Behandling av søknader om utreisende utveksling. FS og Søknadsweb

Transkript

1 Behandling av søknader om utreisende utveksling FS og Søknadsweb 1

2 Oversikt over studenter som søker om utreisende utveksling søkerliste (land) Fyll inn søkekriterier som angitt her. Du kan også søke opp studenter som har registrert søknaden sin i en gitt periode hvis ønskelig. Kjør rapporten ( på menylinjen eller Ctrl+R). Etter at du har søkt fram alle studentene som søker utreisende utveksling, skal du filtrere bort alle som ikke tilhører det landet du skal behandle. Høyreklikk i rapporten og velg «Filtrer». De tre første tallene i filteret tilsvarer landkoden. Neste tallrekke tilsvarer landkoden +1. Eksempel på filter for Nederland blir som følger: institusjonsnr >= AND institusjonsnr < Rapporten filtrerer da bort alle studenter som ikke har valgt en utvekslingsavtale tilhørende Nederland. 2

3 Søkerliste andre nyttige filter For å få studenter som søker til et gitt lærested: institusjonsnr = «stedkoden til lærestedet», f. eks for Københavns Universitet For å få studenter som har valgt «NTNU i Gjøvik» på Søknadsweb: studieprogramvalg like 'NIG' For å få studenter som har valgt «NTNU i Ålesund»: studieprogramvalg like 'NIÅ' For å få studenter som har valgt «NTNU i Gjøvik» og som har søkt på en avtale i Tyskland på Søknadsweb: (studieprogramvalg like 'NIG') AND ( institusjonsnr >= AND institusjonsnr < ) For å få studenter som har valgt «NTNU i Ålesund» og som har søkt på en avtale i USA på Søknadsweb: (studieprogramvalg like 'NIG') AND ( institusjonsnr >= AND institusjonsnr < ) For å få alle studenter med aktiv studierett på et gitt program, f. eks «CMED»: sokerstudent like 'Aktiv studierett CMED%' For å få alle studenter med aktiv studierett på flere gitte program, f. eks «MTBYGG» og «MTPROD»: (sokerstudent like 'Aktiv studierett MTBYGG% ) OR (sokerstudent like 'Aktiv studierett MTPROD% ) Husk at registreringen av «studieprogramvalg» er basert på det studenten har valgt på Søknadsweb blant alternativene til høyre og behøver ikke å stemme overens med virkeligheten. Det er f. eks ingen kontroll av om en student på medisinstudiet velger «NT» som fakultetstilhørighet i stedet for «DMF». Filtrering på studierett er koblet mot bakgrunnsdata i FS og vil derfor være korrekt. 3

4 4

5 Søkerliste fordeling av søkere Rapport viser en oversikt over hvor mange søkere det er til de ulike søknadsalternativene innenfor «opptaket» en gitt termin. Denne rapporten kan også kjøres på historikk i fremtiden og vise antallet søkere, tilbud og ja-svar. 5

6 Bearbeiding av søkerliste i Excel (ikke nødvendig) Dersom du ønsker å eksportere oversikten til Excel så høyreklikker du i rapporten og velger «Lagre som». Du kan også bruke søkerlisten elektronisk som den er eller skrive den ut på papir. Velg «Kopi til klippebord». Åpne Excel og lim inn dataene ved å trykke «Ctrl+V» (eller høyreklikk og velg «Lim inn») i et nytt regneark. Slett kolonnene du ikke har bruk for, men sørg for å stå igjen med de som vises i fila under. 6

7 Søknad samlebilde studentens søknadsopplysninger Søk opp aktuelle studenter med fødsels- og personnummer. Sjekk at du er på rett opptakstype «UTREISENDE» (studenten kan ha søknader på andre opptak i tillegg) + aktuell opptakstermin (f. eks 2016 HØST). Søknadsalternativ for Erasmus-avtaler er knyttet til grunnlaget «ER+». Anne andre søknadsalternativ er knyttet til grunnlaget «UTR». I feltet «Merknad søker» overføres det studenten har skrevet i merknadsfeltet sitt på Søknadsweb. Fakultetet skriver inn sin vurdering i feltet «Merknad». Utvekslingsavtalen(e)/alternativene studenten har søkt på finner du under «SøkAlt», Husk at du finner dokumentene studenten har lastet opp i forbindelse med søknaden sin under fanen «Dok». Feltet «Vurdering» kan brukes av saksbehandlere ved Internasjonal seksjon. 7

8 Studenter som søker om utreisende utveksling kommunikasjon med studenten Dersom studenten ikke har lastet opp tilstrekkelig med dokumentasjon eller det mangler relevante opplysninger, så må studenten få beskjed om hva som mangler og en frist for å dokumentere. Send en e-post fra FS ved å høyreklikke i bildet Søknad samlebilde og velg «Send e-post». Husk å sjekke at e-post kun går ut til studenten du skal sende e-posten til. Sørg også for å hake av for at meldingen skal arkiveres. Da lagres den i dokumentarkivet til studenten i FS. Be studenten om å laste opp manglende eller ny dokumentasjon i Søknadsweb. Dersom du ønsker å arkivere epostsvar fra studenten så kan du laste det inn i Dokumentarkivet til studenten i FS. Dokumentarkivet finner du enten i nedtrekksmenyen i Søkand samlebilde eller under Person i hovedmenyen. eller Først må du lagre e-posten på PC n din. Så søker du opp aktuell student i Dokumentarkivet og klikker på fanen «Last inn dokument». Hent opp e-posten fra der du lagret den, fyll inn aktuelle felt og trykk på «Last dokument». Du vil nå finne e-posten under «Dok» i Søknad samlebilde. 8

9 Behandle søknad om stipend tilbud til studenten For å synliggjøre tilbud om stipend på Søknadsweb og for å kunne sende ut brev/e-post med informasjon og betingelser, så må aktuelt «stipendalternativ» legges til på søknaden til studenten. Søk opp studenten og klikk på fanen SøkAlt. Klikk i nedre del av bildet og legg til en ny rad (Ctrl+N). Sett inn Inst. nr 194 og aktuelt Studietypenr avhengig av hvilken stipendtype studenten skal ha tilbud/avslag på: = Erasmus+-stipend (Grunnlag = ST1) = NTNU-stipend (Grunnlag = ST2) = Nordplus-stipend (Grunnlag = ST3) = Erasmus placement-stipend (Grunnlag = ST4) = Industrisponsor - total-stipend (Grunnlag = ST5) = Industrisponsor - VNG-stipend (Grunnlag = ST6) = Industrisponsor - EON-stipend (Grunnlag = ST7) Trykk på «Profil» og sett inn J/N under «Bestått» avhengig av om søker kvalifiserer for stipendtypen eller ikke. Lagre med Enter og fullfør med knappen «Fullfør». Gå tilbake til «SøkAlt» og sett inn tilbudsstatus «I» og Publiser «J». 9

10 Brevrapporten - brev til studenten med svar ang stipend Åpne brevrapporten Brevet kan kjøres på enkeltpersoner ved å skrive inn fødsels- og personnummer, til alle studenter som har fått lagt til det aktuelle stipendalternativet (både tilbud og avslag) eller kun til de som har fått tilbud om stipendtypen (har tilbudsstatus «I» i Søknad samlebilde. Svarfristen flettes inn i brevene. Denne kan endres til en fellesadresse. Velg rett brevtype 1. Erasmus+ eller 2. «andre» og kjør rapport (Ctrl+R). Når alt ser greit ut så trykker du Ctrl+P eller «Skriv ut» under «Fil». Oversikt over hvilke studenter som er med i utplukket vises under «Datagrunnlag». Dersom det er ønskelig å sende ut brev i tillegg så vises dette under «Brev», mens eposten vises under «E-post». «SMS» er ikke i bruk. Det siste du gjør er å oppdatere utsendelsen av brevet/e-posten ved å hake av for det og kjøre rapporten på nytt. Da vil «I» endres til «S» (=tilbud sendt). 10

11 Søknadsweb studenten svarer på tilbudet om stipend I brevet/e-posten bli studenten bedt om å svare på tilbudet innen en gitt frist (datoen du satte inn i brevrapporten). Studenten logger på Søknadsweb og svarer Ja/Nei på tilbudet om stipend. Etter denne datoen vil ikke det ikke lenger være mulig for studenten å svare på Søknadsweb. Ev. svar etter denne datoen må registreres av saksbehandler direkte i Søknad samlebilde. Når studenten har svart på tilbudet så sendes det ut en automatisk epostkvittering på dette. Samtidig oppdateres ja-svaret i Søknad samlebilde. 11

12 Oppfølging av søknader om utveksling rapport Behandlingsdokumenter Når fakultetet har registrert vurderingen av forhåndsgodkjenningen i feltet «Merknad» og studenten har lastet opp dokumentasjon på aksept ved lærestedet i utlandet, kan du ferdigbehandle søknaden og sende ut et «tilbud». For å følge opp dette kan du bruke rapport Du må filtrere rapporten som beskrevet på side 2 for å sitte igjen med studenter til det landet du ønsker oversikt over. Studentene gir selv navn til dokumentene de laster opp så be om at de bruker bestemte navn. F. eks «Søknad om forhåndsgodkjenning», «Emnebeskrivelse» og «Aksept ved lærested i utlandet». Det vil gjøre det enklere for dere å følge opp. Søknader som både har registrert vurdering fra fakultetet og opplastet dokumentasjon på aksept ved lærestedet, er klare for ferdigbehandling i Søknad samlebildet. 12

13 Ferdigbehandle søknaden om utveksling tilbud til studenten om utreise Når forhåndsgodkjenningen er ferdig behandlet og studenten har lastet opp dokumentasjon på opptak ved lærestedet i utlandet, så kan tilbudet sendes ut Sørg for at det er haket av for Grunnlag. Bruk «ER+» for utreisende på Erasmus+avtaler og «UTR» for andre. 2. Sett J for «Kan behandles». 3. Sett J for at kravelementet er bestått på det aktuelle søknadsalternativet. Kontroller at du setter J for rett søknadsalternativ ved å sjekke at det er samsvar mellom koden for Kravelement i Profil og Søk.alt. Klikk ev. i nedtrekksmenyen for å se mer av navnet. Du behøver ikke ta stilling til lavere prioriteter. Lagre ved å trykke «Enter». 4. Trykk på «Fullfør» Skal studenten ha tilbud på en Individ-avtale, se neste side før du går tilbake til punkt 6. Trykk på «Søk.Alt». Sett inn Tilbudsstatus «I» på det søknadsalternativet som skal innvilges. Dersom studenten får tilbud på førsteprioriteten sin må det settes en «B» (bortfaller) på andre- og tredjeprioriteten. Sett «J» for «Publ» slik at tilbudet publiseres på Søknadsweb umiddelbart. Trykk «enter» for å lagre. 7. «I» og «B» genererer tilbudstekst på Søknadsweb og i svarbrevet som skal sendes ut til studenten. «Tilbudet» i denne sammenhengen er et klarsignal til studenten etter ar forhåndsgodkjenningen og dokumentasjon på aksept ved lærestedet er ok. 13

14 Studenter som søker til læresteder uten avtale (Individ-avtaler) Dette gjelder kun behandling av søknader fra studenter som skal reise utenom avtaler på alternativene b) 5 d) 5 a) 5 c) 5 a) 5 b) Klikk på knappe «Hele/Saml» for å åpne nedre del av bildet. Registrer rett avtaleid, internt og eksternt sted i Søknad samlebilde. Du kan også sette inn periode for utveksling. Hvis ikke dette er på plass så vil ikke studenten bli opprettet på rett utvekslingsavtale i bildet Utvekslingsperson samlebilde. 5 c) Klikk i nedtrekksmenyen og velg Søknadsalt/tekst (7). 5 d) Bla deg frem til det søknadsalternativet studenten skal gis tilbud på. Klikk i nedre del av bildet og legg til en ny rad (Ctrl+N). Sett inn «TIL» i feltet for Teksttype og skriv inn navnet på lærestedet i feltet «Merknad». Dette feltet flettes inn i brevet studenten så skriv navnet slik du ville skrevet det i brevet. 14

15 Brevrapporten - brev til studenten med svar ang utreise Følg samme prosedyre som på side 8, men pass på at du velger brevtypen «FS UTREISENDE UTV 1 Svar på søknad om utreisende ut» fra nedtrekksmenyen. Du bør også her oppdatere utsendelsen av brevet/e-posten ved å hake av for det og kjøre rapporten på nytt slik at «I» endres til «S» (=tilbud sendt). 15

16 Søknadsweb studenten svarer på tilbudet om utveksling (samme som for stipend) I brevet/e-posten bli studenten bedt om å svare på tilbudet innen en gitt frist (datoen du satte inn i brevrapporten). Studenten logger på Søknadsweb og svarer Ja/Nei på «tilbudet» om utveksling. Etter denne datoen vil ikke det ikke lenger være mulig for studenten å svare på Søknadsweb. Ev. svar etter denne datoen må registreres av saksbehandler direkte i Søknad samlebilde. Når studenten har svart på tilbudet så sendes det ut en automatisk epostkvittering på dette. Samtidig oppdateres ja-svaret i Søknad samlebilde. 16

17 Opprette utvekslingsperson Rutine Opprette søker som student (utvekslingsperson) Sett inn opptakstypen UTREISENDE og rett termin (f. eks 2016 HØST). Rutinen kan kjøres med og uten oppdatering. Forekomst i bildet Utvekslingsperson opprettes først når du setter Ja for «Oppdatering av database» og kjører rapport ( på menylinjen eller Ctrl+R). Alle utvekslingspersoner som opprettes må gjennomgås og redigeres slik at periode for utveksling blir rett for hver person. Gjelder både dato og angivelse av termin(er). Se beskrivelse neste side for en bedre oversikt over hvilke studenter som ble opprettet av rutinen i denne runden. 17

18 Opprette utvekslingsperson gjenfinne opprettede utvekslingspersoner Rutinen tar med alle søknadsalternativ knyttet til opptaket og er derfor lite egnet til å vise oversikt over hvilke studenter som ble opprettet som utvekslingspersoner. En løsning kan derfor være å eksportere rapportdataene til Excel. Framgangsmåten er beskrevet på side 4. Etter at dataene er eksportert til Excel er det lurt å sortere på opprettede utvekslingspersoner slik at du kan slette alle de andre radene. Trykk «Ctrl»+«A» for å markere alt innhold i fila, trykk på «Sorter» i menylinjen øverst og velg Sorter etter «status_opprettet_utveksl». Legg til et nivå og velg «merknad» slik at ev. mislykkede opprettinger også kommer høyt opp på lista. Trykk «OK». Etter at du har sortert fila er det bare å slette alle rader du ikke trenger, dvs. alle søknadsalternativ der det ikke har blitt opprettet utvekslingspersoner i denne runden. Lagre fila på et egnet sted. 18