Vår rutine for å finne fram til, informere og følge opp studenter som kvalifiserer til grad er som følger:

Transkript

1 Gradfangst Fra 1. august 2014 begynner vi med gradfangst av bachelorstudenter ved NTNU, men store deler av denne dokumentasjonen gjelder generelt for alle studieprogram hvor studentens utdanningsplan vedlikeholdes. Bruk FEIDE-pålogging (brukernavn og passord) for å finne dokumentasjon fra FS som finnes her Rutinebeskrivelse for å finne kandidater for grad Vår rutine for å finne fram til, informere og følge opp studenter som kvalifiserer til grad er som følger: 1. Gradfangsten FS-rutinen Rutinen kjøres pr. studieprogram, i første runde for aktive studenter (aktiv studierett pr. dato) Dato beregnes etter gammel modell inntil vi kommer i gang med nye vitnemålsmaler Bachelorprogrammer benytter i liten grad oppgave som skal på vitnemål, men i tilfelle må dette beregnes ved å velge dette Ferdigbehandlet settes for å forenkle videre overføring til protokoll 1.5. I nedtrekksmenyen velges «Vis alle oppnåelser» før du kjører rapporten. Gjennomgå detaljene i de enkelte oppnåelser for å sikre at alle har korrekt innhold i sine grader 1.6. For å få en oversikt over studentene kan vi fjerne haken ved «Detaljer» i vis-valget når innholdet er kontrollert Noter gjerne datoene for oppnåelse i rapporten og antallet oppnåelser for å kunne ferdigbehandle i punkt 4

2 1.8. Når vi er klare til å opprette gradene, velger vi «Ja» under «Oppdater database». Det er viktig at dette blir gjort for å sikre at studentene ikke tilskrives flere ganger. Studentens grad finnes nå i bildet «Oppnådd kvalifikasjon». 2. Tilskriv student om reservasjonsrett 2.1. Det er viktig å påse at punkt 1.5 over er valgt slik at kun oppnåelsene vises i rapporten ettersom alle som nå vises her vil være mottakere av melding om reservasjonsrett for oppnådd grad. Dersom andre enn disse finnes i rapporten vil de få en melding som kanskje vil overraske dem Høyreklikk i rapporten og finn valget «Lag brev/meldinger». Se for mer informasjon om å sende brev fra FS En ny rapport vises og vi velger brevtype «Om vitnemål for bachelorgrad» 2.4. Velg knappen «Meld.info» lengst til høyre på knapperaden Sett epostavsender vitnemal@sa.ntnu.no påse at arkiver er satt til 6 måneder at epost er valgt som prioritet 1, semesteradresse/hjemsted som prioritet at begge epostadresser er valgt velg «sett som default» slik at valgene huskes til neste gang Trykk ok for å gå tilbake til rapporten for å se brevene 2.5. Grunnlaget viser flere rader pr. student, dvs. en rad for alle emner som inngår i graden, men dette trenger vi ikke bry oss om Språk/målform står på automatisk, så studenten vil få henvendelsen på riktig språk Ettersom samme person kommer flere ganger i grunnlaget er det viktig at valget «Kun et brev/en melding pr student» er haket av Ved å velge en student i grunnlaget, kan du enten i brev eller epost se meldingen som vil gå til studenten når du velger å sende ut For å sende ut meldingene velger du skriv ut (CTRL+P), hvorpå du vil få opp nesten samme dialog som i punkt 2.4. Sjekk punktene nevnt i dette punktet og avslutt med å

3 trykke «skriv ut/send melding». Eposten legges direkte til utsending og eventuelle brev åpnes i et pdf-dokument på pcen din Meldingen til studenten vil finnes i studentens dokumentarkiv som kan finnes i nedtrekksmenyen i Student samlebilde ved behov. Meldingen inneholder informasjon om når og hvor meldingen ble sendt, samt gjengir innholdet i denne. 3. Tilbakemeldinger og reservasjoner 3.1. Nå er det bare å sette seg tilbake å vente på tilbakemeldinger for studenter som ønsker utsettelse av utsettelse av utstedelse av vitnemål i 14 dager (kalenderdager) 3.2. Eposten til student gikk fra adressen vitnemal@sa.ntnu.no, og svar på denne vil gå direkte inn i Ejournal 3.3. Tilbakemelding om ønsket utstedelse av vitnemål nå besvares med at utstedelse skjer automatisk ved utløpet av fristen 3.4. Ved tilbakemelding om utsettelse av utstedelse av vitnemål må følgende gjennomføres: Oppdater merknad «VTM-UTSETTELSE» på studenten, med dato til som omfatter eksamensperioden utsettelsen gjelder til samt en beskrivelse av grunnlaget for utsettelsen Studierett Svar studenten om at henvendelsen er registrert 3.5. Tilbakemeldinger om manglende studierett. 4. Overføring til kvalifikasjonsprotokoll For å fullføre gradsoppnåelsen, dvs. gjøre den klar til rapportering, må vil legge den i protokollen. Det er viktig at dette ikke gjøres før eventuelle utsettelser er registrert i FS Ettersom innholdet er hentet fra utdanningsplanen og vi i punkt 1.4 satte ferdigbehandlet, behøver vi strengt tatt ikke gjøre noe i «Oppnådd kvalifikasjon» før overføring til protokoll Det er viktig at tidligere rutine med å manuelt oppdatere dato utskrevet ikke videreføres. Vi kommer tilbake til hvorfor i punkt Rutinen kjøres på grad, datoperiode og studieprogram. Dersom du noterte aktuelle datoer i punkt 1.7 sørger du for at perioden overlapper disse ellers må du velge en lengere periode. Videre velges grad og studieprogram ut fra studieprogrammet du behandler Terminer studierett og klassetilhørighet, men la systemet sette dato til den samme som oppnåelsen.

4 4.5. Husk å kontrollere at antallet du overfører til protokoll stemmer med det du fant i punkt Oppdater databasen 5. Utskrift av vitnemål Når tidsfristen for utsettelse er gått ut, kan vi produsere vitnemål for de ulike programmene Vitnemålsrapporten benyttes for utstedelse av vitnemål 5.2. Rapporten kjøres for de grader og studieprogram vi behandler 5.3. Datoperioden velges slik tidligere diskutert slik at vi sikrer at alle vitnemål som skal utstedes blir med i utplukket Valget «Kun nye» er vesentlig i forhold til å sikre at kun vitnemål som ikke tidligere er utskrevet blir med i utvalget. Denne bruker «Dato utskrevet» i kvalifikasjonsprotokollen Studenter med vitnemålsutsettelse blir ikke med i utvalget av studenter inntil dato utsettelsen er gitt til er passert FUNGERER IKKE LENGER 5.6. Når utvalget er kontrollert og vi er klar for å skrive ut velges «skriv ut» (CTRL+P) Vi skriver ut alle vitnemål i utvalget Vi velger sider avhengig av nødvendighet for skrivervalg (1+2 og 3+4) ettersom alle havner i samme pdf-dokument til slutt. Ikke lukk rapporten inntil alle sider for vitnemålet er skrevet ut. Fshjelp må kontaktes om dette gjøres «Oppdater vitnemål produsert» må være valgt for å sikre at de ikke kommer med og blir utstedt på nytt.

5 «Generer pdf» starter prosessen med en prosessindikator, og gir en dialog som må bekreftes Skriv ut pdf-filene til ønsket skrivervalg