Retningslinjer for opphold i utlandet: ansvar og rettigheter

Transkript

1 Retningslinjer for opphold i utlandet: ansvar og rettigheter Med Vea-student menes en registrert student med gyldig studierett ved Vea. Vea-studenter i utlandet deles inn i 5 kategorier med ulikt ansvar og ulike rettigheter i forhold til Vea: 1. Enkeltstudenter A. Studenter på privat utenlandsopphold B. Studenter på datainnsamling, feltarbeid,kurs,workshop,utstillinger eller praksis C. Studenter til vertsted 2. Studentgrupper A. Studentorganisert gruppereise B. Gruppereiser organisert av Vea Beredskapsplanen omfatter Vea-studenter på utenlandsopphold av kategoriene 1B-1C og 2A- 2B. Beredsskapsplanen gjelder både heltidsstudenter og deltidsstudenter. 1A Studenter på privat utenlandsopphold Dette er studenter på utenlandsopphold som ikke er forhåndsgodkjent eller eksplisitt anbefalt av veileder eller faglig ansvarlig ved Vea.Denne gruppen studenter har dermed intet ansvar eller rettigheter ovenfor Vea elatert til utenlandsoppholdet. Ingen spesielle rettigheter eller ansvar er knyttet til utenlandsoppholdet 1B Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis Dette er studenter som er i utlandet på datainnsamling, feltarbeid, kurs, workshop, utstillinger eller praksis som er forhåndsgodkjent eller eksplisitt anbefalt av veileder eller faglig ansvarlig ved Vea.Veileder eller andre på Kurs- og utviklingsavdelingen vil følgelig være informert om reisen. Studenten skal ha en administrativ koordinator ved kurs og utviklingsavdelingen. Studenter som får forhåndsgodkjenning for datainnsamling, feltarbeid, kurs, workshop, utstillinger eller praksis for minimum 3 måneder og har tilknytning til et avtaleuniversitet, kan registreres som utvekslingsstudenter og kommer dermed under kategorien 1C. Studentens ansvar - levere inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter til avdelingen/instituttet/ studieprogrammet sitt - vite hvem som er administrativ koordinator ved avdelingen/instituttet/ studieprogrammet og hvem ved HH som kan kontaktes ved behov - holde HH oppdatert på adresse/e-postadresse/telefon i utlandet - registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales

2 - følge gjeldende retningslinjer/feltinstrukser Kurs-og utviklingsavdelingens ansvar - gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise - oppfordre studentene på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold - informere studentene dersom det finnes særskilte retningslinjer/feltinstrukser ved avdelingen/instituttet og mottaksinstitusjonen - definere studentens administrative koordinator ved avdelingen/instituttet/ studieprogrammet dersom veileder ikke kan fungere som dette - samle inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter - registrere utenlandsoppholdet i FS og sende skjemaet til Internasjonalt kontor før studenten reiser ut - oppdatere FS ved endringer i periode/hjemreisetidspunkt, adresse/e-postadresse/ telefon i utlandet m.m. - arkivere opplysningsskjema/egenerklæring for studenter og makulere dette etter at oppholdet er avsluttet - kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 1C Studenter til vertsteder Dette er studenter som deltar på utveksling til eller har delstudieopphold ved et av Veas vertssteder. Studentene kan reise alene eller i grupper. Oppholdet er alltid forhåndsgodkjent. Studentene skal ha en administrativ koordinator ved Kurs- og utviklingsavdelingen på Vea. 1 Vea vil ikke sende studenter til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. Studentens ansvar - levere inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter til den administrative koordinatoren ved Kurs og utviklingsavdelingen på Vea - vite hvem som er administrativ koordinator ved Vea, studieprogrammet og hvem ved Vea som kan kontaktes ved behov - holde Vea oppdatert på adresse/e-postadresse/telefon i utlandet - registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales 1 Den administrative koordinatoren for utvekslingsavtalen vil i de fleste tilfeller være tilknyttet avdelingen/instituttet

3 Kurs- og utviklingsavdelingens ansvar - vurdere sikkerheten ved utvekslingsstedene - gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise - oppfordre studentene på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold - samle inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter - registrere utenlandsoppholdet i FS og sende skjemaet til Internasjonalt kontor før studenten reiser ut - oppdatere FS ved endringer i periode/hjemreisetidspunkt, adresse/e-postadresse/ telefon i utlandet m.m. - arkivere opplysningsskjema/egenerklæring for studenter og makulere dette etter at oppholdet er avsluttet - kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 2A Studentorganisert gruppereise Dette er gruppereiser organisert av studenter, og med en tematikk som er relevant for studieprogrammet. Studieturene kan få økonomisk støtte fra Vea, og på noen av dem deltar Vea-ansatte. Det dreier seg likevel om studentorganiserte opplegg der skolen ikke har ansvar for å vurdere sikkerheten. Vea støtter ikke reiser til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. Det skal utnevnes en kontaktperson blant deltakerne i gruppen. Denne skal fungere som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, Vea, ambassader/ konsulat og andre. I tillegg skal det utnevnes en administrativ koordinator ved kurs- og utviklingsavdelingen.denne skal ikke være deltaker på reisen. Kurs- og utviklingsavdelingens ansvar - definere hvem som er administrativ koordinator for den aktuelle utenlandsoppholdet - ta imot gruppeskjema, opplysningsskjema/egenerklæring for studenter, informasjon om kontaktperson, samt reisedetaljer fra gruppen - sende gruppeskjema, opplysningsskjema/egenerklæring for studenter, samt reisedetaljer fra gruppen til vertstedet før gruppen reiser ut - beholde kopi av gruppeskjema og reisedetaljer fra gruppen

4 Kontaktpersonens ansvar - informere Kurs- og utviklingsavdelingen om hvem som er kontaktperson og hvordan denne kan nås - informere Kurs- og utviklingsavdelingen om gruppens reisedetaljer (fly, hotell m.m.) og eventuelle endringer i disse - være tilgjengelig på en mobiltelefon som fungerer i det gitte området - sørge for utfylling av gruppeskjema og innsamling av opplysningsskjema/ egenerklæring for studenter, og levere alle skjemaene til avdelingen/instituttet/ studieprogrammet før avreise - vite hvem som er administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet og hvem ved Vea som kan kontaktes ved behov - gi deltakerne generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise - oppfordre deltakerne på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold, enten kollektiv eller personlig myndigheter - ha oversikt over nødtelefonnummer til lokalt politi, brannvesen og ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjon Deltakernes ansvar - utnevne en kontaktperson blant deltakerne i gruppen og vite hvordan denne kan nås - levere inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter til gruppens kontaktperson - vite hvem som er administrativ koordinator ved Kurs- og utviklingsavdelingen og hvem ved Vea som kan kontaktes ved behov - arkivere skjemaene og makulere disse etter at oppholdet er avsluttet - kontakte grupper som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 2B Gruppereiser organisert av Vea I motsetning til kategori 2A er dette en gruppereise hvor Vea har hovedansvaret for både det faglige innholdet og de praktiske rammene rundt reisen. Representanter fra Vea vil alltid delta på turen. Vea er ansvarlig for at oppholdet organiseres og gjennomføres på en trygg og forsvarlig måte. Det vil ikke bli arrangert reiser til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. En representant fra Vea som deltar på gruppereisen skal utnevnes til kontaktperson. Denne skal fungere som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, Vea, ambassader/konsulat og andre. I tillegg skal det utnevnes en administrativ koordinator ved Kurs- og utviklingsavdelingen. Denne skal ikke være deltaker på reisen.

5 Kurs- og utviklingsavdelingens ansvar - definere administrativ koordinator ved avdelingen - utnevne en representant fra Vea til kontaktperson som deltar på gruppereisen og vite hvordan denne kan nås - sende gruppeskjema, opplysningsskjema/egenerklæring for studenter, samt reisedetaljer fra gruppen til Kurs- og utviklingsavdelingen før gruppen reiser ut - beholde kopi av gruppeskjema og reisedetaljer fra gruppen Kontaktpersonens ansvar - informere Kurs- og utviklingsavdelingen om gruppens reisedetaljer (fly, hotell m.m.) og eventuelle endringer i disse - være tilgjengelig på en mobiltelefon som fungerer i det gitte området - sørge for utfylling av gruppeskjema og innsamling av opplysningsskjema/egenerklæring for studenter, og levere alle skjemaene til kurs- og utviklingsavdelingen før avreise - vite hvem som er administrativ koordinator ved avdelingen og hvem ved Vea som kan kontaktes ved behov - gi deltakerne generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise - oppfordre deltakerne på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold, enten kollektiv eller personlig myndigheter - ha oversikt over nødtelefonnummer til lokalt politi, brannvesen og ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjon Deltakernes ansvar - vite hvem som er gruppens kontaktperson og hvordan denne kan nås - levere inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter til kontaktpersonen - vite hvem som er administrativ koordinator ved avdelingen/instituttet/ studieprogrammet og hvem ved Vea som kan kontaktes ved behov - arkivere skjemaene og makulere disse etter at oppholdet er avsluttet - kontakte grupper som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner