på arbeid med anskaffelse av nytt arkivsystem UNINETT FAS har sendt ut brev til sektoren med forespørsmål om hvem som ønsker å være med i et samarbeid om anbud. Institusjonene i samarbeidet binder seg ikke til å benytte avtalen, kun til å samarbeide om anbudet/anskaffelsen av nytt arkivsystem. Det er satt ned en styringsgruppe og arbeidsgruppe som skal jobbe med anskaffelse av nytt arkivsystem. Kravspesifikasjonen skal være klart innen våren b. Status Noark 5 Nytt grensesnitt for Noark 5 kommer i desember Bevarings- og kassasjonsplan for universiteter og vitenskapelige høgskoler Riksarkivet har sendt ut pålegg om bevaring og kassasjonsplan til flere institusjoner i sektoren. Påleggene går på alle fagsystemene, men er noe ulike fra institusjon til institusjon. Etter at UMB sendte brev om bevarings- og kassasjonsplan for universiteter og vitenskapelige høgskoler, så har UiT sendt ut forslag til institusjonene om en prosjektgruppe for dette arbeidet Ved behov kan arkivgruppen være en høringsinstans for prosjektgruppen. Saken tas videre til FS-kontaktforum som er et nasjonalt møte der alle institusjonene er representert. 4. Arkivgruppens mandat Opprinnelig mandat for arkivgruppen gjenspeiler ikke hva gruppen faktisk jobber med og bør arbeide videre med. Navnet på arkivgruppen er også snevert i forhold til hva gruppens fokus. Eksisterende mandat Fastsette felles rutiner for hva som skal i ephorte og hva som skal i FS. Se på en mulig integrasjon mellom ephorte FS og overgang til elektroniske studentmapper. Nytt navn: FS sak og arkivgruppe Side 3

4 Nytt mandat: FS sak og arkivgruppe skal: - være og jobbe for en arena for felles forståelse for krav, behov og muligheter - jobbe med Studentmapper (elektroniske) - jobbe med Studieinformasjon - jobbe med Rutiner rundt vurdering (inkludert innlevering) - jobbe med Saksbehandlingstøtte - jobbe med Relasjon FS og NOARK5 Nytt mandatet og navn tas først opp i Planleggingsgruppen før det vedtas på styremøtet i mars. 5. Rutine for eksamensprotokoll HiG har meldt inn følgende problemstilling til Arkivgruppen: FS er et "Fagsystem" som ikke godkjent av Riksarkivaren som arkivsystem basert på NOARK standard. Det betyr at eksamensprotokoller kun lagret i FS ikke er bra nok. Vi har ikke søkt om dispensasjon for å benytte FS som eneste lagringssted (jeg vet ikke om andre inst. har gjort det heller) Dette er et forhold som bør opp i FS-gruppa sentralt: - At en søker om å få godkjent FS hos Riksarkivarenr - At en søker om dispensasjon for FS-institusjoner samlet - At FS/USIT utvikler en rapport/et datauttrekk som dekker kravet til Riksarkivet, og som vi kan lagre elektronisk/som fil i Eporte Vennlig hilsen Arkivgruppen tar saken fra Høgskolen i Gjøvik med som et innspill til det videre arbeidet med rutiner rundt vurdering. USIT ber HiG ta saken opp i FS-diskusjonsforum. Blir det deretter behov for videre arbeid i saken, tas saken opp på FS-kontaktforum. 6. Neste møte Neste møte onsdag 16. februar 2011 ved behov. Det er avklart etter møtet at neste møte utsettes til senere på våren. 7. Eventuelt Felles retningslinjer for bruk av FS og ephorte ved UiO: Arkivgruppen fikk i forkant av møtet tilsendt det foreløpige dokumentet til UiO på retningslinjer for bruk av FS og ephorte. Side 4

5 Gruppen ga noen tilbakemeldinger til UiO på møtet, og ble bedt om å sende eventuelle andre innspill på dokumentet til innen 30/ UiO sender notatet så til høring til fakultetene og denne gruppen, med en romslig høringsfrist. Flere i gruppen ønsker at elektroniske studentmapper settes opp som sak igjen på et senere møte. Side 5