123Sport brukerveiledning Lagleder/Trener rollen

Transkript

1 123Sport brukerveiledning Lagleder/Trener rollen For fullstendig brukermanual, se under Min Side > Brukerveiledning Hvorfor er det viktig at lagleder/trener kan noe om 123sport og bruken av Skogstrand.org sin hjemmeside? Laglistene i 123sport danner grunnlaget for all fakturering av alle treningsavgifter. Uten oppdatert lagliste vil klubben gå glipp av viktige inntekter. Bruk av lagliste og lagets sider i 123sport er også et bra verktøy for å administrere kommunikasjonen mot foreldre og spillere, samt ha oversikt over lagets kamper og treninger. Videre er bruken av 123sport et verktøy som gjør at det er enkelt å overføre informasjon ved bytte av lagleder/trener. Informasjonen befinner seg på klubbens hjemmesider og ikke på en enkelt persons pc Innhold Administrere spillere på ditt lag... 2 Endre informasjon om en spiller... 2 Legge til spiller... 2 Fjerne spiller fra lag... 3 Legge til ny spiller som ikke finnes i medlemsregisteret Oppdatere lagkalender... 5 Faste treninger:... 5 Andre treninger/aktiviteter... 5 Administerer kamper:... 6 Publisere nyheter på egen lag -side og Facebook Sende meldinger via 123sport / Min Side... 9 Innmelding av nye medlemmer via hjemmesiden skogstrand.org

2 Administrere spillere på ditt lag Velg rolle trener etter at har logget på via: Min Side >Velg Rolle > Trener Liste over registrerte spillere vises da som viste nedenfor. Ved å klikke på hhv forstørrelsesglass eller fotball kan info om spilleren legges inn/endres. Endre informasjon om en spiller Editere: Her legges/endres opplysninger om spillers adresse,telfonnr, mail. Merk også at her kan du registrere info om foreldre også. Nyttig hvis du vil bruke systemet til å sende fellesmail ut til foreldre. Profil Her kan sportslig info om spilleren legges inn. Legge til spiller Dersom det skal legges inn en ny spiller på laget velg Administrere spillere... som står rett under laglista. Da kommer du til en ny side hvor du kan søke i medlemsregisteret etter spillere. Som standard vises alle medlemmer som tilhører samme årskull som ditt lag. 2

3 Kryss av for den spilleren du vil legge til laget og trykk Oppdater. Ved å bruke Søk feltet kan du for eks fylle ut bare fornavnet og lista vil da vise alle meldemmer i klubben med det fornavnet. Fjerne spiller fra lag Fjern avhuking for spiller og trykk Oppdater. spilleren er nå ute av laget, men vil fortsatt være registrert i medlemsregisteret men ikke være tilknyttet ditt lag. En spiller kan for eks være tilknyttet flere lag. Legge til ny spiller som ikke finnes i medlemsregisteret. Dersom ny spiller ikke finnes registrert, må du gå tilbake til forrige side (laglista). Kan for eks gjøres <Pil tilbake> i browser. Velg så Nye medlemmer (nederst på siden). og følgende side vises: 3

4 Fyll ut mest mulig opplysninger, men mekr spesielt at: i. Epost og mobil blir benyttet av klubbledelse til fakturering på og SMS til spilleren, så her bør du legge inn en foreldre. Spillerens /mobil legger du inn som epost2 og mobil2 etter at medlemmet er godkjent av klubbledelsen ii. Fødselsdato skrives dd.mm.yyyy. d. Klikk Lagre e. Klikk Ny/tøm dersom du skal legge inn flere spillere 6. Administrasjonen i klubben vil opprette den nye spilleren som medlem, og vedkommende vil da legges til i den ordinære spillerlisten til laget ditt. Du kan deretter legge inn mer informasjon på spilleren som epost2 og evt foresatte Fyll ut alltidut ALLE felter og trykk Lagre. Registreringen sendes nå til WebAnsvarlig for klubben for videre behandling. For å kunne legge spilleren til laget må først spilleren registreres som medlem av klubben. Det gjøres kun av web ansvarlige. De opplysningene som du har lagt inn blir kontrollert av web ansvarlig. Denne kontrollen må gjøres for å sikre at vedkommende ikke er registrert før, samt for oppdatering og ev. utsendelse av medlemsavgift/treningsavgift. 4

5 Oppdatere lagkalender Faste treninger: Faste treninger på bane settes opp av Webansvarlig for de ulike idretter. Når det er gjort vil treningstidene vises i lagets kalender. Andre treninger/aktiviteter Andre treninger eller aktivteter for laget kan legges inn manuelt via Min Side>Treninger>Administrere Legg inn dato, tidspunkt, sted og ev kommentar og trykk lagre. Aktivit vises da i kalenderen, samt på lista til venstre i bildet. 5

6 Administerer kamper: Trener / lagleder kan legge inn i lagets kalender alle planlagte kamper via Menyvalgene Min Side > Administrere > Kamper Her kan treningskamper / cupdeltagelse etc planlegges og registreres. Resultater kan skrives inn etter kamp. Registreringen vises i lagets kalender. For mer info om bruken se brukerveiledning Anm:For fotballen blir terminfestede kamper automatisk lagt inn i kalender via et eget abonnement mot fotball.no. Dette krever imidlertid at dette er aktivtert på lagets side via Administrasjon > Speaker Synk. Se veiledning/hjelp på 123sport for rollen trener/koordinator for detaljer Håndballen må gjøre dette manuellt da de har valgt å ikke abonnere på tilsvarende funksjon mot håndball. 6

7 Publisere nyheter på egen lag -side og Facebook. Velg Min Side > Administrere > Nyheter (rolle som trener) Du får da opp en side hvor følgende fylles ut: Tittel: Tittel på nyhet: Eks Vintertrening Ingress. Noen innledende ord om hva nyheten/artikkelen inneholder. Dette er info som vises på laget hjemmeside. Nyhetstekst er området hvor artikkelen skrive. Det er den teksten som vises når du trykker artikkelens overskrift. Det kan også legges til bilder eller andre vedlegg. Til slutt oppgis det hvor artikkelen skal publiseres. Hvis den skal være åpne for alle på lagets hjemmeside, så trykk offentlig, hvis den bare skal vises for de som er pålogget siden (i dette tilfellet junior). Normalt er alle artikler offentlige. Ønsker du at artikkelen også skal vises på klubben hjemmeside/forside velg Forespør til forside. Klubben webansvarlig vil da kunne publisere denne artikkelen direkte på forsiden. Valget alltid øverst vil gjøre at artikkelen alltid vil ligge øverst på lagets hjemmeside, selv om andre nyheter publiseres senere. Trykk til slutt LAGRE for å publisere artikkelen. Tøm skjema benyttes for å lage en ny artikkel. Eksisterende artikler kan redigeres eller slettes nederst på siden til å velge artikkel. når som helst. Bruk da lista helt 7

8 Publisere til Facebook. Alle artikler som er publisert på skogstrand.org kan sendes til Facebook sider. Velg da Send fanen rett under artikkelen. Du trenger ikke å være innlogget som 123sport bruker, men du blir bedt om å logge deg på Facebook. Du kan da sende artikkelen til for eks en Facebook gruppe som du er medlem av. De fleste lagene i Skogstrand bruker Facebook grupper for å kommuniserer med spillere og foreldre. Eksempel: 8

9 Sende meldinger via 123sport / Min Side Dersom du har oppdaterte lister over spillere med riktig adresse, kan du enkelt sende ut via 123sport sidene til til lagets spillere (eller dere foreldre, hvis foreldrenes adresse er den som er registrert på spilleren). Husk også at for alle spillere kan også foreldrenes adresse registreres i tillegg ( se kap 1) Da kan meldning gå både til spiller og foreldre. Funksjonen kan benyttes til både sms og mail. SMS koster penger og krever at klubben har betalt inn et beløp på forhånd til 123sport. Mail er gratis. SMS er derfor ikke tatt i bruk av klubben og er derfor ikke tilgjenglig. Dersom du som lagleder/trener ønsker SMS funksjon, ta kontakt da med klubbens fotball eller håndball leder. Prosedyre: Logg inn som trener/lagleder, velg Min Side og Send Melding Fyll ut meldingsfeltet og huk av for for de som skal ha meldingen og trykk Send melding Merk at øverste linje under mottakere inneholder muligheten for å sende til alle. 9

10 Innmelding av nye medlemmer via hjemmesiden skogstrand.org Finnes under menyen Klubben- Inn og Utmelding Skjemaene kan benyttes av alle som ønsker å melde seg inn. Det kreves ingen innlogging. Derfor kan lagleder/trener for et lag bare henvise til dette skjemaet og la foreldre/spillere fylle det ut eller lagleder gjør dette selv. Dette er et alternativ til at lagleder logger seg inn og gjør jobben via 123sport sine sider for administrasjon av lag. Det finnes ulike skjemaer tilpasset de ulike idretter. Eks. Skjema for innmelding håndball Skjemaet vil da vises hos den som logger seg på med rettigheter som Klubbadministrator eller Regnskapsansvarlig. Registrert person vil da kunne legges rett inn i medlemsregisteret og vil da også normalt bli koblet til et lag som en del av registreringsjobben. 10

11 11