Registrering av ekstern utdanning i FS HF

Transkript

1 Registrering av ekstern utdanning i FS HF

2 Registrering av ekstern utdanning i FS Alle endelige godkjenninger av ekstern utdanning må registreres i FS. Grunnlag for innpassing i utdanningsplan og dermed utskriving av vitnemål. Utenlandsk utdanning rapporteres til Statens lånekasse etter vår registrering i FS. 2

3 Registrering av ekstern utdanning oversikt over prosesser Godkjenningssak oppre ng fullføring 1 2 Eksternt studium Utdanningsplan 3

4 Opprettelse av godkjenningssak Koblingen mellom saken i ephorte og FS gjøres i godkjenningssak samlebilde. Her registrerer vi først hva slags type sak det er formalia (hva saken gjelder, hvilket journalnummer saken har i ephorte etc.). 4

5 Godkjenningssak samlebilde Lettest tilgang via oppslag i student samlebilde 5

6 Godkjenningssak samlebilde oppre else av sak Dersom det ikke foreligger godkjenningssaker fra før, vil bildet være blankt, og ny rad må legges inn. Deretter fylles de ulike feltene i øvre del av bildet ut. Det er bare manglende utfylling i gule felt som gir feilmelding, men de fleste andre feltene bør også være fylt ut. 6

7 Godkjenningssak samlebilde oppre else av sak Tips: «ta med» fødsels og personnummer fra student samlebilde med «kopier nøkkel» (Ctrl+Shift+C) «Lim inn nøkkel» (Ctrl+Shift+V) i godkjenningssak samlebilde 7

8 Godkjenningssak samlebilde opprettelse av sak Dersom det foreligger en forhåndsgodkjenning fra før, kan man bruke funksjonen «generer innpassingssak. 8

9 Godkjenningssak samlebilde opprettelse av sak Felter i øvre del av bildet: For vår bruk: alltid sakstype «INNPASS» Hvilket nummer i rekken av godkjenningssaker. Alle må ha et unikt nummer Formalia fra saken i ephorte Stedkode for instituttet som behandler saken Kort beskrivelse av saken Saksbehandlers initialer i FS Status: Settes til «ubehandlet» underveis, og «behandlet» først når saken er ferdig! 9

10 Eksternt studium Etter at saken er opprettet i godkjenningssak samlebilde, må vi registrere den eksterne utdanninga studenten har tatt i bildet «person eksternstudium». De fleste godkjenningssakene er knyttet til bare ett eksternt studium, men mulig også med flere. Hvert lærested må ha en egen forekomst i bildet. Dette bildet er «bruttoforekomsten» sier ingenting om hva som faktisk skal inngå i studentens grad. 10

11 Eksternt studium Etter å ha opprettet saken i godkjenningssak samlebilde, åpner vi eksternstudiumsbildet her: 11

12 Eksternt studium Dersom det ikke finnes eksterne studier registrert, opprett ny rad Dersom det aktuelle lærestedet finnes fra før, legg inn også de nye emnene her Felter i øvre del av bildet Institusjonsnummer Fagområde og nivå (Rapporteres til NAG) Dette legger ikke vi inn 12

13 Eksternt studium Felter i nedre del av bildet Registrer resultat Emnetittel originalspråk evt. emnegrupper År og semester avlagt Eventuelt emnekoder Eventuelt engelske titler 13

14 Fullføring av godkjenningssak Etter at vi har registrert den eksterne utdanningen i eksternstudiumsbildet, må vi koble den sammen med godkjenningssaken og sluttføre saken. Gå tilbake til godkjenningsbildet 14

15 Godkjenningssak fullføring Tilbake i godkjenningssaken er det stort sett fanene i nedre del av bildet vi forholder oss til. Først fanen «Eksternstudium», der vi gjør selve koblingen 15

16 Godkjenningssak fullføring Så fanen «Omfang», der vi registrerer totale omfanget av den eksterne utdanningen og hvor mye som skal rapporteres til lånekassen (utenlandsk utdanning) Emner fra eksternt studium 16

17 Godkjenningssak fullføring Helt til slutt setter vi status til «behandlet», og saken er ferdig. NB! Plundrete å endre en sak etter at den er markert som ferdig behandlet. Her ser vi om utdanninga er klar for å sendes til Lånekassen og til NAG. 17

18 Bearbeiding av ekstern utdanning Når vi går tilbake til student samlebilde, finner vi godkjenningssaken igjen to steder Under fanen «ekstern vurdering» 18

19 Bearbeiding av ekstern utdanning utdanningsplan Se dokumentet «Utdanningsplan HF» s

20 Lenker +av+eksterne+studier 20