Superbrukerkurs i godkjenning/innpassing Adelheid Mortensen Huuse

Transkript

1 Superbrukerkurs i godkjenning/innpassing Adelheid Mortensen Huuse

2 Informasjon om kurset Gjennomgang av godkjenningsmodulen: Mange nyheter i FS7.3, FS7.4 og FS7.5 Gjennomgang av godkjenning av delstudier i utlandet: Forhåndsgodkjenning Innpassing av delstudier Gjennomgang av et par andre konklusjoner Innpassing av eksterne studier/individuelle tilpasninger av utdanningsplaner i bildet Utdanningsplan (Programstudentmodulen) Rapportering til Lånekassa og GAUS (Resultatutveksling) 2

3 Informasjon om modulen Godkjenningsmodulen: 2 hovedbilder, 6 rapporter En av de minste modulene i FS Bakenforliggende kodebilder (Kodemodulen) Tilpasning av utdanningsplan skjer i bildet Utdanningsplan (Programstudent) All funksjonalitet for redigering av utdanningsplan er tatt bort fra Student samlebilde 3

4 Brukerdokumentasjon for utveksling og godkjenning Del 13 Godkjenning av ekstern utdanning (under oppdatering) Rutinebeskrivelse for godkjenningssaker (under oppdatering) Pluss at mer er på gang; følg med Programstudentdokumentasjonen er dessverre helt utdatert, og må skrives på nytt fra grunnen av det vil det ta tid å få på plass. 4

5 Godkjenning Svært mange forskjellige typer godkjenningssaker Både innpassing av internt avlagt utdanning, ekstern norsk utdanning og ekstern utenlandsk utdanning tatt både før og underveis i studieprogrammet Godkjenning av hele grader Realkompetanse (ny) Forkunnskapskrav (ny) Fritak for vurderingskombinasjon Emneoverlapp 5

6 Godkjenningssaker (Utvekslingsperson) Godkjenningssak samlebilde Person eksternstudium samlebilde Utdanningsplan Framvisning av utdanningsplan i Student samlebilde kommer i FS

7 Godkjenningsaktype (Kodemodulen) Felleskoder: FORHÅND (Lånekassa) INNPASS (Lånekassa) FORKUNNSK REALKOMP ANNET 7

8 Godkjenningssak samlebilde Informasjon rundt selve saksbehandlingen og vurderingene/konklusjonene i saken Tilrettelagt for mottak av søknader opprettet i StudentWeb 3 Underbildet Eksternstudium angir sammenhengen med eksternstudiet som saken omhandler (viktig!) Gule felt må fylles ut, men utfyllingen i de blå er også svært viktige (rapportering) Studiepoeng som skal rapporteres til Lånekassa registreres i underbildet Omfang strenge kontroller på omfangsfeltene (formalitetskrav) 8

9 Godkjenningssak høyre side Muligheter for avgrenset søk Dokumenter: Visning av saker i dokumentarkivet Søknad: visning av søknad fra StudentWeb 3 (har ingen funksjon før StudentWeb 3 med mulighet for å opprette søknader er satt i produksjon) Saker for person: Oversikt over alle godkjenningsakene som er registrert på personen som er aktiv i bildet Saker søkt fram: Viser alle sakene som er søkt fram med mulighet for å gå til den saken man er interessert i 9

10 Godkjenningssak underbilder (konklusjoner) Eksternstudium Omfang Jevngod med grad Realkompetanse (ny funksjonalitet) Fritak vurderingskombinasjon Emneoverlapp Forkunnskapskrav (ny funksjonalitet) Utdanningsplan (overgang til bildet Utdanningsplan) (Tilrettelagt for funksjonalitet for Learning Agreement en gang i framtiden) 10

11 Person eksternstudium Et bilde for registrering av rådata til bruk i godkjenningssak og innpassing Vurdering og tilpasning av resultatene skjer først i godkjenningssak og utdanningsplan (reduksjon i studiepoeng og lignende) Tilrettelagt for mottak av eksterne resultater (resultatutveksling) 11

12 Person eksternstudium Øvre del: person og eksternt sted OBS: kun én forekomst per eksternt sted per person Nedre del: Resultater emner, kvalifikasjoner, praksis og delstudier (samling av flere emner) Anbefaling: Innpass som karakter på eksterne emner Bruk knappen Registrér resultat Mulig å legge inn emner før studentene reiser på utveksling (Planlagt) Resultatene som registreres kan innpasses i utdanningsplan og framkomme på vitnemål (viktig hva som skrives inn) 12

13 OBS: Mye begrepsforvirring på området Fritak vs. innpassing og emneerstatning: Begrepene brukes forskjellig/om hverandre i lover og regler og varierer fra lærested til lærested Det som i deres interne regler beskrives som fritak kan godt være innpassing/emneerstatning i FS. Heng dere derfor ikke opp i ordene, men i ønsket resultat av registreringen. Med unntak av fritak for vurderingskombinasjon er fritak som begrep fjernet fra FS Det kan ikke angis hva studenten skal slippe å avlegge, men hva studenten faktisk har avlagt på vitnemålet 13

14 Delstudier i utlandet - forhåndsgodkjenning Sak opprettes automagisk ved opprettelse av utvekslingsperson Feltarbeid og praksisopphold ferdigbehandles også automagisk (omfang kan endres dersom studiepoeng skal avlegges under oppholdet) Opphold av typen STUDIER må ferdigbehandles i Godkjenningssak samlebilde Det er mulig å legge inn planlagte emner i Person eksternstudium Antall studiepoeng (normert) som tilsvarer oppholdets varighet legges inn i feltet Omfang Lånekassen Selv om saken er ferdigbehandlet kan saksbehandler fortsatt jobbe med og gjøre endringer i saken, dersom det skjer endringer underveis i studentens utenlandsopphold 14

15 Rapportering av forhåndsgodkjenninger til Lånekassa Ny funksjonalitet utviklet både hos Lånekassa og i FS. Satt i produksjon , men får størst virkning for utreisende studenter høsten 2014 Webservice Ny funksjonalitet erstatter bruk av D-skjema på papir Studenten søker om støtte til delstudier på Lånekassens nettsider Saksbehandler i Lånekassen søker i FS-basen til lærestedet hvor studenten er tatt opp om det er opprettet en utvekslingsperson og registrert og behandlet en forhåndsgodkjenning av delstudiet Forhåndsgodkjenningssak oppstår automatisk ved opprettelse av utvekslingsperson (som i dag) Data til Lånekassa hentes fra Utvekslingsperson og Godkjenningssak Forhåndsgodkjenningen må ha status BEHANDLET med dato og verdier i underbildet Omfang for at Lånekassen skal kunne hente data til søknaden Nye interne rutiner for registrering av forhåndsgodkjenning i stedet for D-skjema. Kort tidshorisont - registreringer i FS bør skje samtidig som studenten får beskjed om opptak, slik at man slipper manuelle papirløsninger Studentene søker normalt Lånekassen om støtte med det samme de får beskjed om opptak 15

16 Delstudier i utlandet endelig godkjenning Viktig: Ny sak opprettes ut fra forhåndsgodkjenningen med knappen Generer innpassingssak Forhåndsgodkjenningen skal ikke endres til en innpassingssak! Status behandling må settes til BEHANDLES for at man skal kunne benytte seg av all funksjonalitet i underbildet Omfang 16

17 Endelig godkjenning forts. For at saken skal kunne rapporteres til Lånekassen må den være tilknyttet utvekslingssaken: Utvekslingsavtale (Avtaleid) Dato fra (utreisedato) Dette må registreres manuelt i en overgangsperiode (der data ikke finnes på forhåndsgodkjenningen), men vil bli forhåndsutfylt i nye saker 17

18 Endelig godkjenning forts. Eksterne resultater må registreres i Person eksternstudium Bruk Registrér resultat Innpass Registrering av omfang: Eksterne resultater som skal inngå markeres i nedre del av bildet Knapp for å legge inn summert antall studiepoeng fra nedre del i omfangsfeltene Ønskes færre studiepoeng registrert, legges dette inn manuelt i feltene 18

19 Endelig godkjenning forts. Ferdigstilling av saken: Status behandling: BEHANDLET Ferdigbehandlet dato Strengere kontroller for endring av omfang etter at saken er ferdigbehandlet (kreves egne valideringer) Årsak til endring av omfang må settes (som i vurderingsprotokollen) 19

20 Nye brukerroller FS_GODKJ2: Endring av Omfang totalt etter at det er lagret med status BEHANDLET FS_GODKJ3 Endring av Omfang Lånekassen etter at det er rapportert til Lånekassen 20

21 Rapportering av delstudier til Lånekassa Funksjonaliteten lite endret fra tidligere Rapport som normalt går til Lånekassen hver 14. dag Eget felt for å angi studiepoeng som skal rapporteres til Lånekassa Saken må være knyttet til en utvekslingsperson Streng kontroll på endring av omfang etter at det er rapportert (som ved rapportering av eksamensresultater) 21

22 Realkompetanse Helt ny funksjonalitet Tekst i feltet Navn original: og Navn engelsk: kommer på vitnemålet UHR har anbefaling i forhold til hva som skal stå på vitnemålet i sin nye vitnemålsmal Registreringene tas med i kontrollene som gjøres rundt godkjenning av plan Mulig å innpasse i utdanningsplan i bildet Utdanningsplan 22

23 Forkunnskapskrav Ny funksjonalitet Mulighet for å registrere oppfylte forkunnskapskrav to veier: At studenten oppfyller alle forkunnskapskravene til det oppgitte emnet At studenten kan ta emner som har det oppgitte emnet som forkunnskapskrav 23

24 Individuell tilpasning av studentens utdanningsplan All individuell tilpasning av studentens utdanningsplan registreres i bildet Utdanningsplan i modulen Programstudent All funksjonalitet for tilpasning av utdanningsplan i Student samlebilde er tatt bort Underbilde for visning av innhold i studentens utdanningsplan kommer i FS (på vei ut i demo) Permisjoner skal fortsatt redigeres i Student samlebilde. Men redigeringer i utdanningsplan som følge av permisjoner skjer i bildet Utdanningsplan. 24

25 Individuell tilpasning for enkeltstudenter Innpassing av interne og eksterne resultater i utdanningsplan Mulig å dele eksterne resultater mellom flere emnekombinasjoner Innpassing av planlagte resultater Erstatning av interne emner i plan Innpassing av realkompetanse Behandling av planelementer Opptak til veivalg og studieretninger Opptak til emneprioritering Merknader på vitnemål/ds med mer Mye ny funksjonalitet i ett bilde bli kjent med dem! 25

26 Individuell tilpasning for enkeltstudenter Endringsfunksjoner: bytte starttidspunkt, kull og program Planlagt slutt: forsinkede studenter (settes i Student samlebilde) Studentstatus (databasejobber i FSSYSTEM) 26

27 Utdanningsplan Utdanningsplan m.m. på venstre side av bildet Elementer og resultater som skal legges inn i planen på høyre side av bildet Ved å klikke på ønsket forekomst på enten høyre eller venstre side av bildet, legges det inn i arbeidsområdet for redigering Vanlig FS-funksjonalitet for lagring og sletting 27

28 Innpassing av eksterne emner Stort sett samme funksjonalitet som tidligere fantes i Student samlebilde Nytt: Innpasset på grunnlag av godkjenningssak: (nummer settes automatisk dersom man har gått direkte over i bildet fra en godkjenningssak) - og/eller innpassingsregel: Funksjon for å angi innpassing av emner etter faste regler, eksempelvis Ex.phil og Ex.fac. Reglene opprettes som lokale koder. Ved resultatoverføring tas eksterne karakterer med i overføringen. Dersom eksterne karakterer ikke skal angis på vitnemål bruk Resultat Innpasset på vitnemål: = J. J er defaultverdi. 28

29 Godkjenning relevante rapporter FS Godkjenningsopplysninger (individrapport) FS Godkjenningssak for studieprogramstudent FS Studentopplysninger FS Studentopplysninger med utdanningsplan FS Utdanningsplan for student FS Godkjenningssak FS Godkjenningssak - konklusjoner FS Godkjenningssak saksbehandling FS Eksternt studium Personrapport 29

30 Rapportering til GAUS (nye NAG) Ny nasjonal database for godkjenningssaker settes i produksjon om kort tid Basert på god søkefunksjonalitet Saker fra FS vil bli eksportert ved nattlige kjøringer til den nye basen Gamle saker skal overføres til den nye basen NOKUTs saker skal inn i samme base (på lengre sikt) Blir første webapplikasjon utviklet av Samarbeidstiltaket FS med mulighet for innlogging med ID-porten (men foreløpig bare Feideinnlogging) 30

31 GAUS 31

32 Kommer: Noen mindre detaljer i Godkjenningssak samlebilde Varsel dersom Lånekassen ikke finner forhåndsgodkjenning på student Learning Agreement (avhenger av arbeid under Erasmus +) Noen mindre detaljer i bildet Utdanningsplan Rapportering av saker fra FS til GAUS Resultatutveksling (høsten 2014) Opprettelse av søknader i StudentWeb (desentral datafangst og elektronisk saksflyt) Oppdatert brukerdokumentasjon Oppdatert rutinebeskrivelse 32

33 Takk for i dag! Kursevaluering: Aktiviteter Superbrukerkurs Kursevalueringsskjema Ønsker ang. høstens superbrukerkurs sendes via FS-kontaktperson til fs-support@usit.uio.no 33