UNIVERSITETET I TROMSØ

Transkript

1 Del 6: 1. Formål Klargjøre ansvar - og oppgavefordeling mellom instituttene og fakultetsadministrasjon. 2. Omfang Prosedyrene gjelder for arbeid med inn- og utreisende studenter på fakultets studieprogrammer. 3. Definisjoner En utvekslingsstudent er en student som reiser ut på en utvekslingsavtale og tar deler av sitt studium i utlandet, minimum 3 måneder og maksimum to semestre (Nordplus: 1 mnd 12 mnd). Deltidsstudenter studerer på heltid når de er i utlandet. Studenter som tar fullgradsstudier i utlandet og studenter som tar delstudier i utlandet utenom avtaler er ikke utvekslingsstudenter. Studenter som kun tar enkeltemner ved UiT, eller har avsluttet sine studier omfattes heller ikke av denne ordningen. koordinator: Hvert institutt skal ha en administrativ kontaktperson Fagkoordinator: Hvert studieprogram skal ha en faglig ansvarlig Fakultetskoordinator: Administrativ kontaktperson for profesjonsstudiet i medisin og koordinator for fakultets utvekslingsarbeid. 4. Ansvar og myndighet Fakultetet har ansvaret for å ivareta instituttkoordinatorfunksjonen for profesjonsstudiet i medisin å oppdatere regelverk, herunder tilleggskontrakt for helsefagstudenter å arrangere informasjonsmøter i samarbeid med Avdeling for utdanning å markedsføre studietilbud for inn- og utreisende studenter å arrangere utvekslingsforum på fakultetsnivå å delta på Avdeling for utdanning sitt utvekslingsforum å inneha en støttefunksjon overfor instituttene innenfor opptaksarbeid å ha oversikt over instituttenes utvekslingsavtaler og være støtte for avtaleutvikling

2 å være bindeledd mellom forskningsseksjonen og utdanningsseksjonen når det gjelder internasjonale avtaler/samarbeid å oppdatere helseattest for inn- og utreisende i henhold til Helse Nords krav. ene har ansvaret for å etablere engelskspråklige studietilbud for innreisende studenter å opprettholde kontakt med avtaleinstitusjoner på faglig nivå å ta initiativ til inngåelse av nye avtaler og vurdere fornyelse av eksisterende fagavtaler å oppdatere og publisere engelskspråklige emner og program til studiekatalogen å ha en faglig veiledning til ut- og innreisende studenter, eksempelvis til valg av sted og emner å vurdere opptak av innreisende utvekslingsstudenter og gi veiledning ved bytte av emner underveis ved oppholdet på Helsefak å gi forhåndsgodkjenning av utvekslingsopphold (Learning Agreement) for utreisende studenter å gi endelig godkjenning og innpassing av emner tatt i utlandet å registrere utvekslingsopphold i FS for utreisende studenter å delta på Avdeling for utdanning sitt utvekslingsforum å delta på fakultets eget utvekslingsforum 5. Beskrivelse: Fremgår av vedlagte skjema 6. Registrering og rapportering: Fremgår av vedlagte skjema 7. Referanser: Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø del 5 kapittel NTUTVEKSLING%20VED%20UNIVERSITETET%20I%20TROMSØ.pdf

3 Oppgave Pkt. BESKRIVELSE, KOMMENTAR Tidspunkt Ansvarlig Utføres av 1. Innreisende studenter - Søknad og opptak 1.1 Avdeling for utdanning mottar og registrerer søknader og vurderer om de generelle opptakskravene for utvekslingsstudenter er oppfylt. Søkere registreres i FS og søknaden arkiveres under dokumentarkiv. Learning Agreement oversendes deretter fakultetskoordinator som igjen videreformidler skjemaene til det aktuelle institutt. Fagkoordinator og/eller instituttkoordinator vurderer studieønsker og fagspesifikke opptakskrav. Ved beslutning om opptak, sendes signert Learning Agreement tilbake til fakultetskoordinator. Fakultetskoordinator videreformidler samlet alle opptak til Avdeling for utdanning. Avdeling for utdanning utsteder opptaksbrev til studenten og bekrefter opptaket overfor hjemmeinstitusjonen. Sammen med opptaksbrevet følger Student Contract, 1. mai/1. oktober UiT Fakultet Fakultet UiT Avdeling for utdanning Fakultetskoordinator koordinator Fakultetskoordinator Avdeling for utdanning

4 Information Package, opplysninger om finansiering, visum, innkvartering og etter hvert Preliminary Introductory Programme for International Students. I tillegg skal det følge informasjon om helseattester. Alle søknadsdokumenter arkiveres i FS. - Mottak 1.2 Ved begynnelsen av hvert semester organiserer Avdeling for utdanning i samarbeid med SiTø et mottaksprogram for internasjonale studenter. Fakultetskoordinator blir presentert under programmet, og aktuelle koordinatorer på instituttene skal være med og gi en omvisning på sitt institutt Uka før semesterstart UiT Fakultets- og instituttkoordinatorer - Mottak av studenter som kommer på kortere opphold etter semesterstart 1.3 Studenter som ikke kommer til semesterstart, får ikke den samme sørvis fra Internasjonal kontor. koordinator må derfor sende ut en egen informasjonspakke til disse studentene. Det må ordnes med faddere til studentene, hentes nøkler til bolig, samt hente studenten på flyplassen. I tillegg skal studentene introduseres til fag- og instituttkoordinator, og eventuelt til praksisplass. Etter at studentene har kommet, sendes det ut en e- post til alle innreisende utvekslingsstudenter med navn og e- koordinator koordinator

5 postadresse til alle utvekslingsstudentene på instituttet slik at det blir mulig for den enkelte å ta kontakt med hverandre. NB! Studentene må gi tillatelse til at e- postadresse spres til de andre utvekslingsstudentene. Det arrangeres sosial sammenkomst for utvekslingsstudentene og deres faddere. Det søkes om midler til dette fra UTA. koordinator - Avslutning av utvekslingsopphold 1.4 Ved avslutning av utvekslingsopphold kan instituttene tilby studentene en evalueringssamtale med institutt- og fagkoordinator. koordinator Utsendelse av karakterutskrift og evalueringsskjema Universitetet UTA 2. Utreisende studenter - Informasjonsmøter 2.1 Det utstedes en bekreftelse av studieoppholdet for studenter som har hatt praksisstudier Fakultetskoordinator arrangerer informasjonsmøte i samarbeid med Avdeling for utdanning for alle studenter på fakultetet hvor en går gjennom søknadsprosessen steg for steg, internettsider og stipendmuligheter. Aug./sept. Jan./febr Fakultet/UTA koordinator Fakultetskoordinator

6 Etter dette møtet, har instituttene sine informasjonsmøter hvor en går nærmere inn på de ulike fagavtalene, inviterer studenter til å snakke om sine erfaringer etc. Aug./sept. Jan./febr koordinator/ fagkoordinator - Søknadsprosessen 2.2 Studenter som ønsker å søke om plass på utvekslingsavtaler tar kontakt med instituttkoordinator/fagkoordinator Studenten skal få tilstrekkelig informasjon om spesifikke avtaler, stipendmuligheter, språkkurs og andre forhold som er av betydning for studieopphold i utlandet. koordinator/fagkoordinator retter ved behov forespørsel til vertsinstitusjonen. Fagkoordinator, eventuelt i samarbeid med instituttkoordinator, rangerer søknadene til fagavtalene. Alle søkere vurderes i forhold til faglig og personlig egnethet, samt språkferdigheter der det er relevant. 15. februar/1. oktober. I tillegg til de interne søknadsfristene må studenten forholde seg til de søknadsfristene som er satt av institusjonen det ønskes utreise til. instituttkoordinator/ fagkoordinator Hvert studieprogram følger egne rutiner for rangeringen. ene oversender deretter søknadene til Avdeling for utdanning som videreformidler søknaden/nominerer til vertsinstitusjonen. De vil i tillegg rangere søknader til åpne utvekslingsavtaler.

7 - Forhånds godkjenning 2.3 Alle utvekslingsopphold skal forhåndsgodkjennes av programstyret/fagkoordinator Studenten leverer søknad om forhåndsgodkjenning (Learning Agreement) og vedlegger tilstrekkelig informasjon om kursene som hun/han skal ta i utlandet (eksempelvis emnebeskrivelser og pensumliste). Student Student Forhåndsgodkjenningen skal arkiveres i studentmappa koordinator - Kontrakt 2.4 Før avreise skal hver utreisende utvekslingsstudent undertegne en standardkontrakt med UiT, samt tilleggskontrakt for helsefagstudenter. Disse oppbevares i studentmappa. - Registrering i FS 2.5 koordinatorer er ansvarlig for å legge inn alle utreisende studenter i FS-utvekslingsmodulen. UiT Avdeling for utdanning Student koordinator - Endelig godkjenning 2.6 Etter endt opphold skal studenten søke om endelig godkjenning og en eventuell karakterutskrift registreres i FS. Studenten får deretter beskjed om at Studenten leverer karakterutskrift og evalueringsskjema.

8 utvekslingsoppholdet er endelig godkjent. Studenter som har hatt praksisstudier under utvekslingsoppholdet, får oppholdet endelig godkjent når bekreftelse fra vertsinstitusjonen er levert (eksempelvis Transcript of record eller rapport). koordinator registrerer i FS

9