Dokumentasjon produsere vitnemål etter ny mal

Transkript

1 Dokumentasjon produsere vitnemål etter ny mal Beregning av oppnådd kvalifikasjon - Dato for oppnådd grad I følge den nasjonale malen for vitnemål skal dato for tildelingen graden (oppnådd grad) være tilsvarende datoen for overføring til eksamensprotokoll av resultatet for den siste eksamen som inngår i. Dersom en benytter rutinen «FS Beregning av oppnådd kvalifikasjon utdanningsplanbasert» velger man derfor «Beregn oppnådd dato etter UHR-modell». (Dersom man ikke benytter denne rutinen for å registrer oppnådd grad, må man manuelt finne dato for overføring til eksamensprotokoll for siste emne som inngår i graden og benytte den datoen som oppnådd dato når man registrerer oppnådd kvalifikasjon.) - Kjør rutinen uten oppdatering. - Sjekk hvem som har oppnådd kvalifikasjonsdato før o Oppnåddato før Gå inn i student samlebilde. Hele. Fyll ut felt Grad tilsvarende gammel kvalifikasjonsbetegnelse: o Studentene kan ha flere studieretter. Pass på at du er på riktig studierett! - Kjør rutinen på nytt uten oppdatering. Sjekk at alt ser greit ut. Deretter med oppdatering.

2 - Fortsett etter gammel rutine for behandling av reservasjonsrett osv. Se bakerst i dokumentet Vitnemålsdokumenter Fra denne rapporten kan man produsere både vitnemål, diploma supplement og såkalt restekarakterutskrift. Dette kan man gjøre for enkeltstudent, periode eller vitnemålsutsettelser. Klargjør utplukket Enkeltstudent: oppgi studentnummer eller fødselsnummer. Periode: Oppgi periode for oppnåelse av kvalifikasjon. Hak normalt av for 'Kun nye'. Det begrenser utplukket til oppnåelser som det ikke er produsert vitnemål for tidligere (jf. felt Utskrevet i Oppnådd kvalifikasjon protokoll). Vitnemålsutsettelser: Får da med alle studenter som er registrert med utsatt utskrift av vitnemål. Denne tar kun med kvalifikasjoner det ikke er produsert vitnemål for tidligere. Kvalifikasjon og studieprogram må angis Mulighet for begrensning til en enkelt studieretning Språk: Automatisk (sjekk nærmere for int.program). Ved behov kan du angi en annen utskriftsdato enn dagens dato. Kjør rapporten.

3 Etter at du har kjørt rapporten får du anledning til å velge kull/studenter: Når du kjører rapporten er default "Alle kull", og alle studenter er haket av. Du kan i stedet velge å arbeide med bare ett kull, da må du følge nøye med på hvem som er haket av. Du kan velge å fjerne hakene for de studentene du ikke vil arbeide med nå. Får du opp "Ukjent kull" i rød skrift på noen av studentene, gå til bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll og sett inn kullet studenten tilhører. Når du har gjort klart utvalget du vil arbeide med, skal du: først lage vitnemål, deretter lage diploma supplement til slutt oppdatere vitnemål og DS produsert. Gjør deg ferdig med hvert steg før du går videre til neste. Bruk knappene til høyre i rapporten. Ved NTNU bruker vi ikke knappen 'Lag reste-karakterutskrift'

4 Fyll ut nødvendig informasjon og kjør rapporten. Deretter benytter man knappen «Lag vitnemål». Vitnemålet åpnes da i et nytt vindu ( ) hvor en kan se over de ulike delene (forsiden, side 2 og grunnlag for vitnemål). For å generere pdf (og dermed kunne skrive ut vitnemålet) trykker man på knappen "Skriv".

5 Hake for Alle vitnemål eller Valgt vitnemål avhengig av hva du ønsker. Ofte produserer man ett og ett vitnemål. Da betyr det ikke noe om man velger «Alle vitnemål» eller «Valgt vitnemål». Dersom man kjører rapporten for et helt kull, vil man her kunne velge å kun generere pdf for det vitnemålet som er valgt i forrige bilde. Ingen hake for Arkiver vitnemål Pass på hake for Sidenummerer vitnemålet. Trykk Generer pdf. Pdf-en åpnes da i Adobe/Foxit. Skriv ut vitnemålet derfra. Vitnemålet og DS skal skrives ut tosidig. Lag Diploma Supplement Samme framgangsmåte som for å lage vitnemål. Fyll ut felt for Saksbehandler navn/funksjon. Funksjon = Executive Officer. Oppdater DS/vitnemål produsert! Gå tilbake til FS Vitnemålsdokumenter. Dobbeltsjekk at du fortsatt har det riktige utplukket av studenter (haker). Trykk på knappen 'Oppdatér vitnemål og DS produsert' i FS Vitnemålsdokumenter etter at dokumentene i FS og FS er produsert. Da blir det blant annet satt inn dato i feltet Utskrevet i Oppnådd kvalifikasjon protokoll, som igjen medfører at du slipper å få med dette vitnemålet neste gang du velger Kun nye i FS HUSK:

6 - Sjekk vitnemålene ekstra nøye nå! Noe som ser merkelig/feil ut? - Spør, vi må finne ut av ting mens det er nytt og ikke la unødvendige rutiner bli innarbeidet. - Første vitnemål på hver kvalifikasjon skal kvalitetssikres på fakultetet. Send pdf. Bachelor - Utsettelse av vitnemålsutstedelse 1. Tilskriv student om reservasjonsrett 1.1. Høyreklikk i rapporten FS Beregning av oppnådd kvalifikasjon utdanningsplanbasert (etter at denne er kjørt med oppdatering) og finn valget «Lag brev/meldinger». Se for mer informasjon om å sende brev fra FS En ny rapport vises og vi velger brevtype «Om vitnemål for bachelorgrad» 1.3. Velg knappen «Meld.info» lengst til høyre på knapperaden Sett epostavsender vitnemal@sa.ntnu.no påse at arkiver er satt til 12 måneder at epost er valgt som prioritet 1, semesteradresse/hjemsted som prioritet at begge epostadresser er valgt velg «sett som default» slik at valgene huskes til neste gang Trykk ok for å gå tilbake til rapporten for å se brevene 1.4. Grunnlaget viser flere rader pr. student, dvs. en rad for alle emner som inngår i graden, men dette trenger vi ikke bry oss om Språk/målform står på automatisk, så studenten vil få henvendelsen på riktig språk

7 Ettersom samme person kommer flere ganger i grunnlaget er det viktig at valget «Kun et brev/en melding pr student» er haket av Ved å velge en student i grunnlaget, kan du enten i brev eller epost se meldingen som vil gå til studenten når du velger å sende ut For å sende ut meldingene velger du skriv ut (CTRL+P), hvorpå du vil få opp nesten samme dialog som i punkt 1.3. Sjekk punktene nevnt i dette punktet og avslutt med å trykke «skriv ut/send melding». Eposten legges direkte til utsending og eventuelle brev åpnes i et pdf-dokument på pcen din Meldingen til studenten vil finnes i studentens dokumentarkiv som kan finnes i nedtrekksmenyen i Student samlebilde ved behov. Meldingen inneholder informasjon om når og hvor meldingen ble sendt, samt gjengir innholdet i denne. 2. Tilbakemeldinger og reservasjoner 2.1. Nå er det bare å vente på tilbakemeldinger for studenter som ønsker utsettelse av utstedelse av vitnemål i 14 dager (kalenderdager) 2.2. Eposten til student gikk fra adressen vitnemal@sa.ntnu.no, og svar på denne vil gå direkte inn i Ejournal 2.3. Ved tilbakemelding om utsettelse av utstedelse av vitnemål må følgende gjennomføres: Åpne bilde Utdanningsplan, fane Vitnemål og DS. Klikk Legg til under punktet Utsettelse av vitnemålsutstedelse. Sett inn dato, fyll inn merknadsfelt og journalnr med saksnummer fra ejournal. Sett nederst dato for når vitnemål tidligst skal utstedes Studierett må opprettes (emnestudierett) dersom studenten ikke er aktiv på annet studieprogram Sett J i boks Ferdigbeh. i Oppnådd kvalifikasjon og overfør til protokoll Svar studenten om at henvendelsen er registrert Brevtekst bokmål pr

8 «Hei {FORNAVN} {ETTERNAVN}, Du har oppnådd bachelorgrad ved NTNU. Vi vil snart produsere vitnemål til deg. Utdanningsplanen din i {STUDIEPROGRAMNAVN} {STUDIEPROGRAMKODE} danner grunnlag for den oppnådde graden. På Studentweb kan du se hva som inngår i graden. Det er bare emner som ligger i utdanningsplanen, som blir med på vitnemålet. Andre emner kommer med på en vanlig karakterutskrift som du kan bestille på Studentweb. Du har anledning til å utsette utskrift av vitnemålet ditt i inntil 2 semester dersom du skal forbedre karakteren din i noen av emnene som inngår. Du kan ikke endre sammensetningen av graden i reservasjonstida. Dersom du ønsker å reservere deg mot utskrift, må du svare på denne henvendelsen innen 14 dager. Hvis du ikke gir oss beskjed innen 14 dager, vil vitnemålet bli produsert. Etter dette kan ikke sammensetninga av graden endres. Vitnemålet sendes til den semesteradressa du har registrert på Studentweb. Det er derfor viktig at du oppdaterer semesteradressa di så den er riktig til enhver tid. Vitnemålet sendes rekommandert og må hentes ut fra postkontoret av deg eller noen du har gitt fullmakt til, innen 14 dager etter at du har fått melding om at det er kommet til postkontoret. Vitnemål som ikke hentes innen fristen, sendes i retur til NTNU. Med vennlig hilsen {SAKSBEH_NAVN} {SAKSBEH_STILLING} «At studenten har fått registrert en vitnemålsutsettelse hindrer ikke at gradsfangstrutinen fanger opp studenten og oppretter Oppnådd kvalifikasjon, men det vil ikke være mulig å produsere selve vitnemålet. En utsettelse av utskrift av vitnemålet er ikke til hinder for at en registrerer oppnådd kvalifikasjon og overfører denne til protokoll graden er oppnådd. Slike gradsoppnåelser skal derfor registreres, slik at de blir rapportert korrekt. Forbedring av karakter Når vitnemålstildeling er utsatt på grunnlag av ønske om å forbedre en eller flere karakterer, sier den nasjonale malen for vitnemål at det i slike tilfeller skal opplyses i en merknad i Grunnlag for vitnemål hvilken karakter som er forbedret. Dette gjøres enkelt ved å sette en J i feltet «Forbedret etter oppn.» i underbildet «Emne» enten i bildet «Oppnådd kvalifikasjon» før den overføres til protokoll, eller i bildet «Oppnådd kvalifikasjon protokoll» dersom den allerede er overført. Dette fører til at karakteren på Grunnlag for vitnemål får en nummerert fotnote som forteller at karakteren er forbedret etter at graden var oppnådd. NB: for å «oppdage» disse tilfellene er det lurt å kjøre Vitnemålsdokumenter for Vitnemålsutsettelser først. Slå opp studentene i Oppnådd kvalifikasjon protokoll for å se om karakter er forbedret etter gradsoppnåelse, samt registrering. (se studnr )(eksempel b.sv bpsy) (For studenter med gradsoppnåelse før er dette ikke aktuelt, kun etter innføring av ny mal)!

9 Bachelor gradfangst Utplukk husk hake for beregn oppnådd dato etter UHR-modell. Bruk oversikten her til å endre kvalifikasjon til B.HF, B.sv og B.REAL i Student samlebilde (Hele) feltet Grad på studenter med oppnådd grad før Dette medfører at studentene får riktig kvalifikasjon. Disse studentene skal foreløpig ha vitnemål etter gammel mal.