Resultatutveksling mellom institusjoner

Transkript

1 Resultatutveksling mellom institusjoner Resultatutveksling innebærer å hente vurderingsresultater og kvalifikasjoner en student har oppnådd ved andre utdanningsinstitusjoner. Når en student via Studentweb samtykker til at resultater kan hentes for henne, kan en studiekonsulent initiere overføring av resultater fra alle FS-institusjoner i Norge som har godkjent at de deler resultater. Studenten kan samtykke til resultatutvekslingen i Studentweb som del av semesterregistreringen, men kan også når som helst gå inn igjen i Studentweb og endre svaret sitt. På sikt vil det også bli mulig for søkere å samtykke til resultatutveksling på Søknadsweb. Dersom studenten (og etter hvert søkeren på Søknadsweb) ikke tillater resultatutveksling, må hun sende inn ordinær karakterutskrift ved søknad om innpassing av ekstern utdanning (og etter hvert opptak). Resultatutveksling mellom institusjonene er hjemlet i personopplysningsloven 8 (behandling/utlevering av persondata basert på samtykke fra den registrerte). Kunnskap for en bedre verden

2 Overføring av eksterne resultater i FS Du starter registreringen med å opprette en ny innpassingssak i Godkjenningssak samlebilde. Når du trykker på knappen «Hent ekstern norsk utdanning», vil FS søke mot alle de andre FS-basene etter resultater for studenten. Merk at dette kan ta opp til et minutt. Under knappen vil det stå «Bestilt», samt dato og klokkeslett for bestilling. FS gir ikke noe varsel når søket er ferdig, men når du søker opp saken på nytt vil det dukke opp en grønn hake og melding om at søket er fullført, samt dato og klokkeslett. Du kan klikke på den grønne haken for å se en kvittering på resultatet av søket. Du kan kjøre rutinen flere ganger. Dersom det har kommet til nye resultater for studenten i de eksterne FS-basene så vil disse bli overført når rutinen kjøres på nytt (skjer ikke automatisk). Ev. endringer på tidligere overførte emner vil også bli overført dersom rutinen kjøres på nytt. For studenter som har aksepterer at NTNU kan hente resultater fra andre læresteder så vil knappen være aktiv (svart skrift). For studenter som har svart nei så vil knappen være inaktiv (lysegrå skrift). La status for behandling være «BEHANDLES» (under behandling) til saken er ferdig registrert og emnene er innpasset i utdanningsplanen til studenten. Når dette er gjort og saken er ferdig registrert endrer du status til «BEHANDLET». Kunnskap for en bedre verden 2

3 Når FS har søkt igjennom alle de andre FS-basene så vil det opprettes en forekomst i bildet Person Eksternstudium for hvert lærested med resultat for studenten. Dersom studenten har oppnådd en grad ved et lærested, vil dette sees som en egen rad med kategorien «KVAL». Alle emnene studenten har tatt ved lærestedet vil følge under med kategorien «EMNE». Emnene som inngår i kvalifikasjonen er merket med «Inngår i x» som viser til rad nr. «x». Resultater som overføres på denne måten merkes med «AUTOMATISK» og kan ikke endres av saksbehandler. Kunnskap for en bedre verden 3

4 Merk at selv om resultatene på emnene også blir med i overføringen så skal ikke disse være med på vitnemålet som utstedes av NTNU. Dette blir tatt hånd om ved at det settes en J automatisk i feltet for «Resultat «Innpasset» på vitnemål:» når emnet legges til i Utdanningsplanen til studenten (arbeidsområdet). Denne verdien skal ikke endres på av saksbehandler. Det er kun i helt spesielle tilfeller at karakterer fra andre læresteder skal vises på vitnemål utstedt av NTNU (samarbeidsgrader). Viser for øvrig til dokumentasjon for Godkjenningssaker og registrering av eksterne studier. Kunnskap for en bedre verden 4

5 Manuelt registrerte emner og behov for kontroll I tilfeller der det allerede er registrerte eksterne resultater manuelt, kan du likevel benytte deg av rutinen for å innhente resultater automatisk. Det vil dukke opp et varsel med rød skrift som krever manuell kontroll. Dette er for å sikre at et resultat kun brukes én gang. I eksempelet under er to emner registrert både automatisk og manuelt. Emnet som er registrert manuelt kan slettes dersom det ikke allerede er brukt i en kvalifikasjon. Dersom det manuelt registrerte emnet ligger i utdanningsplanen til studenten, kan dette slettes og byttes ut med det automatisk overførte emnet og videre slettes fra Person Eksternstudium. Er du i tvil om hvordan dette skal gjøres, ta kontakt med fshjelp@adm.ntnu.no Kunnskap for en bedre verden 5