Referat. Møte i gruppe for SøknadsWeb/opptak 12. januar 2010

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i gruppe for SøknadsWeb/opptak 12. januar 2010 Til stede: Karin Stormo, HiO Cathrine Strømø, UMB Berit Kletthagen, HiL Sven Petter Næss, NMH Åshild Lunde, UiO Bjørg R. Roland, UiA Geir Vangen, USIT Jon Kleiser, USIT Anne-Lise Lande, USIT Julie M. Barkenæs, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Forfall: Svein Jarle Nymark, UiB Jan Sverre Rønning, NTNU Lene Hettervik, UiS Stig Benserud, USIT Møteleder: Referent: Kathy Foss Haugen Kathy Foss Haugen Dato: 13. januar 2010 Sist endret:

2 Dagsorden Referat fra møte i SøknadsWebgruppen Status på oppgavene som ble prioritert på møtet Gjennomgang av innkomne ønsker til endringer i SøknadsWeb og opptakksmodulen, og prioritering av disse. 4. Orientering og demo av ny SøknadsWeb 5. Leveranse av neste versjon av SøknadsWeb og endringer i FS. 6. Oppsummering av opptaket Vedlagt sakspapirene følger de innkomne oppsummeringsnotatene. De er lagt ved til orientering og vil ikke bli gjennomgått på møtet. 7. Eventuelt Referat fra møte Ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Status på oppgavene som ble prioritert på møtet Status på prioriterte ønsker ble gjennomgått. De ønskene som USIT ikke har fått gjort må prioriteres på nytt på dette møtet. Side 2

3 3. Gjennomgang av innkomne ønsker til endringer i SøknadsWeb og opptakksmodulen, og prioritering av disse Gruppen kunne gi 5 saker førsteprioritet blant søknadswebønskene, og så prioritere ønskene i opptaksmodulen. USIT vil starte på toppen og se hvor mange en rekker. Prioriterte Søknadswebønsker er markert med grønn, mens prioriterte opptaksmodulønsker er oransje. Saknr Modul Ønske Kommentar Pri STW-598 Opptaksmodulen FS10001 Søkerliste Løst til marsversjon STW-602 Opptaksmodulen FS10003 Søkerliste ulike utplukk STW-628 Opptaksmodulen FS10006 Søkerliste - vise Ubesvarte tilbud Løst til marsversjon STW-597 Opptaksmodulen FS Behandlingsdokumenter STW-608 Opptaksmodulen FS Spesielle søkere 4. STW-611 Opptaksmodulen FS og FS Søkerlister og Person rapport spesielle søkere STW-594 Opptaksmodulen FS Omslagsark STW-614 Opptaksmodulen FS Omslagsark - knyttet til ulike opptak STW-619 Opptaksmodulen FS Mangelbrev Løst til marsversjon STW-595 Opptaksmodulen FS Brev med resultat av opptak STW-616 Opptaksmodulen FS Brev med resultat 1 av opptak -fletting av pinkode STW-603 Opptaksmodulen FS Videregående skole dokument 8. STW-622 Opptaksmodulen FS Automatisk behandling av søkere med godkjent e-vtm STW-605 Opptaksmodulen FS Oppretting av student STW-623 Opptaksmodulen FS Send epost STW-609 Opptaksmodulen Feilmelding ved matte allmennlærer STW-625 Opptaksmodulen KL-vitnemål med tilleggsfag - tilrettelegging i FS: Dette er allerede løst. STW-627 Opptaksmodulen Kvoterunde og opptak Feil. Skal løses. STW-624 Opptaksmodulen Link fra søkernr til SODA 9. STW-632 Opptaksmodulen Logging i person og opptakslogg STW-613 Opptaksmodulen Mottatt omslagsark - ny verdi K USIT sjekker med SO 2. Side 3

4 Saknr Modul Ønske Kommentar Pri STW-620 Opptaksmodulen NVB Kontrollresultat 5. STW-601 Opptaksmodulen Opptaksstudieprogram - engelsk og nynorsk tekst for oppmøtetid/sted STW-630 Opptaksmodulen Opptaksstudieprogram: fjerne opptakstype STW-629 Opptaksmodulen Rapport som viser alle kval som ikke har fått tilbud ennå rangert etter poengsum STW-633 Opptaksmodulen Rydding i regelverket vedrørende SKO-xxxberegninger STW-610 Opptaksmodulen Skolepoengene til ALMLÆRkravet STW-631 Opptaksmodulen Spesiell søknad STW-606 Opptaksmodulen Søkere som ikke svarer på tilbud STW-599 Opptaksmodulen Søknad samlebilde 6. STW-621 Opptaksmodulen Søknad samlebilde - nytt undervindu STW-612 Opptaksmodulen Tilbudskode på REA-søkere som har FKU. STW-618 Opptaksmodulen Underbilde Profil i Søknad samlebilde NOM STW-634 Opptaksmodulen Venteliste: ubesvarte får tilbud STW-604 Opptaksmodulen Vitnemålsbehandling: Prasøkere STW-596 Opptaksmodulen Ønske om å slippe å opprette kvoterunder for opptaksstudieprogram som ikke skal være med i en runde STW-615 SøknadsWeb Avkryssing for ettersending av dokumentasjon STW-617 SøknadsWeb Avvikende frister på opptaksstudieprogram Det er eventuelt SO som må endre dette. Dette kan løses ved først å generere kvoterund med 0 tilbud og deretter sette inn ant tilbud på de aktuelle opptaksstudieprog ram Gruppen ønsker ikke at dette skal gjøres. Ønsket avvises. Gruppen ser ikke at dette er noe problem, kan sette søknadsfrist lik siste frist. Ønsket avvises Side 4

5 Saknr Modul Ønske Kommentar Pri STW-626 SøknadsWeb Dobbelregistrering av epostadresse ved endring STW-600 SøknadsWeb Kryss for ønsket kommunikasjonsform Gruppen ønsker at flest mulig søkere skal behandles elektronisk og ønsker derfor ikke å tilrettelegge slik at flere velger papir. STW-437 SøknadsWeb Ny kode for ja til venteliste STW-607 SøknadsWeb Ny søknad/mine søknader Ønsket går ut, blir løst. STW-501 SøknadsWeb Prioritering av studieprogramvalg STW-364 SøknadsWeb Registrere at søknaden gjelder tidlig opptak eller utenlandsk utdanning STW-517 SøknadsWeb Registrering av praksis og annen utdanning STW-578 SøknadsWeb Sortering av studieprogram STW-579 SøknadsWeb Vise frem statsborgerskap for alle søkere 4 Orientering og demo av ny SøknadsWeb Jon Kleiser demonstrerte den nye søknadsweben. Den er skrevet i nytt webutvilingsverktøy JBOSS Seam. SøknadsWeb har vært klar for produksjonssetting siden begynnelsen av november, men det har manglet domene og sikkerhetssertifikater. Dette er nå ordnet slik at NMH og UMB vil ta den i bruk å ta den i bruk til opptak i april. UiO skal vurdere om de ønsker å gå over nå. De som drifter søknadsweb ønsker ikke at alle institusjoner tar i bruk den nye på en gang, da de ønsker å få erfaring med det nye produksjonsmiljøet. USIT kommer tillbake til når det er aktuelt for flere institusjoner å ta den i bruk. 5. Leveranse av neste versjon av SøknadsWeb og endringer i FS. Hovedendringer i FS i forbindelse med årets NOM-opptak kommer i begynnelsen av mars. Gruppen diskuterte når en ønsker nye versjoner av SøknadsWeb. Tidligere var SøknadsWeb og StudentWeb teknisk sett en applikasjon og nye versjoner måtte Side 5

6 samkjøres. Nå er SøknadsWeb fristilt. Gruppen ønsker at nye versjoner leveres i januar og begynnelsen av september. 6. Oppsummering av opptaket De innsendte oppsummeringsnotatene ble sendt med sakspapirene til orientering og ble ikke gjennomgått på møtet. Alle de innkomne ønskene lå på ønskelisten. Gruppen ønsker at institusjonene sender inn oppsummeringsnotater også for årets opptak. I tillegg kan ønsker om endringer sendes inn underveis i opptaket. 7. Eventuelt USIT skal holde opptakskurs i mars. Det er satt opp et nytt dagskurs for erfarne optaksmedarbeidere. USIT fikk innspill om at dette kurset bør inneholde: Nytt i årets opptak Gjennomgang av rutinen for automatisk saksbehandling Spesiell søknad Nyttige triks og tips Neste møte tirsdag 14. september 2010 på kl Side 6