Behandling av søknader om utreisende utveksling. FS og Søknadsweb

Transkript

1 Behandling av søknader om utreisende utveksling FS og Søknadsweb 1

2 Oversikt over studenter som søker om utreisende utveksling søkerliste Fyll inn søkekriterier som angitt her. Terminen det vises til er terminen studenten skal reise ut. Du kan også søke opp studenter som har registrert søknaden sin i en gitt periode hvis ønskelig. Kjør rapporten ( på menylinjen eller Ctrl+R). Etter at du har søkt fram alle studentene som søker utreisende utveksling, skal du filtrere bort alle som ikke tilhører fakultetet du skal behandle. Høyreklikk i rapporten og velg «Filtrer». Klikk på «studieprogramvalg» og skriv inn «like SVT» (eller AB/DMF/HF/IME/IVT/NT/FØK/NIG/NIÅ). Trykk OK. Rapporten filtrerer da bort alle studenter som ikke har valgt SVT som fakultetstilhørighet. 2

3 Søkerliste andre nyttige filter For å få studenter som har valgt «NTNU i Gjøvik» på Søknadsweb: studieprogramvalg like 'NIG' For å få studenter som har valgt «NTNU i Ålesund»: studieprogramvalg like 'NIÅ' For å få studenter som har valgt «NTNU i Gjøvik» og som har søkt på en avtale i Tyskland på Søknadsweb: (studieprogramvalg like 'NIG') AND ( institusjonsnr >= AND institusjonsnr < ) For å få studenter som har valgt «NTNU i Ålesund» og som har søkt på en avtale i USA på Søknadsweb: (studieprogramvalg like 'NIG') AND ( institusjonsnr >= AND institusjonsnr < ) For å få alle studenter med aktiv studierett på et gitt program, f. eks «CMED»: sokerstudent like 'Aktiv studierett CMED%' For å få alle studenter med aktiv studierett på flere gitte program, f. eks «MTBYGG» og «MTPROD»: (sokerstudent like 'Aktiv studierett MTBYGG% ) OR (sokerstudent like 'Aktiv studierett MTPROD% ) Husk at registreringen av «studieprogramvalg» er basert på det studenten har valgt på Søknadsweb blant alternativene til høyre og behøver ikke å stemme overens med virkeligheten. Det er f. eks ingen kontroll av om en student på medisinstudiet velger «NT» som fakultetstilhørighet i stedet for «DMF». Filtrering på studierett er koblet mot bakgrunnsdata i FS og vil derfor være korrekt. 3

4 Bearbeiding av søkerliste (Excel) Dersom du ønsker å eksportere oversikten til Excel så høyreklikker du i rapporten og velger «Lagre som». Du kan også bruke søkerlisten elektronisk som den er eller skrive den ut på papir. Velg «Kopi til klippebord». 1. Marker område som skal sorteres i regnearket ved å trykke Ctrl+A. 2. Trykk på «Data» i menylinjen og videre på «Sorter». 3. Velg hvilken kolonne du vil sortere på. a) Du kan sortere på studentenes studierett ved å velge «sokerstudent». b) Du kan sortere på land/institusjon ved å velge «institusjonsnr». Åpne Excel og lim inn dataene ved å trykke «Ctrl+V» (eller høyreklikk og velg «Lim inn») i et nytt regneark. Slett kolonnene du ikke har bruk for, men sørg for å stå igjen med de som vises i fila under. 4

5 Eksport av dokumenter tilgang for personer uten FS-tilgang Du har nå en liste med alle studenter som søker utreisende utveksling og som har valgt fakultetstilhørighet SVT (eller AB/DMF/HF/IME/IVT/NT/). Høyreklikk i søkerlista en gang til og velg «Lagre dokumenter (FS )». Klikk på disketten for å angi hvor dokumentene skal lagres («M on NTNUIT» = Hjemmeområdet (M), «K on NTNUIT» = Fellesområdet (K)). Sørg for å velge et sted hvor også institutt/fagpersoner har/kan gis tilgang. Gi uttrekket et passende navn, f. eks «Søkere utreisende utveksling høsten 2016». Kjør rapporten ( på menylinjen eller Ctrl+R). Åpne mappen hvor du lagret dokumentene hver student har fått sin egen mappe som inneholder dokumentene hun har lastet opp i forbindelse med søknaden om utveksling. 5

6 Kommunikasjon med studenten fra FS Dersom studenten ikke har lastet opp tilstrekkelig med dokumentasjon eller det mangler relevante opplysninger så må studenten få beskjed om hva som mangler og en frist for å dokumentere (Forvaltningsloven 11). Send en e-post fra FS ved å høyreklikke i bildet Søknad samlebilde og velg «Send e-post». Husk å sjekke at e-post kun går ut til studenten du skal sende e-posten til. Sørg også for å hake av for at meldingen skal arkiveres. Da lagres den i dokumentarkivet til studenten i FS. Be studenten om å laste opp manglende eller ny dokumentasjon i Søknadsweb. Dersom du ønsker å arkivere epostsvar fra studenten så kan du laste det inn i Dokumentarkivet til studenten i FS. Dokumentarkivet finner du enten i nedtrekksmenyen i Søkand samlebilde eller under Person i hovedmenyen. eller Først må du lagre e-posten på PC n din. Så søker du opp aktuell student i Dokumentarkivet og klikker på fanen «Last inn dokument». Hent opp e-posten fra der du lagret den, fyll inn aktuelle felt og trykk på «Last dokument». Du vil nå finne e-posten under «Dok» i Søknad samlebilde. 6

7 Registrering i Søknad samlebilde Søk opp aktuelle studenter med fødsels- og personnummer. Sjekk at du er på rett opptakstype «UTREISENDE» (studenten kan ha søknader på andre opptak i tillegg) + aktuell opptakstermin (f. eks 2017 VÅR). Ok, University of, 30 sp. Ephorte: 2016/xxx Skriv inn «Ok», antall studiepoeng, navn på lærestedet og saksnummer i Ephorte i feltet «Merknad». Husk at du finner dokumentene studenten har lastet opp i forbindelse med søknaden sin under fanen «Dok». 7