Innkalling. Møte i FS arbeidsgruppe godkjenningsmodulen Tid: Torsdag 23. september kl. 10:00 15:00

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i FS arbeidsgruppe godkjenningsmodulen Til: Jannike Hagen Paulsen, HiST Sven Erik Sivertsen, NTNU Unni Henriksen, UiA Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UIB Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Knut Løvold, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Tid: Torsdag 23. september kl. 10:00 15:00 Møtested: USIT, møterom 5. etg., Forskningsveien 3b, Oslo Kart for å finne frem til Forskningsveien 3b: 1

2 Saksdokumenter Sak 1 FS Referat fra møte i godkjenningsgruppen FS a Aktivitetsdekomponering Sak 4 FS b Ønskede felt Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet Nytt skjermbilde Person Eksternstudium planlagt ferdig mars Status for arbeidet med ELM/MLO 4. Gjennomgang av aktivitetsdekomponeringer 5. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver 6. Eventuelt FS Innkalling til møte i FS arbeidsgruppe godkjenningsmodulen 23. september 2010 Side 2

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i gruppe for godkjenning 3. juni 2010 Til stede: Sven Erik Sivertsen, NTNU Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UiB Unni Henriksen, UiA Knut Løvold, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Forfall: Jannike Hagen Paulsen, HIST Anne-Marie Myhrvold, USIT Møteleder: Referent: Adelheid Mortensen Huuse Knut Løvold Dato: 3. juni 2010 Sist endret: 3. juni 2010

4 Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet Oppsummering av gruppearbeid godkjenningssaker fra Brukerforum i Bergen Datamodell/skjermbilde Person Eksternstudium a. Gjennomgang og endelig avklaring av innhold og oppbygning b. Fremdrift for utvikling av bildet 4. Status for arbeidet med ELM/MLO 5. Lokal kodebruk i godkjenningsmodulen ved lærestedene representert i godkjenningsgruppen 6. Gjennomgang av sakstypene INNPASS og INNP_DELST hvilke funksjoner behøves i FS? 7. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver 8. Eventuelt 0. Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent. 1. Referat fra møte Merknad til pkt. 2 fra NTNU. Referatet er korrigert. 2. Oppsummering av gruppearbeid godkjenningssaker fra Brukerforum i Bergen Joint Degree. Hvordan skal det behandles? Ved behandling av likestilte institusjoner på vitnemål må emner tatt ved forskjellige institusjoner framstå likt på grunnlag for vitnemål. Problemstillingen må plasseres av Planleggingsgruppa. Behov for rapporter i godkjenningsmodulen. Tas i forbindelse med gjennomgang av saksgangen. Rapportering av forhåndsgodkjenning til Lånekassen. Ønske om dette til Lånekassen, må komme fra institusjonene. 3. Datamodell/skjermbilde Person Eksternstudium a. Gjennomgang og endelig avklaring av innhold og oppbygning: Geir fortok en ny gjennomgang av modellen, særlig i forhold til standardformater for datautveksling av studieinformasjon. FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 2

5 Kursbeskrivelse skal hentes fra institusjonene. Kan ha ulike formater enten xml, pdf eller andre. Pr i dag er det studentens ansvar å framskaffe denne dokumentasjonen. Credits. Standardformat for hvordan dette skal oversettes til studiepoeng. Results. Resultater hentes eller legges inn med korrekt karakter, men det blir valgbart om karakteren skal vises fram. Det blir tatt vare på at resultater inngår i andre resultater, for eksempel at emner inngår i en grad. Subject Area Codes (ERASMUS) kan bli erstattet av ISCED (UNESCO). b. Fremdrift for utvikling av bildet: Det kommer et forslag til nytt skjermbilde. Målet er å få modellen implementert til marsversjonen Status for arbeidet med ELM/MLO Høringsfrist for standardene er gått ut. Neste møte 20. juni for gjennomgang. 21. juni er det gjennomgang av status for prosjektet. Prosjektet presenteres på EUNIS konferansen juni. Ved USIT er det to personer som jobber med utvekslingsformater. Pr. i dag testes dette mot Universitetet i Warszawa, men det er ikke mange utvekslingsstudenter der, så det er ikke så mye grunnlag. 5. Lokal kodebruk i godkjenningsmodulen ved lærestedene representert i godkjenningsgruppen UIO er den eneste institusjonen som har noe omfang av lokale koder med i alt 5 lokale koder. (UIB har en lokal kode som kun er brukt i gamle saker) Problemstilling rundt håndtering av fagskoler som kan gi fritak for deler av ingeniørutdanningen.. Ligner litt på realkompetanse. UIO ønsker å redusere antall lokale koder og lage rutiner for hvordan sakene skal behandles. Her, som i andre sammenhenger i FS, så kan det være behov for å kunne skjule gamle koder. I forbindelse med innarbeiding av den nye modulen, kan det komme behov for nye tabeller og/eller fjerning av tabeller som gjør at det i noen tilfeller må konverteres gamle verdier til nye. I andre tabeller kan det være nok å legge inn mulighet for å sette noen verdier inaktive. 6. Gjennomgang av sakstypene INNPASS og INNP_DELST hvilke funksjoner behøves i FS? Det ble startet arbeid med aktivitetsdekomponering av innpassingssaker. Dette arbeidet vil fortsette neste møte. 7. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver Neste møte torsdag 23. september 2010 kl hos USIT 8. Eventuelt Ingen saker FS Referat fra møte i gruppe for godkjenning Side 3

6 Godkjenningssaker Forhåndsgodkjenning Innpassing tidligere avlagt norsk Innpassing tidligere avlagt utenlandsk utdanning Innpassing delstudier i utlandet Innpassing delstudier i Norge Innpassingssak i studieprogram Andre saker som registreres i godkjenningsmodulen: Omfangsvurdering Faglig vurdering Grader (opptak) Tittel Fritak grunnet realkompetanse Fritak forkunnskapskrav Fritak vurderingskombinasjon/ obligatoriske aktiviteter Emneerstatning/ emneoverlapp

7 Forhåndsgodkjenning Krav fra Lånekassa generell godkjenning av delstudier i utlandet Initiert av student - forhåndsvurdering av eksterne emner ved norsk lærested Initiert av student - forhåndsvurdering av eksterne emner ved utenlandsk lærested Initiert av lærestedet? Saksbehandling forhåndsgodkjenning Opprettelse av arkivsak Opprette sak i FS Komplett sak Behandle sak Registrere vedtak/ konklusjon Informere student Klagebehandling Administrativ vurdering: Godkjent institusjon? Omfang? Presedens/allerede vurdert? Krav om ytterligere faglig vurdering? Generell godkjenning: godkjent institusjon/ omfang/nivå frie studiepoeng Faglig godkjenning: emneerstatning/ innpassing i utdanningsplan Brev/e-post Faglig vurdering

8 Søknad om innpassing Data fra andre institusjoner Søknad fra student om godkjenning av ekstern utdanning Sak initiert av saksbehandler ELM/MLO Søknadsbehandling der forhåndsgodkjenning finnes Søknadsbehandling der forhåndsgodkjenning ikke finnes Opprettelse av arkivsak Opprette sak i FS Komplett sak Behandle sak Registrere vedtak/ konklusjon Rapportering Informere student Klagebehandling Administrativ vurdering: Behov for ytterligere faglig vurdering? Faglig vurdering Frie studiepoeng Emneerstatning (i up) Erstatte emnebolker/krav Fritak vurderingskombinasjon/ obligatoriske aktiviter Fritak for forkunnskapskrav Emneoverlapp Tilleggskrav NAG Lånekassa? Brev/e-post

9 Godkjenningssaker Forhåndsgodkjenning Innpassing av tidligere avlagt norsk utdanning Innpassing av tidligere avlagt utenlandsk utdanning Innpassing av delstudier i utlandet Innpassing av delstudier i Norge Innpassing av internt avlagt utdanning Andre saker som registreres i godkjenningsmodulen: Omfangsvurdering Faglig vurdering Grader (opptak) Tittel Fritak grunnet realkompetanse Fritak forkunnskapskrav Fritak vurderingskombinasjon/ obligatoriske aktiviteter Emneerstatning/emneoverlapp Behandling av innpassing

10 Behandling av forhåndsgodkjenning Data/Learning Agreement fra andre institusjoner (overført via ELM/MLO) Krav fra Lånekassa generell godkjenning av delstudier i utlandet Initiert av student - forhåndsvurdering av eksterne emner ved norsk lærested Initiert av student - forhåndsvurdering av eksterne emner ved utenlandsk lærested Initiert av lærestedet/ saksbehandler? Opprettelse av arkivsak Opprette sak i FS Komplett søknad Behandling av sak Registrere vedtak/ konklusjon Rapportering Informere søker Avslutte arkivsak Klagebehandling Fordele til behandling (administrativ avgjørelse) Generell godkjenning: Godkjent institusjon/omfang/nivå Frie studiepoeng Faglig godkjenning/ bearbeide utdanningsplan: Fase emner inn og ut av planen NAG Andre institusjoner utveksling av Learning Agreement? Brev/e-post: brevmaler og utvidet teknisk løsning i FS? Avslag Faglig vurdering Administrativ vurdering/ behandling Rapportere til Lånekassa? Ny løsning! Fatte vedtak Adm. vurd: Godkjent institusjon Omfang? Presedens/ allerede vurdert

11 Behandling av inpassing Data fra andre institusjoner (overført via ELM/MLO) Søknad fra student om godkjenning av ekstern utdanning Sak initiert av saksbehandler Søknadsbehandling på bakgrunn av forutgående forhåndsgodkjenning Opprettelse av arkivsak Opprette sak i FS Komplett søknad Behandling av sak Registrere vedtak/ konklusjon Rapportering Informere søker Avslutte arkivsak Klagebehandling Saksnr.i arkiv registreres i FS Info v/ opprettelse: - Person - Type sak - Programtilhørighet - Aktiv sak? - Tids-angivelse Tilstrekkelig dok.? - Hake J/N - Dato Faglig vurdering Fordele til behandling (administrativ avgjørelse) Administrativ vurdering/ behandling Fatte vedtak Frie studiepoeng/ omfang Fritak for vurderingskombinasjon/ obligatoriske aktiviteter Fritak for forkunnskapskrav Emneoverlapp Tilleggskrav Bearbeide utdanningsplan: Fase emner inn og ut av planen Godkjenne emnekombinasjoner NAG Andre institusjoner (ELM/MLO) DBH/NSD Brev/e-post Utsendelse fra FS? - Uttrekk fra merknadsfelt - Brevmaler Avslag (helt/delvis) Rapportere avlagte studiepoeng til Lånekassa

12 Eksterne resultater for student Fnr: Studentnr: Navn: Institusjon: Merknad: Resultat # Kategori Kode Navn Vekting Orig. Godkjent Tid Resultat Subj. area Merknad 1 Kvalifikasjon Txt URL 2 Studieprog? URL 3 Emne CDM URL 4 Emne CDM URL

13 L Lånekassen Kontor Vår dato Vår referanse Fagavdelingen Din dato Din referanse NTNU STUDIEAVDELINGEN V/SVEN ERIK SIVERTSEN O.S. BRAGSTADS PLASS TRONDHEIM Forhåndsgodkjennelse av delstudier Vi viser til møte mellom NTNU og Lånekassen 18. juni NTNU ba om en avklaring på hvordan lærestedet skal forholde seg til studenter som søker om forhåndsgodkjenning av delstudier når de egentlig har fullført en bachelor-grad (] 80 SP). Slik Lånekassen oppfattet problemstillingen, er det ved NTNU valgfritt om vitnemål skal tas ut eller ikke, og graden er først formelt oppnådd når vitnemål er tatt ut. Dersom vitnemål ikke tas ut, er det mulig for studentene å ta nye fag som erstatning for noen av fagene som opprinnelig var planlagt å inngå i bachelor-graden. Enkelte av disse studentene søker om forhåndsgodkjenning til delstudier i utlandet før de tar ut vitnemålet, og NTNU ønsker en avklaring på om de i slike tilfeller kan gi en forhåndsgodkjenning i henhold til Lånekassens regler om støtte til delstudier. Etter forskriftenes 5-1 gir Lånekassen støtte til studieopphold i land utenfor Norden når oppholdet varer i minst fire uker og er en godkjent del av en høyere utdanning som sokeren har begynt på i Norge eller i utlandet. Så lenge NTNU kan bekrefte at utdanningen gir uttelling i studiepoeng, kan forhåndsgodkjennelse gis dersom vitnemål ikke er tatt ut. Med hilsen 4&^1Q/ V1SX i Jv:Drz r Åse Berge Regiondirektør Tina Moholdt Rådgiver Statens lånekasse for utdanning Internett : no Postadresse Fakturaadresse Sentralbord Telefaks Organisasjomnr. E-post : postmottak@lanekassen. no Postboks 36 Kaldbakken Fakturamottak SSØ NO O OSLO Postboks Hamar lav l

14 Noen betraktninger vedr. omskriving av godkjenningsmodul Takk for interessant møte i september. Jeg har gjennomgått noe av de vi har kommet fram til sammen med vårt FS brukerforum, som har representanter fra alle fakultet. Det er bestandig vanskelig å presentere noe som ennå ikke er laget, men noen av prinsippene er det likevel greit å ha diskutert i en slik gruppe. - Ett av prinsippene er at vi fjerner ordet fritak mer eller mindre fra løsningen. Det er stort sett enighet hos oss om dette, selv om begrepsforvirringen er stor. Vi står likevel igjen med noen saker som etter mitt syn er problematiske. Det er i de tilfeller en hel utdanning, f.eks. en bachelor gir generelt fritak for små deler av en annen utdanning. Der vil det være vanskelig å sette inn et eksternt emne som er dekkende for hva institusjonen mener skal framgå av utdanningsplan og vitnemål. Jeg tror også Lars Kristian var inne på noe av det samme i forbindelse med fritak for 1. avdeling jus. Vi har noen slike utdanninger hos oss også. Det kan være noen miljø vil insistere på at det skal hete Fritak for 1. avdeling jus eller Fritak for 1. årskurs marin teknikk o.s.v. - Flere var videre opptatt av fritak for realkompetanse, men dette har vi vel fanget opp? Så en sak jeg har vært mye opptatt av. Det er forholdet mellom registrering av ekstern utdanning og registrering av godkjenning. Hvor tett knyttet skal registrering av eksternt studium være knyttet til godkjenningssaker. Skal det være obligatoritet? En registrering av eksternt studium og påfølgende innpassing vil mange ganger kreve en godkjenningssak, men i andre tilfeller bør dette være overflødig. Det gjelder f.eks: - Innpassing av typen Ex.phil. der et generell bestemmelse ligger til grunn. - Innpassing av større deler av studiet på bakgrunn av felles program/grad. - Eksterne emner i doktorgradsstudiet, der planen ofte inneholder eksterne emner, men disse er grundig vurdert når avtalen er inngått. - Forhåndsgodkjenninger i forbindelse med utenlandsopphold. Dette er for så vidt løst i dag, men er det optimalt? Hvis forhåndsgodkjenning er gitt og studenten kommer tilbake med avlagte eksamener, hva skal vi da med en ny godkjenningssak? I flere av sakene nevnt foran, burde en også diskutere forholdet mellom eksterne emner som planlegges vs. emner der resultat foreligger. Vi bruker i dag Planlagt vurdering under Person eksternstudium for registrering og framvisning av eksterne emner for doktorgradsstudenter. Er det ikke nærliggende å tenke seg en tilsvarende løsning der avtalte og godkjente studier for utenlandsopphold blir registrert og framvist i plan? Så en liten sak til slutt: Vi har en sak inn på RT vedr. nivåkoder som vi gjerne skulle hatt med på avlagte eksterne emner. Rt# Sven Erik Sivertsen

15 Forhåndsgodkjenninger ønskede registreringsmuligheter/felt: Tidsangivelse Knytning mot studentens studieprogram/utdanningsplan Knytning mot uvekslingsperson der det er aktuelt Knytning mot det eksterne studiet (Person eksternstudium Internt merknadsfelt (for informasjon om saksbehandlingen) Merknadsfelt for eksport, ut på StudentWeb, brev og lignende. Knytning mot sak i arkiv (saksnr./direkte til Ephortesak) Mulighet for å registrere det studenten ønsker å avlegge/learning agreement/joint degree Søknadsfelt (og mulighet for å kunne søke via StudentWeb, der søknaden fremkommer i dette feltet) Studiepoeng/vekting (foreløpig) Dato for søknad el. Saksstatus Logging av saksbehandler Fremvisning av forhåndsgodkjenning i Student Samlebilde Innpassinger ønskede registreringsmuligheter/felt: Tidsangivelse Knytning mot studentens studieprogram/utdanningsplan Knytning mot uvekslingsperson der det er aktuelt Knytning mot det eksterne studiet (Person eksternstudium) Internt merknadsfelt (for informasjon om saksbehandlingen) Merknadsfelt for eksport, ut på StudentWeb, brev og lignende Knytning mot sak i arkiv (saksnr./direkte til Ephortesak) Søknadsfelt (og mulighet for å kunne søke via StudentWeb, der søknaden fremkommer i dette feltet) Studiepoeng/vekting Dato for søknad el. Saksstatus Logging av saksbehandler Mulighet for å skille mellom sakstyper? Rapportering til Lånekassa NAG?