Web Tips #2 november 2011

Transkript

1 Web Tips #2 november 2011 Denne gangen tar vi for oss hvordan dere som er satt opp med trener-rollen (trenere, lagledere, koordinator, webredaktører, etc) går til veie for å oppdatere spillere på laget (lagene) dere har ansvar for og hvordan nye spillere blir lagt inn for godkjenning i systemet. Websidene (123klubb) er Sandnes Ulf sitt offisielle medlemsregister fra og med 2012, så er det særdeles viktig at informasjon om spillere og resurspersoner for laget er korrekte og holdes oppdatert. Tips # 2:1 Oppdatering av spillere på laget Dere logger inn med trener rollen som forklart i Tips#1, for å få tilgang til redigeringsverktøyene for laget deres. I redigeringsmeny på lagets hjemmeside holder dere musepekeren over Administrere, slik at undermeny for denne vises, og velger her undermenyen Spillere (se under):

2 Dere kommer da inn på listen som viser alle spillere som er registrert på laget. For å se registrerte data for en utvalgt spiller, klikke på forstørrelsesglasset til venstre for navnet på spilleren. Her kan dere oppdatere registrerte detaljer for spilleren; Adresse, Postnummer, e-post adresse (kontakt e-post, foresatt), fødselsdato, telefon, mobil (foresatt), mobil#2 (spilleren), Mail#2 (spilleren), Drakt#, samt legge til tilknytning til registrerte foreldre. Husk å lagre forandringer! Hvis dere da skal legge til (eller fjerne) en spiller som da allerede er registrert i klubben fra før av (for eksempel en spiller som bytter fra/til annet lag eller som starter på nytt etter å ha sluttet på laget), går dere inn på linken Administrere spillere (se over). Denne linken tar dere videre til en søkbar liste over personer i databasen, hvor alle spillerne som allerede er registrert på laget ligger først i listen (og med hake i boksen til venstre for navnet), samt at resten av listen er filtrert basert på fødselsår for aktuelt lag. For å fjerne en spiller fra laget, klikke på haken i boksen for å fjerne denne og deretter knappen Oppdater lengst opp i listen. Legge til spiller som allerede er registrert i systemet, men ikke knyttet til laget, gjøres på samme måte, ved å klikke på boksen slik at haken vises og deretter klikke på Oppdater knappen.

3 Hvis dere ikke finner spilleren som skal legges til i listen, (mangler gjerne innlagt fødselsdato eller er født året før eller året etter), så kan listen filtreres på annen måte ved å fjerne årstallet i F.dato søkefeltet og ved å legge inn de tre første bokstavene i Fornavn og/eller Etternavn søkefeltene og trykke Enter på tastaturet. Når dere er ferdig med å legge till/fjerne spillere ved å legge til/fjerne hake i boksene, klikke på Oppdater og deretter Tilbake knappen. Dere kommer da tilbake til spillerlisten som nå skal være oppdatert i henhold til utførte korrigeringer. Tips # 2:2 Legge til Nye medlemmer Det er ny prosedyre for innmelding av nye spillere til Sandnes Ulf - Breddeavdelingen, hvor første del med innhenting og registrering av data i sin helhet nå blir administrert av lagets lederteam. Lagleder/trener informerer spilleren/foresatte om at det ligger elektronisk Innmeldingsskjema på våre hjemmesider som skal brukes for registrering av data. Det letteste er da å informere om at de skal gå inn på og klikke på linken til Breddeavdeling sine sider. Her finner de en egen Link til elektronisk (excel) innmeldingsskjema i venstremeny på hovedsiden.

4 Utfylt skjema skal da fortrinnsvis sendes til lagleder/trener/webredaktør på aktuelt lag, som legger inn data som vist under og deretter sender skjemaet videre til klubbsekretær med info om at spilleren ligger inne til godkjenning i systemet. Som trener/lagleder/webredaktør, og som mottaker av innmeldingsskjema, går dere inn samme sted som vist i tips#2:1 under Administrere og Spillere og klikker her på linken Nye medlemmer nederst i bildet. I skjema som da vises til høyre på siden legges det inn obligatoriske data fra innmeldingsskjema, som da er: Fornavn (inkludert eventuelle mellomnavn) Etternavn (kun ett) Adresse, Telefon Mobil nr (hovedkontakt nummer) Fødselsdato og velg kjønn E-post Adresse (hovedkontakt) Postnummer

5 Klikke på Lagre knappen og eventuelt Ny/tøm knappen, hvis dere skal legge inn flere personer. NB! Foresatte legges ikke inn ved denne første gangs registrering av spillere. Nå sendes kopi av innmeldingsskjema til Klubbsekretær, med info om at spilleren er lagt inn for godkjenning i systemet. Klubbsekretæren (eller den i klubben som får oppgaven) sjekker at personene ikke ligger i systemet fra før av og godkjenner personene i databasen. Spilleren vil nå ligge i listen over spillere (se Tips#2:1) og eventuelt ekstra detaljer, så som mobil#2 og epost#2 (spilleren), kan legges inn fra Innmeldingsskjemaet, sammen med registrering av foresatte. Foresatte legges inn/knyttes til spilleren ved å editere spilleren (dvs via Administrere Spillere forstørrelsesglasset siden om navnet og deretter linken Legg til foreldre ). NB! Søk alltid etter personen i databasen, før dere legger inn nye data, slik at vi unngår dobbeltregistrering av personer. Legg inn de første 3 bokstavene i fornavn og etternavn og klikke på SØK. Se på detaljene til personen ved å klikke på aktuelt navn under søkeresultat.

6 Hvis detaljene er riktig fra et treff i søket, brukes denne som foresatt ved å klikke Registrer. Du kan også redigere detaljene til en funnet person i dette skjemaet, også etter at denne personen allerede er knyttet til en spiller som foresatt (NB! Hver da sikker på at det er riktig person). Hvis personen ikke ligger i databasen fra før av, legges korrekte detaljer inn fra innmeldingsskjemaet og deretter klikkes Registrer, slik at personen blir registrert som ny person i databasen. Lykke til med oppdatering av spillerne på laget og med å melde inn nye medlemmer. Hvis dere får noen problemer, ikke vær redd for å spørre om hjelp. Neste tips e-post (Tips #3) vil vi se på hvordan en legger inn nyheter på lagets hjemmeside og hvordan profilbilder legges inn i systemet. MVH Sven (Webadministrator)