Aktivitetsdekomponering Utenlandske søkere. Felles Studentsystem Versjon Behandle utenlandske søkere

Transkript

1 Aktivitetsdekomponering Versjon utenlandske søkere 1.1 søknader til gradsprogrammer; Kvote og selvfinans 1.2 Free movers 1.3 utvekslingssøkere Forberede opptak Pre-søkere søkere Avventer med denne gruppen søkere Vedlikeholde innreisende utreisende

2 1.1.1 Forberede opptak studietilbud Publisere tilbud/ informere Tilrettelegge for søking - systemting etc kontakt med avtaleinstitusjon for kvote - koble avtale til en søkn.alt. i silingsprosessen - kunne angi at bilateral avtale kan også brukes på kvote. En avtale kan inngå i flere typer opptak og flere/ noen semestre. Angi på en avtale at der er kvoteplasser Kontakt med: - Bistandsdep. - Lånekassa - NORAD Avklare antall kvoteplasser fra det enkelte land Avklare søknadsfrister for kvotesøkere og for egenfinansierte søkere Hvilke tilbud - Frister - Mastergrad brosjyrer - Hvem som kan søke - Mulighet for å legge inn pr. opptak fleksibel tekst - Opptakskrav - Visumregler

3 1.1.2 presøkere Motta presøknad med nødv. info Foreta siling Avvise søkere Overføre søkere til FS Motta søknad fra personer som får lov å søke - webløsning - opptakskrav - institusjon en har studie fra (valg fra liste) - egenfinansiert/ kvotefinansiert - søknadsalternativ - personinfo - Søker bekrefte å ha lest opptakskravene - Reg. tidligere utd. på vgs-nivå og HU-nivå - kunne velge om de vil være søkere selv om de ikke får stipend - Felles nasjonale silingskriterier? - Automatisk siling EGET MØTE! - informere de som ikke går videre - informere de som går videre (og hva de skal gjøre) UiO gir tilbakemeld. etter at fristen er gått ut. UiB gir svar med en gang. - som kommer gjennom silingen - mer info fra søker - innlasting via XML - kvittering/omslagsark sendes til søker pr. e-post, evt. Laste ned via Søknadsweb - generere FS-søkernr Selvfinans: - krysse av bachelor, finansiering, engelskkunnskaper - forkunnskapskrav i form av grad - stud.prog. spes.krav - Master.opptak Kvotesøkere: - samme info som for selvfinans - må knytte til kvoteavtale, land, inst. - ikke krav om finans - søknadsalternativ Bedre muligheter for å tilpasse egne tekster i Søkweb (spesifisere opptakskrav, finanskrav for selvfinansierende etc. Tilsvarende StudentWeb Kvote- og selvfinansierende kan være separate opptak, med ulike spm til søkeren og egne søkn.frister Sende inn elektronisk søknad sammen med elektronisk dokumentasjon. Videre bes godkjente sende inn originaldok.

4 1.1.3 søkere Saksbehandle søknad Tilbuds/ avslagsbrev Klagebehandling Motta JA-svar Gi opptak Ekstern rapportering Som for vanlige søkere. Spesifisere hvilken dok. som må sendes Inn og hvordan det skal sendes inn. Omslagsark på web, for eksempel en link Reg. at penger er satt inn på konto Gjelder selvfinansierende utenfor EU/ EØS Info til opptatte Mer info til opptatte, brosjyrer, om bolig, oppholdstillatelse Bestille snr til de som får opptak Kvotesøkere opprettes som utv.person og andre Skjer samtidig Kan også Gjelde andre søkere enn kvotesøkere, dvs. Selvfinansierende Opprette som student med studierett SIU DBH SSB UDI Politiet Europeiske program Nordplus rapporteres av SIU videre til KD, NORAD Alle, inkl. kvoter Alle utenlandske studenter Nominering for opph.tillatelse. Blåbrev? FS Vedlegg til UDI (politibrev)

5 1.3.1 Vedlikeholde Avslutte Fornye Opprette nye Informere om Tilrettelegge for Opptak innenfor Forlenge sluttdato eksisterende avtale Kunne markere at disse ikke er godkjent ennå - antall studenter inn/ut - kontaktadresse - studieporgram - informasjon - kategori - funksjon for å laste inn pdf-fil med avtaledok/ ephorte-tilknytning - tekstlig info - kontaktdatabase - info på web - info til avtaleparner - utsending av brosjyrer Legge til rette for generering av opptakstudieprog. for den enkelte avtale. Må kunne reservere mot slik opprettelse - funksjon for å genere avtale. For eksempel har Erasmus et felles avtaleformular.

6 1.3.2 innreisende Forberede opptak Annonsere emner Motta søknad Opprette person I FS og bestille SO-nr søkere Gi tilbud eller avslag ja-svar Gi opptak Opprette som student og utv.person og utenl. person Student melder seg til emner de ønsker Tilbud på emner Frist UiO: for vår for høst søkere utenfor Europa Initiell nominering fra partnerinst. Registrere i FS hvem disse er. Avtaleinst. reg. dette. Foretaksinnlogging i Søkweb. Frist UiO: for vår for høst Rydde i navn (SO har sære regler) Enkel behandling da disse er nominert Nasjonalt system for nominasjon av studenter, med inst. Innlogging. Ref. København unviersitet Publisere Nominerende partnerinst. Få info om hvem som er gitt tilbud/avslag Frist: 25.11/ Frist: 1.12./ 1.7. Rapport over alle utenl. studenter Unntak: Emner med fork.krav Må behandles manuelt via studiekonsulent. Dette er studentens ansvar. Studenter skal angi hvilke emner de ønsker å melde seg til Nasjonalt system for nominering. De skal få søke. Hvilke emner de ønsker opptak til, ønskes å få input på tidlig i opptaksprosessen (Learning Agreement). Søkere oppgi hvilke emner de ønsker å ta etter opptak. Emne sorteres på fakultet, semester. UiB: Emnekoder må komme med i søknaden. Scanning av - fagbakgrunn - kar.utskrift m.m. - motivasjonsbrev - finansiering - kopi av pass Implementeres i Se emnekoder UiB Ønskes som del av opptaksprosessen. Gi tilbud på emner samtidig som tilbud på program

7 utreisende studenter Student søker om å bli nominert Forberede opptaksmodulen søknad Opprette som utvekslingsperson Problem: 1-2 opptakstudieprogram pr. avtale (får mye manuelt arbeid) Bør se på hvordan disse vedlikeholdes Bør kunne angi på avtalen at et eller flere opptakstudieprogram alltid skal eksistere for disse. Som andre søkere? Hvordan skal utd.planen se ut for disse?